DOC (Documenten)

Bernhoven zit momenteel in het migratietraject naar HiX. Eind maart volgend jaar gaan we over en dat betekent dat op datum X een groot aantal documenten (waarin EPD-gerelateerde zaken beschreven zijn) aangepast zal moeten zijn. Wij zijn zoekende hoe we dit het meest efficiënt kunnen aanpakken.Zijn er collega's die zo'n zelfde soort exercitie hebben doorlopen en hun ervaringen met ons willen delen?Graag ontvang ik dan een privébericht, dan neem ik contact op.Alvast dank voor jullie reacties.Groet,Michel PotBernhoven 

Wij zoeken naar een oplossing voor het volgende knelpunt. Ik gebruik een fictief voorbeeld.Het interactieve document Palliatieve zorg (versie 1) is gepubliceerd; We moeten het interactieve conceptdocument Palliatieve zorg (versie 2) door de medezeggenschapsraad laten goedkeuren omdat ze instemmingsrecht hebben; Door de opbouw en de tabellen is het conceptdocument niet printbaar en sowieso is het wenselijk om de medezeggenschap het digitale, interactieve document te presenteren.We kunnen het concept niet via een Webshare met de medezeggenschapsraad delen.We kunnen het concept niet publiceren voordat we goedkeuring hebben.We kunnen dit document niet tijdelijk “onder water” in een mapje zetten > tijdelijk alvast publiceren om zo de medezeggenschap te laten meelezen > publiceren > terugzetten op de oude plek, omdat we dan ook de gepubliceerde versie tijdelijk “onder water” zetten terwijl medewerkers er gebruik van moeten kunnen maken. Voor een heel heel nieuw document volgen we al

Hoi, we zijn nu bezig met het omzetten van documenten naar interactief.Er is een sjabloon voor de oncologie aangemaakt. Voorheen zijn dit excel document, als ik een nieuwe conceptversie aanmaak en dan het documenttype omzet naar interactief kan ik niet uit een sjabloon kiezen. Weet iemand hoe dit toch mogelijk is? 

We merken dat formules niet goed worden weergegeven in documenten. Dat zal waarschijnlijk aan de opmaak mogelijkheden liggen….Bij formules in Word documenten, die gepubliceerd als pdf worden weergegeven, klopt de weergave niet met het origineel.Bij interactieve- en HTML documenten lijkt het alleen mogelijk om een plaatje van de formule te gebruiken.  

Goedemiddag, Vanuit onze afdeling infectiepreventie komt de vraag of er ervaringen zijn met het gebruik van de SRI (Samenwerkingsverband Richtlijn Infectiepreventie) richtlijnen in documenten; We zouden al onze documenten willen linken van infectiepreventie naar de betreffende SRI richtlijn. In deze richtlijnen staan handelingen die overeen moeten komen met onze protocollen. Dit is nu nog niet overal zo. Zoals ik het nu lees lijkt het een beetje op de constructie van de Vilans protocollen. Hier heeft Zenya in voorzien, is dit ook mogelijk of wenselijk bij de SRI richtlijnen?Ben samen met mijn collega's van infectiepreventie zoekend hoe dit het beste op te pakken. Met groet,Anja

Waar ik steeds tegenaanloop is dat als ik documenten download voor in het dossier, dat er geen versienummer meekomt. Kan ik daar wat aan doen?

Wij maken bij de leesbevestiging op documenten gebruik van groepen, maar als je daar een nieuw persoon aan toevoegt krijgt deze ook de leesbevestigingstaak van de oude documenten.Weet iemand een work-around dat de nieuwe groepsleden alleen een leesbevestigingstaak krijgen van de nieuwe documenten, en niet de documenten uit het verleden? Is dit iets voor in een volgende versie van Zenya waar je kunt instellen vanaf wanneer (datum) deze leesbevestiging in gaat?

Bij het opzetten van documentbeheer in Zenya, is er heel veel gebruik gemaakt van de module Hyperlink maken - om op de oude locatie van het document te verwijzen naar de nieuwe locatie - een soort van verhuiskaartje.Alleen zijn we nu heel veel jaren verder, iedereen weet feilloos zijn hun documenten te vinden in Zenya, maar ik heb nog heel veel incoming links van Externe bron - die er niet meer isHoe kan ik die inkomende links van externe bron opruimen? 

