FLOW (Meldingen)

Ik zou graag een staafdiagram rapport willen maken over een periode waarin ik per maand zie hoeveel privacymeldingen er per dienst zijn binnengekomen. We hebben zeker honderd diensten die ik allemaal heb aangevinkt maar in de staafdiagram komen ook telkens de diensten te staan die geen melding hebben gedaan. Hoe kan ik de staafdiagram zo opmaken dat ik enkel die diensten te zien krijg die 1 of meer meldingen ingediend hebben?

Bij het versturen van mails vanuit Zenya is de afzender momenteel noreply@zenya.workKan dit gewijzigd worden naar (vb) Zenya@klant.be ?mvgKurt 

Beste, we hebben de issue dat bij verschillende van onze gebruikers ze niet in staat zijn om een form in te vullen, omdat de datum automatisch verkeerd ingevuld word het is ook niet mogelijk om een correcte datum in te voeren (tekst niet  invulbaar) klikken op de datepicker geeft volgende fout  na nazicht van onze IT blijkt dit te gaan over citrix Servers waar windows 2019 op staat met laatste windows updates uitgevoerd. Graag feedback?

We proberen een eerste melding via de organisatie eenheden als onderwerp te maken.Maar als we het veld op het formulier zetten en iedereen rechten geven om te melden op alle organisatie eenheden, dan krijgen we tijdens het invullen een leeg veld dat niet kan ingevuld worden. Iemand info over hoe dit komt ?   

Dag allen, Als ik een actiepunt (formulier invullen) op een bepaalde datum wil laten gebeuren, dan werkt dit niet.De bedoeling is als volgt:De datum wordt ingevuld in een formulier. De flow blijft on hold en controleert of de datum van het veld gelijk is aan de huidige datum. Zodra de datums gelijk zijn, wordt het actiepunt toegekend en de actienemer per mail en met een notificatie op de hoogte gebracht. Maar Zenya lijkt op de achtergrond nooit meer de voorwaardes te checken: pas als ik de melding open en bekijk, gaat de flow de voorwaardes checken en werkt de automatische overgang. Ook een na paar dagen wachten, en de voorwaarde op ≤ huidige datum + 0 dagen zetten werkt niet.Ik zie tevens de booschap bij het wijzigen van de overgang:Let op: Nieuwe en gewijzigde condities worden niet onmiddellijk gecontroleerd. Dit wordt pas 's nachts of bij het wijzigen of bekijken van een mel

Goeiemiddag,Ik ben nieuw met dit systeem en zoek een oplossing voor het volgende:ik heb een meldingstype aangemaakt “quickscan” hierin kiezen de verantwoordelijke hun vestiging uit en vullen aan de hand van een vragenlijst een kleine quality checklist in. Op mijn dashboard heb ik hiervoor een trend staan met de onderverdeling conform en niet conform. kan ik ook een trend per vestiging aanmaken? Zoja hoe begin ik hieraan?Alvast Bedankt!Laurens

Ik wil in een flow een actie uitzetten aan een medewerker die in het meldformulier is gekozen uit de kaartenbak ‘Medewerker’. Ik kan echter alleen acties uitzetten aan medewerkers die zijn ingevuld in veld-type Gebruiker. Klopt dit? En zou dit anders kunnen? Het idee hierachter is dat in de kaartenbak per medewerker inzichtelijk is welke competenties zij bezitten of voor in opleiding zijn.groet, Odette Hampsink

Ik heb een nieuw meldformulier gemaakt dat we in een kleine groep willen gaan testen. Echter ondanks dat ik in het meldformulier bij tabblad algemeen, nieuwe meldingen op ja heb staan, bij het formulier zelf ook op ja heb gezet en de melders heb bepaald, is het formulier bij verzameling niet te vinden. En dus ook niet in te vullen. Hoe krijg ik dit werkend? Testdag is aanstaande donderdag al.

Heeft iemand voor mij de code voor een reguliere expressie die voor veldtype Tekst of Tekst met opmaak in FLOW aangeeft dat een tekst maximaal 60 tekens mag zijn? (cijfers en letters) Ik heb zelf al iets geprobeerd maar dat werkt niet.Hulp is heel welkom.Misschien zou Infoland hem standaard klaar kunnen zetten, zodat je alleen het getal hoeft aan te passen naar je eigen wens. Het lijkt mij een optie die voor veel meldingen nuttig kan zijn. Bij ons hebben melders soms de neiging enorm breedsprakig te zijn.

TIM-regisseurs vinden het onduidelijk dat je moet klikken op het grijze vlak van een branche (vb. ziekenhuizen). Om vanuit daar door te klikken op de zwarte namen van de organisatie eenheden.De grijze benaming suggereert dat je geen mogelijkheid hebt om een melding toe te wijzen aan een andere organisatie. TIM-regisseurs die weinig meldingen hebben of nieuw zijn, lopen hier steeds op vast, waardoor de meldingen lang blijven openstaan.Bij ons in de regio zou het helpen als de branche zwart of een andere kleur zou krijgen, waardoor het opvalt dat er een doorklik mogelijkheid achter zit.Hoe hebben anderen dit opgelost?

Graag zou ik de resultaten van een 3D scorematrix willen aanpassen. De 3D scorematrix is op basis van de RPN ingericht, maar daarnaast willen we ook - wanneer de ernst van een incident/afwijking een 4 of 5 is - dit visueel weer kunnen geven in de scorematrix door middel van de kleur rood.De matrix krijg ik wel in beeld bij 2 dimensies maar niet bij 3 dimensies. Hoe kan ik dit oplossen?

Wanneer het verzoek komt een melding te verwijderen zou het prettig zijn om het (Topdesk)nummer van de aanvraag te kunnen noteren.Nu is daar geen ruimte voor. Waar zou je dit wel kunnen vastleggen in Zenya?

Binnen onze organisatie zijn wij recentelijk overgaan op het melden van VIM in ZenyaFlow. In onze ingerichte workflow voor VIM zijn een aantal acties ingericht waarvoor mailsjablonen zijn opgesteld. Deze mails gaan uit wanneer er wordt voldaan aan een aantal voorwaarden en gaan uit op de verschillende rechten. Nu wij ruim een maand ‘live’ zijn, merken wij dat wanneer collega's een mail van het systeem ontvangen zij hierop gaan reageren doordat zij de verschillende ontvangers van de mail zien. Waardoor niet alle informatie wordt vastgelegd in het systeem, maar ook mensen mails ontvangen die deze niet hoeven te ontvangen. Bijvoorbeeld de Functionele applicatiebeheerder die rechten heeft als lezer om snel te kunnen ondersteunen na livegang. Wat voor ons idee prettig zou zijn, is dat de ontvangers niet zichtbaar zijn voor elkaar. Dus dat de ontvangers in de BCC staan. Zijn er meer organisaties die dit probleem herkennen?

Vanuit een LEAN project om VIM melden te versimpelen onderzoeken we het volgende idee:De melder naar keuze alleen een vooraankondiging te melden (met de belangrijkste velden) en later de melding aan te vullen met de rest van de velden. Of direct het hele meldformulier in te vullen.Na de velden van de vooraankondiging willen we de melder een van beide opties laten kiezen.We hebben zelf al twee denkrichtingen die we willen onderzoeken hoe dit voor elkaar te krijgen.Alle velden blijven in het ene meldformulier staan. De overige velden (die niet in de vooraankondiging staan) niet verplicht maken en deze alleen tonen in het meldformulier als de melder ze direct wil invullen. Bij de keuze de melding later aan te vullen: automatisch actiepunt naar de melder laten aanmaken om de rest van het formulier alsnog in te vullen. We moeten puzzelen of dit via automatisch melding retour melder sturen mogelijk is en of de coördinator de melding dan intus

Ha collega's we willen voor onze organisatie over naar een organisatiebrede rapportage per 4 maanden (tertiaal) i.p.v. per kwartaal. Dat betekent dat we ook de basisrapporten van de meldingen die we gebouwd hebben niet meer per kwartaal maar per tertiaal willen hebben en dan in het rapport. kunnen vergelijken met de voorgaande tertialen.Echter: bij het bouwen van de rapporten zie ik geen mogelijkheid voor keuze ‘tertialen', maar alleen de volgende keuzemogelijkheden:specifiek datumbereik dagen van de week maanden kwartalen semesters jarenik weet dat we ook rapporten kunnen gebruiken waar je zelf handmatig de periode kunt aangeven waarover het rapport gedraaid moet worden waar ik dus zelf periode van 4 maanden kan aangeven. Maar dan heb je in 1 rapport geen vergelijking mer de voorgaande tertialen. Dus niet handig (en ik zit ook niet te wachten om dan maar meer

Bestaat er een mogelijkheid om te filteren op meldingen die je via relaties verwant hebt gemaakt?

Binnen onze organisatie zijn er twee personen met exact dezelfde voor- en achternaam.Wanneer we een van hen willen betrekken bij een melding, is het momenteel onmogelijk om hen van elkaar te onderscheiden. Ik vond op deze community een oudere workaround die helaas niet meer lijkt te werken. Zoals te zien op onderstaande afbeelding, heb ik alle beschikbare velden geselecteerd zoals voorgesteld, maar toch verschijnen enkel de twee identieke namen – zonder bijkomende informatie zoals functie of afdeling.  

Beste, De gatekeeper is uit dienst,kan iemand anders gatekeeper worden? Mvg,Fabian

Ik wil iemand rechten geven om taakschema's voor bepaalde meldformulieren te kunnen maken.Meldingstype en meldformulier staan actiefPersoon mag meldingen makenAutorisatie op taakschema gegevenToch ziet medewerker alleen maar Taakschema aanmaken en  niet Taakschema voor invullen formulier.Wat vergeet ik/doe ik fout?

In een meldingstype heb ik bepaalde mensen rechten gegeven als Actienemer, per locatie. Vervolgens heb ik in de workflow een actie aan een statusovergang toegevoegd “Email versturen aan actienemers”. Verder is er geen expliciete actie toebedeeld in de workflow. Het gaat om gedragsdeskundigen die vooral de melding moeten ontvangen moeten kunnen lezen. Verdere opvolging gebeurt buiten de incident workflow. Ik zie bij de Extra info niet de mail die gestuurd is naar actienemers en ik krijg van een actienemer de feedback dat ze geen mails ontvangt. Moet ik nog iets anders inrichten zodat de aan een locatie gekoppelde actienemers een bericht krijgen dat er een melding ingediend is die ze moeten/kunnen lezen? 

In de AI-samenvatting wordt 9-1-26 (9 januari 2026) opgenomen als 1 september 2026. Kan dit aangepast worden?Overigens rijst hierdoor bij mij de gedachte dat de AI-generator die gebruikt wordt automatisch ingesteld is op Amerikaanse data en daarmee ook in Amerika draait. Is er ergens iets terug te vinden over welke AI-generator gebruikt wordt en welke afspraken zijn over het gebruik van de gegevens voor het laten leren van deze AI-generator? 

Hoe kan ik door een aantal personen het beste het formulier én de workflow testen.Het formulier mag nog niet openbaar zijn, maar wel zichtbaar voor een aantal medewerkers? Groeten Claudia

Wij zijn op zoek naar tips hoe andere organisaties omgaan met afdelingen die niet meer bestaan maar die wel ooit bestaan hebben en waar nog wel afgehandelde meldingen aan gekoppeld zijn. Wij hebben deze afdelingen naar een map archief geplaatst. Maar het vervelende daaraan is dat je deze afdelingen wel in de boom blijft zien. Dat werkt verwarrend voor melders. Alle rechten zijn wel uitgezet maar doordat de afdelingen nog wel zichtbaar zijn kan men deze toch aanklikken. Wij willen de afdelingen aan de voorkant niet meer zien. Hoe kunnen wij dat voor elkaar krijgen?Groet Diana

We zijn ons VIM formulier aan het vernieuwen. Er zijn in het verleden veel dashboards aangemaakt. WIj willen dat terugbrengen. Welke dashboards vinden jullie echt nodig en worden ook daadwerkelijk door het management of de VIM teams gebruikt? ik ben heel benieuwd.Hoe gaan jullie om met rapportages: welke standaard rapportages staan klaar?groet en dank, Herma

Is het mogelijk om in 1 rapportage een overzicht te maken van het aantal meldingen met verlopen deadline per status? Ik kan dit wel met een filter doen maar als ik meerdere statussen kies en de status laat tonen in het overzicht dan staat er bij status ‘nieuw’ en mogelijk ook iets anders maar in ieder geval niet de status die ik bij het starten van de rapportage heb gekozen.