Hoe zorgen jullie ervoor dat documenten op een goede manier organisatie breed gedeeld worden?

Ik ben benieuwd hoe jullie je documenten breder delen dan alleen je eigen afdeling. Onze ziekenhuisapotheek werkt met leesbevestigingen. Echter de rest van het ziekenhuis niet. Nu komt het voor dat documenten van de ziekenhuisapotheek breder gedeeld moeten worden. Tot nu toe gebruikte we hiervoor een leesbevestiging voor naar alle afdelingsmanagers. Dit blijkt echter niet heel goed te werken omdat de lijst van afdelingsmanagers niet geupdate wordt. nu heb ik de lijst laatst geupdate met als gevolg dat iedereen heel veel leesbevestigingen kreeg, dat was ook niet de bedoeling.
hoe is dit bij jullie geregeld?