Vraag

Vragen over 'Mijn Vilans Protocollen'

  • 13 November 2020
  • 55 reacties
  • 2871 Bekeken

Reputatie 6

Vilans bouwt momenteel een nieuw platform voor haar protocollen, ‘Mijn Vilans Protocollen’ genaamd. Als jouw organisatie gebruik maakt van de Vilans KICK-protocollen, dan ben je hier recent per brief over geïnformeerd.

 

In het nieuwe platform gaat een aantal zaken veranderen t.o.v. de huidige situatie. Het aanbod van content wordt uitgebreid en de opzet van de protocollen wordt toegankelijker gemaakt. Tegelijkertijd zullen ook een aantal functionaliteiten komen te vervallen, waaronder de mogelijkheid om als organisatie je eigen selectie te maken of deskundigheidsniveaus toe te voegen.

 

Het is niet helemaal duidelijk hoe de protocollen in bestaande systemen zoals iProva kunnen worden opgenomen. Dat is nog niet door Vilans met ons gedeeld. Ook heeft Vilans kenbaar gemaakt dat gebruikers in de nieuwe omgeving een persoonlijk account krijgen. Hoe dit verder vormgegeven gaat worden, in relatie tot gebruikersbeheer en single sign-on, is op dit moment ook nog niet bekend.

 

We ontvangen vragen van onze iProva klanten die nu de Kick protocollen met Webshare importeren. Daarom sturen aan op meer duidelijkheid bij Vilans. Maar we zijn ook benieuwd naar de behoeften van onze gebruikers.

 

Aan de Vilans gebruikers onder ons, hebben we daarom de volgende vraag: Wat zijn jullie eisen, wensen en zorgen in het licht van deze ontwikkeling?


55 reacties

Reputatie 2
Badge +5

Wij maken al een aantal jaar tevreden gebruik van de Vilans protocollen. Nieuwe & gewijzigde documenten worden automatisch middels webshare toegevoegd/doorgevoerd. Hopelijk kan er een koppeling komen tussen iProva en ‘Mijn Vilans Protocollen’. Het is voor ons een eis dat de documenten in iProva raadpleegbaar moeten zijn. Hopelijk komt er gauw meer duidelijkheid vanuit Vilans. 

Reputatie 1

Voor QuaRijn is het ook erg belangrijk dat de koppeling gerealiseerd wordt.

Gebruik maken van een nieuwe omgeving alleen voor de nieuwe Vilans protocollen, gaat veel vragen en gebruikersongemak met zich meebrengen. Dit is zeer ongewenst.

Reputatie 2
Badge +4

Binnen ZNWV maken wij ons ook zorgen over 2 aparte manieren van raadplegen; Infoland en Vilans. 

Als nadelen zien wij:

  • Medewerkers weten niet meer waar ze moeten zoeken naar een document, via Vilans of via Infoland.
  • ‘Eigen’ documenten of afwijkende afspraken op de Vilans protocollen worden niet meer gevonden. Het schept verwarring.
  • Tellingen op de documenten worden jaarlijks gebruikt om de afdeling Leren en Ontwikkelen te informeren over de meest gebruikte Vilans protocollen en meest gestelde vragen. Er is straks geen inzicht meer in de gebruikerskant van Vilans.

Voor ons was 1 van de belangrijkste redenen om naar Infoland over te stappen destijds om de integratie van Vilans protocollen. Iets wat onze vorige software leverancier met de cd rom ook al had gerealiseerd.

 

Reputatie 3
Badge +5

Wij maken al een aantal jaar tevreden gebruik van de Vilans protocollen. Nieuwe & gewijzigde documenten worden automatisch middels webshare toegevoegd/doorgevoerd. Hopelijk kan er een koppeling komen tussen iProva en ‘Mijn Vilans Protocollen’. Het is voor ons een eis dat de documenten in iProva raadpleegbaar moeten zijn. Hopelijk komt er gauw meer duidelijkheid vanuit Vilans. 

Hier bij Thebe exact hetzelfde

Reputatie 1

Wij maken al een aantal jaar tevreden gebruik van de Vilans protocollen.

De eisen van de Saxenburgh zijn:

Het raadplegen van Vilans documenten in iProva.én de mogelijkheid om zelf een deskundigheidsniveau toe te voegen aan de protocollen.

 

 

 

Reputatie 2
Badge +4
  • Medewerkers weten niet meer waar ze moeten zoeken naar een document, via Vilans of via Infoland.
  • ‘Eigen’ documenten of afwijkende afspraken op de Vilans protocollen worden niet meer gevonden. Het schept verwarring.

Aan bovenstaande wil ik graag toevoegen:

  • De leeromgeving linkt meteen naar de juiste Vilansprotocollen in iProva die nodig zijn voor de toets. Dit moet vooral zo blijven.
  • De mogelijkheid om zelf te kunnen kiezen welke Vilansprotocollen we beschikbaar willen stellen, zodat onnodige ballast niet getoond wordt, heeft ook een meerwaarde.
  • Momenteel hebben we een link opgenomen bij het zorgplan in het ECD rechtstreeks naar de Vilansprotocollen in iProva. Dit is voor de medewerker duidelijk.

Ook wij hebben al overleg gehad met onze contactpersonen bij Vilans en we hebben al een mail met onze vragen naar Vilans gestuurd, maar ze kunnen ons geen antwoorden geven.!!

Reputatie 1
Badge +1

Wij (Zorggroep Alliade) maken al 4 jaar tevreden gebruik van de Vilans protocollen. Nieuwe & gewijzigde documenten worden automatisch middels webshare toegevoegd/doorgevoerd. Het is een grote wens van ons dat er een koppeling komt tussen iProva en ‘Mijn Vilans Protocollen’ zodat de documenten in iProva raadpleegbaar zijn.  Hopelijk komt er snel meer duidelijkheid.

 

Reputatie 6

UPDATE MIJN VILANS PROTOCOLLEN INTEGRATIE

De voorbije maand hebben we bepaald niet stilgezeten als het gaat om de Vilans protocollen. We hebben overleg gevoerd met Vilans om het belang van een goede zoekintegratie voor jullie als klant te onderstrepen en om samen tot een oplossing te komen. Omdat er nu een belangrijke eerste stap is gezet door Vilans, geven we je een update.

 

Zoals eerder aangekondigd wordt de huidige oplossing -waarbij de Vilans protocollen via Kick Webshare worden gesynchroniseerd- in de loop van 2021 niet meer ondersteund door Vilans. In plaats daarvan zal er enkel een standaard zoek koppeling ( Vilans Search API) naar Mijn Vilans Protocollen (MVP) komen. Dat is in onze ogen een te grote stap terug ten opzichte van de integratie die jullie nu gewend zijn.

 

Zoekresultaten via deze Vilans search API kunnen namelijk niet samen met iProva zoekresultaten in één overzicht worden getoond, maar enkel in een apart overzicht. Eventuele toelichtingen op de Vilans protocollen komen zo in een ander overzicht dan de protocollen zelf. Dat is niet wenselijk en zal tot verwarring leiden bij jullie gebruikers. Bovendien zal het gebruik van losse overzichten een negatieve invloed hebben op de performance voor gebruikers.

 

We hebben daarom een oplossing voorgesteld waarbij iProva informatie uit MVP kan indexeren. Zo kunnen we er in ieder geval voor zorgen dat een zoekopdracht binnen iProva hetzelfde werkt als voorheen en blijft de integrale ervaring bij het zoeken behouden. Vilans heeft hiermee ingestemd en komt zo tegemoet aan onze grootste bezwaren op de standaard API. Op het moment dat een gevonden Vilans protocol wordt aangeklikt, zal deze echter wel worden geopend binnen MVP. Vilans houdt eraan vast dat de protocollen enkel in MVP worden getoond. In onze ogen niet ideaal voor gebruikers, maar het is op dit moment het maximaal haalbare.

 

In de bijlage treffen jullie een globale weergave van de nieuwe oplossing. Er staat een aantal aandachtspunten (in oranje ) in vermeld voor gebruikers dan wel voor Vilans: Na het doorklikken naar MVP zal de gebruiker zich moeten realiseren dat deze zich in een andere omgeving bevindt. Verder zoeken of terug navigeren zal daarom anders werken. Vilans zal ervoor moeten zorgen dat de gebruiker zonder aparte login vanuit iProva naar MVP kan bewegen. We gaan ervan uit dat gebruikers naadloos van iProva naar MVP kunnen navigeren.

