Humo voor huisartsen - voorheen Zorggroep Synchroon - werkt samen met 61 huisartsenpraktijken om patiënten met een (chronische) ziekte de best mogelijke zorg te bieden. Het spreekt voor zich dat hier heel wat informatie-uitwisseling mee gepaard gaat. Je wil dat alle zorgcollega’s op dezelfde lijn zitten én dat alle info ook altijd up-to-date is. Het sturen van mailtjes is helaas niet voldoende. Daarom koos Synchroon voor Zenya DOC als centraal documentmanagementsysteem — en gingen ze zelfs nog een stapje verder voor hun zorgcollega’s.
Centraal documentmanagement
Om te beginnen koos Humo voor huisartsen voor Zenya DOC om al hun documenten op een centrale plaats op te slaan en te delen met de huisartsenpraktijken. Wat extra handig bleek, is het feit dat het ziekenhuis in de buurt ook al met Zenya werkte. Wil het ziekenhuis dat Humo iets deelt met hun praktijken, dan kunnen zij de beheerder blijven terwijl het document wel in het systeem van de zorggroep staat. Zo worden onnodige fouten vermeden.
Qua structuur koos Humo voor huisartsen ervoor om een aantal mappen te maken per thema. Voor de zorgprogramma's zit er in elke map een document met FAQ’s rond dat thema, inclusief links naar de meer uitgebreide informatie. Zo blijft alles overzichtelijk en makkelijker terug te vinden.
Ook de Zenya Search app wordt gebruikt. Op die manier hebben de zorgcollega’s alle documenten steeds bij de hand, ook wanneer ze niet aan hun computer zitten.
Per praktijk een portaal
Initieel koos Humo voor Zenya DOC om hun bestanden centraal te delen, maar ze merkten al snel dat ook de individuele praktijken iets aan dit systeem konden hebben. Daarom beslisten ze om ook elke praktijk apart de mogelijkheid te geven tot een eigen portaal.
Ondertussen koos ongeveer 70% van alle praktijken binnen de groep om zelf zo’n portaal op te zetten. Ze kunnen hier documenten in uploaden die ze delen met hun eigen medewerkers. In die praktijken kregen alle medewerkers een eigen gebruikersaccount, terwijl de andere praktijken werken met een groepsaccount.
Humo voor huisartsen was de eerste in de sector die koos voor deze aanpak. Ze waren dus echte pioniers bij het vinden van de juiste balans: wat wil je als zorggroep in eigen beheer houden en wat wil je overlaten aan de praktijken. De praktijken hebben immers allemaal hun eigen wensen en zijn zelfstandig, maar om het beheersbaar te maken moet je wel keuzes maken.
Voordelen van zo’n eigen portaal
Voor de individuele huisartsenpraktijken is het niet echt rendabel om zelf een systeem als Zenya DOC aan te schaffen. Noch op het gebied van kosten, noch qua workload voor de implementatie. Door dit aan te bieden vanuit de zorggroep wordt het echter veel interessanter. En zo kunnen de praktijken zelf hun werk ook efficiënter stroomlijnen — en meerwaarde bieden aan hun patiënten.
Hoe pakte Synchroon dit aan?
Maartje Schmeits (
Daarom besloot de zorggroep om initieel een werkgroep op te zetten met 4 huisartsenpraktijken, om te testen wat wel en niet werkte. Pas daarna volgde de uitrol naar de andere praktijken. En ook nu gaan de medewerkers van Humo regelmatig langs.
Maartje: “We luisteren wat wel en niet werkt, wat er ontbreekt, … Daarna kijken we ook zorggroep-breed of we misschien instellingen moeten aanpassen of hoe we kunnen helpen.”
Nog een stap verder
Naar de toekomst toe wil Humo voor huisartsen graag nóg een stap verder gaan, namelijk door te kijken hoe praktijken onderling elkaar meer kunnen helpen. Dit door de documenten op hun eigen portaal beschikbaar te maken voor andere praktijken. Want die behoefte blijkt er wel te zijn, zeker voor bijvoorbeeld protocollen. Soms merkt een praktijk dat ze nog zaken missen, terwijl een andere praktijk die al heeft vastgelegd — en dan kan het efficiënt zijn om zulke zaken gewoon met elkaar te delen.
Dit project zal het komende jaar verder onder de loep genomen worden… Nog even afwachten dus voor de geïnteresseerden hoe Humo dit aanpakt!
We bedanken Maartje voor het delen van haar verhaal!
Heb je nog vragen over dit verhaal? Stel ze gerust hieronder.