Training

Aan de slag met trefwoordextractie uit meldingen

  • 9 september 2019
  • 24 reacties
  • 665 Bekeken

Reputatie 6
Badge +8
Trefwoordextractie kan je helpen om diepgaander inzicht te krijgen in meldingen, om eerder trends te spotten, en om gerichter te kunnen zoeken naar meldingen.

In dit document leggen we uit wat je moet doen om binnen jouw organisatie aan de slag te gaan met trefwoordextractie binnen Melden & Analyseren, en laten we zien hoe je het kunt toepassen in de praktijk.

24 reacties

Reputatie 6
Badge +6
Voor het werken met trefwoorden moet je toestemming geven voor het versturen van gegevens naar de trefwoord-extractie service in de cloud. Welke gegevens worden naar de cloud verzonden en heb je hier invloed op? (on premise versie)

Kun je bijvoorbeeld velden met namen van patiënten / medewerkers en patiëntnummers excluderen?

Dit maakt het misschien voor de privacy officer en security officer makkelijker om net zo enthousiast te worden over deze mogelijkheden als wij initieel zijn 😀
Reputatie 6
Badge +8
@Silvia van Gils ja, die beer op de weg hadden wij wel verwacht ;-)
Vanuit de training wordt daarom gelinkt naar een document wat er wat meer info over geeft, maar ik zal de vraag hier ook beantwoorden.
Wat er naar de trefwoord-extractie service wordt gestuurd is:
  • alle velden op het meldformulier van een melding, van de veldtypes Tekst en Tekst met opmaak.
  • Tekst die wordt ingevuld in het "anders, namelijk" tekstveld bij lijstvelden waarbij de "anders, namelijk" optie wordt aangeboden
Dat betekent bijvoorbeeld dat als je een apart veld (van type Numeriek) hebt voor het patiëntnummer, dat níet mee wordt verstuurd. Tekstvelden dus wel, en in iProva versie 5.12.0 hebben we verder geen instelmogelijkheden om daarbij zelf nog bepaalde velden te kunnen uitsluiten.

De essentie van het probleem zit hem doorgaans in de beschrijving van het het (bijna-) incident in eigen woorden. In de meeste zorginstellingen is het geloof ik beleid dat daar in generieke termen wordt gesproken (de patiënt; de heer; mevr. ) - maar de praktijk is doorgaans dat er toch wel eens namen of rugnummers voorkomen in die tekst.
Dit lossen we niet op door vóór het versturen van de teksten naar de cloud service velden weg te filteren - want als je het hele 'beschrijving' veld weglaat, dan houdt je niet zinvols over om trefwoorden uit te halen.

We zijn overigens wel actief aan het onderzoeken of we het herkennen en wissen van persoonsnamen kunnen inbouwen ín de pijplijn voor trefwoordextractie.
Daarmee zouden we kunnen voorkomen dat er persoonsnamen terecht komen ín de trefwoorden. Dat gebeurt nu overigens al heel weinig - maar we maken die kans graag nog kleiner.
Voor het versturen naar de cloud maakt het echter geen verschil: pas als de gegevens in de cloud zijn, kunnen we er een scala aan slimme technieken op loslaten om die anonimisering uit te voeren.
Reputatie 6
Badge +8
Het document met toelichting over het versturen van data naar de cloud staat hier: https://webshare.iprova.nl/f7nqsntt1y883qk2/Document.aspx
Reputatie 6
Badge +6
Dank je wel voor je reactie @hleijen. Mooi dat jullie de beer al aan hadden zien komen :-)

Ik begrijp dat namen in de beschrijving lastig is en dat is ook wel een verantwoordelijkheid van de ons als instelling en onze invullers. Patiëntnummers en personeelsnummers zijn inderdaad numerieke velden. We halen op basis van het patiëntnummer wel met een HL7-koppeling naam, voorletter etc. van de patiënt op en dat worden wel tekstvelden.

Ik ga jouw informatie en het document met toelichting intern meenemen als we deze optie gaan bespreken.
Hopelijk krijgen we de beer in zijn hok, want het is een veelbelovende functionaliteit!
Reputatie 6
Badge +8
@Silvia van Gils : het uitsluiten van specifieke tekstvelden (zoals die waar jullie via de HL7 koppeling de patientnaam in opslaan) zou op zich wel bespreekbaar zijn. We hebben er voor gekozen om die optie in beginsel weg te laten om het qua beheer eenvoudig te houden en omdat je hoe dan ook tóch de discussie aan zou moeten over persoonsgegevens in het 'beschrijving' veld.

Ik ben benieuwd naar de uitkomst van het intern overleg!
Reputatie 3
Badge +2

@hleijen: Binnen Gelre ziekenhuizen hebben we inmiddels trefwoordextractie aangezet.

De dynamische diagrammen die je kunt maken (Veel voorkomende trefwoorden en Opvallende trefwoorden) zien er erg goed uit en bieden veel mogelijkheden voor extra analyse. Graag zouden we nog wat verbeteringen zien:

  1. Een zoekveld in de linker kolom van Veel voorkomende trefwoorden. Op die manier hoef je niet de vaak lange lijst af te lopen maar kun je snel gericht zoeken.
  2. De mogelijkheid om te kunnen filteren (bijvoorbeeld op organisatie-eenheid) binnen het publieke filter dat gebruikt wordt voor het diagram. Je kunt wel sorteren op de verschillende velden maar niet filteren. 
Reputatie 6
Badge +8

Goede suggesties @Erik Balduk. Er komen zeker nog de nodige verbeteringen aan in komende releases. Allereerst werken we aan de mogelijkheid om de trefwoorden die je ziet te optimaliseren (ongewenste trefwoorden onderdrukken, trefwoorden die het zelfde betekenen samenvoegen). 
Onder voorbehoud in iProva 5.13.

Daarna gaan we zeker verder met het verrijken van de functionaliteit. Input zoals deze is daarbij zeer welkom!

Reputatie 3
Badge +2

@hleijen Dat zou een goede uitbreiding zijn. Nu zie je dat er vaak wel 6 tot 8 verschillende trefwoorden worden gebruikt (inclusief foutief geschreven) voor hetzelfde begrip. Ik zie vol verwachting uit naar iProva 5.13 :-)

 

Reputatie 6
Badge +8

@Gijs Prins  misschien kan jij hier al een sneak preview geven van waar jouw team mee bezig is?

Reputatie 5

Ik had gehoopt inmiddels wat screenshots te kunnen delen, helaas zijn we nog niet zo ver.

 

Wat ik wel kan aangeven zijn de mogelijkheden die we in eerste instantie gaan bieden. Het zal mogelijk zijn om voor een trefwoord aan te geven of deze genegeerd of vervangen moet worden. Uiteraard kan bij het vervangen dan ook worden gekozen door welk ander (of nieuw) trefwoord het vervangen moet worden. 

Ook wordt het mogelijk om aan te geven waarom een bepaald trefwoord niet goed is. Redenen kunnen zijn dat het een typefout is, geen specifieke reden of persoonlijke data. We voorzien dat wanneer de reden een typefout is meestal voor vervanging wordt gekozen en bij persoonlijke data voor negeren. Door deze opties open te houden bieden we jullie meer vrijheid en kunnen we ook achteraf makkelijker staven dat deze aannames kloppen.

 

Zodra ik hier screenshots van kan laten zien zal ik ze uiteraard delen!

Reputatie 1
Badge +1

Misschien over het hoofd gezien in alle documentatie, maar is het mogelijk aan te geven welke meldingstypen worden betrokken bij de keyword extractie? Ik zie wel dat je kan kiezen bij de rapportage op welke meldingsset de rapportage is gebaseerd…

En wat is het moment dat een melding wordt aangeboden voor de keyword extractie? Het zou mooi zijn als dat in te regelen is op de status “Afgehandeld”. Want dan zijn bij ons eventuele namen in de vrije tekst velden verwijderd conform beleid. Of wordt alleen de originele melding opgenomen?

En tot slot: worden ook het coördinatorenformulier meegenomen bij de extractie?

Reputatie 6
Badge +8

@JopHelleman :
iProva voert de trefwoordextractie uit voor alle meldingen; je kan dit niet instellen per meldingstype.
In de rapportage (interactieve diagrammen) bepaal je zelf welk filter je toepast, dus daar kan je prima informatie beperken tot een specifiek meldingstype als je dat wilt.

Op dit moment wordt trefwoordextractie toegepast op:

  • alle velden op het meldformulier van een melding, van de veldtypes Tekst en Tekst met opmaak.
  • Tekst die wordt ingevuld in het "anders, namelijk" tekstveld bij lijstvelden waarbij de "anders, namelijk" optie wordt aangeboden


De trefwoordextractie wordt gestart zodra de melding wordt verzonden. Op dat moment kunnen er dus in potentie nog persoonsgegevens in zitten. Dat wil nog niet zeggen dat die persoonsgegevens ook daadwerkelijk zichtbaar worden in de rapportage - maar het kan inderdaad wel gebeuren. In iProva 5.13 geven we je daarom nog wat aanvullende tools om dergelijke ‘ongewenste’ keywords te kunnen onderdrukken. 

 

Het antwoord op de laatste vraag volgt uit het bovenstaande; nee, de velden op het coordinatorformulier worden vooralsnog niet meegenomen.

Badge +1

Beste,

Wellicht lees ik er over heen. Maar ik zie in de trefwoorden dus ook namen van de invullers van een formulier. Is een dergelijk veld ook uit te sluiten? Hoe?

Reputatie 6
Badge +8

@Hoogeboom-01, weet je of die namen enkel voorkwamen in het systeemveld “Naam van de melder”, of kwamen ze ook voor in andere tekstvelden op het formulier?

Voor het laatste geval geldt dat je op dit moment niet expliciet velden kunt uitsluiten.
Wel kun je - met ingang van iProva 5.13 die deze week uitkomt - ongewenste trefwoorden onderdrukken.

 

Mocht de naam van de melder alleen maar voorkomen in het systeemveld “Naam van de melder” en verder nergens, geef het dan even aan - want dat veld zou niet meegenomen moeten worden. 

Badge +1

@hleijen  De namen staan alleen in het veld “Naam van de melder”.

Reputatie 6
Badge +8

@Hoogeboom-01 Ik heb het even nagevraagd hier. Dat veld zou eigenlijk uitgesloten moeten worden - want het bevat per definitie persoonsgegevens - maar dat gebeurt nu blijkbaar niet.

Ik heb er een bugmelding voor aangemaakt, zodat het in een van de komende iProva-updates opgelost wordt.

Badge +1

@hleijen Het lek is boven! Wij werken met groepsaccounts en zodoende gebruiken wij het systeemveld "naam van de melder” niet. Ons veld "naam van melder" is dus een gewoon tekst veld en daarom zien wij de namen van de melders in de trefwoorden lijst.

Zou fijn zijn om velden te kunnen uitsluiten van de extractie; is dit mogelijk?

 

Reputatie 6
Badge +8

@Hoogeboom-01  dat is een sluitende verklaring inderdaad.

Zoals eerder in dit topic aangegeven is het uitsluiten van specifieke velden momenteel (nog) niet mogelijk.
 

Reputatie 5
Badge +7

Ik heb wat vragen over de trefwoordextractie. Mogelijk dat ik dingen over het hoofd zie, maar hoop dat iemand mij verder kan helpen.

 

Ik loop tegen twee dingen aan: 

  • als ik een diagram top trefwoorden maak van alle VIM-meldingen (gebaseerd op een publiek filter waarin alle VIM-meldingen staan), krijg ik een mooie woordwolk. Echter heb ik ook een publiek filter gebaseerd op VIM-meldingen 2020. Als ik dat publieke filter gebruik in een nieuw trefwoord-diagram, krijg ik de melding dat er geen opvallende trefwoorden zijn. Dit filter bevat echter 302 meldingen, dus ik kan me niet voorstellen dat hier geen opvallende trefwoorden uit zijn te extraheren. Als ik naar meldingen ga en het publieke filter daar open, zie ik wel alle 302 meldingen. Doe ik iets fout?
  • daarnaast heb ik een diagram gemaakt met trefwoordtrends. Dit diagram laat echter het jaar 2019 en 2020 niet zien en stopt eind 2018. Kan het diagram maar een x aantal jaren laten zien? ik kan niet doorscrollen naar andere jaartallen volgens mij. Onze meldingen beginnen in 2010, maar volgens het trefwoord-trenddiagram stop dit eind 2018. Het publieke filter laat echter meldingen zien tot en met vandaag, dus ook de meldingen van 2019 en 2020.

Graag jullie hulp waar ik iets fout doe in het inrichten van de diagrammen of wat ik anders kan doen zodat ik wel mooie diagrammen krijg rondom trefwoordextractie.

 

Alvast bedankt voor jullie hulp!

Reputatie 6
Badge +8

Hoi @Berber Werkman , als ik het zo lees dan lijkt het alsof alleen de oudere meldingen (tot eind 2018) van trefwoorden zijn voorzien, en dat de verwerking daarna gestopt is.

Je kunt het beste even contact opnemen met onze Servicedesk zodat zij op database-niveau kunnen controleren of er bij de recentere meldingen überhaupt trefwoorden aanwezig zijn. 

Reputatie 5
Badge +7

Prima @hleijen ga ik dat doen. Ik ging ervan uit dat 'trefwoorden' gehaald worden uit open tekstvelden. In het meldingstype VIM zitten een aantal tekstvelden, dus dan zou 'trefwoordextractie' gewoon moeten werken lijkt me. Ik ga de servicedesk even bellen. Dank voor je antwoord.

Badge

@hleijen 

Zoals eerder in dit topic aangegeven is het uitsluiten van specifieke velden momenteel (nog) niet mogelijk.

Je geeft aan dat het (nog) niet mogelijk is om specifieke velden uit te sluiten. Kan ik hieruit opmaken dat jullie hier wel mee bezig zijn, en zo ja wanneer is dat dan beschikbaar?

Ron Hogeland

Reputatie 6
Badge +8

Hi @Ron Hogeland ,

ik moet je teleurstellen in die zin dat we er nú niet mee bezig zijn. We hebben even afgewacht tot er wat meer organisaties mee aan de slag zouden gaan, en hebben ondertussen hard gewerkt aan andere mooie nieuwe ontwikkelingen :-)

 

Uit de feedback van diverse organisaties is inmiddels wel duidelijk dat het opduiken van persoonsnamen in de visualisaties  wel echt een reeel probleem is, wat aan een oplossing behoeft. Het kunnen uitsluiten van bepaalde velden is niet de ultieme oplossing denk ik, maar kan zou wel een bijdrage kunnen leveren.

Ik probeer later deze maand hier terug te komen met een update hierover.

Reputatie 4
Badge +4

Dank je wel voor je reactie @hleijen. Mooi dat jullie de beer al aan hadden zien komen :-)

Ik begrijp dat namen in de beschrijving lastig is en dat is ook wel een verantwoordelijkheid van de ons als instelling en onze invullers. Patiëntnummers en personeelsnummers zijn inderdaad numerieke velden. We halen op basis van het patiëntnummer wel met een HL7-koppeling naam, voorletter etc. van de patiënt op en dat worden wel tekstvelden.

Ik ga jouw informatie en het document met toelichting intern meenemen als we deze optie gaan bespreken.
Hopelijk krijgen we de beer in zijn hok, want het is een veelbelovende functionaliteit!

Ik ben erg benieuwd naar de stand van zaken, is de beer in zijn hok? Wat heeft geholpen om een positieve beoordeling van de privacy officer te krijgen. Of, als dat niet is gelukt, welke hobbel moet nog genomen worden?

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring