DOC (Documenten)

Wij hebben een aantal procedures omgezet naar interactief document. Nu hebben wij een audit, en vragen de auditoren om de procedures door te sturen.  Hoe doen we dit met interactieve documenten? Hoe kan je ze omzetten in pdf/afprinten/…. zodat ze naar externen kunnen gestuurd worden?   Bedankt voor jullie advies

Hoe wijzig je snel de naam/titel van een document in zenya?

N.a.v. 🎁 Invulbare formulieren tonen in voorbeeldweergave en kunnen downloaden | Zenya Community vroegen wij ons af of meerdere organisaties ervaren dat Excel formulieren niet altijd juist worden voorvertoond? Wij zien bijv. halve documenten of kolommen verspreid over meerdere pagina's i.p.v. bijv. liggend en een volledig beeld van de excel. Is dit een instelling in de Excel die je vooraf met afdrukbereik moet instellen of kan het ook anders?Vriendelijke groet,Charissa van den DikkenbergAdviseur Centraal Documentbeheer - St. Antonius Ziekenhuis

09:36 uur inmiddels vergelijkbare topic gevonden en deze ga ik nu uitvoeren. Aantal documenten (PDF) ter inzage voor een specifieke gebruikersgroep.Reeds uitgevoerd:Gebruikersgroep aangemaakt en PDF documenten geupload.Vinkje gedeactiveerd bij documenten tab eigenschappen / betrokken personen / Document kan bekeken worden door > hier alleen de keuze uit ‘publieke lezer’.Graag verneem ik hoe ik aan een document een specifieke gebruikersgroep kan koppelen.Groet met dank.Erica Kiestra

Wij zouden graag zien dat gebruikers ook kunnen zien welke wijzigingen er allemaal geweest zijn. (dus niet alleen de wijzigingen ten opzichte van vorig document)Wij hebben documenten waar regelmatig bepaald beleid aangepast wordt door nieuwe richtlijnen enzRegelmatig wil men dan even terugkijken wanneer er iets ook weer eerder gewijzigd was.Daarom houden we zelf in het document een wijziging overzicht bij, maar dit is dubbele administratie.

Probleem 1 : Na klik op Bewerken opende het concept in Word, mààr de iDocument-tab (of noemen jullie dat ‘ribbon’?) verscheen niet, waardoor ik de aangebrachte wijzigingen niet kon opslaan.Het programma Word was al geopend op dat moment, er stonden twee andere bestanden open.Ik had dit al eerder eens ondervonden, toen volstond het om alle documenten in Word en de toepassing zelf te sluiten, en als eerste document het iProva document te openen.dit keer helaas niet: Probleem 2: Na sluiten van de andere Word-documenten refreshet iProva, en toont nu niet meer de mededeling ‘document is vergrendeld’ maar tot mijn verbazing verschijnt één van de beide andere documenten die in Word was geopend (een stukje uit een bespreking). Ik dacht dat via de activiteitenlog (die mij leert dat Imijn collega op 28/10 zijn laatste aanpassingen had doorgevoerd) of zo een backup of de vorige conceptversie die correct was opgeslagen kon worden terug gezet, maa

Beste Ik zou graag eens horen hoe jullie omgaan met een deadline die overschreden is tijdens een beoordelingsronde.Laten jullie de beoordelingsronde openstaan? Verwijderen jullie die beoordelaar? Sturen jullie een reminder naar die beoordelaar? Zo ja, wat doe je dan wanneer er nog geen gevolg aan wordt gegeven?Ik zou hierin ‘strenger’ willen zijn daar de inhoud van de gepubliceerde versie niet meer klopt en de eindgebruiker dus niet over de juiste info beschikt.Dank jullie wel alvast voor jullie feedback.

Ik wil graag documenten archiveren. Nu zitten er hyperlinks in en daar krijg ik nu een melding van. Wat moet ik doen. Moeten de hyperlink eruit, aangepast worden. 

Ik zou graag mogelijk zien dat het kruimelpad zichtbaar wordt wanneer een document ter autorisatie wordt aangeboden. Op deze manier kan ik zien in welke map de documentbeheerder het document aanbiedt. In de huidige situatie kan ik dit niet zien waardoor ik het document nu eerst moet goedkeuren en vervolgens via de achterkant van het systeem pas kan inzien waar het document geplaatst is (en indien mogelijk niet goed geplaatst deze weer verplaatsen naar een andere map). Best een omslachtige manier van werken ;)

Vanuit mijn organisatie krijg ik het verzoek het mogelijk te maken om de autorisator (of beoordelaar) te wijzigen, zonder het document uit de beoordelingsronde te halen. Is dat mogelijk?

Hallo,Ik heb een interactief document in een test-map gemaakt en wil deze nu graag als een nieuwe versie van een bestaand document importeren. Ik krijg echter de foutmelding “het gekozen bestand kan niet over het huidige document geïmporteerd worden omdat dit een ander document is”.Wat doe ik verkeerd?

Beste, We hebben de onderstaande melding ontvangen van een gebruiker in huis;“Als je nu naar de pagina kijkt dan maakt Zenya maar gebruik van een heel klein deel van je beeldscherm. Hierdoor zijn de benamingen verzamelingen niet geheel zichtbaar. Ik ervaar dat als vervelend maar misschien ben ik de enige.”De ruimten waar de rode kruizen staan worden helemaal niet gebruikt terwijl de verzamelingen (blauw omcirkelt)  niet volledig zichtbaar zijnHij gebruikt een groot scherm vandaar de grote witten vlakken maar de verzamelingen zijn alleen helemaal zichtbaar als je met je muis erover heen gaat. Kunnen we dit zelf aanpassen? Heeft iemand al eerder deze melding gemaakt?  

Graag wil ik een rapportage draaien van gearchiveerde documenten. In een eerdere topic werd vermeld dat dit nu mogelijk is, maar wie kan vertellen op welke manier?

Goedemorgen!Wij zijn nog niet zo heel bedreven in het maken van processen middels DOC. Ik ben eigenlijk op zoek naar een paar voorbeelden van hoe anderen processen hebben gemaakt met de shapes van Zenya.Ik vind het bijvoorbeeld lastig hoe je kan uitbeelden als acties ‘naast elkaar’ kunnen worden uitgezet en niet perse volgordelijk moeten worden opgevolgd. En niet altijd is het een ‘beslismoment’ waardoor er geen ja of nee uit volgt.Is er iemand die zijn proces zou willen delen in een plaatje ter lering voor ons? We zijn momenteel bezig met het intake proces van de thuiszorg bijvoorbeeld.Alvast bedankt! 

In de document eigenschappen staat een rubriek Compliance. Je kunt hier maar 1 kader kiezen.Wij hebben documenten die zowel voor de ISO 9001 als ook voor de ISO 14001 gebruikt worden.Deze beide kun je helaas niet kiezen. Het zou bij ons wel een wens zijn.

Is er een workaround m.b.t. wijzigen beoordelingssjabloon zonder dat de ingestelde beoordelaars verloren gaan?

Een medewerker ziet de knop afdrukken niet en ik wel. Het is geen bijzonder of speciaal document oid.Kan iemand helpen?

In ons ziekenhuishuis is het beleid dat de controletaak uitgevoerd wordt door de documentbeheerder, met daarbij de afspraak dat deze altijd kiest voor “document is gecontroleerd en moet worden aangepast'. De reden dat we dit niet willen laten delegeren is dat er dan geen volwaardige beoordelingsflow op zit (door beoordelaar(s) en autorisator) als diegene zegt ‘het is gecontroleerd en goed zoals het is’. Nu zijn er altijd documentbeheerders die de controletaak toch delegeren. Ik toets dat wekelijks via een geavanceerde zoekvraag, wijs hen erop en trek de taak dan in. Graag zou ik in kunnen instellen dat de keuze ‘delegeren’ niet kan worden gemaakt. Bij mijn weten kan dit niet. Zijn er meer die hier tegenaan lopen?

Vanuit IrisZorg is de vraag ontstaan om een aantal systeemsjablonen van docs uit te kunnen zetten zodat documentbeheerders geen notificaties meer ontvangen. Deze notificaties leiden voornamelijk tot verwarring. Dit is momenteel helaas nog niet mogelijk. Als oplossing hebben we de titel en tekst aangepast. Zou dit toch ingeregeld kunnen worden? 

Hallo, Kan ik ergens uitzetten dan de invulbare-formulieren onder invullen komen te staan? Groet, Sanne

In de update Zenya 7.7.0 wordt aangegeven dat de gebruikersselector is uitgebreid.Wat is de gebruikersselector?

Office documenten worden bij ons voorzien van een vertrouwelijkheid classificatie, bijvoorbeeld:Bij het uploaden naar Zenya geven de documenten met “Public” geen problemen, maar de andere classificaties geven problemen.Heeft iemand een idee of ik instellingen in Zenya kan aanpassen zodat dit zonder problemen kan?

In DOC is het mogelijk om Word en Excel documenten als invulbaar formulier te plaatsen.Ik zie deze mogelijkheid niet voor Powerpoint-documenten. We zouden dit wel graag willen gebruiken voor het uitwisselen van formats in powerpoint die door gebruikers zelf (na downloaden) in- en aangevuld kunnen worden.Is hier een oplossing voor?

Wij willen een overzicht maken waarin per document staat wie (persoon of groep) staat ingesteld bij leesbevestiging.Is het mogelijk om dit overzicht uit Zenya te halen?  

We stellen leestaken in met gebruikersgroepen. Aansluitend krijgen de gerelateerde medewerkers alleen een leestaak als een document vastgesteld  wordt (nieuw of nieuwe revisie).Echter het komt voor dat je personeel jaarlijks wil toetsen en dat je dus jaarlijks een aantal documenten opnieuw als leestaak wil toebedelen. Dat is nu niet mogelijk. Kan dit mogelijk gemaakt worden?