Bij ons heeft de afdeling waar de crisiscoordinator ondervalt eigen beheer.

Dat maakt het voor het overicht houden al makkelijk. Daarnaast hebben zij een eigen portal. Maar koppelen wij ook aan iedere andere portal een ziekenhuisbrede verzameling met daarin de in en externe calamiteiten/rampen procedures.

MBT de calamiteiten hebben zij ook extra Velden. als er een instructie is voor een specifieke afdeling wordt ook het specialisme of afdelingen veld gekoppeld aan het document. OP die manier komt het op beide portalen en rapportages terug. ( wij hebben portalen op basis van Velden opgebouwd)

Aan de beheerderskant hebben zij trouwens maar twee mappen voor de calamiteiten. Maar dit kun je natuurlijk zo specifiek mogelijk inrichten.

Wij hebben een index document "noodprocedures” gemaakt die op ieder portaal in het onderdeel "HOTLINKS” staat. Zo is het altijd snel te vinden en er is overzicht voor iedereen.

De documenten waar naar verwezen wordt in het indexdocument staan aan de beheer kant in diverse mappen (afhankelijk van verantwoordelijkheden).

Hoi @JolienRaes,

Bovenstaande reacties bieden je denk ik al veel goede aanknopingspunten om dit in te richten. 

Je schrijft dat er voor verschillende afdelingen uitzonderingen kunnen zijn. Dat kun je denk ik redelijk laagdrempelig oplossen door een veld 'afdeling' te gebruiken, zodat je documenten die specifiek voor een afdeling gelden hiermee kunt koppelen. Zoals @Rosanne Glasbergen ook al schrijft. Dit veld kun je dan op het portaal waar de noodplan documenten getoond worden bijvoorbeeld aan bieden als filter, zodat de zoekresultaten eenvoudig gefilterd kunnen worden op een specifieke afdeling. 

Afhankelijk van hoe je de informatie nu aanbiedt via de portalen aan je gebruikers moet je denk ik kijken of je dit als onderdeel van de bestaande portalen aanbiedt (in bijvoorbeeld 1 verzameling) of dat je hiervoor een apart portaal inrichten waar alle documentatie is terug te vinden. Als je het op een apart portaal inricht zou je wellicht wel vanaf elk portaal via het '’belangrijke documenten paneel'’ een verwijzing naar het portaal met alle noodplannen kunnen opnemen. Daarmee is die informatie wel voor iedereen vanaf het eigen startportaal makkelijk te bereiken. 

Hoe je dit in het documentbeheer in de mappenstructuur inricht ben je vrij in. Hierin is het denk ik belangrijk dat de mappen die je hiervoor toevoegt duidelijk zijn voor de persoon/personen die dit uiteindelijk gaan beheren. 

Succes!

Groeten, Dennis

Bij ons staat er een link naar het navigatiescherm Intern noodplan in de rubriek “Nuttige linken” op elk portaal.

Dit is een overzicht met alle belangrijke flowcharts/instructies bij verschillende nood/probleemsituaties. cfr screen