 

Voorlopige tijdlijn:

  • Vanaf januari 2021 zal Vilans starten met klanten overzetten van de huidige online omgeving naar MVP; Voor iProva klanten met Kick Webshare verandert er nog niets
  • Indien Vilans de nieuwe koppeling voor ons heeft gerealiseerd zullen wij in het tweede kwartaal (na iProva 6.0) starten met de realisatie van de nieuwe zoekfunctie; Voor iProva klanten met Kick Webshare verandert er nog niets
  • Naar verwachting halverwege 2021 zal de nieuwe zoekfunctie worden opgeleverd en de huidige Kick Webshare vervangen.

 

De informatie is bedoeld om jullie een beeld te geven van de ontwikkelingen die nu lopen en is niet definitief. Zodra wij nieuwe informatie hebben, zullen we hierover communiceren via dit topic op de Community.

 

Wij zijn benieuwd naar jullie reacties op deze preview. Indien jullie vragen of zorgen hebben buiten hetgeen hier beschreven staat, verzoeken we jullie deze ook te blijven delen met Vilans zelf.

Reputatie 5
Badge +8

Vanuit MeanderGroep ZL de volgende vragen :

Door de koppeling met iProva was raadplegen eenvoudig, in de nieuwe situatie ontstaan de volgende vragen en bij ons :

  1. komt er een nieuwe standaard koppeling vanuit iProva/Infoland naar het VILANS platform ? → LIEFST wel tbv. gebruikersgemak
  2. Kan SSO (SingelSignOn) blijven bestaan in een nieuwe situatie ?
  3. Deskundigheidsnivo's moeten we straks zelf borgen (veel beheerwerk), kan deze optie niet in de nieuwe situatie verankerd worden, of bestaat er een mogelijkheid dit in iProva te verankeren - bv via Gebruikersbeheer / documenteigenschappen / ……..…. anders ??
  4. Kunnen in het nieuwe VILANS platform Meander gebonden Protocollen verankerd worden, of gaat dit geheel terug naar iDoc ?
  5. Hoe gaan de kosten voor het VILANS abonnement zicht verhouden naar de nieuwe situatie ?
Reputatie 1
Badge +1

Zorgfederatie Oldenzaal heeft 2 jaar geleden gekozen voor iDocument, mede vanwege de integratie met de Vilans protocollen wat het gebruiks- en vind gemak verhoogd en omdat men dan niet apart hoeft in te loggen.

Dat laatste was voor ons cruciaal en is een belangrijke vereiste. Hiermee wordt tevens verwarring voorkomen als men op andere plekken moet zoeken.

We vinden het belangrijk dat er een directe koppeling, zonder extra inlog, mogelijk blijft waarbij nieuwe en gewijzigde documenten automatisch worden verwerkt.

Voor Zorggroep Noorderboog geldt het volgende

  • we willen graag deskundigheidsniveaus blijven kunnen toevoegen
  • koppeling vanuit LMS en Cura cliënten dossier naar de vilans protocollen moet blijven werken
  • vilans protocollen moeten toegankelijk blijven vanuit irpova, niet via aparte inlog / systeem
  • ook fijn om documenten die de organisatie niet nodig heeft, uit te kunnen zetten (bijv de protocollen voor kinderen)
Reputatie 2
Badge +6

Zojuist net uitgebreid overleg gehad met onze contactpersoon van Vilans over de wijzigingen en sneak preview van het nieuwe portaal gezien. 

Dit heb ik bij haar aangegeven: Aantal wijzigingen die er komen zijn vooral voor gebruikers van huidige portaal van Vilans verbetering (denk aan toevoegen favorieten, zoeken, op andere devices dan PC kunnen raadplegen) maar zijn met de koppeling van Vilans KICK protocollen en eigen Infoland-omgeving dus niet aan de orde/ geen verbetering/wijziging). Ook het argument dat het dan handig is voor de gebruikers dat ze straks een eigen persoonlijke omgeving hebben met eigen inlogaccount heb ik tegengesproken: het is helemaal niet handig/wenselijk dat medewerkers straks in 2 systemen moeten gaan zoeken naar documenten. Al onze medewerkers weten dat ze voor documenten, óók die van Vilans terecht kunnen in 1 systeem.De koppeling met Vilans woog voor ons echt mee toen we medio 2019 besloten over te gaan op de documentenmodule van Infoland.

Wensen

  •  Koppeling moet blijven.
  • De leeromgeving moet kunnen linken naar de juiste Vilansprotocollen in iProva die nodig zijn voor de toets.
  • De mogelijkheid om zelf te kunnen kiezen welke Vilansprotocollen we beschikbaar willen stellen, zodat onnodige ballast niet getoond wordt, heeft ook een meerwaarde.

Tot slot de tip aan alle gebruikers van Vilans binnen Iprova:

Vilans geeft aan in gesprek te zijn met Infoland en al van meerdere organisaties gehoord dat koppeling moet blijven. Geef dit signaal ook door aan je contactpersoon binnen Vilans en stem het ook af met je ICT afdeling (er is een brief onderweg van Vilans naar ICT van de organisaties met vragenlijst om te inventariseren wat er gedaan moet worden om over te kunnen gaan. Ik heb al bij Vilans aangeven dat het kort door de bocht is er maar direct van uit te gaan dat iedereen overgaat naar het portaal van Vilans naast een eigen documentsysteem)

 

Ineke

 

Reputatie 1

Wij maken al een aantal jaar tevreden gebruik van de Vilans protocollen. Nieuwe & gewijzigde documenten worden automatisch middels webshare toegevoegd/doorgevoerd. Hopelijk kan er een koppeling komen tussen iProva en ‘Mijn Vilans Protocollen’. Het is voor ons een eis dat de documenten in iProva raadpleegbaar moeten zijn. Hopelijk komt er gauw meer duidelijkheid vanuit Vilans. 

Hier bij Thebe exact hetzelfde

Voor Amstelring geldt ook hetzelfde

Reputatie 1
Badge +1

Ook bij ZorgSaam zijn we zeer benieuwd naar de uitwerking van Vilans. Tot nu toe is dit onduidelijk en zijn we niet blij met deze onduidelijkheid.

Reputatie 6
Badge +7

Dag allemaal,

 

Wij zijn bij de webinar in januari aanwezig geweest en toen is in onze beleving toegezegd dat er een selectiemogelijkheid zou komen op de protocollen van Vilans. Dit staat ook zo nog vermeld op de website. Nu hebben wij vandaag mail gehad dat er wel iets gebouwd is, maar dat dat eigenlijk niet werkt, dus het komt er op neer dat we ‘pech’ hebben. Ze geven tevens aan: De aanpassing die Infoland heeft gedaan binnen de Iprova-omgeving lijkt me maatwerk en is buiten om ons gegaan. 

Daarnaast hebben wij aangegeven dat we het er niet mee eens zijn dat ze per 1 juni de stekker uit de webshare trekken, omdat ze geen goede oplossing bieden. Zij geven aan dat ze wel een oplossing hebben (Mijn Vilans Protocollen) maar dat het onze wens is om daar geen gebruik van te maken. 

Wij zijn pas net overgestapt naar Vilans en als we dit hadden geweten, hadden we het mogelijk nooit gedaan. Wij zijn het niet eens met de gang van zaken en vragen ons af of er überhaupt wel gebruikersonderzoek is gedaan. Zijn er meer organisaties die hier last van hebben?

 

@Martevanrijnsoever :

In de oude situatie kon je als organisatie een selectie maken op onderwerpniveau. Dit ging via het ‘Vilans KICK selfservice portal’.  Dit gold voor iedere organisatie die werkte met de iProva Webshare-koppeling, het was geen specifiek maatwerk voor jouw organisatie.


In de nieuwe “Mijn Vilans Protocollen” omgeving bestaat die selectie-functionaliteit op dit moment niet. Er is door diverse organisaties aangegeven dat dat wél zeer wenselijk / noodzakelijk werd geacht. Vervolgens is Vilans inderdaad begin dit jaar gaan onderzoeken of men aan deze wens tegenmoet kon komen.  Wat ik eerder deze week van Vilans heb begrepen, is dat dit onderzoek nog niet 100% is afgerond. Er is een voorlopige conclusie teruggekoppeld naar de organisatie van @Martevanrijnsoever maar definitieve communicatie hierover zal nog volgen vanuit Vilans.


Op het moment dat deze voorlopige conclusie ons bereikte, hebben wij vanuit Infoland snel gehandeld. We gaan er voor zorgen dat onze klanten straks sowieso onderwerpselectie kunnen toepassen aan de Zenya (iProva) kant, zelfs als Vilans deze optie niet zou kunnen gaan bieden in haar omgeving.

Waar het op neer komt, is dat je straks als applicatiebeheerder bij het inrichten van verzamelingen kunt aangeven of je “alle Vilans protocollen” in een verzameling wilt opnemen, of enkel Vilans protocollen m.b.t. de onderwerpen die je aanvinkt.

Onderstaande schermafbeelding geeft hiervan een impressie.


In de zoekresultaten die je krijgt binnen Zenya, zal je daarmee álleen resultaten krijgen uit de gekozen onderwerpen.  Daarmee kun je er dus voor zorgen dat de zoekresultaten sterk blijven lijken op de situatie zoals die voorheen was, met de Webshare-koppeling.

Precies gelijk zal het resultaat niet zijn, omdat Vilans in de nieuwe omgeving de protocollen nu heeft ingedeeld in een dertigtal onderwerpen, waar die verdeling voorheen iets fijnmaziger was met onderwerpen en sub-onderwerpen. Op de indeling van protocollen in onderwerpen hebben wij vanuit Infoland geen invloed, dit staat los van de software en is een inhoudelijke keuze van Vilans.


NB:
De onderwerpselectie die je straks dus in Zenya kunt doen, heeft géén uitwerking op wat medewerkers te zien krijgen als ze rechtstreeks naar www.vilansprotocollen.nl gaan en daar gaan zoeken/bladeren.  Daar zul je het volledige protocollenbestand aantreffen, tenzij Vilans hier alsnog een filtering gaat aanbieden.


 

Reputatie 2
Badge +5

Bedankt voor de preview. Fijn dat er iig een koppeling gemaakt kan worden maar het wordt er voor de gebruikers niet overzichtelijker op. Er komt een laagje tussen wat je eigenlijk niet wilt. Ik ga een aantal gebruikers vragen hoe zij dit zien. Jammer dat Vilans deze overstap heeft gemaakt.

Vraagje: wij maken nu gebruik van een selectie Vilans protocollen. Een aantal protocollen hebben discrepanties met eigen protocollen van bijvoorbeeld apotheek/infectiepreventie. Als de systemen gekoppeld worden kan deze selectie dan nog wel gemaakt worden? 

Reputatie 6

Ik heb @Emile Korver vanochtend gesproken en hem in grote lijnen verteld wat @hleijen net heeft gepost. Emile gaf aan dat er onrust in de organisatie is omdat er geen updates komen vanuit Vilans, sinds de aankondiging dat zij per januari de nieuwe omgeving lanceren.

Die lancering per januari betreft in eerste instantie enkel de klanten die nu gebruik maken van de online Vilans portal. De Infoland klanten die de webshare gebruiken om KICK protocollen automatisch te importeren, kunnen dat tot in Q2 van dit blijven gebruiken. Het zou fijn zijn voor jullie als Vilans dit aan jullie garandeert.

Daarom heb ik Emile geadviseerd daar bij Vilans naar te vragen en adviseer ook alle andere klanten met de webshare import dat te doen.

Reputatie 1
Badge +1

I.k.v. samen een krachtig(er) signaal af te kunnen geven wil onze RvB graag in gezamenlijkheid een signaal aan Vilans sturen.

Indien de organisatie waar jij werkt hier ook in wil participeren wil ik je vragen dit te mailen aan: a.vandecalseijde@zzv.nl. 

(I.v.m. onze Qualicor audit op 18/1 zal ik naar verwachting pas vanaf de 19de dit verder oppakken)

Reputatie 6
Badge +7

Kan de powerpointpresentatie tzt ook omgezet worden naar de Zenya versie. Het lijkt ons fijn de overgang naar Zenya en het nieuwe zoeken naar Vilans protocollen tegelijkertijd te communiceren richting onze gebruikers. We zien graag nog een handige presentatie of hand-out tegemoet met alle nieuwe informatie.

 

@bmollema  onderstaande video laat zien hoe de toegang tot Vilans Protocollen via Zenya gaat verlopen met de nieuwe koppeling. Je ziet in deze video dezelfde stappen terug als in de eerder gedeelde ‘preview’ Powerpoint, namelijk hoe het gaat werken voor de eindgebruiker.

 

 

Voor applicatiebeheerders hebben we inmiddels de instructie gereed waarin we uitleggen hoe je een bestaande situatie kunt ombouwen naar ‘de nieuwe koppeling’,  en waarin we ook uitleggen hoe je straks aan de Zenya-kant kunt bepalen welke Vilans-protocollen je wel en welke je niet wilt aanbieden aan medewerkers van jouw organisatie.
 

 

Reputatie 6

@bmollema 

Dank voor je suggestie. Ik zal kijken hoe we hier ook een introductiedocument voor eindgebruikers van kunnen maken. Maar dat zal pas zijn als de nieuwe koppeling is gerealiseerd, naar verwachting eind april. 

Badge

Erg teleurstellende uitkomst en zoals je zelf al stelt een achteruit gang van de functionaliteit. Vrijwel iedereen vraagt om geïntegreerde oplossingen zodat je vanuit 1 portaal meerdere gegevensbronnen raad kunt plegen. Infoland was daar met de Vilans protocollen een voorbeeld van. 

Betekent dit nu ook dat wij noodgedwongen een sync koppeling moeten gaan opbouwen met Vilans? Of gaan onze gebruikers vanuit iProva gesynced worden met Vilans? 

 

De Search app gaat de Vilans protocollen ook niet meer aanbieden en dus worden wij gedwongen een nieuwe app af te gaan nemen bij Vilans..klopt deze stelling?

Reputatie 6
Badge +7

@RobT de mogelijkheid om de protocollen te kunnen zoeken  en vinden via de Search app blijft, zoals te zien is in de laatste slides van de preview die @Maurice van Abeelen hierboven heeft geplaatst. Wel gaat het ook hier wat anders werken en verlies je de mogelijkheid om offline Vilans-protocollen te raadplegen.

Vilans zelf komt voor zover mij bekend niet met een app maar hun nieuwe platform heeft wel een mobielvriendelijke webinterface. Voor offline toegang biedt Vilans geen alternatief.

 

Qua gebruikersbeheer:  men wil gaan werken met authenticatie federatie. Dat komt er op neer dat er een vertrouwensrelatie wordt gelegd tussen het loginsysteem van jullie organisatie en het Vilans-platform. Je kunt dan inloggen met je normale account (van je eigen organisatie) en daarmee toegang krijgen tot het Vilans platform.
Het werkingsprincipe is dus anders dan bij synchronisatie, maar wat gelijk is, is dat per geval een koppeling geconfigureerd zal moeten worden, en dat dit goede afstemming met IT van jullie organisatie zal vereisen.
Verdere vragen over de werking qua gebruikersbeheer en inloggen kan ik overigens niet beantwoorden omdat wij daar als Infoland straks geen partij meer in zijn - heb je dergelijke vragen, maak ze dan vooral kenbaar bij Vilans.

 

Reputatie 5
Badge +8

Ik neem in ieder geval morgen deel aan dit “digitale spreekuur” van VILANS.

Deze vraag staat ook op mijn netvlies, omdat ik van onze Customer manager Roy van Infoland begrepen heb dat de afspraak tussen Infoland en vilans is dat de oude omgeving = webshare werkend blijft totdat de nieuwe release iProva 6.0 inclusief de nieuwe “zoek-Api" online is

Dit zal rond half april zo zijn. 

Ik houd jullie via deze topic op de hoogte van het antwoord van Vilans morgen !

Reputatie 2
Badge +5

@hleijen 

Bedankt voor de snelle reactie. Als ik alleen de werkinstructies loskoppel dan gaat het om 260 documenten. Ik ga er van uit dat het gaat lukken (update staat voor begin juli gepland), zo niet dan weet ik wat we moeten doen.  

 

Reputatie 6

Naar aanleiding van de recente communicatie vanuit Vilans blijkt er hier en daar onduidelijkheid te ontstaan over wat jullie als klant wanneer precies moeten regelen. Daarom zullen wij vanuit Infoland in de loop van deze week een helder stappenplan opstellen en met jullie delen. We zullen dit binnen dit topic delen en via de e-mail aan onze vaste contactpersonen voor de nieuwsbrief.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring