Q&A

Hoe kun je een taak om een document te controleren delegeren?

Inge Kuijpers
  • Inge Kuijpers Moderator: Infoland Customer Support Engineer
  • Moderator: Infoland Customer Support Engineer
  • 2441 reacties
Om een controletaak te delegeren dien je als documentbeheerder de volgende stappen te doorlopen:
  • Ga naar het te controleren document;
  • Klik op "Document controleren";
  • Kies voor de optie "Controletaak delegeren"
  • Selecteer de gewenste schrijver/auteur of beoordelaar/autorisator
  • Bevestig de keuze
Twee aandachtspunten:
  1. Indien de controletaak reeds gedelegeerd is kun je de controletaak vanuit de informatiebalk opnieuw delegeren. Voorwaarde daarvoor is dat er nog een andere schrijver/auteur of beoordelaar/autorisator beschikbaar is.
  2. Je kunt een controletaak nooit delegeren naar een documentbeheerder: alle documentbeheerders krijgen namelijk de controletaak toegewezen! Dat betekent dat een documentbeheerder die ook schrijver/auteur of beoordelaar/autorisator is al toegang heeft tot de taak.

10 reacties

Mila
Reputatie 3
Badge +7

@Inge Kuijpers wij maken ook gebruik van de controletaak als documentbeheerders. We delegeren de controletaak dan meestal naar de auteur van het document. Wat wij echter missen is dat als de auteur het document goedkeurt en aangeeft dat het niet hoeft te worden aangepast (dus controledatum weer verlengd) de documentbeheerder hier geen melding van krijgt. Je moet dus zelf handmatig bijhouden of checken of de auteur het document inmiddels heeft gecontroleerd of niet. Is hier een oplossing voor?

Met vriendelijke groet, Mila Brune (MUMC+)
Inge Kuijpers

Hoi @Mila,

Je zou in de lijst van documenten de kolommen ‘Aandacht vereist’ en ‘Gedelegeerde document controleur’ kunnen toevoegen.

Zolang de gebruiker aan wie de controletaak is gedelegeerd het document nog niet heeft ‘goedgekeurd’ blijven het attentie-icoon voor de controledatum en de naam van de gedelegeerde controleur bij het document staan.

Je kunt ook een geavanceerde zoekvraag maken en deze opslaan om zo snel te kunnen controleren welke documenten nog in behandeling zijn.

SaskiaVK
Badge +5

Waarom kan je niet naar de document owner / eigenaar delegeren, is dit omdat zij hier ook al in kunnen net als de document beheerder?

K
Badge

Goedemiddag,

Ik heb even gekeken naar deze uitleg maar bovenstaande kan ik helemaal niet selecteren om een melding te maken ter controle.

Cindy Segers

Beste @SaskiaVK,

Als een document gecontroleerd dient te worden dan ontvangen alle documentbeheerders die bij het document zijn ingesteld hiervan een taak. Delegeren naar een andere documentbeheerder is daarom niet nodig. Het is alleen mogelijk om de controletaak te delegeren naar een schrijver/auteur of beoordelaar/autorisator die bij het document is ingesteld.

Cindy Segers

Hallo @Kwaliteit Cirfood,

Ik heb even gekeken naar deze uitleg maar bovenstaande kan ik helemaal niet selecteren om een melding te maken ter controle.​​

 

Wat bedoel je precies met “bovenstaande kan ik helemaal niet selecteren om een melding te maken ter controle”?

Dat je geen auteur of beoordelaar kunt selecteren om de controle naar te delegeren?

Er dienen bij de document eigenschappen  auteurs/schrijvers en/of op tab Beoordeling, beoordelaars/autorisator ingesteld te staan opdat de controle gedelegeerd kan worden.

S
Badge

Is er in een van de volgende releases ook de mogelijkheid voorzien om een controletaak naar meerdere collega’s te delegeren?  Dit is nodig in documenten waarbij er meerdere disciplines betrokken zijn.

Cindy Segers

Hallo @sabrinabruninx,

De controletaak kan maar door één persoon uitgevoerd worden. Delegeren kan alleen naar auteurs of autorisators.

Zover ik weet staat het niet op de planning om een controletaak naar meerdere collega's te kunnen delegeren. Ik vind er ook geen bestaand idee over.

Je zou hier zelf een nieuw idee voor kunnen toevoegen.

 

N
Reputatie 1
Badge +5

Is er in een van de volgende releases ook de mogelijkheid voorzien om een controletaak naar meerdere collega’s te delegeren?  Dit is nodig in documenten waarbij er meerdere disciplines betrokken zijn.

Wij hebben hier in onze organisatie ook erg veel behoefte aan. 

@Cindy Segers; Is dit inmiddels als idee opgepakt? 

 

groetjes Nicole

Marjolein vd Wijst
Reputatie 2
Badge +3

Beste @Nicole Theunissen ,

Ik zie dit idee niet staan bij de openstaande ideeën.

Je zou hiervan een idee kunnen toevoegen bij Start een idee.

Reageer


Algemene voorwaardenCookie instellingen

Algemene voorwaarden | Privacyverklaring