Organisatiestructuur gebruiken voor 'onderwerpen' bij meldingen

  • 27 november 2018
  • 5 reacties
  • 560 Bekeken

Bij een meldingstype kun je gebruikmaken van een onderwerpenboom. Je kunt dan per onderwerp de rechten op meldingen die zijn gedaan voor dat onderwerp instellen. Wanneer je een onderwerpenboom gebruikt die is gebaseerd op je organisatiestructuur dan kun je de organisatie-eenhedenboom uit iProva gebruiken. Deze centrale organisatiestructuur kun je beheren via Applicatiebeheer > Organisatie > Organisatie eenheden.


Als je echter al een eigen onderwerpenboom hebt gemaakt met deze organisatiestructuur dan moet je nu deze organisatie-eenhedenboom op twee plaatsen beheren, namelijk als onderwerpenboom bij ‘Meldingen’ en als organisatiestructuur in ‘Applicatiebeheer’. Je kunt er dan voor kiezen om de onderwerpenboom van je meldingstype te wijzigen van je eigen onderwerpenboom naar ‘Organisatie-eenhedenboom’.

Je kunt de onderwerpenboom van een meldingstype wijzigen door naar het tabblad “Onderwerpen” van het meldingstype te gaan en op “Wijzigen” te klikken.


Kies dan voor “Organisatie-eenhedenboom gebruiken” en klik op “OK”. Je hebt vervolgens twee keuzemogelijkheden:
  1. De ‘oude’ onderwerpenboom en de organisatie-eenheden niet koppelen. Dit betekent dat alle onderwerpen van eerder ingevoerde meldingen van dit type zullen worden vervangen door de ‘top’-organisatie-eenheid uit de organisatiestructuur. Alle ingestelde rechten gaan verloren, je moet deze dus opnieuw in te stellen. Ook bij voorwaarden, filterregels en rapporten waarin het onderwerp-veld voorkomt wordt het onderwerp vervangen door de ‘top’-organisatie-eenheid uit de organisatiestructuur. Je moet daar dan alles opnieuw instellen.
  2. De ‘oude’ onderwerpenboom koppelen aan de organisatie-eenheden. Voor elk oud onderwerp moet de bijbehorende organisatie-eenheid worden geselecteerd. Voor eerder ingevoerde meldingen van dit type wordt het onderwerp vervangen door de bijbehorende organisatie-eenheid. Let op: De ingestelde rechten worden voor de organisatie-eenheden overgenomen, behalve voor de ‘top’-organisatie-eenheid uit de organisatiestructuur. Controleer altijd de nieuwe ingestelde rechten .


Als je de tweede optie kiest, verschijnt er een scherm waarbij je bij elk ‘oud’ onderwerp de bijbehorende organisatie-eenheid moet kiezen. iProva probeert de oude boom al zo goed mogelijk te matchen met de organisatiestructuur, op basis van naam en de structuur van beide bomen. Controleer altijd of de voorgestelde organisatie-eenheid klopt en koppel de onderwerpen waarvoor geen match is gevonden met de bijbehorende organisatie-eenheid.
Klik op OK als je alles hebt gekoppeld en gecontroleerd.
Bij bestaande meldingen wordt nu automatisch bij iedere melding het onderwerp aangepast én worden alle voorwaarden, filterregels en rapporten waarin het onderwerp-veld voorkomt omgezet naar de nieuwe waarden. Workflow, filters en rapporten blijven dus gewoon werken.
Let op: Deze wijziging heeft een hoge impact. Neem bij twijfel vooraf contact op met Infoland.

5 reacties

Reputatie 2
Badge +4

Hallo Inge,

Is het mogelijk het ‘veld’ onderwerpenboom op te nemen in de ‘Titel en samenvatting van een melding' en in 'Afdruksjabloon van een melding in overzichtsrapporten'? Zoals in te stellen bij het kopje Algemeen in een meldingstype.

Het veld organisatie-eenheid (onze onderwerpenboom) kan wel worden ingesteld als kolom bij het overzicht in de module Meldingen. Wij zouden dit veld ook graag willen instellen in taken/berichten zodat hoofden/managers die meerdere eenheden leiden, direct in de taak kunnen zien tot welke organisatie-eenheid te taak toebehoort.

 

Groeten,

Anniek

Hoi @Anniek Stroomer,

Ja dat kan, dat is het veld ‘ %case_subject%'.

Bij de titel en samenvatting is dat het veld ‘Onderwerp'.

Bij het afdruksjabloon heet dit veld ‘Organisatie-eenheid'.

Badge +4

We zijn bezig om informatie van meldingen in een andere  rapportage te laten tonen. Nu lijkt het bij het afstemmen van de organisatie eenheden zo te zijn dat er bij elke wijziging een ander elementnummer wordt aangemaakt in iProva terwijl je maar 1 vermelding in iProva ziet.

Hoe kun je vanuit beheer bij deze elementnummers komen?

Of klopt mijn beeld niet?

Hoi @Cécile Stappers,

Het is me niet helemaal duidelijk wat je bedoelt. Heb je een voorbeeld?

Badge +4

oh sorry. Binnen de OE wordt een unit aangemaakt, Later wordt de naam van deze unit aangemaakt.

nu er gekoppeld wordt naar een andere applicatie duikt deze eerste benaming op met een eigen elementnummer.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring