Hoe maak je een offline website voor iProva documenten?

  • 2 oktober 2018
  • 4 reacties
  • 1101 Bekeken

Wanneer iProva wegens omstandigheden niet bereikbaar is, kun je toch documenten uit iProva aanbieden via een 'offline website'.

We leggen je uit hoe je zo'n offline website kunt maken.

  1. Ga naar Applicatiebeheer > Documenten > Bulkexport en kies voor 'Toevoegen'.
  2. Kies in stap 1 voor exporttype 'Website'.
  3. Geef in stap 2 een naam op voor de export.
  4. Kies in stap 3 de gebruiker die wordt gebruikt om de export uit te voeren. Alleen documenten waarvoor deze gebruiker leesrechten heeft, worden meegenomen in de export. De offline website zelf kent geen leesrechten, gebruikers die deze offline website kunnen openen, kunnen alle documenten lezen.
  5. In stap 4 kun je kiezen welke documenten je wilt exporteren, je kunt daar een selectie maken van mappen.
  6. In stap 5 kun je nog een aantal opties instellen, bijvoorbeeld om MS Word, -Excel en -Powerpoint documenten als PDF te exporteren.
  7. In stap 6 geef je aan wanneer je de export wilt uitvoeren, dit kan ook met een frequentie (bijvoorbeeld dagelijks).
  8. In stap 7 zie je een samenvatting van de gekozen opties en instellingen, je kunt nu op 'Voltooien' klikken om de export op te slaan.

Als de export is uitgevoerd, is een ZIP-bestand beschikbaar. Dit ZIP-bestand moet je uitpakken, er is dan een map aangemaakt met in de inhoud een bestand 'index.html'. Hiermee wordt een browser geopend met daarin de offline website.


4 reacties

Reputatie 1
Badge +1
Kan ik dit ook toepassen om te zorgen dat onze documenten in het kader van crisismanagement onder alle omstandigheden in de cloud (via de webshare) beschikbaar zijn?
Reputatie 5
Hoi @Janneke Jung ,

Er zit een wezenlijk verschil tussen het aanbieden van documenten via een webshare of via een 'Offline website' via de bulk export methode.

Stel je hebt de volgende situatie:
Er is een enorm incident waardoor WiFi is uitgevallen, bijvoorbeeld vanwege een stroomstoring.

In dit geval kan je een webshare nog benaderen mits je een apparaat gebruikt wat in zijn eigen internet kan voorzien via bijvoorbeeld 4G. Een telefoon zou in dit geval dus nog gebruikt kunnen worden.
Het voordeel van een webshare gebruiken boven een offline website via bulk export is in dit geval dat je zeker weten de laatste versie van de documenten hebt.

Stel je nu de volgende situatie voor:
Er is een stroomstoring waardoor je helemaal geen internet meer hebt, ook niet via 4G

Nu zou je documenten via een webshare niet meer kunnen raadplegen. Documenten via een offline website staan op je lokale machine (bijvoorbeeld een laptop) opgeslagen en kunnen dus nog wel geraadpleegd worden.

Je kan de bulk export nachtelijks op een netwerklocatie laten draaien (via iProva is dit in te regelen) en op losstaande laptops vervolgens middels een Windows terugkerende taak de offline website op de laptops zetten. Zo weet je dat je relatief recente documenten lokaal hebt staan in geval van een groot incident.
@Janneke Jung , kijk ook eens bij dit topic, daar vind je voorbeelden van noodprocedures.
Reputatie 1
Badge +1
Hoi @Janneke Jung ,

Er zit een wezenlijk verschil tussen het aanbieden van documenten via een webshare of via een 'Offline website' via de bulk export methode.

Stel je hebt de volgende situatie:Er is een enorm incident waardoor WiFi is uitgevallen, bijvoorbeeld vanwege een stroomstoring.

In dit geval kan je een webshare nog benaderen mits je een apparaat gebruikt wat in zijn eigen internet kan voorzien via bijvoorbeeld 4G. Een telefoon zou in dit geval dus nog gebruikt kunnen worden.
Het voordeel van een webshare gebruiken boven een offline website via bulk export is in dit geval dat je zeker weten de laatste versie van de documenten hebt.

Stel je nu de volgende situatie voor:Er is een stroomstoring waardoor je helemaal geen internet meer hebt, ook niet via 4G

Nu zou je documenten via een webshare niet meer kunnen raadplegen. Documenten via een offline website staan op je lokale machine (bijvoorbeeld een laptop) opgeslagen en kunnen dus nog wel geraadpleegd worden.

Je kan de bulk export nachtelijks op een netwerklocatie laten draaien (via iProva is dit in te regelen) en op losstaande laptops vervolgens middels een Windows terugkerende taak de offline website op de laptops zetten. Zo weet je dat je relatief recente documenten lokaal hebt staan in geval van een groot incident.

Bedankt voor de informatie, hier kunnen we verder mee.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring