Soms moet je gewoon out-of-the-box denken. Zoals bij de aanvraag van de Certificeringsorganisatie Bibliotheekwerk, Cultuur en Taal (CBCT). Waar de module Zenya Check in eerste instantie de logische keuze leek, was hun aanvraag voor een auditingapplicatie zo specifiek dat de module Zenya Flow nóg beter aansloot. En dat is best uniek. Willem Camphuis, directeur CBCT, en Ron Osvath (@ronno) business consultant Infoland, leggen uit hoe het precies zit.

Eerst in het kort even over CBCT. Zij toetst als onafhankelijke organisatie de kwaliteit van bibliotheek- en cultuurorganisaties en van programma’s en diensten voor geletterdheid. Zo krijgt bijvoorbeeld iedere bibliotheek die aangesloten is bij de Vereniging van Openbare Bibliotheken (VOB) één keer in de vier jaar een audit.

Een hele klus voor de circa twintig auditoren. Het hele proces bestaat uit zes stappen, van intake tot en met rapportage en evaluatie. Alle data die verzameld wordt, werd tot 2018 keurig in Word – en Exceldocumenten verwerkt. “Het waren allemaal losse documenten,” vertelt directeur Willem Camphuis. “Van een overzichtelijke workflow was geen sprake. Audits bevinden zich in verschillende fasen. Bij de ene bibliotheek is alleen nog een intake geweest, een andere zit al in de fase van de rapportage. De auditor zelf wist het wel, maar bijvoorbeeld bij ziekte, hadden collega’s daarin onvoldoende overzicht. Kortom, het was veel te persoonsgebonden en houtje-touwtje-werk.”

Zenya Flow als oplossing

De wensen van CBCT waren helder: alle data in één systeem, een rapportagefunctie en de applicatie moet het hele auditproces beter stroomlijnen. CBCT legde deze wensen neer bij een aantal partijen waaronder Infoland. Hoe pakte Infoland dat aan? “Omdat het een auditproces betrof, gingen we in eerste instantie aan de slag met de module Zenya Check” legt Ron Osvath, business consultant, uit. “De wensen van CBCT waren echter dusdanig dat onze module Zenya Flow nóg beter aansloot. Deze module wordt vaak ingezet als incidentmanagementsysteem. De reden dat deze module beter past is vooral de wens om het hele auditproces efficiënter te maken. Gedurende het hele proces worden nieuwe formulieren ingevuld, taken uitgestuurd en berekeningen uitgevoerd. Daar leent deze module zich uitstekend voor. Daarnaast sprak de kracht van de rapportages het CBCT erg aan. Wat de doorslag gaf was de mogelijkheid om met de module officiële documentstukken te genereren.”

In de roos

Dit out-of-the-box denken was een schot in de roos. Camphuis: “Het voorstel waar Infoland mee kwam, sloot precies aan op onze wensen. We zijn gestart met een testfase. Dit omdat we tegelijkertijd ook met een nieuw certificeringskader, Kwaliteit in beeld geheten, gingen werken. In september 2018 zijn we echt van start gegaan. In totaal hebben tot en met eind van 2018 twintig organisaties een audit ondergaan, en voor 2019 staan er in ieder geval tachtig gepland.”

‘Geen houtje-touwtje-werk meer maar een gestroomlijnd auditingproces’ - Willem Camphuis

Knelpunten

Dankzij de module Zenya Flow is het systeem geautomatiseerd. Iedere auditor kan nu eenvoudig zien wat de status van een audit is binnen het hele proces. De verantwoordelijke auditor krijgt automatisch een melding van te ondernemen stappen, daar zit ook een controlefunctie ingebouwd. “Prettig is dat het alle informatie biedt die in een audit ter sprake komt. Zo kunnen er ook documenten geüpload worden door de auditee, de betrokken persoon bij de te auditen organisatie, om hun zelfevaluatie te onderbouwen. Dat scheelt veel papierwerk. Ook kunnen we makkelijker rapportages draaien van scores. Dat geeft tevens inzicht in mogelijke knelpunten in de branche of een regio en die kennis kunnen we weer met elkaar delen.”
 

‘De module Zenya Flow sluit perfect aan bij de specifieke auditingwensen van de CBCT

Altijd een oplossing

Dat een voorstel aansluit bij je wensen, is fijn. Het is echter net zo belangrijk dat er een klik is met de leverancier, in dit geval Infoland. Hoe is die samenwerking verlopen? “We zijn goed te spreken over de samenwerking,” vertelt bureaucoördinator Lajla van der Burg. “We hebben één contactpersoon. Hij heeft verstand van zaken en werkt ook heel oplossingsgericht. Als wij met vragen of wensen komen, komen ze altijd met een oplossing.”

Uitbreiding

Het nieuwe auditingsysteem smaakt naar meer. “Mogelijk breidt onze branche zich uit met meer partijen uit de cultuur- en taalbranche. Dat betekent niet alleen meer auditees, maar ook andere wensen en vragen die specifiek zijn voor die nieuwe partijen. We hopen dat Infoland met ons mee kan groeien als het zover is. Daarnaast zou het mooi zijn als er vanuit Zenya nog een koppeling met onze administratie ontwikkeld kan worden. Nu houden we de administratie bij in Excel, met een koppeling kunnen mutaties automatisch meegenomen worden.”

Heb je vragen n.a.v. dit artikel? Stel ze gerust hieronder.