DOC (Documenten)

Beste mede-Zenya-beheerders,Wij zijn momenteel veel bezig met het opstellen en beheren van processen, inclusief de TVB-matrix. Daarbij lopen we tegen het volgende aan:De eerste kolom van de TVB-matrix is voor onze toepassing eigenlijk te smal. We zouden deze kolom graag breder willen maken, zodat de tekst beter leesbaar is. Tot nu toe is het ons niet gelukt om dit aan te passen.Onze vraag is daarom: Zijn er binnen Zenya instellingen of beheeropties waarmee de breedte van de eerste kolom in de TVB-matrix aangepast kan worden? Alvast bedankt voor het meedenken!Met vriendelijke groeten Susanne Opdenoordt

Is het mogelijk om de workflow zo in te richten dat wanneer een document tijdens de beoordelingsronde wordt afgekeurd, het document automatisch opnieuw in conceptstatus wordt geplaatst?Daarbij zou het handig zijn als de schrijver(s) automatisch opnieuw worden uitgenodigd om het document aan te passen.Zo hoeft dit na een afkeuring niet telkens manueel te gebeuren en kan de schrijver meteen aan de slag met de gevraagde wijzigingen.

Hoi, Wij zijn binnen onze organisatie alle rollen en gebruikersgroepen inkaart aan het brengen. Nu krijg ik ondanks de info instructies niet helemaal duidelijk wat de toegevoegde waarde van het inrichten van verschillende leesrollen kan zijn. Wat ik begrijp kan je niet per leesrol een groep toevoegen, maar regel je dit altijd op map niveau en koppel je daar een gebruikersgroep aan een leesrol.Nu is het bij ons soms zo ingericht dat bijvoorbeeld naast gebruikers groep 'inkoop' ook een leesrol inkoop is ingesteld. Nu is op sommige documenten al toegang voor alle ingelogde gebruikers ingesteld, en daarbovenop nog de groep inkoop aan de leesrol inkoop. Indien een map alleen voor inkoop zou mogen zijn kan je toch ook alleen gebruikersgroep inkoop toevoegen aan de algemene rol publieke lezer?Zie ik hier iets over het hoofd?Ik lees graag hoe andere organisaties hiermee omgaan en of jullie meerwaarde zien in de verschillende leesrollen. Groet Carlijn

Is het mogelijk om voor externen bepaalde documenten zichtbaar te krijgen? In dit geval gaat het om nieuwe medewerkers die, voordat ze hun arbeidscontract ondertekenen, deze documenen moeten kunnen inzien. Gaat om bepaalde visie- en protocoldocumenten.

Wat kan de reden zijn dat het niet lukt om media items (afbeeldingen, stroomdiagrammen) die niet meer gebruikt worden, te verwijderen? Als ik klik op “deze versie verwijderen” blijft het media item bestaan. Groeten Silvia Scholten   

Wij hebben documenten waar bijlagen bij zitten die we graag ook in het document weergeven en mee geprint willen hebben bij het afdrukken van het document.Ik kan in een Word document een embedded Exceldocument opnemen.Kan ik dat Excel document ook los in Zenya opnemen zodat ik het in verschillende documenten kan opnemen als embedded document en maar 1 keer hoef bij te werken?Wij hebben daar nu hyperlinks staan, daarmee garanderen we dat naar de actuele versie verwezen wordt en dat er geen verschillende versies in verschillende documenten staan maar als een document afgedrukt een meegegeven wordt gaat het wel eens mis en wordt vergeten de bijlagen te printen.Ik weet dat het voor afbeeldingen via de mediabibliotheek zou kunnen maar dan moet ik na elke update van een bijlage daar een afbeelding van maken en de bibliotheek updaten. Dat is ook foutgevoelig.

Bij sommige documenten lukt het niet om de tekst terug te zetten naar het normale lettertype dat we standaard gebruiken in Zenya.De tekst staat in de editor reeds aangeduid als ‘standaardlettertype’, maar wordt visueel toch in een ander lettertype weergegeven. Hierdoor is het niet duidelijk hoe je dit nog kunt corrigeren.Het zou handig zijn als er een mogelijkheid is om de opmaak/het lettertype volledig te resetten naar het standaardlettertype van Zenya, zodat documenten eenvoudig opnieuw uniform kunnen worden opgemaakt.

Is er een makkelijke manier waarop we een lijst kunnen genereren van al onze documentbeheerders, maar ook onze schrijvers?

Ik heb namelijk echt zojuist inhoudelijk in bovenstaande tekst dit aangepast: Het lijkt wel of alleen alle oude informatie goed wordt opgehaald, maar alles wat ik de laatste tijd verwerk, wordt niet meer gevonden door AI. Dit is wel een dringende kwestie, wat gaat hier mis? Getest met onderstaande vreemde vraag (die ik zojuist in een willekeurig doc heb toegevoegd (zie onderste afbeelding):  

In een vorige organisatie werkte ik ook met Zenya en daar was het mogelijk om naast de documenttitel en inhoud aanvullende trefwoorden aan een document toe te voegen.Bijvoorbeeld:Documenttitel: Prikincident Extra trefwoord: PrikletselWanneer een gebruiker vervolgens zocht op "prikletsel", werd het document "Prikincident" alsnog gevonden, terwijl het woord prikletsel nergens in de documenttekst voorkwam.Binnen onze huidige Zenya-omgeving kan ik deze mogelijkheid niet terugvinden. Daarom mijn vraag:Is het nog steeds mogelijk om aanvullende trefwoorden/synoniemen aan documenten te koppelen zodat deze meegenomen worden in de zoekfunctie? Of is deze functionaliteit in nieuwere versies gewijzigd of vervangen door een andere oplossing?Ik hoor graag of ik iets over het hoofd zie en hoe anderen hiermee omgaan.Alvast bedankt voor het meedenken! 😊

Is het mogelijk om een document in meerdere talen te maken en hoe update je die info in dat document (Word)? Hoe gebruiken users dit om in de verschillende talen op te zoeken of hoe laat je bv alleen Nederlandse users het NL document zien of zijn er nog andere opties?

Ik zie dat een van de algemene eigenschappen van documenten Taal isNu wil ik graag in kunnen zien welke documenten welke taal hebben, dus wil ik hier graag op zoeken/een kolom in de zoekopdrachten met de taal weergeven zodat ik hierop kan doorselecteren. Alleen kan ik dit veld niet vinden in de beschikbare velden bij kolominstellingen, en ook bij de geavanceerde zoekvraag kan ik dit veld niet aangeven om op te selecteren. Daarnaast zie ik ook niet hoe ik dit veld in een rapportage kan laten afdrukken om zo eventueel nog te selecteren? Doe ik iets verkeerd, of hoe kan hierop geselecteerd worden? Alle hulp is welkom! Alvast bedankt! PS: Is de taal trouwens een nieuwe feature die met Zenya (of een van de updates hiervan) geïmplementeerd is? Of heb ik er in iProva altijd overheen gekeken?

Kan ikzelf een document vervangen voor een hernieuwde versie?

Bij ons in het archief van Zenya staan in een map veel documenten gearchiveerd. Deze map is aan de voorkant (actuele productie) leeg. Als we die lege map aan de voorkant verwijderen, worden de documenten die daar in het archief staan dan ook verwijderd?

Wij hebben documenten gekoppeld aan een leesbevestiging, dit zijn verschillende gebruikersgroepen die we hier aan kunnen toewijzen.Echter missen wij de mogelijkheid om te zien welke documenten er aan welke gebruikersgroepen gekoppeld zijn. Normaal is bijna overal een rapport van uit te draaien, maar hier niet.Is er een mogelijkheid dat dit in de toekomst nog gaat veranderen? Of kijk ik ergens overheen?We zouden echt heel graag een simpel overzicht willen kunnen uitdraaien van welke documenten er bij welke gebruikersgroepen horen.

Ik wil een nieuw document maken, maar kan het gewenste documenttype niet selecteren. Het documenttype dat ik wil selecteren is een nieuw aangemaakt html document, maar dit verschijnt niet in mijn keuzelijst bij de documenttypes ? In de map staat het html document nochtans wel . Hoe krijg ik dit documenttype in de keuzelijst bij het toevoegen van een nieuw document ? 

Map betreft analyses en paragraaf van het sjabloon is de frequentie van de test.Ik zou zo een lijst van alle analyses (titel van de procedure ook nodig in de rapportage) willen opvragen waarbij ik dan per test kan nagaan hoe frequent die wordt uitgevoerd.  

We krijgen ontzettend veel vragen van doc beheerders. Vragen die niet gesteld zouden hoeven worden. We willen daarom toch heel graag een halve dag fysieke training (verplicht) gaan organiseren, voordat nieuwe doc beheerders toegang krijgen tot het systeem. Zijn er ziekenhuizen die ook op die manier werken?  Brutale vraag, maar welk ziekenhuis zou het trainingsmateriaal voor een fysieke training met ons willen delen? 

ik zou graag bij ‘aandacht vereist’ ook graag zien dat een document in autorisatie fase zit, nu zie je alleen ‘Gecontroleerd, nieuw concept wordt geschreven’ of ‘Controledatum verstreken’ ik wil ook graag  zien ‘zit in autorisatie’  is dit mogelijk?

Dag,Ik heb een vraag over de Zenya API. Voor onze integratie is het nodig om per document te kunnen bepalen welke gebruikersgroepen leesrechten hebben. Onze gebruikersgroepen zijn gekoppeld aan Entra ID, waardoor we hierbij ook het `idp_user_group_id` nodig hebben.Via `GET /documents` krijg ik momenteel alleen informatie over de leesrollen, bijvoorbeeld:"read_roles": [  {    "read_role_id": 1,    "name": "PublicReader"  }] Hierin zie ik niet welke gebruikersgroepen aan deze leesrollen gekoppeld zijn. Ook zie ik momenteel geen endpoint waarmee ik een leesrol kan herleiden naar de bijbehorende gebruikersgroepen.Ik zag dat `GET /portals/content_items` wel een `permissions`-veld bevat waarin onder andere `user_group` wordt weergegeven. Wanneer ik hierbij `include_permissions=true` meegeef, krijg ik echter de volgende foutmelding:{  "title": "not allowed to retrieve permissions",  "status": 403}Mijn vragen zijn daarom:- Is `GET /portals/content_items` inderdaad de juiste endpoint om per doc

Hallo,Onze apothekers in het ziekenhuis willen graag over op bepaalde Vilans-protocollen, mede om een eenduidige werkwijze af te spreken in het ziekenhuis en om een stuk beheer uit handen te laten nemen.Maar hoe gaat dit nu in werking i.c.m. bestaande protocollen over eenzelfde Vilans-protocollen?Is het de bedoeling dat je eigen protocollen verwijdert/deactiveert?Vanuit onze infectiepreventie (IP) begreep ik dat IP gerelateerde protocollen te generiek zijn waardoor ze niet goed bruikbaar zouden zijn in ons ziekenhuis. In het geval dat we ook IP gerelateerde Vilans-protocollen gaan gebruiken, heb je dan twee protocollen live? Een protocol van Vilans Een protocol gebaseerd op Vilans maar aangevuld door IP En hoe zit dit op andere vakgebieden?Als laatste vraag (voor nu) wil ik wel weten hoe ziekenhuizen de (positieve) impact ervaren over het beheer van Vilans protocollen.In de verschillende klinieken moet er dus gecommuniceerd worden dat je gaat handelen naar Vilans-protocollen, hoe gaa

Is het zo dat iedereen die documentbeheerder is op een bepaalde map/document, deze ook kan terugvinden eens gearchiveerd?Of hebben enkel applicatiebeheerders rechten op de module ‘gearchiveerde documenten’?

Bij ‘details’ willen we graag ook het veld “invulbaar document” laten zien, maar veld staat niet bij velden of verzamelingen, maar wel bij eigenschappen document! Hoe pak in dit nu aan?

Zijn er al ziekenhuizen / zorginstellingen die AI Chat gebruiken?Wij komen graag in contact om te horen wat de bevindingen zijn en hoe jullie de antwoorden valideren. Alvast bedankt! Charlotte Verschuur,Namens Ziekenhuis Gelderse Vallei 

Goedemorgen, Vanwege het up to date maken van onze documenten zou ik graag  een overzicht willen generen van verlopen documenten.is dit mogelijk?Zo ja dan zou dit overzicht  graag in een Excel  bestand of in een tabel willen sturen naar de desbetreffende documentbeheerder.Alvast hartelijk dank voor de reacties