De organisatiestructuur die je in Zenya hebt vastgelegd, kun je gebruiken als onderwerpenboom bij een meldingstype. Zo kun je per organisatie onderdeel rechten voor meldingen bepalen. Wanneer je al een eigen onderwerpenboom had gemaakt met daarin ook de organisatie-onderdelen dan kun je deze omzetten naar de ‘echte’ organisatieboom zodat je deze op één centrale plek kunt beheren. In deze training leggen we uit hoe je dat kunt doen.
Hallo Inge,
Is het mogelijk het ‘veld’ onderwerpenboom op te nemen in de ‘Titel en samenvatting van een melding' en in 'Afdruksjabloon van een melding in overzichtsrapporten'? Zoals in te stellen bij het kopje Algemeen in een meldingstype.
Het veld organisatie-eenheid (onze onderwerpenboom) kan wel worden ingesteld als kolom bij het overzicht in de module Meldingen. Wij zouden dit veld ook graag willen instellen in taken/berichten zodat hoofden/managers die meerdere eenheden leiden, direct in de taak kunnen zien tot welke organisatie-eenheid te taak toebehoort.
Groeten,
Anniek
Hoi
Ja dat kan, dat is het veld ‘ %case_subject%'.
Bij de titel en samenvatting is dat het veld ‘Onderwerp'.
Bij het afdruksjabloon heet dit veld ‘Organisatie-eenheid'.
Hoi
N.a.v. je artikel heb ik nog een vraag. Maar na een test weet ik het antwoord waarschijnlijk al, maar zou graag zekerheid willen hebben of alternatieve oplossing.
Wij (Stichting Patyna) gebruiken de Organisatie-eenheden als onderwerpenboom bij de meldingen, waarbij niveau 1 de Organisatie (Patyna) is, niveau 2 de Locatie (bijvoorbeeld Sneek) is en niveau 2 afdeling/team (bijv Sneek1, Sneek2, Sneek3). Het gaat nu om de rol van coördinator, maar eigenlijk geldt het voor alle rollen volgens mij.
NB: De meldingen worden alleen op het laagste niveau gedaan! Dus op een locatie met afdelingen op de afdelingen en op een locatie zonder afdelingen op de locatie.
De vraag is: Als een coördinator ALLEEN rechten heeft op Sneek, kan hij/zij dan ook de meldingen zien van de teams Sneek1, Sneek2 en Sneek3? Of moet er per organisatie-eenheid de rechten worden toegekend. Antwoord: Nee en Ja na test… Klopt dat?
Test1: Rechten toekennen op Locatie en NIET op de afdelingen. De meldingen op de afdelingen waren NIET zichtbaar voor de gebruiker.
Test2: Rechten toekennen op Locatie EN op de afdelingen. De meldingen op de afdelingen waren WEL zichtbaar voor de gebruiker.
Suggestie: Het zou erg handig en functioneel zijn als je een coördinator of teamleider of lezer op locatie of organisatie niveau rechten kan geven, zodat je dat niet voor alle teams hoeft in te stellen.
Of zie ik wellicht nog een andere optie over het hoofd?
Alvast mijn hartelijke dank!
M.vr.gr.
Een steeds meer lerende en nieuwsgierige nieuwe gebruiker.
Klaas Pompstra
Hoi Klaas,
Het antwoord dat je zelf al had gevonden op je vraag klopt inderdaad. Je dient echt specifiek op een organisatie-eenheid rechten te hebben, rechten op een bovenliggende organisatie-eenheid hebben geen invloed.
Het is wel mogelijk om rechten voor meerdere organisatie-eenheden tegelijk in te stellen. Ook kun je gebruik maken van het kopiëren en plakken van rechten voor organisatie-eenheden.
Ha
Ha
Het voordeel is dat wanneer de organisatiestructuur wijzigt, dit ook automatisch wordt doorgevoerd bij de meldingstypen. Je hoeft dan dus niet ook nog de onderwerpenboom aan te passen.
Je kunt één onderwerpenboom inderdaad in meerdere meldingstypen gebruiken.
Denk aan:
- Het registreren van de OE in de details van een gebruikersaccount, zie Hoe kan ik bij bestaande gebruikers een organisatie-eenheid toevoegen? | Infoland Community Wellicht handig om te weten: als je bij een gebruiker 1 OE invult, dan wordt die OE standaard vooringevuld als die gebruiker een meldformulier start.
- Het registreren van de OE tijdens het invullen van een vragenlijst of zelfs het filteren op de juiste vragen voor een specifieke OE, zie Vragen tonen afhankelijk van de organisatie-eenheid | Infoland Community
- Het identificeren en registreren van risico's voor een of meerdere specifieke OE's, zie Stappenplan Zenya RISK - Hoe richt je dit in? | Infoland Community
- Het opstellen van het Compliance overzicht voor een specifieke OE, zie bijvoorbeeld Waarom kan ik geen organisatie-eenheid kiezen in het Compliance overzicht? | Infoland Community
Verder zijn er alleen cosmetische verschillen tussen beide opties, die mijns inziens van ondergeschikt belang zijn.
Voor FLOW geldt verder dat je de onderwerpenboom of OE structuur gebruikt voor een "beslismatrix” voor de toegang en rollen bij een melding, zie Onderwerpenboom - bepaal rechten voor meldingen per 'onderwerp' | Infoland Community
Mijn bescheiden tips in deze kwestie zijn als volgt:
- Richt Zenya toekomstbestendig in en maak gebruik van de centraal beheerde organisatie-eenheden structuur voor ieder meldingstype waarbij de rechten-/rollenverdeling langs de lijnen van je organisatie structuur loopt. De uniformiteit in de andere modules is dan een mooie bijvangst.
- Gebruik de onderwerpenboom voor de meldingstypen die op grond van een ander criterium om een andere rechten-/rollenverdeling vragen.
Bijvoorbeeld in de situatie dat je Klantenservice meldingen aan de juiste gebruikers wil toewijzen op grond van het product(groep) of service waar een vraag of een klacht op binnen komt. In tegenstelling daarmee: als je in dit geval de interne OE-structuur zou gebruiken voor je rechten-/rollenverdeling, dan moet je via een omweg de meldingen toewijzen aan de juiste medewerkers.
Tot slot, om de cirkel bij dit topic rond te maken: mocht je ooit een onderwerpenboom met afdelingen hebben ingericht en alsnog willen overstappen naar de OE-structuur, scroll dan naar boven voor de instructie!
Het is belangrijk om te weten dat de omgekeerde weg (dus van OE's naar onderwerpenboom) niet eenvoudig te realiseren is.
We gaan sowieso de juiste organisatie-eenhedenstructuur die jij ook adviseert, gebruiken.
In die structuur hebben wij meerdere niveaus.
Mijn vraag is of we melders die een locatie moeten kiezen, alleen het laagste niveau (teamniveau) binnen die structuur als keuze kunnen aanbieden.
Ja, dat is een stap tijdens het inrichten van het meldingstype, zie Onderwerpenboom - bepaal rechten voor meldingen per 'onderwerp' | Infoland Community
Het gaat dan om de optie "Alleen items zonder onderverdeling mogen worden gekozen”:
- Bij "Ja”, dan mag je alleen de laagste niveau's invullen bij een melding (handig als je exact wil weten op welke OE de melding betrekking heeft)
- Bij "Nee”, dan bepaal je uitsluitend op grond van de rechten of een medewerker een bepaalde OE mag invullen bij een melding. (handig bij verbetermaatregelen: reguliere medewerkers mogen alleen melden op eigen team, terwijl managers (ook) mogen melden op cluster)
NB: het is ook bij "Ja” belangrijk aandacht te hebben voor de rechten, zie Hoe neem ik nieuwe afdelingen (onderwerpen) in gebruik bij het melden? | Infoland Community De optie "Ja” zorgt er alleen voor dat hiërarchische hoofd-/tussenniveaus niet gekozen kunnen worden.
Kan het ook andersom? De organisatie-eenhedenboom aanpassen naar een onderwerpenboom? Krijg je dan ook de mogelijkheid om locaties aan elkaar te koppelen?
Ik vraag het omdat we overwegen om een 1 proces dat ingericht is op de organisatie-eenhedenboom, als een soort pilot te gaan gebruiken, en in te richten op een organisatiestructuur die formeel nog-moet-komen.
Het idee zou dan zijn om tijdelijk een onderwerpenboom aan te maken op basis van de nieuwe structuur en het pilot-meldtype hierop, over te zetten (vandaar mijn vraag: kan het ook andersom).
En dan, als zeg volgend jaar, de hele organisatie over gaat naar de nieuwe structuur, dit pilot meldtype weer te laten aansluiten op de dán officiële organisatie-eenhedenboom.
Hoi
Het is niet mogelijk om OE's met een onderwerp te verbinden wanneer je een meldingstype van organisatie-eenheid omzet naar een onderwerpenboom.
De reden is dat de onderwerpenboom bedoeld is voor de situatie waarin de rechtenstructuur niet gerelateerd is aan de organisatiestructuur.
Maar: in het (grijze) verleden was de organisatiestructuur niet beschikbaar en voegden organisaties daarom de organisatiestructuur via een onderwerpenboom in.
Dat is de reden waarom we wel de overstap van onderwerpenboom naar organisatie-eenheden bieden, maar niet andersom.
Ik raad je aan om het volgende voor jezelf na te gaan:
- De spelregels over het verwijderen, verplaatsen. toevoegen, samenvoegen en hernoemen van onderwerpen of organisatie-eenheden, zie Kan ik oude onderwerpen (bijvoorbeeld afdelingen) verwijderen uit de onderwerpenboom? | Infoland Community. Dit artikel is zowel van toepassing op het gebruik van onderwerpenbomen als van de OE structuur
- Vergelijk de huidige OE structuur met de structuur waar je naartoe wil
Beslis vervolgens, samen met je andere stakeholders, of het volgende haalbaar is:
Testfase
- Voeg de nieuwe organisatiestructuur toe in een separate tak van je OE structuur
- Stel geen rechten in op de nieuwe OE's in de bestaande meldingstypen
- Stel in het pilot meldingstype uitsluitend rechten in op de nieuwe OE's
Livegang nieuwe OE structuur
Zodra de nieuwe OE structuur definitief is, kun je uit deze twee routes kiezen:
- Voeg oude OE's samen met nieuwe OE's als je wil dat alle bestaande, oude meldingen geregistreerd worden op de naam van de nieuwe OE bij alle meldingstypen en in de rapportage
- Zo niet: schakel dan de rechten op de oude OE's uit voor de bestaande meldingstypen en schakel de juiste rechten in voor de nieuwe OE's. Verwijder de oude OE's pas op het moment dat alle meldingen van de oude OE's verwijderd zijn.
Reageer
Word lid van de Infoland Community
Heb je al een account? Log in
Welkom!
Nog geen lid van de community? Maak hier een account aan
Inloggen met sociaal netwerk
Inloggen met Facebook Inloggen met LinkedInEnter your username or e-mail address. We'll send you an e-mail with instructions to reset your password.