Wij nemen alleen kwaliteitsdocumenten in iProva op die regelmatig herzien moeten worden (protocollen en werkinstructies).

Jaarverslagen worden niet opgeslagen in iProva. We zijn ooit gestart met het opnemen van auditrapportages, maar dit zorgde voor ‘vervuiling’ bij het zoeken naar documenten. Daarom zijn deze documenten nu opgenomen in een hoofdmap, die niet is opgenomen in portalen. Auditrapportages worden om deze reden opgenomen in de module Audits.

Wij zetten alleen kwaliteitsdocumenten in iDocument. De auditrapporten staan nu nog in een extern systeem en de bevindingen uit de auditrapporten gaan in de verbetervolgmodule in iTask.

Jaarverslagen worden niet in iDocument geplaatst.

Het beleid is dat wij alleen documenten opnemen die aan versiebeheer onderhevig zijn.

Wij zijn ons beleid 'documentbeheer’ aan het evalueren en zijn daarom ook benieuwd wat het beleid in andere ziekenhuizen is. 

Hier ook alleen kwaliteitsdocumenten die aan versiebeheer onderhevig zijn.

Auditrapporten worden opgeslagen in de module Audit.

Jaarverslagen worden niet in iProva beheerd/opgeslagen.

Ik weet niet of deze vraag nog actueel is, maar wij (ouderenzorg) gebruiken I-doc juist wel om ook auditverslagen, jaarverslagen, kwaliteitsrapportages op te slaan. (wij hebben geen audit module)

Om vervuiling met zoeken bij met name auditverslagen te voorkomen, heb ik de volgende oplossing toegepast;

alle ‘uitkomsten’ worden in een aparte map gezet. deze map in onzichtbaar met zoekopdrachten, maar het is wel mogelijk om hiernaar via een link te verwijzen. In de map ‘verbeteren’ staan documenten met alleen maar hyperlinken naar die losse audits of rapportages. 
Bij het zoeken naar bv audits, vind je het document met de hyperlinken, gesorteerd op jaar en auditonderwerp. Klik op de juiste hyperlink en je ziet het bijbehorende auditverslag. zie voorbeeld.

Alle auditverslagen/rapportages/jaarverslagen enz krijgen een einddatum mee. 1x per jaar worden die hele oude, verlopen documenten verwijderd en de hyperlinken in het basisdocument ook. Mocht je dat vergeten, dan krijg je ook nog een melding van het systeem bij verbroken hyperlinken.

Onze gedachte hierbij is dat iedereen in de organisatie deze informatie tot zijn beschikking zou moeten/mogen hebben in 1 en hetzelfde portaal.