Vraag

Vragen over 'Mijn Vilans Protocollen'

  • 13 November 2020
  • 55 reacties
  • 2871 Bekeken

Reputatie 6

Vilans bouwt momenteel een nieuw platform voor haar protocollen, ‘Mijn Vilans Protocollen’ genaamd. Als jouw organisatie gebruik maakt van de Vilans KICK-protocollen, dan ben je hier recent per brief over geïnformeerd.

 

In het nieuwe platform gaat een aantal zaken veranderen t.o.v. de huidige situatie. Het aanbod van content wordt uitgebreid en de opzet van de protocollen wordt toegankelijker gemaakt. Tegelijkertijd zullen ook een aantal functionaliteiten komen te vervallen, waaronder de mogelijkheid om als organisatie je eigen selectie te maken of deskundigheidsniveaus toe te voegen.

 

Het is niet helemaal duidelijk hoe de protocollen in bestaande systemen zoals iProva kunnen worden opgenomen. Dat is nog niet door Vilans met ons gedeeld. Ook heeft Vilans kenbaar gemaakt dat gebruikers in de nieuwe omgeving een persoonlijk account krijgen. Hoe dit verder vormgegeven gaat worden, in relatie tot gebruikersbeheer en single sign-on, is op dit moment ook nog niet bekend.

 

We ontvangen vragen van onze iProva klanten die nu de Kick protocollen met Webshare importeren. Daarom sturen aan op meer duidelijkheid bij Vilans. Maar we zijn ook benieuwd naar de behoeften van onze gebruikers.

 

Aan de Vilans gebruikers onder ons, hebben we daarom de volgende vraag: Wat zijn jullie eisen, wensen en zorgen in het licht van deze ontwikkeling?


55 reacties

Reputatie 2
Badge +4

Super! Wat fijn dat dit meteen is opgepakt! Misschien ook handig dat de Servicedesk dit weet...

Reputatie 6
Badge +7

@Gerrie de Haan die ontwikkeling is ons bekend.

En ja, het zoeken naar achtergrondinformatie komt ook naar Zenya, en wel per direct.
Vanaf nu krijg je in je (zoek)resultaten zowel Vilans-protocollen als Vilans-achtergrondinformatie terug.
Daarbij is direct herkenbaar om welk type resultaat het gaat én is het mogelijk om de resultaten te verfijnen op type.

 


Zie voor meer informatie de release notes van Zenya 6.1.2

 

Reputatie 2
Badge +4

Vilans heeft de zoekfunctie aangepast. Ze melden ons het volgende:

Als je in Mijn Vilans Protocollen een zoekterm invoert, krijg je alleen werkinstructies te zien. Daar gaat verandering in komen. Vanaf 1 oktober krijg je namelijk ook de achtergrondinformatie als zoekresultaat terug.

In het zoekresultaat krijg je twee tabbladen te zien, zodat het direct duidelijk is om welk soort document het gaat.*
Als je bijvoorbeeld zoekt op ‘mondzorg’, zie je dat er drie werkinstructies en vijf achtergronddocumenten beschikbaar zijn over dit onderwerp.

Is dit ook te realiseren binnen Zenya?

 

Reputatie 2
Badge +5

@hleijen 

Bedankt voor de snelle reactie. Als ik alleen de werkinstructies loskoppel dan gaat het om 260 documenten. Ik ga er van uit dat het gaat lukken (update staat voor begin juli gepland), zo niet dan weet ik wat we moeten doen.  

 

Reputatie 6
Badge +7

 

@hleijen, ik heb contact gehad met Vilans en we mogen ze blijven gebruiken.  Wij gaan namelijk over naar de nieuwe omgeving maar de vraag is of wij dit voor 1 september gaan redden. We moeten nog updaten naar Zenya 6.0. 


@Regina de Vries
Ik hoop dat het jullie wél gaat lukken - mede omdat in september alweer de volgende inhoudelijke update van de Vilans-protocollen op de agenda staat, en de versies die via de Webshare binnengekomen zijn dan dus al 2 rondes achterlopen. 

Maar, als het dreigt niet te gaan lukken, dan zul je t.z.t. de protocollen moeten gaan loskoppelen van de Webshare. Daarmee worden het lokale documenten, en blijven ze gewoon beschikbaar ook nadat de Vilans-Webshare in september definitief uit de lucht gaat.

Een bulk-loskoppel functie is helaas niet beschikbaar in Zenya; je moet dit per document doen.
Het handmatig loskoppelen is een werkje wat ongeveer 1 minuut per document kost.

Om hoeveel documenten gaat het ongeveer in jullie geval?
Ik kan wel navragen of we het loskoppelen in bulk voor jullie kunnen verzorgen met een script-actie, maar ik vrees dat dat vrij duur gaat uitvallen in verhouding tot de tijd die het jullie zelf zou kosten.

Reputatie 2
Badge +5

@Regina de Vries , los van of dat technisch gezien kan, is vooraleerst de vraag of dat juridisch mag.

Je ontvangt de actuele Vilans-protocollen nu in je DMS, als onderdeel van een contract wat je hebt gesloten met Vilans. Content en distributiewijze zijn daarin onlosmakelijk met elkaar verbonden denk ik.

“Niet overgaan naar de nieuwe Vilans omgeving” zou dan neerkomen op het opzeggen van je contract met Vilans. Die keuze heb je natuurlijk, maar de vraag is of je dan nog gebruik mag blijven maken van de laatste versies van de protocollen die je ontvangen hebt tíjdens je lidmaatschap, of dat het gebruiksrecht daarop vervalt met het eindigen van je contract.

Dat zou je bij Vilans moeten nagaan.

 

Indien het antwoord is ‘ja, je mag ze blijven gebruiken’ dan kunnen we natuurlijk bekijken hoe we dat technisch voor jullie gaan realiseren. 

@hleijen, ik heb contact gehad met Vilans en we mogen ze blijven gebruiken.  Wij gaan namelijk over naar de nieuwe omgeving maar de vraag is of wij dit voor 1 september gaan redden. We moeten nog updaten naar Zenya 6.0. 

Reputatie 6
Badge +7

Kan de powerpointpresentatie tzt ook omgezet worden naar de Zenya versie. Het lijkt ons fijn de overgang naar Zenya en het nieuwe zoeken naar Vilans protocollen tegelijkertijd te communiceren richting onze gebruikers. We zien graag nog een handige presentatie of hand-out tegemoet met alle nieuwe informatie.

 

@bmollema  onderstaande video laat zien hoe de toegang tot Vilans Protocollen via Zenya gaat verlopen met de nieuwe koppeling. Je ziet in deze video dezelfde stappen terug als in de eerder gedeelde ‘preview’ Powerpoint, namelijk hoe het gaat werken voor de eindgebruiker.

 

 

Voor applicatiebeheerders hebben we inmiddels de instructie gereed waarin we uitleggen hoe je een bestaande situatie kunt ombouwen naar ‘de nieuwe koppeling’,  en waarin we ook uitleggen hoe je straks aan de Zenya-kant kunt bepalen welke Vilans-protocollen je wel en welke je niet wilt aanbieden aan medewerkers van jouw organisatie.
 

 

Reputatie 6
Badge +7

Zijn er organisaties die voor Q3 niet overgaan tot de update van iProva 6.0?

Zo ja, hoe regelen zij de ontsluiting van de Vilans protocollen via iProva?




In aanvulling op wat @Emile Korver  aangeeft:

De update naar Zenya 6.0 is inderdaad een randvoorwaarde om de nieuwe Vilans-koppeling te kunnen activeren. 

Als je op 1 juni om wat voor reden dan ook nog níet live bent met de nieuwe koppeling, dan is de situatie als volgt:

  • Alle protocollen die je hebt ontvangen voor 1 juni blijven werken, maar worden inhoudelijk níet meer bijgewerkt.  Alle wijzigingen die Vilans heeft doorgevoerd in de ‘juni update’ krijg je dus niet vanzelf meer binnen. 
     
  • Je kan natuurlijk wel (via www.mijnvilansprotocollen.nl) in het wijzigingenoverzicht bekijken of er voor jouw organisatie relevante en urgente wijzigingen zijn in de ‘juni’ update van Vilans.  Als dat zo is, dan kan je het betreffende protocol ‘loskoppelen’ van de Webshare en handmatig aanpassen.
    Hoe dat in zijn werk gaat, lees je in het stappenplan (zie link een paar posts hierboven).

 

Dit is bedoeld als ‘tijdelijke workaround’ voor organisaties die een beetje tijd extra nodig hebben. Infoland houdt speciaal hiervoor de oude Vilans-omgeving nog wat langer technisch operationeel. Zoals Emile ook aangeeft: het hele protocollenbestand langere tijd zelf onderhouden, dat moet je eigenlijk echt niet willen. 

Later dit jaar komt alsnog het moment dat de Webshares met Vilans-protocollen ophouden te functioneren.  Zowel Infoland als Vilans adviseren dan ook om zo snel mogelijk de overstap naar de nieuwe koppeling te maken.
Vanuit Infoland proberen we die overstap zo eenvoudig mogelijk te maken, middels stap-voor-stap instructies.

Reputatie 6
Badge +7

Dag allemaal,

 

Wij zijn bij de webinar in januari aanwezig geweest en toen is in onze beleving toegezegd dat er een selectiemogelijkheid zou komen op de protocollen van Vilans. Dit staat ook zo nog vermeld op de website. Nu hebben wij vandaag mail gehad dat er wel iets gebouwd is, maar dat dat eigenlijk niet werkt, dus het komt er op neer dat we ‘pech’ hebben. Ze geven tevens aan: De aanpassing die Infoland heeft gedaan binnen de Iprova-omgeving lijkt me maatwerk en is buiten om ons gegaan. 

Daarnaast hebben wij aangegeven dat we het er niet mee eens zijn dat ze per 1 juni de stekker uit de webshare trekken, omdat ze geen goede oplossing bieden. Zij geven aan dat ze wel een oplossing hebben (Mijn Vilans Protocollen) maar dat het onze wens is om daar geen gebruik van te maken. 

Wij zijn pas net overgestapt naar Vilans en als we dit hadden geweten, hadden we het mogelijk nooit gedaan. Wij zijn het niet eens met de gang van zaken en vragen ons af of er überhaupt wel gebruikersonderzoek is gedaan. Zijn er meer organisaties die hier last van hebben?

 

@Martevanrijnsoever :

In de oude situatie kon je als organisatie een selectie maken op onderwerpniveau. Dit ging via het ‘Vilans KICK selfservice portal’.  Dit gold voor iedere organisatie die werkte met de iProva Webshare-koppeling, het was geen specifiek maatwerk voor jouw organisatie.


In de nieuwe “Mijn Vilans Protocollen” omgeving bestaat die selectie-functionaliteit op dit moment niet. Er is door diverse organisaties aangegeven dat dat wél zeer wenselijk / noodzakelijk werd geacht. Vervolgens is Vilans inderdaad begin dit jaar gaan onderzoeken of men aan deze wens tegenmoet kon komen.  Wat ik eerder deze week van Vilans heb begrepen, is dat dit onderzoek nog niet 100% is afgerond. Er is een voorlopige conclusie teruggekoppeld naar de organisatie van @Martevanrijnsoever maar definitieve communicatie hierover zal nog volgen vanuit Vilans.


Op het moment dat deze voorlopige conclusie ons bereikte, hebben wij vanuit Infoland snel gehandeld. We gaan er voor zorgen dat onze klanten straks sowieso onderwerpselectie kunnen toepassen aan de Zenya (iProva) kant, zelfs als Vilans deze optie niet zou kunnen gaan bieden in haar omgeving.

Waar het op neer komt, is dat je straks als applicatiebeheerder bij het inrichten van verzamelingen kunt aangeven of je “alle Vilans protocollen” in een verzameling wilt opnemen, of enkel Vilans protocollen m.b.t. de onderwerpen die je aanvinkt.

Onderstaande schermafbeelding geeft hiervan een impressie.


In de zoekresultaten die je krijgt binnen Zenya, zal je daarmee álleen resultaten krijgen uit de gekozen onderwerpen.  Daarmee kun je er dus voor zorgen dat de zoekresultaten sterk blijven lijken op de situatie zoals die voorheen was, met de Webshare-koppeling.

Precies gelijk zal het resultaat niet zijn, omdat Vilans in de nieuwe omgeving de protocollen nu heeft ingedeeld in een dertigtal onderwerpen, waar die verdeling voorheen iets fijnmaziger was met onderwerpen en sub-onderwerpen. Op de indeling van protocollen in onderwerpen hebben wij vanuit Infoland geen invloed, dit staat los van de software en is een inhoudelijke keuze van Vilans.


NB:
De onderwerpselectie die je straks dus in Zenya kunt doen, heeft géén uitwerking op wat medewerkers te zien krijgen als ze rechtstreeks naar www.vilansprotocollen.nl gaan en daar gaan zoeken/bladeren.  Daar zul je het volledige protocollenbestand aantreffen, tenzij Vilans hier alsnog een filtering gaat aanbieden.


 

Reputatie 5
Badge +8

Volgens mij kan dat als de documenten in een locale verzameling staan. De koppeling met Vilans stopt dan als de webshare niet meer werkt. Nadeel is dat je zelf verantwoordelijk wordt voor de PDCA cyclus op de kwaliteit per document (1672 stuks) en of je dat wilt ?! Kost meer als uitbesteden.

Reputatie 2
Badge +2

Dag allemaal,

 

Wij zijn bij de webinar in januari aanwezig geweest en toen is in onze beleving toegezegd dat er een selectiemogelijkheid zou komen op de protocollen van Vilans. Dit staat ook zo nog vermeld op de website. Nu hebben wij vandaag mail gehad dat er wel iets gebouwd is, maar dat dat eigenlijk niet werkt, dus het komt er op neer dat we ‘pech’ hebben. Ze geven tevens aan: De aanpassing die Infoland heeft gedaan binnen de Iprova-omgeving lijkt me maatwerk en is buiten om ons gegaan. 

Daarnaast hebben wij aangegeven dat we het er niet mee eens zijn dat ze per 1 juni de stekker uit de webshare trekken, omdat ze geen goede oplossing bieden. Zij geven aan dat ze wel een oplossing hebben (Mijn Vilans Protocollen) maar dat het onze wens is om daar geen gebruik van te maken. 

Wij zijn pas net overgestapt naar Vilans en als we dit hadden geweten, hadden we het mogelijk nooit gedaan. Wij zijn het niet eens met de gang van zaken en vragen ons af of er überhaupt wel gebruikersonderzoek is gedaan. Zijn er meer organisaties die hier last van hebben?

Reputatie 1

Zijn er organisaties die voor Q3 niet overgaan tot de update van iProva 6.0?

Zo ja, hoe regelen zij de ontsluiting van de Vilans protocollen via iProva?

Reputatie 6

@bmollema 

Dank voor je suggestie. Ik zal kijken hoe we hier ook een introductiedocument voor eindgebruikers van kunnen maken. Maar dat zal pas zijn als de nieuwe koppeling is gerealiseerd, naar verwachting eind april. 

Reputatie 2
Badge +6

Kan de powerpointpresentatie tzt ook omgezet worden naar de Zenya versie. Het lijkt ons fijn de overgang naar Zenya en het nieuwe zoeken naar Vilans protocollen tegelijkertijd te communiceren richting onze gebruikers. We zien graag nog een handige presentatie of hand-out tegemoet met alle nieuwe informatie.

Reputatie 7

Inmiddels hebben wij een stappenplan op de community geplaatst, waarin we uitleggen wat je moet doen om de Vilans protocollen in iProva te blijven zien. 

Reputatie 6
Badge +7

Is het mogelijk om de Vilans protocollen die wij nu via en Webshare importeren op 1 of ander manier te downloaden, zodat wij deze in ieder geval als back-up hebben, mocht onze overgang naar het Vilans portaal niet zo soepel verlopen? 

 

Beste @Corine Teeuwisse : zie onderstaande reactie, in ons stappenplan gaan we hier nader op in.

Badge +1

Is het mogelijk om de Vilans protocollen die wij nu via en Webshare importeren op 1 of ander manier te downloaden, zodat wij deze in ieder geval als back-up hebben, mocht onze overgang naar het Vilans portaal niet zo soepel verlopen? 

Reputatie 2
Badge +5

Zijn  er organisaties die al een oplossing bedacht hebben voor de deskundigheden die niet meer zichtbaar zijn op de Vilans Kick protocollen in de nieuwe omgeving.  Dit mogelijk in combinatie met het leer/managementsysteem wat er gebruikt wordt. Als hier ideeën over zijn, wat zijn dan de afwegingen om dit wel of niet zo te doen. Wat we graag willen is dat medewerkers, zo eenvoudig mogelijk een check kunnen doen of zij een bepaalde handeling wel/niet mogen uitvoeren.

Reputatie 6

Naar aanleiding van de recente communicatie vanuit Vilans blijkt er hier en daar onduidelijkheid te ontstaan over wat jullie als klant wanneer precies moeten regelen. Daarom zullen wij vanuit Infoland in de loop van deze week een helder stappenplan opstellen en met jullie delen. We zullen dit binnen dit topic delen en via de e-mail aan onze vaste contactpersonen voor de nieuwsbrief.

Reputatie 6
Badge +7

Ik heb inmiddels wat toelichting gehad vanuit Vilans, welke ik met jullie zal delen.
 

  • De reguliere update-cyclus voor de Vilans KICK-content is eens per kwartaal. De laatst vrijgegeven update dateert van december, en is dus beschikbaar via de ‘oude’ omgeving en de Webshare. De volgende update zal die van april zijn.
     
  • Het huidige plan is dus om die update enkel nog door te voeren in de nieuwe MVP omgeving. Dat betekent dat organisaties die gebruik maken van de Webshare-route vanaf 1 april dus gaan achterlopen totdat men de koppeling tussen iProva en de nieuwe MVP-omgeving in gebruik kan nemen. We verwachten dat dit mogelijk zal worden vanaf medio Q2.  Daarmee is er dus (afhankelijk van de snelheid waarmee de update voor/door iedereen uitgerold kan worden) een periode van 2 - 3 maanden waarin je ‘achterloopt’ met de protocollen.
  • Vilans zegt daarover:
    • Iedere organisatie kan adhv het ‘wijzigingenoverzicht’ zien wat de impact is, en voor welke protocollen het dus überhaupt zo is dat er wijzigingen zijn die je niet hebt in de Webshare-omgeving.
    • ook de organisaties die nog op de Webshare-route zitten, hebben al wel toegang tot het nieuwe platform, en kunnen dus in elk geval de gewijzigde protocollen wel via die route bekijken.
       
  • Tot slot geeft Vilans aan dat de deadline van 1 april niet keihard is.
    Mochten de omstandigheden er aanleiding toe geven, dan kan dit altijd nog heroverwogen worden. Bijvoorbeeld als blijkt dat het leggen van de technische koppelingen (user federatie, social intranet, iProva etc.) niet zo vlot gaat als gehoopt, of als er andere omstandigheden (Covid-ontwikkelingen bijv.) zijn die het noodzakelijk maken om toch nog actuele content naar de oude omgeving te brengen.

 

 

 

Reputatie 6
Badge +7

Vanuit Infoland komen we inderdaad met een update voor iProva, waarin een koppeling met de nieuwe “Mijn Vilans Protocollen” omgeving is opgenomen.  Dit is waar Vilans op doelt als ze het hebben over “API”. 
Het bouwen van deze koppeling staat bij ons op de planning voor de maand april, waarna we het zo snel mogelijk middels een update gaan vrijgeven voor de betreffende klanten.

 

Het statement vanuit Vilans dat ze per 1 april al willen stoppen met het bijwerken van de protocollen in de oude omgeving verbaast mij enigszins, aangezien de technische koppelvlakken waar wij als Infoland (en andere leveranciers de een integratie met Vilans hebben) nog niet eens formeel is opgeleverd, en er dus wel erg weinig tijd wordt geboden om een fatsoenlijke overgang voor te bereiden.

Ik zal hier ook zelf nog eens over aan de bel trekken bij Vilans.

Reputatie 1
Badge +1

Vorige week was er ook een webinar (lees: iedereen kon vragen stellen), daar was ik bij aangesloten.

Hoor graag wat de reactie na morgen is. Inderdaad wordt er nu erg naar Infoland gewezen als partij die nog niet gereed is. Per 1 april worden de protocollen in de oude versie niet meer bijgewerkt is mij verteld, dus je kunt dan mogelijk nog wel zoeken, maar niet naar een actuele versie.

 

Ook t.a.v. de deskundigheidsniveaus blijft het antwoord: op individueel niveau regelen via LMS o.i.d, komt niet meer bij de protocollen te staan.

Reputatie 1
Badge +1

Het toevoegen van deskundigheidsniveau's kan in de nieuwe situatie niet meer. Wij gaan dit mogelijk ondervangen door een overzicht van handelingen en daarachter  de deskundigheidsnivea's op te stellen. Veelal is wel bekend door welk niveau de handeling uitgevoerd mag worden.

Waar wij behoefte aan hebben is het zelf kunnen toevoegen van een veld aan eigen documenten en de Vilans protocollen zodat we 1 verzameling hebben rondom verpleegtechnisch handelen. Op dit moment hebben wij op het gebied van wondzorg afwijkende protocollen vanuit de regionale samenwerking wondzorg. Niet duidelijk is voor ons op dit moment of dit mogelijk blijft.

Reputatie 5
Badge +8

Ik neem in ieder geval morgen deel aan dit “digitale spreekuur” van VILANS.

Deze vraag staat ook op mijn netvlies, omdat ik van onze Customer manager Roy van Infoland begrepen heb dat de afspraak tussen Infoland en vilans is dat de oude omgeving = webshare werkend blijft totdat de nieuwe release iProva 6.0 inclusief de nieuwe “zoek-Api" online is

Dit zal rond half april zo zijn. 

Ik houd jullie via deze topic op de hoogte van het antwoord van Vilans morgen !

Reputatie 2
Badge +6

Ik heb (helaas) van niemand iets vernomen, hopelijk heeft toch iedere organisatie op toch wel een manier laten weten niet (volledig) tevreden te zijn met de overgang. Anders is het officiële signaal van slechts een enkele organisatie niet krachtig genoeg.

@Anne Ik zag nu net pas je oproepje; morgen even afwachten als het spreekuur Vilans is geweest?

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring