Stappenplan

Aan de slag met risico's in Zenya

  • 20 February 2020
  • 8 reacties
  • 1875 Bekeken

Reputatie 3
Badge +2

Steeds meer organisaties zijn zich ervan bewust dat risicomanagement een continu proces is. Proactief nadenken over risico’s vervangt steeds vaker de reactieve wijze waarop voorheen naar risico’s werd gekeken. Door bij het benoemen van risico’s te vertrekken vanuit de strategische doelstellingen, ontstaat een krachtig verbeterinstrument en worden risico’s kansen. Met Zenya RISK brengen organisaties risico’s op systematische wijze in kaart op organisatie- en afdelingsniveau, maar ook voor kritische processen. Rapporten, dashboards en heatmaps zorgen ervoor dat risico’s in samenhang beoordeeld worden, wat richting geeft aan verbetermaatregelen. Hiermee zet je als organisatie de volgende stap om te excelleren en ben je altijd in control

In bijgaand document wordt stap voor stap uitgelegd hoe je Zenya RISK kunt inrichten.


8 reacties

Reputatie 5
Badge +8

@Kirsten kun je ook een risico van het ene dashboard naar het andere dashboard verplaatsen? ik heb dit geprobeerd uit te vogelen maar kan niet vinden waar dit eventueel zou kunnen. Wij werken met verschillende risicodashboards maar dan kom je er tijdens het werken ermee nog wel eens achter dat een risico beter op een ander dashboard thuis hoort. Nu kopiëren en plakken we alle tekst, maar makkelijk zou zijn dat je een risico kunt verplaatsen naar een ander dashboard. Of is dit wel mogelijk en zie ik iets over het hoofd? 

 

En dan nog een andere vraag: in de training hierboven zie ik dat je één beheersmaatregel kunt toevoegen aan verschillende risico's en dat de waarde dan niet wordt overschreven. Kan ik dan ook één beheersmaatregel toevoegen aan 5 verschillende risico's en dat deze beheersmaatregel bij elk risico anders wordt beoordeeld en verwerkt? Dat informatie van de beheersmaatregel altijd wel kloppend is met het risico dat erbij hoort? Want daar kwam ik zelf niet goed uit: of je dan aan één beheersmaatregel voldoende hebt of dat je beter de beheersmaatregelen kunt kopiëren zodat je wel bij elk risico een juiste beheersmaatregel hebt. 

Reputatie 3
Badge +2

@Berber Werkman je kunt bij de eigenschappen van een risico het sjabloon wijzigen. De gekoppelde maatregelen gaan mee. Wel worden velden die niet voorkomen in het nieuwe sjabloon overschreven / verwijderd.

 

Reputatie 3
Badge +2

@Berber Werkman wat betreft je andere vraag; als de maatregel via een taakschema ‘vragenlijst invullen’ op effectiviteit wordt gecontroleerd dan zie je de uitkomsten in je dashboard per taakschema en risico. Ook als je dezelfde maatregel gebruikt. Wel is het zo dat het aantal openstaande taken die getoond wordt bij de maatregel zelf het totaal is van alle openstaande taken gekoppeld aan de betreffende maatregel. 

Reputatie 5
Badge +8

@Kirsten ik bedoel wat anders denk ik. Het gaat mij niet om de effectiviteit meten via een taakschema. Als je een risico hebt, dan hangen daar maatregelen onder (beetje verwarrend trouwens dat die binnen één scherm zowel maatregel als beheersmaatregel heten, maar dat terzijde….). Nu komt eenzelfde maatregel bij meerdere risico's voor, en dan ook nog binnen verschillende dashboards. Per risico moet deze beheersmaatregel anders worden gebruikt. Wij hebben bijv. aan een beheersmaatregel een veld hangen wat het volwassenheidsniveau van deze maatregel is. Dit veld moet per risico in te vullen zijn en kan dus ook per risico verschillend zijn, ondanks dat het dezelfde maatregel is. Omdat het op maatregelniveau is, zijn wij ervan uit gegaan dat je per risico nieuwe maatregelen in moet richten: omdat je de maatregel dus per risico wilt laten verschillen qua inhoud van de velden. Klopt onze gedachte of kunnen we dat ook anders doen? 

We willen niet (in ieder geval nu nog niet) dat we per maatregel gaan werken met een taakschema, want dan worden beheerders en eigenaren helemaal gek van de taakschema's. Vandaar dat het meer werkbaar is om met velden te werken die ze moeten invullen en die ook overzicht in kolommen weer te geven zijn en zichtbaar zijn. Maar dan vraag ik me af hoe we dat moeten inrichten als je elke maatregel anders wilt inrichten. Is onze gedachte dan wel juist dat je per risico een nieuwe maatregel aan moet maken, ondanks dat dit dan een kopie is van een andere maatregel? 

Reputatie 3
Badge +2

@Berber Werkman als de waarde van een veld bij de (beheers)maatregel per risico anders kan zijn dan klopt de aanname dat je dan per risico een eigen (beheers)maatregel dient aan te maken.

Reputatie 5
Badge +8

Dan zijn wij de risico-dashboards goed aan het inrichten, gelukkig maar! Gaan we lekker verder met inrichten van onze Qmentum-dashboards en vanaf 1 januari hier volop mee aan de slag! 

Reputatie 5
Badge +8

@Kirsten, ik kom toch nog even weer terug op bovenstaande. Ik zie inderdaad dat je risico's kunt verplaatsen tussen risicodashboards. Nu willen wij soms eenzelfde soort risico in meerdere dashboarden tonen. Dan is het kopiëren van een risico en daarna verplaatsen natuurlijk een hele handige optie. Echter zijn er dan een aantal zaken verre van ideaal en lopen wij tegen een aantal zaken aan:

  1. Wij kopiëren veelal een risico omdat velden dan alvast zijn ingevuld, heel handig! Bij deze kopie kun je echter niet direct kiezen voor een ander dashboard. Je moet dan eerst alle verplichte velden invullen. Vervolgens moet je op ‘OK’ klikken, het risico opnieuw openen en pas daarna kun je het risico verplaatsen naar een ander dashboard. Dat eerst moeten opslaan en daarna opnieuw moeten openen van het risico is heel omslachtig. 
  2. Lastig bij het kopiëren van een risico is dat in de kopie de risiconaam leeg is en ook de organisatie-eenheid niet wordt mee gekopieerd. Terwijl je heel bewust kiest voor het kopiëren van een risico (en je vervolgens bijvoorbeeld de titel een klein beetje aan wilt passen) is in de kopie de hele naam van het risico leeg. Dat maakt het maken van een kopie lastig als je eenheid wilt in de risiconamen.
  3. in de kopie kun je niet direct de naam van de eigenaar invullen. Dit veld bestaat niet in de kopie van het risico. Je moet dan eerst alle verplichte velden invullen, op ‘OK’ klikken, het risico opnieuw openen en dan zie je het veld van ‘eigenaar’ wel om in te vullen. Dit leidt ertoe dat je soms vergeet een risico-eigenaar invult, omdat je denk dat je alles gereed hebt in de kopie. Maar pas na opslaan en weer openen blijkt dat je nog niet alle velden hebt gehad.

Heb jij hier oplossingen voor? Of zijn dit punten die mogelijk in de doorontwikkeling kunnen worden meegenomen? Of dat er andere organisaties zijn die deze problemen ook ervaren? 

Reputatie 3
Badge +2

@Berber Werkman daar heb ik geen oplossing voor. Ik ken zelf geen organisaties die hier tegenaan lopen (mede omdat niet iedereen gebruik maakt van deze functionaliteit).

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring