FLOW (Meldingen)

Graag wil ik een nieuw meldformulier maken in Zenya en en een formulier uitbreiden met twee stappen. Echter loop ik er nu tegen aan dat ik niet zo goed weet hoe ik de workflow met elkaar moet verbinden. Is hier ergens duidelijke instructie voor? Ik heb al wel gezocht maar het is me nog niet helemaal duidelijk.

BesteAls je een meldformulier opmaakt, kun je bij eigenschappen een standaard tekst voorzien, dat bovenaan zichtbaar is als je een melding wil maken. Vroeger kon je daar een link toevoegen zoals in het voorbeeld hieronder. Achter het woord VIM staat een link naar een ander meldformulier. Echter lukt me dit nu niet meer. In de bovenste balk staat het paperclipje niet (meer).Is dat een (permanente) wijziging? Of kan ik dat op een andere manier oplossen? 

Wij willen obv een veld (hiërarchisch veld van de organisatie-eenheden) communicatie uitsturen.We willen dat dit veld in een volgende stap van de flow door een andere persoon aangevuld kan worden en er dan nog communicatie uitgestuurd wordt naar de nieuw aangeduide organisatie-eenheden.Hoe vermijden we dat er opnieuw communicatie uitgestuurd wordt naar de organisatie-eenheden die eerst aangeduid werden?

BesteIn een specifiek meldformulier staat in de statusovergang ‘Melding toewijzen aan melder’. Toch krijg ik (vermoedelijk als gatekeeper) ook een mail met daarin de bewoording ‘de melding wordt aan u toegewezen. Echter als ik ga kijken naar het coördinatorformulier staat wel degelijk de melder aangeduid als eigenaar.Hoe kan dat? En hoe kan dat opgelost worden?Vriendelijke groetenNick

Wij maken gebruik van een mobiel meldformulier voor onze Transmurale meldingen. Omdat deze gekoppeld staan bij Trijn moeten ook interne medewerkers via dat formulier een Transmurale melding maken.Het zou de interne medewerkers helpen als onder de tegel Invullen ook de link naar het mobiele meldformulier gemaakt kan worden. Is dit mogelijk of trucjes voor?Groet Diana

Goedemorgen,Ik probeer in een workflow binnen ons ISMS een opvolgmelding/afgesplitste melding te maken, waarbij ik informatie uit de eerdere melding overneem in een volgende melding. Dit zijn dezelfde meldingstypen, maar ik vind toch niet het veld om te kunnen overnemen. Daarom heb ik dit veld globaal gemaakt, maar ook dan vind ik het veld niet om te kunnen overnemen. Moet ik toch nog ergens een schakelaartje omzetten hiervoor?  

Misschien wil iemand met mij meedenken over de inrichting van coördinatoren in FLOW.Vanuit privacyoverwegingen hebben wij ervoor gekozen om aanmeldformulieren waarin bijzondere persoonsgegevens kunnen voorkomen onder te brengen in FLOW. Het gaat om de aanmeldformulieren van al onze opdrachten (ongeveer 20), waardoor er veel extra gebruikersgroepen voor coördinatoren zijn ontstaan.Ik loop er nog tegenaan hoe ik dit het beste kan inrichten. In deze situatie is het niet wenselijk dat slechts één persoon de melding ontvangt (de eerste coördinator). Om dit te ondervangen werken we nu met een fictieve gebruiker gekoppeld aan het e-mailadres van de betreffende mailbox als eerste coördinator. De overige medewerkers voegen we toe aan een gebruikersgroep die coördinatorrechten krijgt.Nadeel van deze werkwijze is dat ik inmiddels een groot aantal 'gebruikers' heb die feitelijk alleen een e-mailadres vertegenwoordigen. Heeft iemand een slimmere of elegantere manier gevonden om dit in te richten?

Wat zijn de mogelijkheden om een meldformulier esthetisch/branding mooier te krijgen?Eerlijk gezegd vind ik de meldformulieren een beetje gedateerd. Het is functioneel, maar ik zou graag een wat modernere stijl willen toepassen op de formulieren. Wat zijn de mogelijkheden? Dank jullie voor het meedenken!Mvg Thijmen van Ruler

Het is bij ons niet wenselijk om een mede eigenaar toe te kennen. De optie wordt nu misbruikt om het proces te omzeilen.Hoe kunnen we zorgen dat de keuze om een mede eigenaar toe te voegen niet beschikbaar is voor de coördinator?  Of kunnen we ergens instellen dat de mede eigenaar alleen uit een beperkte groep gebruikers, b.v. OE afhankelijk, gekozen kan worden en niet uit alle gebruikers?

Hoi Allemaal, Bij een mobiel meldformulier worden de gegevens van de melder opgenomen. (naam en e-mailadres)Ik wil het e-mailveld van de melder van het mobiele meldformulier gebruiken in een rapportage.Eén van de meldende instanties vraagt een overzicht van de meldingen die zij insturenIk zou daarom bijvoorbeeld een rapportage willen maken van alle mobiele meldingen die binnen komen met een bepaalde uitgang, bv ....@zorginstelling.nl Als ik een nieuwe rapportage opbouw (Lijst van meldingen), heb ik wel het veld Melder(s) beschikbaar, maar niet het veld ‘e-mailadres van de melder’.Hierdoor kan ik geen gerichte rapportage maken. alleen op basis van een naam kan ik geen gerichte rapportage maken. Hoe kan ik dat oplossen? Met vriendelijke groet,Jeroen

Wij merken dat als we een afdeling bijmaken in onze organisatie eenheden dat bij meldformulieren waarbij de onderwerpenboom = organisatie eenheden, deze afdelingen geen standaard meldrechten krijgen. Hierdoor kan je deze afdelingen pas kiezen als ook de rechten zijn toegekend. Is het niet mogelijk te voorzien dat voor het melden, alle aangemelde gebruikers standaard meldrechten hebben als er een nieuwe afdeling bijkomt? Dan kan je in je flow opvangen als er geen rechten zijn toegekend voor de afhandeling, dat je verwittigd wordt. Maar zolang je niet kan melden op die afdeling, weet je ook niet dat er iets mis is. 

Goedemiddag, Wij maken intern gebruik van een groot aantal vragenlijsten (checklists) binnen Zenya Flow die allemaal gelijkaardig van vorm en opbouw zijn. Daarom maken we gebruik van globale velden met de volgende veldnaam als voorbeeld: “Checklist item 1”. Echter in de circa 600 formulieren van dit type gebruiken we het label om de daadwerkelijk vraag (bijvoorbeeld: “Is de machine juist afgesteld?”) in te vullen. Nou heb ik al wel gevonden dat dit in de standaardrapportages vanuit Zenya niet weer te geven is per formulier, maar ik vroeg mij het volgende af:Is het ergens te traceren welk label een veld (ITask) heeft gekregen in een specifiek formulier? Want dan is het voor ons wellicht mogelijk om dit te rapporteren via power BI. Naar mijn idee zou deze informatie ergens beschikbaar moeten zijn, gezien je bij een melding in de “originele melding inzien” ook de labels ziet staan en niet de veldnamen. De oplossing om voor ieder formulier aparte velden te creëren waar de veldnaam gelijk i

Waar wordt het veld label bewaard in de databank. Ik zie enkel de veldnaam, maar niet het label dat de gebruiker kan zien tijdens het melden. Vaak zegt dat iets meer voor de gebruiker, dus als ik dit kan tonen in het dashboard, dan is het duidelijker voor de gebruiker waar het over gaat.

Ik zou graag een aantal velden laten invullen bij het versturen van een mobiel formulier.Op het mobiel formulier laat ik een email adres invullen en zou dan graag tijdens de flow als actie een aantal velden zoals afdeling, verantwoordelijke, … automatisch laten invullen met waarden vanuit een externe bron op basis van het email adres van de melder op het mobiel formulier. Gezien ik op een mobiel formulier geen externe bronnen kan ophalen kan ik deze velden niet tijdens het invullen laten aanvullen. Vandaar de vraag of ik het achteraf kan doen zonder manuele tussenkomst van de coördinator. Ik wil niet dat een coördinator zich moet bezig houden met, voor alle meldingen, deze gegevens te gaan ophalen en opslaan. Zeker als achterliggend de gegevens bekend zijn. Kan dit op één of andere manier? Het moet een mobiel formulier zijn omdat we medewerkers willen toelaten van thuis uit, een melding te doen zonder MFA te moeten gebruiken. MFA valt voor sommige gebruikers lastig, zeker als je meer d

We merken op dat als we bij een actie een mail versturen naar een groep en kiezen een aantal groepen, dat bij de groepen waar slechts 1 persoon in zit, deze groep vervangen wordt door de persoon zelf. Zijn we dan zeker als er achterliggend iemand bij de groep bijkomt, dat deze persoon ook bij de actie erbij komt? 

Ha allen,Als ik in een melding van een meldtype, als coördinator, voor mezelf actiepunt aanmaak, krijg ik daar dan geen email van; Als ik een actiepunt voor een collega aanmaak, krijgt deze wel een email; Het abonnement staat aan (Actiepunt aan mij toegewezen); Ik krijg wel een email van actiepunten die volgens de workflow worden verstuurd;Hoe stel ik in dat ik ook een email krijg van een actiepunt dat ik als coördinator (en eigenaar) in de melding met de hand aanmaak? Ik moet namelijk soms ook wat doen :)Alvast dank!

Hoe zit het met iemand die geen coördinator rechten meer heeft maar wel nog eigenaar is op de melding. Wat gebeurd er in het geval dat die melding dan heropend wordt of als deze nog niet is afgehandeld? Houd die persoon dan alsnog de rechten om de melding af te handelen?Krijgt deze persoon (wanneer nog bekend in Zenya) dan ook bericht hiervan? Of zal deze dan automatisch naar de nieuwe coördinator gaan?

Is er een manier om te zien welke gebruiker de voorkeurs coördinator heeft gewijzigd?Logging?

Ik werk 2 dagen per week en na een week heb ik soms wel meer dan 100 e-mails vanuit Zenya in mijn inbox met de boodschap ‘uw melding is in behandeling genomen. U kunt de afhandeling van de melding volgen via de hyperlink Open melding Dit is een automatisch verzonden e-mailbericht. Gelieve dit bericht niet te beantwoorden.’ Hoe kan ik dit stop zetten? 

Lang geleden is de vraag al gesteld door Jeroen of er niet de mogelijkheid is  om de optie (formulier kiezen) ook uit gezet worden, zodat alleen ‘actiepunt’ blijft staan.(in het kader van: Wat men niet mag moet je afschermen/uit zetten). Zie Actiepunt om een formulier in te vullen toevoegen - welke formulieren kun je daar selecteren? | Zenya CommunityIk zie daar alleen geen antwoord op.Het is nu al aantal keer misgegaan dat een formulier gekozen wordt dat we helemaal niet gebruiken binnen Salios, te weten ‘actiepunt ‘formulier invullen’ en actiepunt ‘oorzakenboom tekenen’. (in de workflow hebben we wel het beoordelingsformulier en prisma invullen in gebruik)we willen medewerkers alleen de mogelijkheid geven bij aanmaken actiepunt dat ze dan een ‘actiepunt’ te kunnen kiezen en niet die opties ‘actiepunt ‘formulier invullen’ en actiepunt ‘oorzakenboom tekenen’. Zie ook screenshot welke keuzes men nu heeft en wat we dus niet willen:Hoe en waar zet ik die andere opties uit? Ik kan het nerg

Een teamleider geeft leiding aan medewerkers die organisatiebreed werkzaamheden uitvoeren. Wanneer één van deze medewerkers een incident meldt, ontvangt de teamleider automatisch een notificatie via de optie 'mail naar manager van de melder'.De teamleider heeft echter geen leesrechten op de melding, omdat deze is ingediend binnen een afdeling waarvoor geen autorisatie bestaat.Idealiter zouden wij de teamleider leesrechten willen geven op meldingen die door eigen medewerkers zijn ingediend, zonder bredere rechten toe te kennen op alle meldingen van de betreffende afdeling.Ik heb gekeken naar het toevoegen van de leidinggevende als overige betrokkene, maar 'manager van de melder' lijkt alleen beschikbaar voor notificaties en niet als veldwaarde of workflowvariabele.En anders moet ik voor al onze medewerkers instellen “Als melder is [A] dan is leidinggevende [B].”Dat is niet wenselijk. Het idee van ‘manager van melder’ is juist beperkt beheer en automatisch ‘meebewegen met de organisatori

Een afgewezen melding wordt automatisch gearchiveerd onder ‘Afgewezen’. Wanneer blijkt dat een melding onterecht werd afgewezen, moet deze opnieuw worden geactiveerd zodat ze alsnog correct kan worden behandeld.Hiervoor moet de richting van de pijl in de workflow tijdelijk en manueel worden omgekeerd, zodat de melding opnieuw in de actieve flow terechtkomt.Hoe kan ik dit correct uitvoeren?

Hallo community,Wij zijn Lentis GGZ, de grootste ggz aanbieder in Groningen. Onze collega die veel in Zenya werkt is helaas langdurig uitgevallen. De rest van het team vangt de taken zo goed als kan op, maar de organisatie heeft besloten dat de komende maanden er ruimte komt om een tijdelijke vervanger aan te stellen (detachering), voor één dag in de week. De werkzaamheden zijn vooral inrichting, onderhoud en doorontwikkeling van de modules Flow en Check.Wij zijn zoals gezegd een grote GGZ aanbieder in Groningen, ons hoofdgebouw (en de werkplek waar het om gaat) is gevestigd in Zuidlaren (DR). Wij zijn een vijfkoppige (nu dus even vier) afdeling kwaliteit. Wij hebben onze incidentmeldingen (personeel en zorg), interne audits en verbeterregister als voornaamste items momenteel. Er is een documentbeheerder die verantwoordelijk is voor de inrichting en het onderhoud van de module Doc. Ben jij of ken jij iemand die het als een uitdaging ziet om de komende maanden in onze werkzaamheden te d

BesteIk heb enige tijd terug een meldformulier gemaakt, waarbij in een statusovergang de overige betrokkene wordt toegevoegd vanuit een ingevuld veld type gebruiker. Nu krijg ik bericht van een medewerker dat dit niet gebeurd is. Als ik nu ga kijken naar die statusovergang zie ik die actie staan zoals ze hoort. Maar als ik wil kijken via wijzigen, zie ik dat dat veld uitgegrijsd staat. Even gezocht op de community en op eenzelfde vraag werd aangegeven om bij de eigenschappen van dat veld ‘overige betrokkene tonen’ moet aangeduid zijn. En dat is ook zo bij dit veld, dat nu plots niet meer werkt.Waar kan dit aan liggen?groetjesNick

Dag allen, Als ik een actiepunt (formulier invullen) op een bepaalde datum wil laten gebeuren, dan werkt dit niet.De bedoeling is als volgt:De datum wordt ingevuld in een formulier. De flow blijft on hold en controleert of de datum van het veld gelijk is aan de huidige datum. Zodra de datums gelijk zijn, wordt het actiepunt toegekend en de actienemer per mail en met een notificatie op de hoogte gebracht. Maar Zenya lijkt op de achtergrond nooit meer de voorwaardes te checken: pas als ik de melding open en bekijk, gaat de flow de voorwaardes checken en werkt de automatische overgang. Ook een na paar dagen wachten, en de voorwaarde op ≤ huidige datum + 0 dagen zetten werkt niet.Ik zie tevens de booschap bij het wijzigen van de overgang:Let op: Nieuwe en gewijzigde condities worden niet onmiddellijk gecontroleerd. Dit wordt pas 's nachts of bij het wijzigen of bekijken van een melding gedaan.Ik zou dan verwachten dat Zenya (om heel veel rekenkracht te besparen) alleen 's nachts de voorwaa