Training

Hoe bepaal je wie wat mag doen en/of zien bij een melding?

  • 25 October 2019
  • 25 reacties
  • 2118 Bekeken

  • Moderator: Infoland Customer Support Engineer
  • 2411 reacties

Voor meldingen kennen we een aantal rollen, elke rol heeft bepaalde rechten.

In deze training leggen we uit welke rollen er zijn, welke rechten bij de rol horen en hoe je kunt instellen wie welke rol heeft.

 


25 reacties

Reputatie 4
Badge +6

Goedemorgen @Inge Kuijpers,

Ik heb een advies vraag. Wij hebben een nieuw meldformulier gebouwd, grensoverschrijdend gedrag en agressie. Daarin hebben wij een veld opgenomen of de medewerker wel of niet wilt dat de leidinggevende geïnformeerd wordt. Indien Ja dan moet de leidinggevende leesrechten hebben. 

Wat is dan aan te raden, de rechten via Lezer of bij Overige betrokkenen instellen?

Groet Diana

Reputatie 3
Badge +7

Ik acht mezelf helemaal niet een expert, maar kun je niet ook afhankelijk van een antwoord in de melding een actie laten uitvoeren? Dus als iemand zegt dat de leidinggevende wel geïnformeerd moet worden, bepalen dat er de melding wordt doorgestuurd? 

Reputatie 5
Badge +8

Dag Diana, je hebt een aantal mogelijkheden. Ofwel doe je helemaal niks met rechten, en laat je de workflow een mailtje sturen naar de leidinggevende. Ofwel ga je een overige betrokkene instellen indien de leidinggevende enkel dient te lezen. 

Indien verwacht wordt dat de leidinggevende hier ook iets mee doet, dan zou ik hen een actieformulier sturen, en krijgen ze vanzelf leesrechten.

Reputatie 4
Badge +6

Goedemorgen @Andrei Hollevoet en @k.prins 

Dank voor jullie reactie.De leidinggevende ontvangen inderdaad een mail, die hebben wij al aangemaakt met daarin een link om de melding te lezen. Het dient alleen ter info er zijn geen acties nodig dus een actieformulier is niet nodig. Maar zijn hebben wel leesrechten nodig om alleen die specifieke melding te mogen lezen. Daarom twijfel ik. Rechten instellen bij Lezer dan hebben zij leesrechten voor alle meldingen van hun afdeling, toch? Dus denk ik dat Overige betrokkenen dan de beste keus is zodat zij alleen die melding kunnen lezen waarvoor ze de mail hebben ontvangen.

Gr Diana

Badge

Beste

 

ik wil de melder steeds anonimiseren voor de overige betrokkenen en lezers. Kan dit specifiek aangepast worden? Het is me niet duidelijk welk vinkje ik hiervoor moet uitzetten.

Hallo @Silvy,

Het is mogelijk om gegevens van meldingen te anonimiseren, maar dan worden ze uit de melding verwijderd voor alle rollen.

zie training 

De melder alleen voor de rollen overige betrokkenen en lezers verbergen is op dit moment niet mogelijk.
Je kunt wel iets verbergen via “leesrechten per rol” op tab Rechten van het meldingstype, maar dat is dan meer informatie dan alleen de melder.

Reputatie 1
Badge +5

Volgens mij krijgen coördinatoren steeds de rechten om ook een melding op te starten?

Of kan ik de rechten zo instellen dat je als coördinator geen melding kan starten?

Wij hebben een melding voor het onboarding proces. Hierbij mag enkel HR de melding starten. De verdere afhandeling is voor de leidinggevende (= coördinator)

Hoi Lotte,

Een coördinator heeft ook altijd meldrechten en kan dus ook een melding starten.

Hallo @Lotte van Boxel ,

Personen die de rol Melder hebben gekregen kunnen nieuwe meldingen maken. Coördinatoren zijn de personen die meldingen, na het melden, mogen inzien en behandelen/afhandelen.

Hieronder een overzicht van de rollen en wat zij kunnen:

Lezer

Een lezer is een gebruiker die bepaalde leesrechten heeft op meldingen per onderwerp.

Melder

Een melder is een gebruiker die meldingen mag invoeren.

Coördinator

Een coördinator is een gebruiker die alle meldingen die aan hem/haar zijn toegewezen of waar hij/zij rechten op heeft mag inzien. De coördinator mag acties uitzetten, correspondentie toevoegen en de gehele route van de melding volgen/bewaken.

Eigenaar

De eigenaar van een melding is de coördinator die op dat moment verantwoordelijk is voor de afhandeling van de melding.

Actienemer

Een actienemer is een gebruiker aan wie actiepunten bij een melding kunnen worden toegewezen. De actienemer krijgt op dat moment (beperkte) leesrechten op de betreffende melding.

Analist

Een analist is een gebruiker die meldingen kan analyseren.

Betrokken persoon

Een betrokken persoon is een gebruiker die bepaalde leesrechten heeft op een melding.

Reputatie 2
Badge +6

Is het mogelijk dat een gebruiker leesrechten krijgt op één specifieke melding?

omdat ze bijvoorbeeld de ontwikkelingen van die melding willen volgen?

 

Ik wil ze namelijk geen leesrechten geven op die specifieke groep uit de beslisboom

Reputatie 5
Badge +5

@J.Roosen Als je medewerkers in de rechtenstructuur instelt in de rol van “overige betrokkene", dan kun je uit die lijst van medewerkers kiezen om op individuele basis leesrechten toe te kennen aan specifieke meldingen.

Het overzicht van Kelly noemt die rol "Betrokken persoon”.

Melder bepaalt wie de overige betrokkene is

Je kunt die keuzelijst bijvoorbeeld beschikbaar maken aan je melders via het meldformulier:

  • Maak een veld van het type "Gebruiker” aan
  • Beperk de keuze opties van dat veld tot de optie "Alleen overige betrokkenen tonen”
  • Voeg het veld toe aan je meldformulier

Je melder kan dan zelf bepalen welke collega de melding mag meelezen.
Het is dan mogelijk wel van belang om dit goed toe te lichten.

Je kunt dit veld ook toepassen op een coördinator- of workflowformulier. Dan wordt de 'meelezer’ ingevuld door degene die dat specifieke formulier invult. 

Eigenaar bepaalt (handmatig) wie de overige betrokkene is

Ook goed om te weten: coördinatoren / eigenaars van meldingen mogen altijd handmatig "overige betrokkenen” toevoegen aan een melding:

  • Open een melding
  • Klik het blokje "Betrokken personen” op het tabblad "Acties en voortgang” open
  • Klik op "Wijzigen” en stel een overige betrokkene in. Die persoon kan vanaf dat moment de melding lezen.

Bepaal de overige betrokkene via de workflow

Zie het onderdeel "Overige betrokkenen wijzigen” in Mogelijke acties op een statusovergang 

Reputatie 2
Badge +4

As iemand de rechten tot lezer heeft, wat kan hij dan precies lezen?

Alleen het meldformulier of ook het coordinatorformulier (en eventuele andere formulieren aan deze melding?)

 

En aanvullend; wat ziet een lezer in het dashboard? Of kan hij alleen meldingen zien waar hij coördinator rechten op heeft?

Ofwel; als ik een dashboard beschikbaar wil maken voor een groot deel van de organisatie, kan dat dan zonder dat al die mensen coördinator zijn?

Hallo @Sophie van Manen,

Als een gebruiker lezer rechten heeft dan kan hij de onderdelen van een melding inzien waarvoor bij de rol “lezer” rechten zijn ingesteld. Ga naar het meldingstype, selecteer tabblad rechten en open het “leesrechten per rol” paneel. 
Zie ook training 


Flow dashboards zijn gebaseerd op publieke filters. Deze filters kijken naar de rechten die een gebruiker heeft. Afhankelijk van wat het dashboard toont (enkel aantallen of ook inhoud van meldingen), zal de lezer de meldingen zien waar hij leesrechten op heeft. De gebruiker heeft geen coördinator te zijn om dashboards te kunnen zien.

Reputatie 1
Badge +6

@Chaim Leunissen 

Wil je eens meedenken:

Onze managers en teamleden hebben leesrechten.

Per organisatie-eenheid kan de manager iemand anders zijn.

Als de melding risicoscore X heeft, wil ik een mail ter info bij de manager krijgen (met een hyperlink naar de melding). Geen actie.

Hoe zorg ik dat Zenya per organisatie-eenheid weet wie de manager is zonder dat ik in de flow voor elke organisatie-eenheid iets op maat moet inrichten?

Het gaat om de manager van de gekozen organisatie-eenheid, niet om de manager van de melder (want daar zie ik een knop voor).

Hoe krijg ik met een zo elegant mogelijke inrichting de mail bij de manager?

Groet Lucia

 



 

 

 

Reputatie 5
Badge +5

Hoi @lsnoei 

Er is geen "voorkeursrol” voor lezers of overige betrokkene (zoals die er wel is voor coördinatoren en actienemers).

De enige oplossing is dat je voor iedere manager apart een mailactie instelt, waarbij je in de laatste stap aangeeft voor welke OE de mailactie geldt, bijvoorbeeld:

Voeg acties van hetzelfde type toe voor de andere managers van de andere clusters

Inhoudelijk gezien heb je een e-mailsjabloon van het type "e-mail (workflow)” nodig, zie Hoe voeg je een sjabloon voor e-mail of documenten toe voor 'Meldingen'?

Reputatie 1
Badge +6

@Chaim Leunissen Ok, dan gaan we het zo inrichten. Dank je wel. Uit nieuwsgierigheid en omdat we soms wél de manager van de melder moeten hebben (bijvoorbeeld bij een incident medewerker): wat is er nodig om het dán goed in te richten? Waar richten we in dat Zenya weet wie de manager van de melder is? Alvast dank!

Reputatie 5
Badge +5

@lsnoei 

De optie "Manger van de melder(s)” kun je aangeven in stap 2 van een e-mail actie, zie:
 

Mooie is dat je daar ook kunt kiezen voor alle Lezers van de OE waarop een melding is geregistreerd, zie het oranje kader!

Betekent dat je in feite drie opties hebt om dit in te regelen 😀

Reputatie 1
Badge +6

@Chaim Leunissen Dank! Als je optie 2 aanvinkt, verschijnt Manager Cluster 1 dan vanzelf? Want als nee, dan weet ik niet goed wat er anders is aan optie 2 t.to.v. optie 10 (De volgende ontvangers).

Wij hebben voor elke OE een gebruikersgroep met de juiste manager. Moet Zenya ergens weten dat ze deze moet relateren aan optie 2?

Hallo @lsnoei,

 

Als je optie 2 “de manager van de melder(s)” selecteert dan zal het systeem de manager ophalen die ingesteld staat bij de eigenschappen van de gebruiker die de melding heeft gedaan en daar de e-mail naartoe sturen. 

Reputatie 1
Badge +6

@Cindy Segers Dank. Ik zal vragen aan de applicatiebeheerder hoe de eigenschappen van onze gebruikers zijn ingesteld en of hier al dan niet ook de manager aan gekoppeld is.

Reputatie 2
Badge +6

Beste mensen

Stel een melder is ook de coördinator van de melding, hoe kan ik er dan voor zorgen dat de melding naar naar een andere (voorkeurs)coördinator gaat van datzelfde team gaat?

Ik ben benieuwd, groet, Sanne Poort

Beste mensen

Stel een melder is ook de coördinator van de melding, hoe kan ik er dan voor zorgen dat de melding naar naar een andere (voorkeurs)coördinator gaat van datzelfde team gaat?

Ik ben benieuwd, groet, Sanne Poort


Hoi Sanne,

In dit geval wordt het onderwerp van de melding niet gewijzigd en kan de coördinator zelf een andere coördinator kiezen, zie ook:
 

 

Reputatie 2
Badge +6

Duidelijk Inge, zo doen we het ook. Men hoopte dat dit automatisch zou kunnen verlopen.

Groet, Sanne

Badge +5

Hallo @Lotte van Boxel ,

Personen die de rol Melder hebben gekregen kunnen nieuwe meldingen maken. Coördinatoren zijn de personen die meldingen, na het melden, mogen inzien en behandelen/afhandelen.

Hieronder een overzicht van de rollen en wat zij kunnen:

Lezer

Een lezer is een gebruiker die bepaalde leesrechten heeft op meldingen per onderwerp.

Melder

Een melder is een gebruiker die meldingen mag invoeren.

Coördinator

Een coördinator is een gebruiker die alle meldingen die aan hem/haar zijn toegewezen of waar hij/zij rechten op heeft mag inzien. De coördinator mag acties uitzetten, correspondentie toevoegen en de gehele route van de melding volgen/bewaken.

Eigenaar

De eigenaar van een melding is de coördinator die op dat moment verantwoordelijk is voor de afhandeling van de melding.

Actienemer

Een actienemer is een gebruiker aan wie actiepunten bij een melding kunnen worden toegewezen. De actienemer krijgt op dat moment (beperkte) leesrechten op de betreffende melding.

Analist

Een analist is een gebruiker die meldingen kan analyseren.

Betrokken persoon

Een betrokken persoon is een gebruiker die bepaalde leesrechten heeft op een melding.

 

Beste,

en wat is het verschil tussen een actienemer en een voorkeursactienemer?

Reputatie 2
Badge +3

Hallo @Anne-Sophie 

Een voorkeursactienemer is altijd een gebruiker uit de groep van actienemers.
Deze rol wordt gebruikt om vanuit de workflow acties aan toe te wijzen of acties waarbij niet bekend is wie de actienemer moet zijn aan toe te kennen.
Verder zijn er geen verschillen tussen de actienemer en voorkeursactienemer. 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring