FLOW (Meldingen)

We zijn sinds kort gefuseerd (3 organisaties) en hebben het gebruik van Zenya FLOW nu van de ene organisatie (voormalig Parkhuis) die er al mee werkte uitgebreid naar alle drie. Maar we werken helaas nog met 3 ECD’s. Hiervoor waren we genoodzaakt voor de 3 oud organisatie eigen meldingstypen MIC binnen FLOW te maken (omdat in het formulier automatisch de gegevens cliënt uit het ECD wordt opgehaald en er ook automatisch een korte vermelding van een MIC in het ECD van de cliënt wordt gezet vanuit Zenya).De 3 formulieren zijn qua inhoud exact hetzelfde. We willen nu van alle drie de oud-organisaties 1 totaalrapport (draaitabel) hebben met aantallen MIC naar soort en het gevolg. Net zoals we altijd al deden voor voormalig Parkhuis. Maar: als ik dat rapport ga bouwen kan ik wel alle drie de meldingstypen aanklikken maar daarna gaat het mis en krijg ik melding dat er iets fout gaat.Zijn er collega-organisaties die ook met meerdere meldingstypen (moeten) werken

Ik wil iemand rechten geven om taakschema's voor bepaalde meldformulieren te kunnen maken.Meldingstype en meldformulier staan actiefPersoon mag meldingen makenAutorisatie op taakschema gegevenToch ziet medewerker alleen maar Taakschema aanmaken en  niet Taakschema voor invullen formulier.Wat vergeet ik/doe ik fout?

Sinds update is het mogelijk om Onderwerpenboom overnemen in een hiërarchisch lijstveld bij je meldingstype.Wij hebben al onze meldtypen ed. ingericht via de Organisatie-eenheden (Applicatiebeheer - organisatie) en maken tot op heden geen gebruik van onderwerpenboom.Graag zou ik wat weten wat jullie ervaringen zijn bij het gebruik van organisatie-eenheden versus onderwerpenboom.  Wat is slim om te kiezen wanneer we een nieuw Zenya omgeving willen inrichten.  Waarvoor gebruiken jullie organisatie-eenheden en waarvoor onderwerpenboom of slechts één van beide.Ik kijk uit naar jullie reacties!  Alvast hartelijk dank!Els

Op dit moment is het NIET mogelijk om een workflowformulier toe te voegen aan de WAT MOET IK DOEN tabel in iTask. Het invullen van een workflowformulier staat nu onder de acties. Om het voor onze medewerkers nog makkelijker te maken zouden we graag alle mogelijke taken voor een medewerker of coördinator toe willen voegen. Het invullen van het coördinatorformulier kan wel aan de tabel worden toegevoegd maar voor het invullen van een workflowformulier kan alleen een actie toegevoegd worden en geen link naar het formulier zelf. Ook zou het fijn zijn als de knop uitgegrijsd wordt wanneer de taak volbracht is. Ik los dit nu op door in de tabel een regel toe te voegen waarin ik de medewerker verwijs naar de acties. Echter om deze regel te tonen moet hier een actie aan toegevoegd worden en dat is nu noodgedwongen lees de melding. Maar dat is natuurlijk niet wat ik wil.

Ik heb vanuit een melding een submelding gestart. In de hoofdmelding wordt onder Acties de submelding getoond: status en een naam. Ik verwacht dan de naam van de persoon die de actie heeft maar daar staat mijn naam, ik denk omdat ik de gatekeeper ben? Bug?Bij doorklikken naar de verbetermelding zou ik het prettiger vinden dat deze op een nieuw tabblad wordt weergegeven. Is dat iets wat ik zelf in kan stellen?

Graag zou ik de resultaten van een 3D scorematrix willen aanpassen. De 3D scorematrix is op basis van de RPN ingericht, maar daarnaast willen we ook - wanneer de ernst van een incident/afwijking een 4 of 5 is - dit visueel weer kunnen geven in de scorematrix door middel van de kleur rood.De matrix krijg ik wel in beeld bij 2 dimensies maar niet bij 3 dimensies. Hoe kan ik dit oplossen?

Stel: de statusovergang van "In uitvoering” naar "Afgesloten” is geautomatiseerd op de voorwaarde "Veld 'Melding afsluiten' is gelijk aan 'Ja’”.Als je dan de pijl terug naar "In uitvoering” activeert en je heropent een melding, dan zal de melding direct weer gesloten worden - de heropende melding voldoet namelijk aan de voorwaarde.Oftewel: hoe reset je het antwoord op het voorwaardelijke veld en voorkom je dat de melding als een boemerang terugvliegt naar "Afgehandeld”? Het antwoord: een actie van het type "Veldwaarde instellen”: Voor keuzelijsten en tekstvelden kies je in de vervolgstap voor "vaste waarde instellen” en vervolgens vul je - geen waarde - in, zodat het veld leeggemaakt wordt als een melding heropend wordt:

Hoe kan ik door een aantal personen het beste het formulier én de workflow testen.Het formulier mag nog niet openbaar zijn, maar wel zichtbaar voor een aantal medewerkers? Groeten Claudia

Wij hebben nu een aantal jaar een verbeter volg formulier ingericht in FLOW.Vanaf januari werken we met een sterk vereenvoudigd formulier. Ondanks dat blijft de weerstand hoog en blijft men liever excel gebruiken omdat men het gebruik in Zenya te ‘ingewikkeld’ vind.  Ik ben daarom benieuwd wat de ervaring is van andere organisaties met het gebruik van een verbetervolgformulier. groetjes Herma 

Voor het verbeterregister wordt de PDCA cyclus gevolgd.Nu wil de organisatie dat er ook een eenvoudige route in dezelfde flow komt waar alleen en actiepunt in ingevuld kan worden in een actieformulier (zonder de PDCA cyclus te volgen) en deze daarna op afgerond komt te staan. Dit nieuwe  formulier is al gemaakt.Hoe moet ik deze flow inrichten dat zodra actiepunt is geselecteerd in het meldformulier, deze naar het nieuwe formulier gaat en na invullen van dit formulier deze op afgehandeld komt te staan.

Bij het aanmaken van een nieuw meldformulier (type actiepuntenformulier) heb je de keuze bij ‘Zichtbaarheid’ voor Privé of Publiek.Wat is het verschil tussen deze twee opties?  

Beste,Voor Meldingen Incident Medewerkers (MIM) hebben we het zodanig ingeregeld dat de melding automatisch naar de manager van de melder (leidinggevende) gaat. Hoe kunnen we borgen dat deze naar de manager van de manager van de melder gaat bij langdurige afwezigheid/ziekte van de eigen manager? Het zou fijn zijn om deze voorwaarde óók te kunnen instellen (idee!). Zijn er nog andere mogelijkheden om het oppakken van de meldingen te borgen indien de manager van de melder langdurig ziek/afwezig is? Gr. Rowen Zotti-Bours - beleidsmedewerker Cicero Zorggroep

We hebben een meldingstype verbeteren. Hier zit een status ‘evaluatie’ in, waarbij een formulier ingevuld moet worden. Technisch gezien voorafgaand aan deze status. De output levert twee routes op:afsluiten, als de evaluatie akkoord is Opnieuw behandelen, als er nog actiepunten opgepakt moeten worden. Na route 2 komt de flow vanzelfsprekend opnieuw bij de statusovergang evalueren, waar het evaluatieformulier opnieuw ingevuld dient te worden. De output van dit formulier wordt overigens bewaard als Word-document.  Het zou helpend zijn als dit formulier bij een statusovergang geleegd wordt, zodat een volgende keer dat dit gedaan dient te worden een leeg formulier getoond wordt. Zijn er meer organisaties die hier tegenaan lopen? 

Beste allen. Zijn er wellicht al ziekenhuizen die de PRI registreren in Zenya, Wij gebruiken nu vooral excellijstjes voor het proces (o.a. wie heeft wanneer welke PRI gedaan) en een excel sjabloon voor de registratie van de risico's, scores en verbetermaatregelen? Mijn idee was om een Flow te bouwen voor de registratie van het proces (dat is niet zo ingewikkeld), maar de registratie van de PRI in Zenya zie ik nog niet zo voor me….ik ben benieuwd en hoor graag. groetjes Herma 

Ha collega's we willen voor onze organisatie over naar een organisatiebrede rapportage per 4 maanden (tertiaal) i.p.v. per kwartaal. Dat betekent dat we ook de basisrapporten van de meldingen die we gebouwd hebben niet meer per kwartaal maar per tertiaal willen hebben en dan in het rapport. kunnen vergelijken met de voorgaande tertialen.Echter: bij het bouwen van de rapporten zie ik geen mogelijkheid voor keuze ‘tertialen', maar alleen de volgende keuzemogelijkheden:specifiek datumbereik dagen van de week maanden kwartalen semesters jarenik weet dat we ook rapporten kunnen gebruiken waar je zelf handmatig de periode kunt aangeven waarover het rapport gedraaid moet worden waar ik dus zelf periode van 4 maanden kan aangeven. Maar dan heb je in 1 rapport geen vergelijking mer de voorgaande tertialen. Dus niet handig (en ik zit ook niet te wachten om dan maar meer

In de acties binnen een workflow is het mogelijk aan een veld een bepaalde waarde toe te kennen via de optie Veldwaarde instellen. Dat betekent dat bij lijstvelden dat (conditioneel) een waarde uit de lijst van het veld kan worden vastgelegd en bij tekstvelden een vaste tekst. Zie plaatje voor een voorbeeld.Bij tekstvelden zou het handig zijn als in de actie Veldwaarde instellen de inhoud van een ander tekstveld overgenomen zou kunnen worden. Wij maken veelvuldig gebruik van velden waarbij de melder een bepaalde tekst vastlegt en de coordinator de definitieve tekst. De coordinator zou daarbij de tekst van de melder kunnen aanpassen maar we geven er de voorkeur aan hiervoor een apart veld te gebruiken. De inhoud van het door de coordinator ingevulde veld vormt uiteindelijk de basis voor  rapportages.Als de tekst die de melder heeft ingevoerd niet hoeft te worden aangepast moet de coordinator deze nu handmatig in het definitieve v

Beste allen,Ik ben op zoek naar de logging van de mails die door Zenya vanuit de meldingsflows worden verstuurd. Ik heb gekeken in de activiteitenlog maar daar kan ik de maillogging niet vinden, maar misschien kijk ik ernaast? Maakt het uit dat ik alleen functioneel beheerder ben, dus geen administrator? Dank alvast!

In de releasenotes van Zenya 7.7.0 staat aangegeven:‘In FLOW kun je nu automatisch relaties aanmaken. Bij een statusovergang start Zenya zelf een sub-, opvolg- of afgesplitste melding.’  Betekent dit dat er ook verbeteringen zijn in de weergave van relaties binnen publieke filters en om op deze relaties te rapporteren?Tot op heden zijn relaties moeilijk zichtbaar te krijgen zonder een individuele melding te openen. Een kolom relaties met het meldnummer, met waar mogelijke directie link naar de gerelateerde melding, is al jarenlang een wens bij vele van ons. Je wilt deze informatie ook terug laten komen in de verschillende rapportages  van de module. Ook die mogelijkheid bestaat tot op heden niet. Er zwerven verschillende verzoeken rondom dit onderwerp op de community.   

In de module AUDITS kun je bevindingen aan iemand toewijzen die niet zo zwaar zijn als de verbetermaatregelen vanuit Acties.Is zoiets vergelijkbaars in te richten in Flow waarbij je acties (niet zijnde verbetermaatregelen) kunt uitzetten naar personen, maar waarbij de melding wel gesloten kan worden. Of moet je hier een nieuw meldingstype of iets dergelijks voor aanmaken?

Op dit moment moet je voor een mobiel formulier echt een apart formulier inrichten.In de meeste applicaties kan je bij het inrichten van een applicatieonderdeel als een formulier gewoon het formulier voorbereiden en vervolgens in een tabblad of sub aangeven hoe je de grafische vormgeving voor een tablet dan wel smartphone wil vormgeven. Kan dit voor Zenya ook worden gedaan?

Hoi Allemaal, In de rechten bij FLOW (Meldingen) heb je de keuze uit een aantal groepen:Melder Coördinator Actienemer Analist Lezer Overige betrokkenenGraag zou ik zien dat er groepen bij zouden komen, die dezelfde rechten hebben als ‘Actienemer’. bijvoorbeeld Actienemer-1, Actienemer-2, enz. Waarom:Vanuit een melding kun je acties aan actienemers toewijzen, waarbij de actienemers iedereen uit de organisatie kunnen zijn. De actie is bijvoorbeeld het opstellen van een Plan van Aanpak (4xO).Echter, als de 4xO beoordeeld moet worden door bv de procesverantwoordelijke (die opgegeven moet worden in het systeem) dan moet men de naam zoeken uit weer dezelfde pool van alle Actienemers uit de gehele organisatie. Een verkeerde keuze is dan zo gemaakt.Je zou dus willen dat de actienemers in dat geval alleen alle procesverantwoordelijken zijn van die bepaalde a

om het de melders niet te moeilijk te maken willen we het meldformulier beveiligingsincidenten/datalekken etc zo eenvoudig mogelijk maken door geen verschillende soorten op het meldformulier zelf te zetten waar de melder een keuze uit moet maken. We willen dat ze vrije tekst hebben om incident in eigen woorden te beschrijven.Maar bij de verdere afhandeling willen we dan wel dat op het voortgangsformulier/coördinatorformulier de FG dan wel een keuze kan maken uit verschillende soorten.Kan dat? en zo ja: is er dan nog steeds een rapport te genereren waarbij je dan ook de verschillende soorten naar voren kunt halen?

In onze omgeving gebruiken wij SSO. Is het mogelijk om SSO te omzeilen met een lokaal aangemaakt account? Ik wil zien wat een gebruiker ziet als deze inlogd in Zenya\Flow. Een testaccount aanmaken in de organisatie is complexer en doen wij liever niet.

Sorry! Gevonden! I'm new here...

Vanuit een LEAN project om VIM melden te versimpelen onderzoeken we het volgende idee:De melder naar keuze alleen een vooraankondiging te melden (met de belangrijkste velden) en later de melding aan te vullen met de rest van de velden. Of direct het hele meldformulier in te vullen.Na de velden van de vooraankondiging willen we de melder een van beide opties laten kiezen.We hebben zelf al twee denkrichtingen die we willen onderzoeken hoe dit voor elkaar te krijgen.Alle velden blijven in het ene meldformulier staan. De overige velden (die niet in de vooraankondiging staan) niet verplicht maken en deze alleen tonen in het meldformulier als de melder ze direct wil invullen. Bij de keuze de melding later aan te vullen: automatisch actiepunt naar de melder laten aanmaken om de rest van het formulier alsnog in te vullen. We moeten puzzelen of dit via automatisch melding retour melder sturen mogelijk is en of de coördinator de melding dan intus