Klopt het dat bij de gearchiveerde documenten de mogelijk om een filter aan te maken boven de kolom “titel” ontbreekt. Dit is in de module Documenten wel mogelijk.Ik weet dat je via Zoeken op titel kunt zoeken maar het zou ook mooi zijn als dit in de archiefmap zou kunnen met een filter op de kolom. Is dit iets wat ik zelf aan kan passen? 

Ik heb een document in concept open staan. Het is Versie 2 van dit document.Voor deze versie 2 wil ik de inhoud gebruiken die ik in een .idf bestand heb.Hoe importeer ik die op een manier zodat Versie 1 en 2 bij elkaar blijven horen?Alvast dank!

Is het een mogelijkheid dat als een document in de beoordeling staat en het staat nog bij één persoon uit en dit persoon is uit dienst, dat het document dan terugkomt bij de documentbeheerder? Deze documenten raken wij namelijk uit het oog en we krijgen geen signaal van het systeem.Ik kon er geen ander topic zo snel over vinden.

Als een document gearchiveerd wordt dan volgt er altijd een overzicht met documenten waar het betreffende gearchiveerde document nog staat als hyperlink. Dat is heel fijn.Echter heb ik nu dat dit overzicht niet klopt, volgens Zenya zou het gearchiveerde document in nog 8 andere documenten staan. Bij de controle blijkt de hyperlink echter maar in 2 documenten te staan. Hoe zou dit kunnen komen? Heeft iemand weleens dezelfde ervaring gehad?

Is het mogelijk in Zenya om een document geforceerd te publiceren zonder dat het de beoordelingsronde in gaat. Dus nadat het document is geschreven, dat deze meteen in de desbetreffende map zichtbaar is?

Goeiemorgen mede Zenya-gebruikers,Ik zou graag een collega document beheerder maken van 1 bepaalde map met documenten. Dus als voorbeeld; Ik wil mijn HR collega rechten geven om documentbeheer te doen voor alle documenten in de map "HR”. Ik wil niet dat zij andere mappen ziet/kan bewerken. Hoe kan ik dit het beste realiseren? Alvast bedankt voor jullie tips! 

Is er een volledige training TVB maken beschikbaar? Ik zie alleen een training over het voorbereiden.

Is het mogelijk om voor de schrijver de opmerking op verwerkt zetten verplicht te maken?Hiermee bedoel ik dan dat de schrijver het concept niet kan dienen totdat de opmerking is aangepast naar verwerkt.Dit zou voor de documentbeheerder een tijdswinst zijn. Gr. Marion

Goedemorgen,Ik wil graag een rapportage draaien op basis de eerste plaatsing van een document maar heb geen idee welke filter ik hiervoor kan instellen. Alvast dank voor het antwoord! Mvg Marion SchonewilleMáxima MC

Collega's zijn met een poster over het nieuwe UMCG beleid bezig die zij in het ziekenhuis willen ophangen. Ze hebben een QR-code op de poster staan die onderzoekers naar het juiste beleidsdocument in Zenya zou moeten leiden. Helaas moet de QR-code 2x gescand worden, voordat men bij het juiste document komt. Dit schijnt vaak voor te komen. Iemand die hier ervaring mee heeft en het liefst een oplossing??

Wij willen graag dat een documentbeheerder binnen een map een overzicht van documenten kan maken en deze kan exporteren naar Excelbestand.Dit kan nu met behulp van de rapportage module maar voor documentbeheerders werkt het makkelijker om dit vanuit de map zelf te doen zodat ze keuze hebben in  filters en kolommen. Ook bij het uitvoeren van de geavanceerde zoekvraag zou het fijn zijn om dit overzicht te kunnen exporteren naar Excel.Ik ben benieuwd of anderen hier ook behoefte aan hebben en of dit technisch haalbaar is binnen de module DOC. Feedback en aanvullingen zijn welkom!

In documenten verwijzen we soms naar andere documenten aan de hand van hyperlinks, ook wanneer deze documenten nog niet gepubliceerd zijn. We krijgen sinds kort deze melding:  Hoe komt dit? Het lijkt me logisch dat je zelfs bij een niet gepubliceerde versie, de hyperlink wel al kunt opnemen. Vaak is er simultaan een andere collega aan het schrijven. Of is er een ander probleem?

Ik moet de titel wijzigen van een document, normaal kan ik dit ook, ik sta als documentbeheer vermeld. Normaal gesproken als je op wijzigen klikt, komt de titel in een aanpasbare vak te staanEchter enkel bij dit document krijg ik de titel niet gewijzigd, iemand een idee hoe ik dit toch kan wijzigen?

Bij calamiteiten zoals stroomuitval, netwerkstoringen of uitval van het authenticatiesysteem, is het essentieel dat cruciale informatie uit Zenya toch beschikbaar blijft. Ook bij een storing in de Zenya SaaS-omgeving zelf moet een organisatie voorbereid zijn. In dit topic benoemt Zenya het soort calamiteiten waarin een noodprocedure mogelijk kan zijn en de oplossingen die door Zenya worden aangeboden.Na de constatering van een probleem met onze huidige inrichting van onze noodprocedure (we maken nu gebruik van de bulkexport van losse documenten), hebben we de bestaande noodprocedures voor toegang tot Zenya-documenten bij calamiteiten kritisch onder de loep genomen.Wat blijkt: geen van de huidige oplossingen biedt een robuuste, veilige én werkbare noodprocedure. Hieronder een korte samenvatting van de knelpunten:1. BulkexportsVarianten:Losse bestanden op netwerkschijf ✅ Documenten lokaal beschikbaar ❌ Speciale tekens (zoals ë) worden omgezet naar een underscore (_), wat vindbaarheid va

Beste,Wij hebben binnen ons ziekenhuis meer dan 19000 documenten. We komen tot de vaststelling dat er soms documenten gecontroleerd worden, maar niet opnieuw de flow van beoordeling doorlopen. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat er telkens een beoordeling gebeurt, zelfs al wordt er aangegeven dat het document niet aangepast moet worden? Onze documenten moeten per 3 jaar de beoordelingsflow doorlopen. Kan de taak voor het controleren van een document aangepast worden? Op vandaag maken we telkens een nieuw concept om daarna de flow van beoordeling te doorlopen, zelfs al wijzigt er niets aan het document.  Alvast bedankt, Sylvie

Hallo,Onze apothekers in het ziekenhuis willen graag over op bepaalde Vilans-protocollen, mede om een eenduidige werkwijze af te spreken in het ziekenhuis en om een stuk beheer uit handen te laten nemen.Maar hoe gaat dit nu in werking i.c.m. bestaande protocollen over eenzelfde Vilans-protocollen?Is het de bedoeling dat je eigen protocollen verwijderd/deactiveert?Vanuit onze infectiepreventie (IP) begreep ik dat IP gerelateerde protocollen te generiek zijn waardoor ze niet goed bruikbaar zouden zijn in ons ziekenhuis. In het geval dat we ook IP gerelateerde Vilans-protocollen gaan gebruiken, heb je dan twee protocollen live? Een protocol van Vilans Een protocol gebaseerd op Vilans maar aangevuld door IP En hoe zit dit op andere vakgebieden?Als laatste vraag (voor nu) wil ik wel weten hoe ziekenhuizen de (positieve) impact ervaren over het beheer van Vilans protocollen.In de verschillende klinieken moet er dus gecommuniceerd worden dat je gaat handelen naar Vilans-protocollen, hoe gaa

Sinds Zenya of misschien eerder  zijn de mogelijkheden van document controle sterk verbeterdZoals het door de controleur zelf aan te geven akkoord (met nieuwe controledatum), het aangeven dat het document moet worden aangepast en zelfs het uitnodigen van (nieuwe) schrijvers. Dat laatste mis ik helaas bij de functie “delegeren van controle”Daar krijgt de aangeschreven controleur alleen de keuze uit de schrijversgroep en autorisatorHier zou bij ons ook de keuze voor een andere persoon zeer gewenst zijn.Onze organisatie is de laatste tijd zodanig in verandering (ook qua personeel) dat dit vaak wijzigt en dus een andere “betrokken” persoon gekozen moet kunnen wordenNu moet de documentbeheerder via een andere weg (email) gevraagd worden om de schrijver te wijzigen of andere toe te voegen