Continue ontwikkeling zorgkwaliteit bij Radboudumc
“Goede praktijkvoorbeelden zijn inspirerend en mensen kunnen er direct mee aan de slag.”
“We zijn nog te vaak bezig om zelf het wiel uit te vinden. Dat kost tijd en aan tijd is altijd een gebrek binnen de zorg.” Aan het woord is
Continu streven naar verbetering
“We gebruiken alle pijlers van Zenya binnen onze organisatie. We borgen onze kwaliteitscyclus door onze afspraken en processen vast te leggen via DOC en te implementeren met behulp van CHECK. Monitoren gebeurt met CHECK FLOW, Kaders en Compliance. Via FLOW verbeteren we een en ander. Dan start de PDCA opnieuw, omdat een verbetering soms om nieuwe afspraken of betere implementatie vraagt. Binnen de PDCA ligt de focus nu vaak op dingen die misgaan. Dan kijken we wat er niet goed ging en hoe we dat kunnen verbeteren of voorkomen. Daarbij houden we onze normen en de afspraken die we hebben gemaakt nauwlettend in het oog. Dat is een continuproces geënt op verbetering.”
Direct aan de slag
“Dat verbeteren is natuurlijk ongelooflijk belangrijk. Maar er gaat veel meer goed dan fout in onze organisatie. Vanuit de Safety-II gedachte die steeds belangrijker wordt in de gezondheidszorg willen we de focus leggen op dingen die goed gaan. En dáár van leren. Dat levert positieve energie op. Wij zijn een academisch ziekenhuis en we hebben natuurlijk de neiging om ook dit wetenschappelijk aan te pakken. Maar het kan ook veel directer. Er zijn talloze goede praktijkvoorbeelden binnen de organisatie. Deze voorbeelden maken we inzichtelijk zodat we meer van elkaar leren. Collega’s kampen met gelijksoortige problemen of situaties. Als één van hen een oplossing deelt, profiteert iedereen daarvan. Goede praktijkvoorbeelden zijn inspirerend en mensen kunnen er direct mee aan de slag.”
Implementatie in Zenya software
“We zochten naar een slimme manier om de goede praktijkvoorbeelden optimaal te delen. We werken natuurlijk al lang met Zenya software en we bedachten dat het goed is om de uitwerking daarin te integreren. Het sluit goed aan op de andere onderdelen van de kwaliteitssuite en het stelt ons in staat om nu en in de toekomst verbindingen te leggen met deze andere onderdelen. Daarbij hoefden we slechts een nieuwe bouwsteen aan Zenya toe te voegen. Als het gaat om implementatie is dat een belangrijk aspect.
De Zenya software ondersteunt ons en verder hebben wij dit zelf ontwikkeld. Organisaties die daartoe zelf niet in staat zijn, kunnen het bouwen aan Infoland overlaten.
Binnen Zenya FLOW hebben we een meldtype toegevoegd. Zowel het formulier als de workflow erachter zijn eenvoudig opgebouwd. We hebben bedacht hoe het proces rondom Goede Praktijkvoorbeelden eruit moet zien en dat heb ik vervolgens gebouwd in Zenya.
Ons doel was om het voor de gebruikers zo makkelijk mogelijk te maken. We hebben ervoor gekozen om een zo clean mogelijk meldformulier te maken, waar alleen de essentie ingevuld hoeft te worden. Denk daarbij aan afdeling of centrum, de contactpersoon en natuurlijk wat het goede praktijkvoorbeeld inhoudt. Bijlages en verwijzingen mogen, maar zijn niet verplicht. Niet alles hoeft gedetailleerd beschreven te worden. Het gaat vooral om de essentie en het met elkaar in contact brengen van mensen via dit idee. Van daaruit kan de stap worden genomen om een voorbeeld binnen eigen afdeling of centrum te implementeren.
Als startpunt hebben we de workflow relatief basaal gehouden. Er komt een melding binnen en deze wordt beoordeeld door één van de twee coördinatoren. Vervolgens wordt de melding als Goed Praktijkvoorbeeld opgenomen of afgewezen. Het afwijzen doen wij in eerste instantie alleen op basis van dubbelingen of als iets geen goed praktijkvoorbeeld is. Bijvoorbeeld omdat iemand eigenlijk een verbetervoorstel wilde melden. Na een jaar controleren we of de voorbeelden nog actueel genoeg zijn of naar het archief worden verplaatst.
We hebben linken gemaakt met andere meldtypes die we hebben, bijvoorbeeld de verbetermodule. Zowel bij het melden van een verbetersuggestie als bij het afhandelen van een verbeteractie of project wordt de gebruiker geattendeerd op Goede Praktijkvoorbeelden.”
Slim en laagdrempelig delen
“Iedere afdeling heeft een Startportaal dat op maat is ingericht. Op al die portalen heeft iedereen via de knop ‘melden’ de mogelijkheid om hun goede praktijkvoorbeelden te melden. Verder is het mogelijk om meldingen via een smartphone of tablet te doen via QR-codes die we hebben verspreid binnen de organisatie. Zo maken we het melden heel laagdrempelig. Op deze manier bouwen we aan een grote database. Iedereen binnen de organisatie kan voorbeelden en slimmigheidjes aanmelden én daarvan profiteren. Alle collega’s binnen de organisatie kunnen in de database op zoek gaan naar goede voorbeelden. We hebben dit bewust niet beperkt tot een beperkte groep.
Zo heeft de afdeling Oogheelkunde een informatiefilmpje gemaakt over leeftijdsgebonden maculadegeneratie voor patiënten. Er is een kennisclip antistollingsprotocol voor medewerkers gemaakt en een storyboard dat patiënten informeert over antistolling. Over verbeteracties binnen de apotheek verschijnt een wekelijkse mailing en dat vergroot de betrokkenheid flink. Ook speelt Zenya zelf soms een rol in een Goed Praktijkvoorbeeld, bijvoorbeeld met het delen van documenten via webshare met andere ziekenhuizen en externe auditteams door de afdeling Hematologie. En dit zijn slechts enkele concrete voorbeelden. Medewerkers hebben toegang tot alle voorbeelden, maar kunnen ook op onderwerp zoeken, want we hebben alles gelabeld.
Medewerkers vinden de voorbeelden via het overzicht van meldingen en via het dashboard. We hebben gezorgd dat op ieder portaal een interactieve grafiek staat van dit meldtype. Hierdoor kunnen medewerkers op een visueel aantrekkelijke manier doorklikken naar bepaalde voorbeelden.”
Enthousiast en meer verbinding
“We zijn sinds eind mei live en zijn nu druk bezig met de implementatie. Onze collega’s zijn erg enthousiast, maar nog wat bescheiden als het gaat om het melden van voorbeelden. Ze vragen zich soms af of het echt een goed voorbeeld is, want ze zien snel wat er nóg beter kan. Ik vind dat we iets overtuigder mogen zijn van onze kwaliteiten. We mogen onszelf soms best wat meer op de borst slaan, óók als het nog beter kan. Aan ons nu de taak om mensen nog meer te stimuleren. Op verschillende manieren binnen de organisatie geven we aandacht aan dit project. Verder lichten we af en toe goede voorbeelden toe via andere middelen. Indirect levert dat weer aandacht op voor het project. Het moet ook leiden tot bevordering van contact tussen medewerkers. Als je iets opzoekt en het idee staat niet volledig uitgewerkt in de database, dan neem je contact op met degene die het goede voorbeeld heeft gedeeld. Zodat het toegelicht kan worden. Bovendien bemerkt de idee-gever op die manier het enthousiasme van de ander en dat stimuleert natuurlijk enorm. We willen mensen met elkaar in verbinding brengen.”
Op grote schaal delen
“In de toekomst willen we de mogelijkheid creëren dat ook patiënten goede praktijkvoorbeelden melden. Want ook daar leren we van. Ik denk dat het leren van goede praktijkvoorbeelden voor veel instellingen interessant is. Het mooie van Zenya software is dat hetgeen wij gebouwd hebben, geëxporteerd kan worden naar andere gebruikers. We kunnen dit meldtype met andere ziekenhuizen of zorgverleners uit eerste of tweede lijn delen als daar behoefte aan is. Goede Praktijkvoorbeelden inrichten is niet enorm ingewikkeld en de winst kan enorm zijn. Het is breed in de organisatie te implementeren en iedereen die binnen de organisatie werkt kan ervan profiteren en dat komt ten goede aan de patiënten. Daarom hopen we dit op grote schaal te gaan delen en ook anderen de voordelen te laten ervaren.”
Wil je meer weten over dit project? Kom dan de Zenya-gebruikersdag op 8 november 2022, waar Silvia een sessie zal wijden aan Goede Praktijkvoorbeelden.
