Wij zijn binnen onze organisatie alle rollen en gebruikersgroepen inkaart aan het brengen.
Nu krijg ik ondanks de info instructies niet helemaal duidelijk wat de toegevoegde waarde van het inrichten van verschillende leesrollen kan zijn.
Wat ik begrijp kan je niet per leesrol een groep toevoegen, maar regel je dit altijd op map niveau en koppel je daar een gebruikersgroep aan een leesrol.
Nu is het bij ons soms zo ingericht dat bijvoorbeeld naast gebruikers groep 'inkoop' ook een leesrol inkoop is ingesteld.
Nu is op sommige documenten al toegang voor alle ingelogde gebruikers ingesteld, en daarbovenop nog de groep inkoop aan de leesrol inkoop.
Indien een map alleen voor inkoop zou mogen zijn kan je toch ook alleen gebruikersgroep inkoop toevoegen aan de algemene rol publieke lezer?
Zie ik hier iets over het hoofd?
Ik lees graag hoe andere organisaties hiermee omgaan en of jullie meerwaarde zien in de verschillende leesrollen.
Groet Carlijn
Antwoord op het topic Cindy Segers
Antwoord op vraag van Carlijn:
Je redenering klopt voor de situatie waarin de groep Inkoop als enige doelgroep toegang tot een map of document mag hebben. Je kunt dan de groep "Inkoop" op mapniveau koppelen aan de rol "Publieke lezer". Zorg er daarbij voor dat de optie "Publieke lezer" bij het document is geselecteerd en dat niet ook de groep "Alle ingelogde gebruikers" toegang heeft.
De meerwaarde van een aparte leesrol zit vooral in het kunnen onderscheiden van doelgroepen. Op mapniveau koppel je gebruikers en gebruikersgroepen aan één of meer leesrollen. Vervolgens kun je per document bepalen welke leesrollen het document mogen lezen. Als je bij een document "Publieke lezer" selecteert, krijgen alle beschikbare leesrollen toegang. Wil je het document beperken tot specifieke doelgroepen, dan zet je"Publieke lezer" uit en selecteer je alleen de gewenste leesrollen.
Een aparte leesrol "Inkoop" is dus niet nodig als deze uitsluitend wordt gebruikt om dezelfde groep toegang te geven die ook via Publieke lezer kan worden toegekend. De aparte rol wordt wel nuttig wanneer je binnen dezelfde map verschillende documentdoelgroepen wilt onderscheiden, bijvoorbeeld algemene documenten voor alle gebruikers en vertrouwelijke documenten alleen voor Inkoop. Ook maakt een aparte leesrol het toegangsmodel begrijpelijker wanneer de rolnaam een functionele doelgroep beschrijft.
Praktisch kun je daarom deze richtlijn hanteren:
Gebruik "Publieke lezer" voor documenten die voor alle gebruikers beschikbaar zijn;
Gebruik een specifieke leesrol wanneer documenten alleen voor een bepaalde doelgroep beschikbaar mogen zijn;
Vermijd het gelijktijdig instellen van "Alle ingelogde gebruikers" en een specifieke groep als het document juist beperkt moet blijven;
Controleer bij wijzigingen zowel de rechten op de map als de instelling Document kan bekeken worden door bij het document.
We zien dat je deze vraag ook via een ticket bij de servicedesk hebt gemeld. Het is niet de bedoeling dat je via 2 kanalen je vraag aankaart tenzij hier op de community wordt aangegeven dat het onderzoek vergt en aan jou gevraagd wordt om het als ticket te melden. We zullen je vraag via het ticket verder behandelen en zullen daarna het antwoord hier ook posten.
We zien dat je deze vraag ook via een ticket bij de servicedesk hebt gemeld. Het is niet de bedoeling dat je via 2 kanalen je vraag aankaart tenzij hier op de community wordt aangegeven dat het onderzoek vergt en aan jou gevraagd wordt om het als ticket te melden. We zullen je vraag via het ticket verder behandelen en zullen daarna het antwoord hier ook posten.
Hoi, ik heb inderdaad opgeschaald naar de servicedesk gezien ik hier geen reactie kreeg, vraag is inmiddels beantwoord.
Je redenering klopt voor de situatie waarin de groep Inkoop als enige doelgroep toegang tot een map of document mag hebben. Je kunt dan de groep "Inkoop" op mapniveau koppelen aan de rol "Publieke lezer". Zorg er daarbij voor dat de optie "Publieke lezer" bij het document is geselecteerd en dat niet ook de groep "Alle ingelogde gebruikers" toegang heeft.
De meerwaarde van een aparte leesrol zit vooral in het kunnen onderscheiden van doelgroepen. Op mapniveau koppel je gebruikers en gebruikersgroepen aan één of meer leesrollen. Vervolgens kun je per document bepalen welke leesrollen het document mogen lezen. Als je bij een document "Publieke lezer" selecteert, krijgen alle beschikbare leesrollen toegang. Wil je het document beperken tot specifieke doelgroepen, dan zet je"Publieke lezer" uit en selecteer je alleen de gewenste leesrollen.
Een aparte leesrol "Inkoop" is dus niet nodig als deze uitsluitend wordt gebruikt om dezelfde groep toegang te geven die ook via Publieke lezer kan worden toegekend. De aparte rol wordt wel nuttig wanneer je binnen dezelfde map verschillende documentdoelgroepen wilt onderscheiden, bijvoorbeeld algemene documenten voor alle gebruikers en vertrouwelijke documenten alleen voor Inkoop. Ook maakt een aparte leesrol het toegangsmodel begrijpelijker wanneer de rolnaam een functionele doelgroep beschrijft.
Praktisch kun je daarom deze richtlijn hanteren:
Gebruik "Publieke lezer" voor documenten die voor alle gebruikers beschikbaar zijn;
Gebruik een specifieke leesrol wanneer documenten alleen voor een bepaalde doelgroep beschikbaar mogen zijn;
Vermijd het gelijktijdig instellen van "Alle ingelogde gebruikers" en een specifieke groep als het document juist beperkt moet blijven;
Controleer bij wijzigingen zowel de rechten op de map als de instelling Document kan bekeken worden door bij het document.
