Verzamelingen: de verbinding tussen inhoud en het portaal

  • 1 augustus 2018
  • 10 reacties
  • 2147 Bekeken

Reputatie 2
Badge

Hoe pak je de inrichting van de verzamelingen slim aan?

Hoe de documenten en processen getoond worden op het portaal wordt bepaald door de verzamelingen. Zo kun je ervoor zorgen dat per doelgroep in jouw organisatie de juiste informatie op een duidelijke manier zichtbaar wordt. Via dit artikel kom je meer te weten over de aandachtspunten, hoe je het inricht en handige tips!


Inrichting vaststellen

Onder de knop ‘Raadplegen’ op het portaal hebben de eindgebruikers de mogelijkheid om documenten en processen op te zoeken in een ‘mappenstructuur’. Deze mappen zijn de verzamelingen die gekoppeld zijn aan het betreffende portaal.

Als functioneel applicatiebeheerder binnen jouw organisatie ben je verantwoordelijk voor het opbouwen van de portalen en daarmee ook het inrichten van deze verzamelingen. Voordat je kunt beginnen met het opbouwen van de verzamelingen is het belangrijk om te weten wat de gewenste verzamelingenstructuur is.

Stel daarom per doelgroep in je organisatie vast welke informatie zij nodig hebben. Op basis hiervan kun je vaststellen welke verzamelingen je nodig hebt.

Verzamelingen bouwen

Wanneer je een duidelijk beeld hebt van de benodigde verzamelingen kun je aan de slag gaan met het daadwerkelijk inrichten van de verzamelingen.

Verzameling of Verzamelingengroep?


Aan een verzameling koppel je de documenten en/of processen. Om meerdere verzamelingen te clusteren onder een hoofdonderwerp gebruik je een verzamelingengroep. In een verzamelingengroep koppel je dus geen documenten en/of processen maar cluster je verzamelingen.

Daarnaast zorgen deze verzamelingengroepen voor een hiërarchische structuur. Enerzijds is dit handig, want hierdoor kan de eindgebruiker op het portaal de verzamelingenboom gedeeltelijk open –of dichtklappen. Anderzijds kan het zorgen voor meer klikken voordat de eindgebruiker bij de juiste verzameling is.

Probeer daarom de hiërarchische niveaus te beperken tot 2 à 3. Zo blijft de verzamelingenstructuur overzichtelijk.
Elke verzameling en verzamelingengroep kun je op meerdere portalen terug laten komen. Ook kun je specifieke verzamelingen selecteren zonder de verzamelingengroep. Het is daarom niet nodig om meerdere keren dezelfde verzameling/verzamelingengroep aan te maken.

Hoe vul ik mijn verzamelingen?

Documenten en processen kunnen op verschillende manieren gekoppeld worden aan een verzameling. Zo kun je op basis van de volgende bronnen documenten en processen selecteren:
  • Op basis van map
  • Op basis van map (inclusief submappen)
  • Documenten op basis van filter
  • Losse documenten


Om het beheer van de verzamelingen zo overzichtelijk mogelijk te houden is het handig wanneer de verzamelingen automatisch meebewegen met veranderingen in het documentbeheer. De bronnen:
  • Op basis van map (inclusief submappen)
  • Documenten op basis van filter
Zorgen ervoor dat bij toename of afname van documenten en bij het aanmaken van een nieuwe (sub)map nog steeds de relevante documenten in de verzamelingen gekoppeld zijn. Hierdoor hoeft er in het beheer van verzamelingen niets aangepast te worden.

Je kunt ook verschillende bronnen combineren in één verzameling. Zo kun je ervoor zorgen dat er documenten op basis van een map én filter toegevoegd worden aan een verzameling.

Met de bron ‘documenten op basis van filter’ kun je er ook voor zorgen dat je een selectie van documenten uit een map koppelt aan een verzameling. Dit doe je door een filterregel op basis van het filter ‘map’ te combineren met een filterregel op basis van een ‘metaveld’ (bijv. doelgroep).

Instructie

  1. Zorg dat je applicatiebeheerrechten hebt voor het beheren van portalen.
  2. Vervolgens ga je naar Applicatiebeheer > Portalen > Verzamelingen. Automatisch is het niveau van ‘Verzamelingen’ geselecteerd. Dit is het hoofdniveau.
  3. Klik linksboven in het scherm op ‘Toevoegen' > Verzamelingengroep.
  4. Geef de Verzamelingengroep een naam. Bijvoorbeeld: ‘Organisatiebrede Documenten’ en klik op ‘OK’. Onder ‘Verzamelingen’ staat nu de Verzamelingengroep: Organisatiebrede Documenten.
  5. Klik de nieuwe Verzamelingengroep aan en klik daarna weer op ‘Toevoegen’ > verzameling.
  6. Geef hier een naam op voor de Verzameling, bijv. P&O. Selecteer voor de inhoud de bron: Documenten op basis van map (inclusief submappen). Klik daarna in de mappenboom de juiste map of mappen aan.
  7. Je ziet nu in het rechterkader dat de map (of mappen) bij de inhoud van de verzameling staan.
  8. Let op: Vergeet hierna niet om rechtsonder op ‘OK’ te klikken.

Tips

  • Je kunt ook websites en netwerklocaties opnemen in een verzameling. Handig wanneer je wilt verwijzen naar informatie die niet in iProva beheert wordt. Kies bij het selecteren van de inhoud van de verzameling: ‘Netwerklocaties’ of ‘webpagina’s’.
  • Verzamelingen worden automatisch geordend volgens het alfabet. Wil je toch een specifieke verzameling bovenaan hebben staan, zet hier dan een teken voor, bijvoorbeeld: . / < / > / -
  • Je kunt ook rapporten voor bijv. managers en/of beoordelaars koppelen aan het portaal. Denk hierbij aan overzichten van documenten die over de controledatum zijn of van documenten die nog beoordeelt moeten worden. Deze rapporten worden zichtbaar onder de knop ‘Raadplegen’ maar ook onder de knop ‘Managementinformatie’. Kies bij het selecteren van de inhoud van de verzameling: ‘Rapporten’.
  • Ga naar deze training om te zien hoe je filters instelt voor de zoekresultaten op het portaal.

10 reacties

Hoi Lisette, in het laatste deel "Tips" benoem je "het instellen van filters voor de zoekresultaten op het portaal". Ik heb de genoemde training bekeken, maar zie daarin geen tips hoe ik bij het inrichten van een portaal het tabblad zoekinstellingen onderaan het best kan invullen. Je kunt daar een keuze maken bij algemene filters en bij document filters. Kun jij hier misschien ook goede voorbeelden van geven?
Ik krijg op een portaal de knop "Filteren" namelijk pas in beeld nadat ik de knop "Raadplegen" gebruik. Kun je op een portaal de knop “Filteren” ook in beeld krijgen meteen nadat een zoekactie is uitgevoerd rechtstreeks vanuit het zoekveld?
Hallo @J.vanderwinkel ,

Voor wat betreft het tweede deel van je vraag: als je direct een zoekactie start vanaf de startpagina van het portaal, verschijnen de filteropties direct al naast de lijst met zoekresultaten. Je hoeft daar dus geen 'filterknop' voor te gebruiken.

Hoi,

 

Ik ben een nieuwe gebruiker van iprova, toch al beheerder en nu wou ik verschillende portalen installeren.  Nu kan ik wel sleutelen aan de portalen zelf maar ik vind nergens de knop om verzamelingen aan te passen of nieuwe verzamelingen te maken.  Mis ik een bepaalde rol om dit te mogen doen. of kan de versie van iprova waarin ik werk dit nu eenmaal niet?

 

Hoi @BasV, welkom op de Infoland Community!

De verzamelingen kun je toevoegen of aanpassen via Applicatiebeheer > Portalen > Portalen. Heb je die optie in applicatiebeheer?

 

Reputatie 2
Badge +2

Ik lees hierboven “Om het beheer van de verzamelingen zo overzichtelijk mogelijk te houden is het handig wanneer de verzamelingen automatisch meebewegen met veranderingen in het documentbeheer”.

Het zou daarbij handig zijn als er een mogelijkheid is om de verzamelingen automatisch de indeling van de mappenstructuur te laten volgen. Is er een mogelijkheid (of komt deze in een volgende versie?) om bij raadplegen automatisch de mappenstructuur van de documenten te volgen?

Reputatie 6

Beste @mvalken4,

In sommige gevallen (bij kleinere organisaties met kleine mappenstructuren en een lage hoeveelheid documenten) is het op zich prima voor te stellen dat je je verzamelingen gelijk houdt met de mappenstructuur. Echter zijn er een aantal significante zaken die - naar onze visie - snel leiden tot een verschil tussen verzamelingen en een mappenboom:

  1. Met verzamelingen kun je één document op meerdere plekken terug laten komen; je hebt een bepaald protocol (bijv inbrengen van een maagsonde), dat op een tal van afdelingen relevant is. Door dit document in verschillende verzamelingen op te nemen, kunnen eindgebruikers het document - via raadplegen - makkelijker vinden.
  2. Het is mogelijk om meer dan alleen documenten op te nemen in je verzameling. Wil je bijvoorbeeld dat alle gebruikers makkelijk en snel een VIM-melding kunnen doen, kun je dit meldformulier opnemen in een verzameling. Dit kun je ook doen voor vragenlijsten, belangrijke webpagina's e.d.
  3. Bij grote hoeveelheden aan mappen is het goed voorstelbaar dat de eindgebruiker de weg kwijt raakt, terwijl je met een paar goede verzamelingen zorgt dat de gebruiker de weg niet kwijt raakt.
  4. Er zijn verschillende redenen om een mappenboom op een bepaalde manier op te bouwen. Eén van de redenen is ongetwijfeld een logische structuur, maar het kan ook zijn dat je bijv. submappen gaat introduceren om bepaalde zaken met rechten anders te beleggen. Dit is niet ten gunste van de eindgebruiker, maar ten gunste van beheerder. De vraag is of die navigatie voor de eindgebruiker dus altijd logisch zal zijn.
  5. Daarnaast is het zo dat we onze software hebben gemaakt met bovenstaand idee in gedachte; het is misschien niet de beste reden, maar wanneer je honderden zo niet duizenden verzamelingen gaat hebben, zal dit qua performance ook impact hebben. 

Ik zeg niet dat het een bad practice is om je mappenboom gelijk te houden met je verzamelingen, maar persoonlijk denk ik dat dit alleen houdbaar is bij een kleine hoeveelheid mappen & documenten. Wanneer je daar niet aan voldoet, dan zou ik ernstig overwegen om met bovenstaande redenen rekening te houden bij het inrichten van je verzamelingen, en dus niet te kiezen voor het gelijk houden.

Reputatie 2
Badge +2

Beste Koen,

Dank voor je uitgebreide antwoord. Toch heb je mijn vraag, namelijk of het mogelijk is om de verzameling automatisch de mappenstructuur te laten volgen, nog niet beantwoord.

Er zitten zeker voordelen aan de wijze waarop iProva met gebruik van ‘verzamelingen’ in te richten is. Het bouwen en onderhouden van die verzamelingen is echter best veel werk. Om dit enigszins werkbaar te houden hebben we dit bij ons centraal functioneel beheer gelegd. Documenten worden echter op decentraal niveau beheerd. Het risico daarvan is dat men voor het overzicht, als decentrale beheerder een andere map indeling maakt of een map toevoegt. Als die map dan niet in je verzamelingen zit, worden documenten in die mappen helemaal niet gevonden onder raadplegen (tenzij je de verzameling aangemaakt hebt ‘inclusief submappen', maar dat is ook niet altijd wenselijk).

Kortom, ik zou een startportaal willen kunnen maken met onder raadplegen een automatisch bijgehouden  indeling o.b.v. de mappenstructuur. Is dat mogelijk?

 

 

Reputatie 6

Excuses @mvalken4,

Het antwoord is: dit is niet mogelijk. Ik heb in mijn vorige post de redenen opgesomt waarom we denken dat we dit niet zouden moeten maken, maar was inderdaad concreet antwoord vergeten te geven op je vraag.

Badge +1

Goedemorgen,

Ik ben niet de meest ervaren applicatiebeheerder van iProva en ben nu ook een beetje aan het zoeken hoe we in het ziekenhuis dingen misschien wat anders kunnen inrichten waardoor gebruikers het zoeken als wat gemakkelijker ervaren. 

Nu kwam ik bij het deel van de verzamelingen, wat naar mijn idee best veel werk is om goed in te richten en te onderhouden. Is het niet mogelijk om bij de instellingen vanuit het portaal te kiezen welke documenten je er in wilt tonen door goed gebruik te maken van velden/filter/tags of iets dergelijks? 

Voorbeeld: Portaal van de radiologie, daar toon je alle documenten in de map radiologie en alle documenten waarbij het veld afdeling "radiologie” staat aangevinkt etc.

Hoi @liandabakker,

Dat kun je dan met verzamelingen zo inrichten. Je maakt dan bijvoorbeeld een verzameling waarin je documenten op basis van een map kiest en ook documenten op basis van een filter (op veld ‘afdeling') en eventueel nog andere filters.

Die verzameling koppel je dan aan het portaal.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring