Klantverhalen en artikelen

Papieren formulieren om incidenten te melden en omslachtig documentbeheer: het was de dagelijkse realiteit vóórdat De Waalboog (een Nijmeegse organisatie in de ouderenzorg) Zenya ontdekte. Dankzij Zenya zijn de processen rondom documentbeheer en incidentmelden er flink op vooruitgegaan. Liesbeth Bögels, beleidsmedewerker Kwaliteit en Veiligheid bij De Waalboog, deelt haar ervaringen en de resultaten van het gebruik van Zenya in dit klantverhaal.  Over De WaalboogDe Waalboog is er voor mensen met ouderdomsproblemen. In de kwetsbare fase van hun leven biedt De Waalboog zorg, behandeling, begeleiding en advies op maat. Bij mensen thuis (met Waalboog Thuis en Nonna Reco) en voor intensievere zorg in één van de woonzorghuizen, of in het specialistisch zorg- en behandelcentrum, als thuis wonen niet meer past. De Waalboog is een expertisecentrum voor mensen met dementie en zeer ernstig probleemgedrag, en voor mensen met gerontopsychiatrische problemen.Daarnaast werkt De Waalboog samen met ond

Mondriaan is gespecialiseerd in geestelijke gezondheidszorg, preventie, verslavingszorg en forensische psychiatrie. Een toegewijd team van 2.400 zorgprofessionals en 150 vrijwilligers helpt jaarlijks meer dan 10.000 mensen, van kinderen tot ouderen, in de regio Zuid-Limburg. Het doel is de beste zorg te bieden, waarbij zorginnovatie een cruciale rol speelt — iets waar Zenya hen bij helpt.Lianne Pijls is Stafadviseur Zorg, Kwaliteit & Veiligheid. Samen met haar collega’s is zij verantwoordelijk voor het applicatiebeheer van Zenya binnen de organisatie. In deze case vertelt ze over het resultaat van en de ervaringen met de Zenya BOOST campagnes die ze heeft ingezet binnen Mondriaan.  De juiste modules voor jouw focus“Ik had het nooit gedacht, maar eigenlijk vind ik applicatiebeheer heel leuk”, begint Lianne lachend. “Ik begon mijn carrière in de kinder- en jeugdpsychiatrie, en maakte gaandeweg de overstap naar de stafdiensten. Zo begon ik vier jaar geleden als stafadviseur binnen tea

Het Vlaamse ziekenhuis az West registreerde in 2023 maar liefst 36.440 meldingen in Zenya. Het az West zet Zenya al sinds 2010 succesvol in voor allerlei processen – van het stroomlijnen van verlofaanvragen tot administratieve zaken zoals het aanvragen van een nieuw project, en van het evalueren van leveranciers tot vragenlijsten voor patiënten na hun opname. Andrei Hollevoet begon zijn carrière bij het az West als ergotherapeut, maar is inmiddels doorgegroeid naar Projectcoördinator van het Elektronisch Patiëntendossier (EPD). Hij vertelt in deze klantcase over de brede inzetbaarheid van Zenya en hoe het ziekenhuis alle functionaliteiten van onze software benut. Over az WestHet Algemeen Ziekenhuis West (az West) is een regionaal algemeen ziekenhuis gelegen in Veurne, West-Vlaanderen. Het ziekenhuis bevindt zich op slechts enkele kilometers afstand van de Noordzee en de Franse grens. Het az West biedt een breed spectrum aan kwalitatieve en patiëntgerichte zorg, in samenwerking met de e

Tijdens het community event 2022 gingen 17 actieve en betrokken klanten met elkaar in gesprek over een aantal stellingen.  Een van de stellingen luidde als volgt:Welke workflows hebben jullie geïmplementeerd en welke vind je het beste? De aanwezigen gingen in 4 groepen uiteen om te sparen over deze stelling. Er ontstonden mooie discussies over de verschillende mogelijkheden van Zenya FLOW. Er was niet één beste workflow te identificeren, wel talloze mooie toepassingen.Incidenten, klachten en verbeterenVrijwel iedereen gaf aan een workflow voor incidenten te hebben ingericht. Denk hierbij aan VIM (Veilig incidenten melden), MIC (Meldingen incidenten cliënten), MIP (Melding incidenten Patiënten) en MIM (Meldingen incidenten Medewerkers).  Daarnaast kwamen workflows voor het continu verbeteren en registreren van klachten ook veel terug. Hieronder vind je een  opsomming van de genoemde workflows. We hebben bij sommige workflows ook een link gemaakt naar bestaande community topics en klantv

De samenwerking tussen Infoland en Quasir is bijzonder. Quasir maakt namelijk niet alleen zelf tevreden gebruik van Zenya voor hun eigen klachtenmanagement, ze zijn ook partner van Infoland en raden Zenya ook aan bij hún klanten. In dit klantverhaal vertellen Ernst-Jan Meijer, Office Manager, en Siberta Hassing, Business Unit Manager, over deze waardevolle samenwerking en waarom Zenya het leven van klachtenfunctionarissen een stuk eenvoudiger maakt. Over QuasirQuasir is een expertisecentrum gespecialiseerd in klachten, calamiteiten, geschillen en cliëntvertrouwenswerk in de Zorg- en Welzijnssector. Zij bieden onafhankelijke en objectieve bemiddeling wanneer cliënten en zorgorganisaties lijnrecht tegenover elkaar staan. Quasir heeft één overstijgend doel: namelijk de kwaliteit van de zorg verbeteren, waarbij ‘onafhankelijkheid’ de belangrijkste kernwaarde van Quasir is.Siberta vertelt: “Onze medewerkers zijn functionarissen die zaken regelen rondom klachten en calamiteiten. Ze zijn alle

Een correcte en veilige informatievoorziening is cruciaal voor het leveren van goede zorg. Zorgverleners moeten altijd toegang hebben tot de juiste informatie over patiënten, en patiënten moeten erop kunnen rekenen dat er veilig wordt omgegaan met hun gevoelige data. @LourensDijkstra , CISO (Chief Information Security Officer) bij Lentis, licht toe hoe zijn organisatie omgaat met informatiebeveiliging en hoe Zenya hen daarbij helpt. Over Lentis GGZLentis GGZ is gespecialiseerd in het behandelen van mensen met ernstige psychische problemen. Ongeveer 4.000 medewerkers helpen jaarlijks zo’n 30.000 patiënten, zowel thuis als in hun beschermde woonvormen en (poli)klinieken verspreid over (het noorden van) Nederland.Er is heel een enorme hoeveelheid data beschikbaar binnen de organisatie en er zijn heel wat medewerkers die hier dagelijks veilig mee moeten omgaan. Om die veiligheid te garanderen is Lentis actief bezig met het voldoen aan de NEN 7510-norm.Lourens legt uit: “Er bestaan een aant

Dichterbij is er voor mensen met een verstandelijke beperking en de mensen om hen heen. Op een woon- of werklocatie van Dichterbij, thuis of op school biedt Dichterbij ondersteuning, zorg en behandeling. Sinds december maakt de zorgorganisatie gebruik van Zenya voor het documentbeheer. Ook zet de organisatie Zenya BOOST in om gerichte campagnes te versturen naar de documentbeheerders over het nieuwe systeem. Lianne Soer - van Baal (communicatie adviseur) en Henri Pijnappels (projectleider) vertellen hoe Dichterbij het gebruik van de software ervaart. Een nieuw, overzichtelijk documentmanagementsysteem Het documentmanagementsysteem van Dichterbij was sterk verouderd. Het functioneerde technisch gezien niet meer en zorgde voor beveiligingsrisico’s. De zoekmachine van het oude systeem was onbruikbaar... Hierdoor was informatie niet of slecht vindbaar voor medewerkers. Bovendien waren beleidsdocumenten in de Docutheek niet up-to-date en waren er soms meerdere versies van een document gepub

Humo voor huisartsen - voorheen Zorggroep Synchroon -  werkt samen met 61 huisartsenpraktijken om patiënten met een (chronische) ziekte de best mogelijke zorg te bieden. Het spreekt voor zich dat hier heel wat informatie-uitwisseling mee gepaard gaat. Je wil dat alle zorgcollega’s op dezelfde lijn zitten én dat alle info ook altijd up-to-date is. Het sturen van mailtjes is helaas niet voldoende. Daarom koos Synchroon voor Zenya DOC als centraal documentmanagementsysteem — en gingen ze zelfs nog een stapje verder voor hun zorgcollega’s.   Centraal documentmanagementOm te beginnen koos Humo voor huisartsen voor Zenya DOC om al hun documenten op een centrale plaats op te slaan en te delen met de huisartsenpraktijken. Wat extra handig bleek, is het feit dat het ziekenhuis in de buurt ook al met Zenya werkte. Wil het ziekenhuis dat Humo iets deelt met hun praktijken, dan kunnen zij de beheerder blijven terwijl het document wel in het systeem van de zorggroep staat. Zo worden onnodige fouten

 Continue ontwikkeling zorgkwaliteit bij Radboudumc“Goede praktijkvoorbeelden zijn inspirerend en mensen kunnen er direct mee aan de slag.” “We zijn nog te vaak bezig om zelf het wiel uit te vinden. Dat kost tijd en aan tijd is altijd een gebrek binnen de zorg.” Aan het woord is @Silvia van Gils, senior adviseur/auditor bij Radboudumc. In heldere bewoordingen en met aanstekelijk enthousiasme vertelt Silvia van Gils over het innovatieve project Goede Praktijkvoorbeelden. “Het is dus ideaal als je kunt profiteren van goede praktijkvoorbeelden uit je eigen organisatie. Dat komt ten goede aan de kwaliteit van de zorg, de processen en de medewerkerstevredenheid. Binnen het Radboudumc hebben we veel met kwaliteit, veiligheid én innovatie. Daar sluit het project Goede Praktijkvoorbeelden prima op aan.” Continu streven naar verbetering “We gebruiken alle pijlers van Zenya binnen onze organisatie. We borgen onze kwaliteitscyclus door onze afspraken en processen vast te leggen via DOC en te impl

 Hoe zorg je, juist in deze tijd, dat iedereen altijd en overal de juiste, actuele informatie kan vinden om het werk op de juiste manier te doen? In Zenya kun je deze informatie uiteraard prima kwijt én vinden, je kunt deze hier up-to-date houden en via een mobiele app is deze informatie ook overál te benaderen. Door de integratie met Iris Intranet kan de professional deze informatie ook nog eens snel en gemakkelijk sorteren en op een gepersonaliseerde startpagina laten tonen, zodat de informatie jou vindt in plaats van andersom. Van startpagina naar kwaliteitshandboek in één muisklikBinnen Groenhuysen, een organistatie die zich met 2300 medewerkers én 1300 vrijwilligers inzet voor ouderen in de omgeving Roosendaal, gebruikt men zowel Zenya als Iris Intranet. En ze gebruiken dus ook de koppeling tussen beide systemen.Het kwaliteitshandboek staat in Zenya en wordt middels een icoon en link op de startpagina weergegeven. De startpagina bij Groenhuysen ziet er zo uit.Zodra je op de link o

Soms moet je gewoon out-of-the-box denken. Zoals bij de aanvraag van de Certificeringsorganisatie Bibliotheekwerk, Cultuur en Taal (CBCT). Waar de module Zenya Check in eerste instantie de logische keuze leek, was hun aanvraag voor een auditingapplicatie zo specifiek dat de module Zenya Flow nóg beter aansloot. En dat is best uniek. Willem Camphuis, directeur CBCT, en Ron Osvath (@ronno) business consultant Infoland, leggen uit hoe het precies zit.Eerst in het kort even over CBCT. Zij toetst als onafhankelijke organisatie de kwaliteit van bibliotheek- en cultuurorganisaties en van programma’s en diensten voor geletterdheid. Zo krijgt bijvoorbeeld iedere bibliotheek die aangesloten is bij de Vereniging van Openbare Bibliotheken (VOB) één keer in de vier jaar een audit.Een hele klus voor de circa twintig auditoren. Het hele proces bestaat uit zes stappen, van intake tot en met rapportage en evaluatie. Alle data die verzameld wordt, werd tot 2018 keurig in Word – en Exceldocumenten verwer

Tijdens het community event 2022 gingen 17 actieve en betrokken klanten met elkaar in gesprek over een aantal stellingen.  Tijdens een van de stellingen werd er gesproken over diensten, waarmee Infoland haar gebruikers nog meer kan ondersteunen. Los van onze Zenya software. Hieronder lees je een weergave van de belangrijkste bevindingen.Wat opviel was de behoefte aan ondersteuning op het gebied van BI. Deze hulpvraag werd voornamelijk gesteld door onze Zorgklanten. Beschikbaar stellen van korte handleidingen voor Zenya. We zijn hier overigens al mee bezig. Op de community vind je verschillende stappenplannen die je kunnen helpen bij het inrichten van Zenya. Ondersteuning bij het organiseren van de functionele beheerorganisatie Externe data beschikbaar stellen in Zenya  Ondersteuning bij hoe kan je Zenya optimaal kunt ontwerpen en implementeren in jouw organisatie Chat functie/gesprek in Zenya als dienst tussen beheerder en Infoland Meer relevante content aanbieden vooraf in Zenya Meer

Tijdens het community event 2022 gingen 17 actieve en betrokken klanten met elkaar in gesprek over een aantal stellingen.  Hieronder lees je de tips waarmee je ervoor zorgt dat eindgebruikers snel de documenten vinden die ze zoeken. Het gebruik van duidelijke titels, metadata, tags en trefwoorden zijn in de basis erg belangrijk zijn. Sluiten deze aan bij het zoekgedrag van je eindgebruiker? Zijn de termen die je gebruikt eenduidig en consistent? De zoekwoorden van je gebruikers worden gelogd, waardoor je continu je titels en trefwoorden kunt optimaliseren.Het zoeken in Zenya werkt intuïtief. Tegelijkertijd kunnen er aandachtspunten zijn die specifiek gelden voor jouw organisatie. Daarom is het belangrijk dat eindgebruikers een gedegen instructie krijgen over hoe zij het beste kunnen zoeken. Deze instructie zou je bij voorkeur herhaaldelijk willen aanbieden bijvoorbeeld in de vorm van een e-learning.Ook is de toegankelijkheid van je documenten belangrijk. Zorg ervoor dat je documenten o

Waarom Nederlands Loodswezen B.V. kiest om de Capture App niet in te zetten? Wanneer we denken aan incidenten melden en om dat zo gemakkelijk mogelijk te maken, dan wordt de Capture App vaak als musthave genoemd. Iets wat Nederlands Loodswezen B.V. (NLBV) echt niet ontgaan is. Toch kiezen zij er op dit moment voor om het melden via de app nog niet te faciliteren. En daar hebben ze een hele goede reden voor.Twijfel jij of de app binnen jouw organisatie van toegevoegde waarde gaat zijn? NLBV legt ons graag uit hoe zij tot hun keuze zijn gekomen.Van een Access database naar een volwaardig incident management systeemLoodsen, voluit registerloodsen, zijn de mannen en vrouwen die zorgen dat schepen veilig de havens, in Nederland en in de Vlaamse havens langs de Schelde, in en uit kunnen varen. Verantwoordelijk werk, want incidenten met schepen kunnen voor enorme schade zorgen.Veilig werken zit hier dus zeker tussen de oren, maar incidenten kunnen alsnog voorkomen. Nederlands Loodswezen B.V.

AAE maakte de afgelopen jaren een flinke groei door: 100 nieuwe medewerkers haalden ze  het afgelopen jaar wel. Ze merkten dat het werving- en onboardingproces efficiënter zou kunnen, als dit geautomatiseerd zou worden. Deze opdracht kreeg Rick Jongen voor zijn derdejaarsstage mee van ICT en onder leiding van Rob Fleuren ging hij hiermee aan de slag. Inmiddels zijn we twee jaar verder en zit het hele proces als workflow in Zenya. Hoe, dat vertellen de heren graag!Rick is twee jaar nadat hij zijn derdejaars stage begon, nog steeds regelmatig bij AAE te vinden. Op de afdeling Sales deed hij zijn afstudeerstage én in zijn vrije tijd doet hij nog wat projecten voor Rob. Die zou hem graag meteen claimen nu hij afgestudeerd is, maar Rick heeft besloten nog even door te studeren.Automatiseren van de workflow‘Toen ik hier binnenkwam, was de opdracht dus om het hele proces als workflow te automatiseren. Ik heb eerst het proces en alle bijbehorende stappen in kaart gebracht. Als een manager bijv

  7.000 vragen, ook wel items genoemd, en dat worden er alleen maar meer. Zoveel zit er in deKennistoetsenbank van Prove2Move en er komen wekelijks nieuwe items bij. Het is inmiddels 5 jaar geleden dat Jane Groenendijk, manager bij Prove2Move, met Wil de Groot-Bolluijt, projectleider voor deKennistoetsenbank, aan de slag ging voor het idee van een database vol items om formatieve toetsen samen te kunnen stellen. Tijd om eens met ze in gesprek te gaan hoe dat nu werkt, structuur brengen in zo’n hoeveelheid vragen, en daarbij ook nog eens kwaliteit te borgen. Wat is de Kennistoetsenbank? Prove2Move biedt formatieve toetsen (examens) aan voor het MBO Zorg & Welzijn. Zo’n 5 jaar geleden zag Jane een behoefte die de software voor summatief toetsen niet zomaar op kon vullen: formatief toetsen, oftewel toetsen om te leren. Dat is een compleet andere tak van sport en de software die voor examens gebruikt wordt leent zich niet om op een laagdrempelige manier lerend toetsen aan te bieden.

Bij het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) lopen op elk moment van de dag 6 beveiligers rond. Deze zorgen dus 24/7 voor een veilige omgeving in en rondom het ziekenhuis. Toen in 2018  het bestaande systeem voor het registreren en opvolgen van meldingen écht aan vervanging toe was, is de keuze uiteindelijk gevallen op de module FLOW in Zenya. Ron La Lau, applicatiebeheerder binnen LUMC, vertelt hoe zij de hoeveelheid meldingen overzichtelijk houden en hoe zij de rapportagemogelijkheden gebruiken.Gebruiksvriendelijkheid staat voorop bij de keuze voor nieuwe softwareRon start zijn verhaal direct met de opmerking dat het oude systeem echt aan vervanging toe was. Binnen LUMC worden al meerdere modules van Zenya gebruikt op verschillende afdelingen, wel is er nog een tweede systeem getest voor het afhandelen van meldingen. De gebruiksvriendelijkheid van Zenya was uiteindelijk één van de redenen om hiervoor te kiezen. Ron is in zijn functie verantwoordelijk voor het functioneel beheer