DOC (Documenten)

Stel je vraag over documentmanagement, Documenten, Processen en Interactieve Documenten

  • 890 Topics
  • 2,931 Reacties

890 Topics

Maurice van Abeelen
Maurice van AbeelenInfolander
gevraagd in DOC (Documenten)

Vragen over 'Mijn Vilans Protocollen'

Vilans bouwt momenteel een nieuw platform voor haar protocollen, ‘Mijn Vilans Protocollen’ genaamd. Als jouw organisatie gebruik maakt van de Vilans KICK-protocollen, dan ben je hier recent per brief over geïnformeerd. In het nieuwe platform gaat een aantal zaken veranderen t.o.v. de huidige situatie. Het aanbod van content wordt uitgebreid en de opzet van de protocollen wordt toegankelijker gemaakt. Tegelijkertijd zullen ook een aantal functionaliteiten komen te vervallen, waaronder de mogelijkheid om als organisatie je eigen selectie te maken of deskundigheidsniveaus toe te voegen. Het is niet helemaal duidelijk hoe de protocollen in bestaande systemen zoals iProva kunnen worden opgenomen. Dat is nog niet door Vilans met ons gedeeld. Ook heeft Vilans kenbaar gemaakt dat gebruikers in de nieuwe omgeving een persoonlijk account krijgen. Hoe dit verder vormgegeven gaat worden, in relatie tot gebruikersbeheer en single sign-on, is op dit moment ook nog niet bekend. We ontvangen vragen va

55
G
2 jaar geleden
Alex van Baar
Alex van BaarGenie
geplaatst in DOC (Documenten)

Voorbeelden van noodprocedure Zenya bij uitval netwerk

Op welke wijze worden binnen jullie organisatie iProva documenten zoals noodprocedures en kritieke afdelingsprotocollen getoond bij uitval van het netwerk? Denk aan seen tandalone PC of de search app van Infoland. Welke organisatie heeft hier ervaring mee en kan ons hierin adviseren en/of heeft goede voorbeelden van een noodprocedure?

21
Chaim Leunissen
1 jaar geleden
Ron la Lau
Ron la LauAllesweter
gevraagd in DOC (Documenten)

Welke documenttypen gebruik je?

Wij gebruiken relatief veel documenttypen waardoor ik merk dat het voor de documentbeheerders niet altijd even duidelijk is welk type nu moet worden gebruikt. Denk hierbij aan typen als protocol, reglement of voorschrift, die voor de gebruiker erg op elkaar lijken en die in de praktijk dus ook vaak oneigenlijk worden gebruikt. Ik wil dit graag opschonen, wellicht zelfs gaan werken met een processenhuis met bepaalde standaard documenttypen als afgeleide van de processen. Hoe zit dit bij anderen? Welke documenttypen gebruiken jullie en welk idee zit daar achter?

9
Andrei Hollevoet
5 jaar geleden
I
Ingrid MartensReiziger
geplaatst in DOC (Documenten)

Voorbeelden processenhuis (Processen)

Wij zijn in de ziekenhuisapotheek bezig met een project om over te gaan op een processenhuis ipv een documentenhandboek. Wie kan mij helpen aan voorbeelden van processenhuizen? Hoe hebben jullie het ingedeeld? Mocht iemand voorbeelden hebben uit de ziekenhuisapotheek dan zou dat natuurlijk helemaal mooi zijn, maar ook andere voorbeelden en tips zijn van harte welkom.

5
P
4 jaar geleden
Mariska Jordaan
Mariska JordaanErvaren Conversator
gevraagd in DOC (Documenten)

Hoe weten medewerkers dat er er een nieuwe versie van een document beschikbaar is?

Vanuit auditing wordt nu steeds vaker gevraagd hoe medewerkers hadden kunnen weten dat er een nieuw(e versie van een) document is. iProva voorziet daar gelukkig in middels Bericht op het nieuwspaneel op de startpagina. maar.... daar staat het niet eeuwig en de auditors willen het natuurlijk weten van langer geleden Als document beheerder kan ik wel bij de eigenschappen van een document kijken of er een bericht is geweest, maar dit is niet in rapportage te vangen of als veld in een print template in te voegen (bevestigd door Servicedesk) zodat dit bewijs door de gebruiker van het document zelf is te leveren. Is dit iets waar meer mensen tegenaan lopen en heeft iemand misschien een creatieve alternatieve oplossing?

2
Mariska Jordaan
5 jaar geleden
S
SariekeOntdekker
gevraagd in DOC (Documenten)

Voorbeeld van processen voor scopie

Hoi allemaal, Wij zijn aan het starten met procesbeschrijvingen van onze scopieën in i-prova. We gaan dat in een proces zetten met werkinstructies erbij. Heeft er iemand een voorbeeld voor ons. Een voorbeeld van gastroscopie, colonscopie of bronchoscopie.

2
S
5 jaar geleden
K2.iProva
K2.iProvaAvonturier
gevraagd in DOC (Documenten)

Verwijzing naar netwerklocatie (UNC paden) - wat is jullie advies?

Wij van Amsterdam UMC, zijn benieuwd hoe organisaties omgaan met het het feit dat je met Edge geen verwijzing meer kunt maken naar netwerklocaties. Wat is jullie advies aan de documentbeheerders? De documenten plaatsen in iProva of bijvoorbeeld SharePoint ? 

23
Arjo Kuiper
1 jaar geleden
H
HansThReiziger
geplaatst in DOC (Documenten)

Handleiding/gebruiksaanwijzing voor Zenya

Al enige tijd zijn we binnen ons bedrijf bezig met het implementeren van verschillende modules van eerst iProva, nu Zenya. We krijgen daarover een goede uitleg van de Infoland consultant.Maar dat is iedere keer een enorme berg aan informatie die, wanneer je het later wilt gaan gebruiken, net weer even wat weggezakt is. En dan is het erg zoeken in het grote systeem met weinig uitleg.Waar ik bij Infoland inmiddels een aantal keren om gevraagd heb is een handleiding/manual van het systeem Zenya.  Een document waarin alle functionaliteiten staan uitgeschreven, incl. uitleg waarvoor die bedoeld zijn en hoe ze het beste gebruikt kunnen worden, een wegwijzer waar de functionaliteiten in het systeem staan, een inhoudsopgave en een index…..Dat is reuze handig voor het inrichten en implementeren van het systeem, maar ook voor het binnen de organisatie maken van een gebruikersinstructies en uitlegdocumenten.  Voor ons kwaliteitsmanagementsysteem moeten we toch een en ander geregeld hebben qua inw

8
Inge Kuijpers
1 jaar geleden
J
J.RoosenErvaren Allesweter
gevraagd in DOC (Documenten)

Versienummer van document in Word en Excel

In iDocument was het zo dat als je in de voettekst van een Word of Excel-document het Pad zette (veld: filename), dan nam iDocument na uploaden dat veld over als zijnde het versienummer van het document.Als je het document vervolgens als PDF-lezen laat verschijnen of afdrukt staat mooi het versienummer op het document. Prachtig.Nu in Zenja werkt dit niet meer. Is er een reden dat dit is uitgezet? Nu kun je niet meer zien met welke versie je werkt (alleen nog digitaal).Is er een andere manier om het versienummer zichtbaar te maken? Hebben andere gebruikers hier ook last van?

23
E
2 jaar geleden
I
Ineke van FeliusErvaren Allesweter
gevraagd in DOC (Documenten)

Tips voor starten met module Documenten: mapstructuur en soort documenten

Ha collega's na een succesvolle overgang naar Itask gaan we dit jaar de module IDocumenten en processen implementeren. (verpleeghuis). Gelukkig hebben we maar een kleine 500 documenten die om moeten. Hiervoor hebben we de luxe dat we een adm. medewerker kunnen inzetten voor 24 uur/week max 6 maanden We zijn nu op zoek naar tips, adviezen en ook voorbeelden van wat jullie gedaan hebben. Ik heb al gezocht in de community maar kan zo 1-2-3 niets vinden: [list=1] [*]Wat is handig qua mappenstructuur? Voorbeelden? [*]Hoe hebben jullie de documenten omgezet? In HTML of vrije web of anders en waarom? en [*]HTML of vrije web docs: wat zijn voor/nadelen van beiden? [*]we denken zelf dat het niet nodig is om bij zo'n klein aantal documenten met portalen te gaan werken of zijn er toch argumenten om dit wel te doen? [*]Zijn er nog andere zaken waar jullie van denken goed om te weten als je gaat implementeren? [/list] alvast bedankt voor jullie reacties Ineke

14
M
1 jaar geleden
M
Maaike VanhoutteStarter
gevraagd in DOC (Documenten)

Excel bestand openen als "alleen lezen"

Via de eigenschappen van een map, kan je instellen dat een Excel bestand niet als PDF getoond wordt, zeker voor grote Excel-bestanden in dit een handige optie.   Maar we hebben een aantal auteurs die zich vaak vergissen en via deze weg aanpassingen proberen doen. Op het laatste moment valt hun op dat de iDOC tab niet beschikbaar is en dat ze niet kunnen uploaden.   Zou het mogelijk zijn om een extra optie te voorzien zodat via “raadplegen” de excel bestanden worden gedownload in een read-only formaat?

1
Inge Kuijpers
4 jaar geleden
R
Rob JacobsLeergierige
gevraagd in DOC (Documenten)

Inrichten documenten ivm ISO 9001:2015

Wij zijn op zoek naar een goede inrichting van de raadpleeg module ivm documenten om op een zo goed mogelijke manier documenten te catalogeren volgens de high level structure van de ISO normen. Binnen het admin gedeelte van documenten kan bv makkelijk een mappenstructuur opgebouwd worden welke overeenkomt met de HLS zoals aangegeven in onderstaande figuur, maar is het mogelijk om de gebruikers tijdens raadplegingen dezelfde mappenstructuur weer te geven zonder de mappenstructuur te gaan kopiëren in overeenstemmende verzamelingen? (zeer arbeidsintensief) Of is er een betere oplossing? [b]HLS structuur ISO[/b] [img]https://uploads-eu-west-1.insided.com/infoland-nl/attachment/7914535e-67bc-4a0c-b6da-17dbd7a6f04e.jpg[/img]

1
Inge Kuijpers
5 jaar geleden
B
Betsy VerburgAvonturier
gevraagd in DOC (Documenten)

Opmerking onder procedures / documenten - 'Vond je deze informatie nuttig?'

Sinds de laatste update staat er onder elke procedure die gezocht wordt de vraag of de informatie nuttig was. Daarbij een grote rode en groene duim.Zelf vind ik dat storend en ik krijg er opmerkingen over uit de organisatie. Waarom is dit toegevoegd? Is niet zinvol naar mijn mening.Ben benieuwd naar de mening van anderen. Betsy 

31
B
3 jaar geleden
N
Noortje De BaetsReiziger
gevraagd in DOC (Documenten)

Overzicht van alle deelprocessen in TVB-matrix

In onze organisatie werken we soms met complexe processen die bestaan uit meerdere deelprocessen. Per deelproces kan je een overzicht krijgen van de rollen in de TVB-matrix, maar wij zouden ook over alle deelprocessen heen een overzicht willen aan de hand van een TVB-matrix.

3
Inge Kuijpers
5 jaar geleden
Margreet de Pree
Margreet de PreeErvaren Allesweter
gevraagd in DOC (Documenten)

Documentbeheer: hoe bepaal je welke functionarissen welke rol hebben bij documenten

In onze organisatie is het documentbeheer als volgt geregeld. Beoordelaars zijn inhoudsdeskundigen, de autorisator is hiërarchisch bepaald. Een clustermanager autoriseert de documenten zonder daarbij kennis van de inhoud te hebben. Dit werkt niet naar tevredenheid. Met de kwaliteitsfunctionarissen zorg overleggen we hoe we de autorisatie beter kunnen organiseren met als doel meer betrokkenheid en kennis bij de kwaliteitsdocumenten, in eerste instantie van de zorgdocumenten, later ook van de algemene documenten. Eén van de mogelijkheden is de documenten te groeperen op onderwerp. De eigenaar van een onderwerp, bijvoorbeeld een voorzitter van een commissie of leidinggevende zou dan autorisator kunnen worden. We denken op deze manier meer inzicht te krijgen in de documenten die er zijn en de dubbels eruit te kunnen halen.  Daarnaast overwegen we de revisietermijn van documenten vast te stellen op drie jaar in plaats van twee. Ik ben heel benieuwd hoe andere, liefst perifere, ziekenhuizen

2
Michel Pot
4 jaar geleden
Andrea
AndreaErvaren Reiziger
gevraagd in DOC (Documenten)

Management rapportage: actuele documenten per specialisme/ afdeling

Zijn er al organisaties die terugkoppeling geven aan de organisatie over de stand van zaken van actuele documenten? Wij doen dit door een rapport uit iProva te draaien en hebben dan een Excel document waarin dit wordt vertaald. Best lastig document dat snel vastloopt omdat het zoveel data bevat. Is er iemand die hier een makkelijkere oplossing voor heeft? Misschien gegevens verkrijgt vanuit "achterkant" van iProva? Ik ben benieuwd....

7
J.Vantricht
5 jaar geleden
J
Jenneke van ddr PloegErvaren Reiziger
gevraagd in DOC (Documenten)

Gebruiken van mediaknooppunten en mediabeheer

Nu wij geen Visio meer nodig hebben is het mediabeheer een stuk belangrijker geworden omdat alle documentbeheerders nu stroomschema's aan kunnen maken en gebruiken. Wij zijn er inmiddels achter gekomen dat wanneer we een mediaknooppunt maken op een bovenliggende map we de stroomschema's niet kunnen verplaatsen naar een map die daaronder hangt. Ook kunnen we de stroomschema's niet gebruiken in een document in een onderliggende map terwijl deze wel gekoppeld is in het mediaknooppunt. Zonder mediaknooppunt een stroomschema naar een andere map verplaatsen behoort helaas ook niet tot de mogelijkheden. Hebben jullie nog adviezen over het gebruik van de mediaknooppunten en het mediabeheer, wij lopen hier nu in vast.

4
J
5 jaar geleden
saskiavandeven
saskiavandevenErvaren Reiziger
gevraagd in DOC (Documenten)

Rapportage voor het beheersen opmerkingen bij documenten

Namens mijn collega de volgende vraag: we werken veelvuldig met opmerkingen bij documenten. Zij is beheerder van een groot aantal documenten en zou graag (beter) inzicht krijgen in de geplaatste opmerkingen en met name de bijbehorende statussen (nieuw vs geaccepteerd), zodat ze deze beter kan beheersen. We hebben al flink zitten zoeken en brainstormen maar kunnen niet echt iets vinden waardoor zij in één oogopslag kan zien bij welke documenten bijvoorbeeld een nieuwe opmerking geplaatst is. In de kolomopties worden nieuw & geaccepteerd onder een noemer geplaatst en dat geeft niet het gewenste overzicht. In een geavanceerde zoekvraag krijgen we het onderscheid ook niet naar boven. Een rapport is mogelijk, maar dat is statisch en daar kun je natuurlijk ook niet op doorklikken. Zijn er mensen die daar wel iets slims voor hebben bedacht? Alvast veel dank!

14
Inge Kuijpers
7 maanden geleden
Alex van Baar
Alex van BaarGenie
gevraagd in DOC (Documenten)

Search app inrichten - wat zijn jullie ervaringen en ideeën?

In Isala willen we eerst de search app inrichten voor de Noodprocedures en later de veiligheidswaaier. Met de huidige mogelijkheden mbt de search app indeling is het maken van een indeling op basis van categorieën voor alleen de 196 noodprocedures niet echt handig want dat neem eigenlijk al het gehele scherm in beslag. (zie afbeelding hieronder)Zo moet het niet !Maar net zo als op onze portalen zijn er verzamelingen  per categorie met meerdere documenten zodat documenten met hetzelfde thema bij elkaar getoond worden. Noodprocedure per categorieHoe kun je als gebruiker snel een document vinden mbt de noodprocedure zonder categorieën is de vraag? Zou een Interactief document de gebruiker beter kunnen helpen om de juiste noodprocedure te vinden?Wie heeft er ervaring met het inrichten van de search app?Wie heeft er ervaring met een interactief document in de search app?Voorbeeld interactief document:Voor welke locatie zoek je de noodprocedure? Zwolle, Meppel, Kampen, Heerde, Steenwijk Welk

20
cverschuur
2 jaar geleden
Gerlof
GerlofGenie
gevraagd in DOC (Documenten)

Proces - Verwijzen naar een document

Hallo allemaal, In iProcess heb ik een proces opgemaakt. Er waren veel verschillende documenten voor dit ene proces. Dit heb ik vervolgens aangepast naar één document. Vervolgens dacht ik; als ik dit document nu opbouw zoals ik het proces opgesteld hebt dan zit hier een logische volgorde in en kan ik per shape verwijzen naar het juiste hoofdstuk in het document. Echter wanneer ik een verwijzing maak in iProcess naar een document kan ik maar tot één niveau hoofdstukken koppelen. Dit zijn paragrafen; vastgesteld in een sjabloon. (Werkt alleen met HTML Er kan niet gekoppeld worden naar onderliggende hoofdstukken (Kop 2, 3 en 4 etc.). Nu zou ik elke shape kunnen koppelen naar dat document; maar ik had het juist zo mooi gevonden als ik deze gelijk kon koppelen aan het juiste hoofdstuk. Ik wil overigens voorkomen dat er in de shape teveel tekst komt te staan. In het proces staat het globaal aangegeven en in het document staat het verder uitgeschreven. Lopen jullie (andere orga

5
Silvia van Gils
4 jaar geleden
Manfred Van Veghel
Manfred Van VeghelStarter
gevraagd in DOC (Documenten)

Introductie documenten en processen voor nieuwe medewerkers

Heeft iemand een eerste introductie beschikbaar voor nieuwe medewerkers of de introductie van iProva binnen een nieuwe organisatie, met name voor de module 'Documenten en processen'.

3
Inge Kuijpers
5 jaar geleden
Margreet de Pree
Margreet de PreeErvaren Allesweter
geplaatst in DOC (Documenten)

Revisie documenten: welke geldigheidstermijn hanteren jullie?

In ons ziekenhuis hanteren we een geldigheidsduur van twee jaar voor de documenten in het Kwaliteitsportaal (iProva). Uitzondering hierop vormen de functiebeschrijvingen. Deze zijn vijf jaar geldig. Vanuit de organisatie komt een vraag of documenten die redelijk statisch zijn een geldigheidsduur van drie jaar kunnen krijgen. Ik ben benieuwd welke termijnen andere organisaties hanteren en waarom hiervoor gekozen is.

6
Andrei Hollevoet
4 jaar geleden
K
kjanssenAdviseur
geplaatst in DOC (Documenten)

Voordelen HTML en voordelen Word?

Dag allemaal, We werken nu ongeveer een half jaar met iProva en werden in het begin heel erg richting HTML gestuurd. We zijn toen dus ook gestart om alle Word documenten bij Revisie om te zetten naar HTML. Ik vraag me steeds vaker af waarom ik dit ook alweer wilde doen? Ik heb formulieren en documenten waar veel opmaak in zit en ben soms een half uur tot uur bezig om de opmaak in HTML goed te krijgen. Ik ben nu met een voorstel bezig om de resterende Word documenten in Word te laten. Om dit voorstel goed te onderbouwen wil ik graag alle voor en nadelen van HTML en Word op een rijtje krijgen (ik heb er al een aantal, voornmaleijk opmaakmogelijkheden) Ik ben benieuwd naar jullie mening. Wat is er nu zo prettig aan HTML? En waarom zou je voor Word documenten kiezen?

7
Marloes Huisman
4 jaar geleden
Marc1966
Marc1966Reiziger
gevraagd in DOC (Documenten)

Hoe voorkom je de aanwezigheid van onbeheerde kopieën van in iDoc beheerde documenten op de werkvloer?

Klinkt eenvoudig, maar omdat eindgebruikers zelf documenten vanuit iDoc kunnen printen geef je medewerkers in feite de mogelijkheid om gebruik te maken van onbeheerde kopieën. Daar kun je natuurlijk beleid op zetten, maar dan moet je ook handhaven en er zeker van zijn dat men dit beleid altijd naleeft. Wie heeft er nog andere tips voor mij om de aanwezigheid van onbeheerde kopieën op de werkvloer te voorkomen?

4
Ron la Lau
5 jaar geleden
colette
coletteNiet actieve gebruiker
gevraagd in DOC (Documenten)

Afdrukken of doorsturen van interactieve documenten naar externen

Wij hebben een aantal procedures omgezet naar interactief document. Nu hebben wij een audit, en vragen de auditoren om de procedures door te sturen.  Hoe doen we dit met interactieve documenten? Hoe kan je ze omzetten in pdf/afprinten/…. zodat ze naar externen kunnen gestuurd worden?   Bedankt voor jullie advies

19
Inge Kuijpers
1 maand geleden

Badges

Toon alle badges
Algemene voorwaardenCookie instellingen

Algemene voorwaarden | Privacyverklaring