Hoi @lsnoei 

Als ik het goed begrijp dan vult een teamlid dat de melding doet de OE van het betrokken team in via een tweede veld (bijvoorbeeld het Compliance - Organisatie-eenheden veld).
Vervolgens wil je op basis van dat ingevulde veld het team van die OE als overige betrokkene instellen.

Dat kan m.i. eenvoudiger:

• Voeg gebruikersgroepen toe aan de rol van Overige betrokkene bij alle OE's die relevant zijn voor die gebruikersgroepen
• Maak een veld aan van het type "gebruiker", dat je instelt op het kiezen van overige betrokkenen (en waar je meer dan 1 gebruiker op mag invullen)
• Zet dat veld op je meldformulier met de vraag: "welk(e) team(s) wil je informeren over deze melding?” en laat de melder alle leden van het andere team invullen, zie beneden
• Haal het veld waarin de melder de OE van het andere team invult van je formulier
• Op het moment dat er nieuwe teams toegevoegd worden, wijzig je de rechten van alle OE's die contact hebben met dat team en voeg je die nieuwe gebruikersgroepen toe in de rol van overige betrokkene
• In de workflow kun je volstaan met 2 generieke acties in deze volgorde: eerst een actie "Stel iedereen die in je veld is ingevuld in als overige betrokkene”, gevolgd door "Mail de overige betrokkene(n) van de melding”

Het resultaat is dat je melder nog steeds even veel velden invult (je hebt namelijk het OE veld vervangen door een gebruikersveld).
En jij hoeft als beheerder alleen nieuwe groepen toe te voegen aan de rol van je OE's, zodra er een nieuwe groep bijkomt. Je kunt die gebruikersgroep in 1x aan een selectie van OE's of zelfs aan alle OE's tegelijk toevoegen!
Het grote verschil is dat je geen 297 acties hoeft in te stellen en bij te houden in de workflow en dat de melder eenvoudig meerdere teams kan betrekken bij de melding.

Alle leden van een team invullen als overige betrokkene

Je kunt geen groep invullen als overige betrokkene via een gebruikersveld, maar je kunt wel eenvoudig alle leden van een groep instellen als overige betrokkene en eventueel aanvullen met de leden van een of meerdere andere groepen:

• Klik op het vergrootglas links in het gebruikersveld:
   

  

• Filter op de juiste gebruikersgroep en vink dan alle gebruikers die dan getoond worden in 1x aan:
   

  

• Filter eventueel op een tweede gebruikersgroep en vink ook die gebruikers aan. Herhaal indien gewenst.

Het resultaat is dan dat alle gebruikers uit alle gebruikersgroepen als overige betrokkene worden geregistreerd bij de melding.

@Chaim Leunissen Dank je wel voor je uitgebreide toelichting. Tot nu toe hebben we nog niets ingericht en jouw insteek is inderdaad wat we in ons hoofd hebben. 

Het klopt toch dat in de rechteninstelling in de kolom Overige betrokkenen dan voor al onze OE's

deze hele lange lijst van teams moet worden opgenomen, zoals in het plaatje?

Ik dacht zou het niet mooi zijn als er een functionaliteit is waardoor je deze groepen niet binnen het meldtype hoeft te beheren, maar je (net zoals je die voor alle aangemelde gebruikers hebt) hier “Alle gebruikersgroepen” zou kunnen zetten.

Hoi @lsnoei,

Je zou hiervoor dan een idee kunnen toevoegen.

@Chaim Leunissen 

1 Als we dezelfde gebruikersgroepen toevoegen aan de rol Actienemer, kan ik dan ook een Actie aanmaken voor deze gebruikersgroep, waarbij als er één persoon de actie afhandelt, de taak bij iedereen verdwijnt?

2 Als een actiepunt is afgehandeld en de actienemers staan niet bij de Overige betrokkenen, verdwijnen dan hun inzagerechten?

Hallo @lsnoei,

1 Als we dezelfde gebruikersgroepen toevoegen aan de rol Actienemer, kan ik dan ook een Actie aanmaken voor deze gebruikersgroep, waarbij als er één persoon de actie afhandelt, de taak bij iedereen verdwijnt?

Ja dat werkt inderdaad. Zie ook 

2 Als een actiepunt is afgehandeld en de actienemers staan niet bij de Overige betrokkenen, verdwijnen dan hun inzagerechten?

De actienemer die het formulier ingevuld heeft blijft inzagerecht behouden in de melding. De andere gebruikers van de groep die ingesteld was om het actiepunt af te handelen hebben geen inzagerecht meer nadat het formulier verstuurd is.

Als je wil dat de hele groep inzagerecht behoudt dan dien je de groep via een actie als overige betrokkene in te stellen.

@Chaim Leunissen, nog een vraag:

1 Overige betrokkenen toevoegen aan de meldkant

Als we het team door de melder later kiezen via een vraag in het meldformulier eindig je met een opsomming van namen uit het team:

2 Overige betrokkenen toevoegen aan de coördinatorkant

Als we de coördinator bij Acties en Voortgang een team laten toevoegen, eindig je met een gebruikersgroep.

Als een teamlid verhuist naar een ander onderdeel van de organisatie, haalt onze applicatiebeheerder haar uit de gebruikersgroep Team Laan van Eckart 82, en plaatst haar in haar nieuwe team.

Betekent dit dat in

Scenario 1 zij inzage blijft houden in cliëntmeldingen op haar oude locatie

en dat in

Scenario 2 de inzage ophoudt op het moment dat zij uit de gebruikersgroep gaat?

Dank je wel vast.

Beste @lsnoei 

Ik reageer in 2 richtingen op je vraagstuk, dat ik op de volgende manier inkort. De ene richting heeft betrekking op de wijze waarop meldingen verbonden worden met julle cliëntregistratie systeem. de andere richting gaat door op de rollen binnen Zenya.

1 Koppeling met cliëntregistratie

Veel organisaties hebben een 2-weg koppeling tussen het cliëntregistratiesysteem en Zenya FLOW. Via die 2-weg koppeling is het niet alleen mogelijk om cliëntgegevens op te zoeken en in te vullen in FLOW, maar ook om (een deel van) de inhoud in een FLOW melding automatisch toe te voegen aan het cliëntdossier van een specifieke patiënt, zodra de melding verzonden wordt. Daarmee komt die informatie automatisch beschikbaar aan iedereen die het dossier van die specifieke cliënt mag inzien.
Ik verwacht dat een medewerker die naar een andere afdeling gaat niet langer inzage heeft in de cliëntgegevens van zijn/haar vorige afdeling.
In dat geval heb je alleen nog een mailactie nodig naar het betreffende team met de mededeling dat er een melding is, zeker als je ervoor zorgt dat alle relevante informatie in het cliëntdossier terecht komt.

Het mooie is dat je die mailactie eenvoudig aan een gebruikersgroep kunt toewijzen:

Zodra een gebruiker uit die groep gehaald wordt, zal hij/zij geen nieuwe mails meer ontvangen.

Deze optie is daarom wellicht een beter alternatief dan de oplossing volledig aan de kant van FLOW in te richten?
Zie 1 + 1 = meer! Koppeling Zenya en cliëntdossier Ons (Nedap) - Cello | Infoland Community voor een voorbeeld van een dergelijke 2-weg koppeling.

Ik merk daarbij op dat dergelijke koppelingen ook met totaal andere applicaties dan Nedap ONS mogelijk zijn - belangrijkste voorwaarde is dat je 3rd-party applicatie een ingang heeft, bijvoorbeeld in de vorm van een API!

2 Werken met de rollen in FLOW

Het is belangrijk om je te realiseren dat je via de rol van overige betrokkene leesrechten per melding uit kunt delen.
Via de rechtenstructuur bepaal je wie je als overige betrokkene mag instellen.

Als je eenmaal overige betrokkene bij een melding bent, dan blijf je overige betrokkene bij die melding - ook als je in de rechtenstructuur niet langer aan die rol verbonden bent.
Het wijzigen van de groepslidmaatschappen bij de rol van overige betrokkene zal dan alleen invloed hebben op de toewijzing van overige betrokkenen bij nieuwe meldingen.

Dat is in lijn met onze oorspronkelijke bedoeling van de rol van overige betrokkene - die rol is initieel namelijk bedoeld om vast te leggen wie er behalve de melder betrokken is bij de melding, bijvoorbeeld als getuige van een gemelde situatie.
In mijn voorbeeld wijzigt die relatie tussen overige betrokkene en een specifieke melding niet als je bij een andere afdeling gaat werken.
In jouw probleemstelling is dat niet het geval, vandaar dat ik hierboven een mogelijk alternatief heb beschreven.

Mocht blijken dat het voornoemde alternatief niet mogelijk is in jullie situatie, dan stel ik voor dat je deze specifieke probleemstelling als een nieuw Idee registreert.

 

@Chaim Leunissen, dank je wel. Koppelen aan cliëntrapportage in ONS doen we, maar er is nog geen AVG vriendelijke manier om cliëntinformatie naar ONS te sturen zonder verlies van %case_summary% functionaliteit op andere plekken. Zie dit idee:

Hierdoor kunnen de medewerkers van de “andere afdeling” nog steeds niet lezen wat er precies gebeurd is tijdens het incident.

Als Infoland voor de koppeling naar ONS een eigen %koppel_summary% vrijgeeft (zodat %case_summary% vooral voor de systeemsjablonen kan worden ingericht), dan is elke organisatie vrij om de eigen gewenste velden naar de cliëntrapportage in ONS te sturen. We hopen dat dit binnenkort mogelijk wordt. Tot dit tijd sturen wij alleen AVG veilige informatie (die ook in Outlook terecht mag komen) naar ONS (datum, type, risico van het incident).

Vraag 1: Heb jij er zicht op of dit verzoek geklommen is op de ontwikkelagenda?

Vraag 2: Daarnaast nog een checkvraag als de coördinator op de volgende wijze een gebruikersgroep toevoegt, geldt dan ook dat de inzage in stand blijft als 1 van de leden verhuist naar een andere plek in de organisatie en uit deze gebruikersgroep gaat? Ik denk het wel, maar wil het even zeker weten:

Ik vraag het omdat je vervolgens geen leden hoeft aan te klikken, zoals wel het geval is als je een melder een gebruikersgroep laat kiezen in een meldformulier. Alvast dank!

Hallo @isnoei

Vraag 1: hier hebben we geen antwoord en of zicht op.
Vraag 2: Wanneer de gebruiker uit deze groep wordt verwijderd zal de gebruiker ook geen rechten hebben tot de melding. Dit komt doordat de groep is aangewezen als overige betrokkene en de gebruiker niet langer in de groep aanwezig is.