In een ideale wereld werkt iedereen altijd efficiënt en foutloos. Helaas is dit in de praktijk vaak anders. Dat neemt echter niet weg dat scherp documentmanagement de kans op succes vergroot.

Om dit te bereiken hebben jouw medewerkers de juiste, actuele en goedgekeurde documenten nodig. Versnippering, een hoge informatiedichtheid en de korte houdbaarheid van informatie maken het er niet eenvoudiger op. Tijd voor document- en procesoptimalisatie.

Onze eigen Infoland consultants @Geert Mettrop, @Kelly de Jong en @Inge Vanhomwegen wisselden tips en tricks uit en deelden hun expertise over duurzaam documentmanagement.

De geschreven samenvatting vind je onder de opname en de presentatie kun je onderaan dit topic terugvinden.

Samenvatting

Introductie

In een ideale wereld werkt iedereen altijd efficiënt en foutloos. Helaas is dit in de praktijk vaak anders. Dat neemt echter niet weg dat scherp documentmanagement de kans op succes vergroot.

Om dit te bereiken hebben jouw medewerkers de juiste en actuele documenten nodig. Versnippering, een hoge informatiedichtheid en de korte houdbaarheid van informatie maken het er niet eenvoudiger op. Tijd voor document- en procesoptimalisatie!

Deze interactieve presentatie over duurzaam documentmanagement werd gepresenteerd door Inge Vanhomwegen en Kelly de Jong (met microfoon-ondersteuning van Geert Mettrop en Maarten van Schoonhoven), business consultants bij Infoland. En middels deze presentatie worden handvaten en praktische tips & tricks voor Zenya DOC gegeven om duurzaam documentmanagent te realiseren.

In de praktijk wordt gezien dat er vaak beleid ontbreekt over hoe er wordt omgaan met het verzamelen, hebben en delen van informatie. Daarom wordt eerst stilgestaan bij wat documentmanagement is, stap voor stap:

• Een managementsysteem waarin een reeks afspraken geborgd worden.
• Informatiemanagement omschrijft hoe er wordt omgaan met het verzamelen, hebben en delen van informatie.
• De afspraken hierover kunnen zijn vastgelegd in methodes, procedures of werkinstructies om zo efficiënt mogelijk te werken. 
• Documentmanagement is onderdeel van informatiemanagement.
• In het documentmanagement borg je informatie/afspraken die beheer vragen.

We spreken van 4 fases in documentbeheer:

1. Creatie: Bepaal welke informatie en in welke vorm
2. Productie: Wie gaat deze informatie uitwerken? Bepaal verantwoordelijkheden en leg dit vast in beleid.
3. Opslag: Waar leg je deze gemaakte informatie vast?
4. Distributie: Wie kan deze informatie raadplegen en hoe komt dit bij de medewerkers?

Verantwoordelijkheden duidelijk benoemen

Een succesfactor in heel het beleid is het duidelijk benoemen van de verantwoordelijkheden. Afspraken voor het uitvoeren van de acties met mensen binnen en buiten je organisatie.

Ook zorg je ervoor dat de benodigde middelen (en denk ook aan opleiding) op tijd beschikbaar zijn. Tenslotte bedenk je hoe je regelmatig evalueert in hoeverre de gestelde doelen zijn behaald en wanneer je het beleid zelf evalueert en zo nodig vernieuwt. 

Eigenaarschap
Een van de belangrijkste verantwoordelijkheden is eigenaarschap.

De benodigde en actuele kennis ligt bij de experts en het is daarom logisch om de informatie daar te ontwikkelen en updaten. Daarnaast blijkt uit onderzoek dat het betrekken van medewerkers bij bedrijfsprocessen een positieve invloed heeft op de motivatie van de medewerkers.

Structureren van informatie

Een goede en duidelijke structuur is belangrijk. Maar uiteindelijk is de kwaliteit van documenten belangrijk, deze moet op en top zijn.

Hoe je documenten kan gaan structureren, is sterk afhankelijk van je organisatie. In het algemeen kunnen we stellen dat een grote organisatie, met heel veel documenten én een centraal beheer, baat zal hebben bij het structureren van de documenten volgens de organisatiestructuur. Kleine organisaties, met veel minder documenten, kunnen bijv. eenvoudiger op thema sorteren voor overzicht en beheersbaarheid.

Hoe decentraler het beheer van informatie ligt, hoe makkelijker het wordt om te gaan structureren op thema en/of processen. Hoe centraler het beheer ligt, hoe belangrijker het is om op bij de structuur van de organisatie te blijven.

De vorm van informatie is ook van invloed. Ellelange teksten worden nauwelijks gelezen. Zorg dat informatie relevant is en de kern raakt. Dit kan betekenen dat overbodig informatie uit een document gehaald kan worden zodat deze korter wordt of zet deze ‘uit beeld’ door gebruik te maken van interactieve documenten.

Wat je ook kiest, gebruik een duidelijke structuur en vorm die past bij jouw organisatie en processen. En herkenbaar voor de medewerkers!

Informatie per thema onder de loep nemen voor creatie en updates
(Bekijk ook gepubliceerd artikel https://zenya-software.com/kennis/risicobewustzijn-vergroten/ )

Wij geloven juist in een klein begin. Klein maar slim. De sleutel ligt in het werken met een thema, door een focusgroep. Dat heeft namelijk drie grote voordelen. 

1. Werken in thema’s spreekt aan, het spreekt tot de verbeelding;
2. Activiteiten die je uitvoert zijn doelgericht; 
3. Thema’s zijn vastomlijnd waardoor het project eenvoudig kan worden gekaderd in tijd en plaats.

Met als resultaat:

• Geen wildgroei aan documenten
• Geen overlap in informatie
• Geen missende informatie
• Centraal overleg over de status van documenten en informatie
• Synergie en consensus

Communicatie is tijdens de hele periode is een must, dus blijf goed communiceren! Je zult zien dat, door op deze manier te werken met thema’s, medewerkers enorm betrokken zijn. 

Het resultaat? Geen twee maar drie vliegen in één klap: issues binnen het gekozen thema zijn helder, acties zijn in gang gezet én het bewustzijn is vergroot.

Door dit alvast uit te proberen voor één of enkele thema's, zal je merken dat dit anderen zal triggeren om op eenzelfde manier te werken. Het fenomeen ‘sociale besmetting’ is daarmee de oplossing als we in staat zijn elkaar te beïnvloeden met positief gedrag. 

Praktische tips & tricks Zenya DOC

• Zorg echter dat er enkel échte synoniemen in staan en wees hier kritisch op. Bijv. “academie” en “les“ zijn feitelijk geen synoniem van elkaar en kunnen een situatie creëren waarin er onlogische resultaten bij het zoeken naar boven komen.
• Ook wanneer eenzelfde woord in meerdere reeksen bestaat, zullen alle relevante documenten getoond worden op alle reeksen.
• Ook zijn er zogenoemde aanbevolen links te gebruiken waarmee aan een specifiek zoekwoord een directe link naar bijv. een document aan te bieden is.

• Sommige documenten hoeven misschien niet vindbaar te zijn op het portaal, maar enkel via een hyperlink in een ander document
• Is een document bijv. het laatste jaar niet geraadpleegd, archiveer deze dan
• Kaders/normen koppelen t.b.v. audits en periodieke checks
• Duidelijke afspraken en consequent gebruik van titelbeleid; Thoraxdrainage: spoelen pleuraholte
• Verwijder documenten die al lang in concept staan
• Maak gebruik van rapporten zodat verlopen documenten zichtbaar zijn
• Passende controledatum (bijv. 3 jaar i.p.v. 2 jaar)

Deze samenvatting is geschreven door @Kelly de Jong 

Heb je hier nog vragen over? Stel ze dan gerust hieronder.