In Zenya kun je gebruik maken van ‘Snelcodes’. Hiermee kun je eenvoudig een document delen met een collega of snel een document terugvinden.
In dit artikel leggen we uit hoe dit werkt.
In Zenya kun je gebruik maken van ‘Snelcodes’. Hiermee kun je eenvoudig een document delen met een collega of snel een document terugvinden.
In dit artikel leggen we uit hoe dit werkt.
Ik lees in de training hoe het werkt maar niet waarom we hier voor kiezen. We hebben al unieke document-ID's. Wat is het voordeel van weer een extra code in plaats van het gebruik van de huidige document-ID's?
De functie van een QR-code vind ik namelijk heel sympatiek. Collega's laten zoeken op weer een unieke code zie ik niet zo gebeuren en eerder wat verwarrend werken voor de eindgebruiker. Wij werken echt met titels én unieke ID's ter identificatie van het juiste document.
Daarnaast de vraag hoe uniek de code is. Uniek voor onze instelling of uniek binnen alle iProva versies? Als ik via webshare-pro documenten deel met een andere instellingen, is er dan kans op dubbele ‘unieke’ codes’?
Hoi
Als je bij de instellingen voor Documenten hebt aangegeven dat je een ander veld gebruikt (jullie eigen document ID) dan heb je ook de knop ‘Delen met collega's’ en zie je vervolgens ook de QR-code en de link.
Op je tweede vraag weet ik niet direct het antwoord, misschien weet
Hoi
Als je bij de instellingen voor Documenten hebt aangegeven dat je een ander veld gebruikt (jullie eigen document ID) dan heb je ook de knop ‘Delen met collega's’ en zie je vervolgens ook de QR-code en de link.
Op je tweede vraag weet ik niet direct het antwoord, misschien weet
Ik vraag me dus af waarom dit nummer niet voor de snelcode wordt gebruikt. Wat is het voordeel van een nieuwe extra code t.o.v. dit nummer dat al aan documenten gekoppeld is?
De codes zijn uniek binnen 1 iProva. Bij importeren vanuit een webshare zullen documenten met een reeds bestaande code een nieuwe code krijgen, en daarover krijg je een melding in het ‘waarschuwingenoverzicht’.
Hoi
Voor organisaties die al een document-id gebruiken wordt dat id gekozen in plaats van de extra code. Dus voor jullie blijft het oude nummer gelden, en krijgen jullie mèt dat nummer wat extra functionaliteiten.
Hoi
Voor organisaties die al een document-id gebruiken wordt dat id gekozen in plaats van de extra code. Dus voor jullie blijft het oude nummer gelden, en krijgen jullie mèt dat nummer wat extra functionaliteiten.
Dat is hartstikke mooi Koen!
De codes zijn uniek binnen 1 iProva. Bij importeren vanuit een webshare zullen documenten met een reeds bestaande code een nieuwe code krijgen, en daarover krijg je een melding in het ‘waarschuwingenoverzicht’.
Bedankt voor de uitleg Job, het systeem regelt dus gewoon al mooi voor ons dat er geen dubbelingen kunnen ontstaan.
Ik heb ook de training doorgenomen en vroeg me daarbij af waarom we over zouden moeten gaan van de automatische document-id naar deze snelcode methode. Dankzij de reactie van
Daar gaan we voor zorgen!
Hallo Inge,
Wat mij niet helemaal duidelijk is wat het voordeel is van een automatisch gegenereerde snelcode. Ik neem nl aan dat een gebruiker die snelcode van een document niet weet.
Is het mogelijk om naast het automatisch gegenereerde ID nog een ander zelf aangemaakt ID (bijvoorbeeld tekst) in te stellen zodat op beide ID gezocht kan worden?
Hoi
Je kunt ook een ander veld gebruiken. Dit stel je in bij Applicatiebeheer > Documenten > Instellingen: tabblad Portal
Ik vind de veldnaam niet direct terug.
Alvast bedankt,
Stefan
Hallo,
Wanneer ik in documentbeheer zoek op de snelcode dan wordt het bijpassende document geopend.
Wanneer ik echter op het portaal zoek met de snelcode, krijg ik de melding dat er geen resultaten zijn.
Welke instelling zie ik over het hoofd?
Met vriendelijke groet,
Anthony de Wever
Volgens mij kun je het zoeken op basis van snelcode niet uitschakelen. Het lijkt er daarom eerder op dat het document niet beschikbaar is aan de portaalbezoekers.
Dit is een goed stappenplan om na te gaan of dat inderdaad de oorzaak is:
Heb je al een account? Log in
Nog geen lid van de community? Maak hier een account aan
Enter your username or e-mail address. We'll send you an e-mail with instructions to reset your password.