Aan de slag met ''Kaartenbakken''

  • 5 november 2018
  • 10 reacties
  • 2159 Bekeken

Met de digitale kaartenbak is het mogelijk objecten (''kaarten'') met bijbehorende gegevens te beheren. Daarnaast kun je de kaartenbak koppelen aan andere modules. Op deze manier kun je bijvoorbeeld meldingen en documenten over een apparaat samenbrengen in een kaartenbak.

Je kunt de kaartenbak bijvoorbeeld gebruiken voor je apparatenbeheer incl. de bijbehorende gegevens zoals leverancier, serienummer en onderhoudscontract. Of voor het bijhouden van persoons- en adresgegevens.



Hoe je een kaartenbak met kaarten kunt maken, leggen we je uit met een voorbeeld.


Aan de slag met de kaartenbakAls voorbeeld zullen we een kaartenbak voor ''Apparatuur'' maken.

Zorg dat je rechten hebt op het beheren van kaarten. Dit kun je instellen via ''Centrale rechten'' bij applicatiebeheer.
Ga naar het ''Ga naar-menu'' en klik op ''Kaartenbakken''.
Voeg een kaartenbak toe, bijvoorbeeld ''Apparaat''


Laat de velden die niet verplicht zijn leeg.

Velden
Ga naar het tabblad ''Velden'' en voeg een aantal velden toe.
  • Leverancier
  • Serienummer
  • Onderhoud
  • Datum aanschaf
  • Bevoegd en bekwaam
Eigenschappen
Ga terug naar het tabblad ''Eigenschappen'' en vul de overige velden aan.


Bij ''Filtervelden bij het opzoeken van Apparaten'' bepaal je de velden waarop je kunt filteren in je overzicht van apparaten. Het veld ''Koppelveld bij importeren'' wordt gebruikt om data vanuit een Excel in bulk te importeren (Zie ''Importeren van kaarten via Excel'').

Weergave


Koppelingen
Via koppelingen is het mogelijk de inhoud van een kaartenbak ook zichtbaar te maken bij andere modules van iProva. Zo kan je bijvoorbeeld een handleiding die wordt beheerd in ''Documenten'' koppelen aan het betreffende apparaat. Dit geldt ook voor het melden van bijvoorbeeld een incident (''Meldingen'') waarbij het apparaat een rol speelde of het periodiek plannen van onderhoud via een ''Taakschema''.


Via ''Apparaat is beschikbaar als veldtype voor nieuwe velden in andere kaartenbakken''
is het mogelijk velden uit andere kaartenbakken te gebruiken. Zo kun je bijvoorbeeld het veld ''Leverancier'' inzetten bij verschillende kaartenbakken.
In onderstaand voorbeeld is het apparaat Cobas Integra 400 gekoppeld aan de leverancier Siemens en andersom.


Rechten
Bepaal wie de kaartenbak met inhoud mag beheren en wie de inhoud mogen raadplegen.


Standaard hebben alle gebruikers rechten om kaarten in context in te kunnen zien.
Wanneer een gebruiker bijvoorbeeld leesrechten heeft op een melding die is gedaan m.b.t. een apparaat, dan mag diegene ook dit apparaat inzien.

Importeren van kaarten via ExcelVoordat je items via Excel gaat invoeren is het belangrijk dat de betreffende kaartenbak een uniek veld heeft waarmee de items ingelezen kunnen worden. Dit kan bijvoorbeeld een veld zijn van het type tekst of getal. Dit veld koppel je bij eigenschappen aan het veld
''Koppelveld bij importeren''.

Let op:bij de eigenschappen van het veld moet aangevinkt zijn dat de waardes uniek moeten zijn.



Als je alleen nieuwe kaarten wilt toevoegen, ga dan naar ''Importeren'', klik op ''Download MS Excel voor het importeren van''.



Als je bestaande kaarten wilt wijzigen en eventueel ook nieuwe kaarten wilt toevoegen, ga dan naar "Exporteren" en klik op "Exporteren voor bulkbewerking".



Vul het Excel bestand aan en wijzig de bestaande kaarten indien nodig. Kies daarna voor de knop ''Importeren'' om de nieuwe kaarten toe te voegen aan de betreffende kaartenbak. Bestaande items worden niet overschreven maar worden indien nodig gewijzigd.

Taakschema’sJe kunt periodiek taken laten uitzetten die betrekking hebben op een kaart, bijvoorbeeld het periodiek onderhouden van een apparaat.. Dat kan via het tabblad ''Taken'' bij de kaart. Klik daar op ''Nieuw taakschema toevoegen'' en kies vervolgens weer voor ''Nieuw taakschema toevoegen'':


Het is ook mogelijk om periodiek taken uit te zetten voor het invullen van een vragenlijst die betrekking heeft op de kaart, bijvoorbeeld een checklist. Hiervoor kies je dan de optie ''Nieuw taakschema voor invullen vragenlijst''.

10 reacties

Badge +1
Hallo Inge,
Ik wil een kaartenbak maken met ontruimingsplattegronden zodat deze via een EHS-ronde te gebruiken zijn. Deze plattegronden zitten al als documenten in iProva. Hoe krijg ik deze documenten nu in de kaartenbak?

gr.,
Erik
Hallo @ekemke ,

Wat wil je doen met de plattegronden? Als je deze moet kunnen raadplegen tijdens een EHS-ronde dan zou je ook een verwijzing naar het document kunnen maken.

Als je de ronde's wilt lopen per plattegrond dan kun je er kaarten van maken, je kunt dan per kaart (plattegrond) een vragenlijst invullen.

Je zou een kaartenbak 'Plattegronden' kunnen maken en dan velden gebruiken als bijvoorbeeld:
  • Naam plattegrond (tekstveld)
  • Bijbehorend document (verwijzing veld)
Bij elke kaart (plattegrond) voeg je dan een verwijzing naar het bijbehorende document toe.
Hallo,

Ik wil graag reageren op het start topic, Aan de slag met kaartenbakken.
Naar mijn idee zijn de mogelijkheden om rechten toe te kennen wat te beperkt.
Of ik geef iemand of een groep rechten om een kaartenbak te beheren, dus alles ermee te doen,
ook verwijderen, of alleen leesrechten, dit bij een direct gebruik van een kaartenbak.

Maar in veel gevallen wil je een beheerder of beheersgroep voor een kaartenbak zodat die velden kunnen aanmaken of wijzigen en andere gebruikers zouden kaarten moeten kunnen toevoegen.

Voor zover wij hebben kunnen nagaan kunnen we de rechten zo niet instellen.
Is dit correct? Is er een andere manier om dit toch zo in te richten? Waarom heeft Infoland ervoor gekozen dit soort rechtentoekenning zo niet in te richten, dit lijkt toch een basisfunctionaliteit?

Met vriendelijke groet,
H. Halmans
Reputatie 6
Hoi @H. Halmans, leuk je ook hier tegen te komen!

Met meer type rechten wordt het verhaal ook steeds on-overzichtelijker? Wanneer kan nu iemand wat? Het idee is dat beheerders kaarten kunnen toevoegen, wijzigen en verwijderen. En dat is wel zo overzichtelijk. Wel snap ik de behoefte dat wellicht ook andere mensen kaarten moeten kunnen toevoegen, terwijl ze niet alle andere dingen moeten kunnen. Over dat onderwerp zijn we letterlijk nu aan het nadenken. Dus wordt vervolgd!

Wel gaan we met betrekking tot rechten het ook mogelijk maken dat je rechten per kaart kan instellen. Zo kun je wel veel flexibeler omgaan met het beheer van de kaarten.
Badge
Hi,

Wanneer ik de optie 'Download MS Excel sjabloon voor importeren' gebruik, dan krijg ik niet alle velden te zien die ik heb gedefinieerd in mijn kaartenbak. Hoe komt dit?

Groetjes Karin
Hi,

Wanneer ik de optie 'Download MS Excel sjabloon voor importeren' gebruik, dan krijg ik niet alle velden te zien die ik heb gedefinieerd in mijn kaartenbak. Hoe komt dit?

Groetjes Karin


Het klopt dat niet alle velden zichtbaar zijn, je ziet alleen de veldtypen die worden ondersteund bij het importeren. De velden die je niet in het Excel-bestand ziet, kun je niet importeren.
Badge
Bedankt Inge, is me duidelijk nu.
Reputatie 5
Badge +7

@Inge Kuijpers, kan ik een al bestaande vragenlijst koppelen aan een nieuwe kaartenbak of een kaart in deze kaartenbak? Ik zie en weet wel dat je documenten, meldingen en taakschema's kunt koppelen, maar mis hier de optie ‘vragenlijsten'. Nu hebben wij bestaande vragenlijsten die we aan kaarten en kaartenbakken willen koppelen, wat is hierin de beste werkwijze?

@Inge Kuijpers, kan ik een al bestaande vragenlijst koppelen aan een nieuwe kaartenbak of een kaart in deze kaartenbak? Ik zie en weet wel dat je documenten, meldingen en taakschema's kunt koppelen, maar mis hier de optie ‘vragenlijsten'. Nu hebben wij bestaande vragenlijsten die we aan kaarten en kaartenbakken willen koppelen, wat is hierin de beste werkwijze?

 

Hoi @Berber Werkman,

Wanneer je een vragenlijst wilt invullen die over een bepaalde kaart/kaartenbak gaat, dan kun je daarvoor een vragenlijst maken met objecttype ‘kaart'. Zie ook dit topic over de verschillende typen vragenlijsten. Is dat wat je bedoelt?

Het objecttype kun je voor een bestaande vragenlijst echter niet meer aanpassen.

Reputatie 6

[Inhoud door Koen weggehaald omdat Inge op hetzelfde moment reageerde.]

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring