Beantwoord

Voor een document dat ik wil verplaatsen naar het archief wil ik eerst zien waarnaar hyperlinks naar dit document staan vermeld, zodat ik dat kan aanpassen (dit kan niet in een bulk?). Nu ga ik via het document > naar hyperlinks bekijken. Nu zie ik slechts een klein aantal documenten staan en niet alle documenten waarin deze hyperlink staat vermeld. Hoe kan ik wel een volledig overzicht krijgen van de actieve hyperlinks? 

Wij plaatsen soms externe documenten in Zenya, en het leek ons handig als je het document dan niet per se eerst hoeft te downloaden van de externe site, maar direct een link kan opnemen die verwijst naar de URL. In de hoop dat versiewijzigingen onder dezelfde URL worden doorgevoerd, wat de documentbeheerder dan weer tijd scheelt (neemt natuurlijk niet weg dat de documentbeheerder een check zal moeten blijven doen op geldigheid en versie URL). Is dat mogelijk?

Wat is de wens?Binnen Zenya missen wij momenteel een efficiënte manier om vanuit de detailweergave van een document direct naar de betreffende map in de mappenstructuur te navigeren.Als gebruiker wil ik vanuit het onderdeel "Details openen > Documentgegevens" direct kunnen doorklikken op het weergegeven documentpad. Het doel hiervan is dat je zonder handmatig te hoeven zoeken direct terechtkomt in de map waarin het document is opgeslagen.Huidige situatieOp dit moment moeten gebruikers het pad handmatig onthouden, opschrijven of kopiëren. Vervolgens moeten ze de documentenstructuur openen en handmatig naar de juiste map toe klikken. Dit kost onnodig veel tijd, zorgt voor extra klikwerk en is foutgevoelig (vooral bij diepe of complexe mappenstructuren).Gewenste situatie / Voorgestelde oplossingHet zou een enorme tijdbesparing zijn als het weergegeven documentpad (of een knop/icoon direct daarnaast, zoals een map-icoontje) fungeert als een hyperlink.Wanneer een gebruiker hierop klikt,

Onlangs heeft een medewerker een document dat klaar was overschreven met een ander document. Het document was nog niet gepubliceerd, dus in de historie staat nog niets.Is het mogelijk om het document terug te zetten naar het origineel? 

Hoi,Ik ben een flow aan het maken voor transmuraal incident melden. Ik heb de flow zo ingericht dat de coördinator of zorgadministratie in een gebruikers veld kan invoeren wie de betrokkene is. De persoon die ingevoerd is in dit veld krijgt een taak als actienemer om een formulier in te vullen. Nu blijkt dat voor een taak die automatisch uitgezet wordt alleen toegewezen kan worden aan de voorkeursactienemer. Echter kun je bij de voorkeursactienemer een team of een enkele gebruiker kan selecteren maar geen gebruikersgroep. Het toevoegen van een team met alle gebruikers erin binnen de omgeving is niet gewenst omdat iedere deelnemer van het team alle taken kan inzien ook al zijn die aan een andere gebruiker toegeschreven. Bestaat er een andere mogelijkheid om automatisch een actie uit te zetten naar een gebruiker die ingevuld is in een veld? En wat is de reden dat er geen gebruikersgroepen gekozen kunnen worden als eerste voorkeursactienemer? 

Hoi! We staan in de kinderschoenen van de introductie van de Kaartenbak en hebben voor nu 2 vragen:Kan een taakschema gekoppeld worden aan het onderhoud van een apparaat? Zo ja: hoe? Kan hiervan dan een overzicht worden gemaakt (bijv. een jaar- of maandoverzicht)? Hierbij dan de mogelijkheid om te filteren op persoon of afdeling o.i.d. Ik hoor het graag: bedankt.Annie, kwaliteitsfunctionaris apotheek Franciscus Gasthuis en Vlietland 

Is er een manier om bij gebruikersbeheer, gebruikersgroepbeheer, sjabloonbeheer en dergelijke te achterhalen wie wanneer de laatste wijziging heeft gedaan?We werken nu met meerdere beheerders in Zenya, maar als er iets fout gaat, kunnen we niet achterhalen wanneer er wat gebeurd is. Of wie wat gedaan heeft.Want in een systeem als Zenya is er toch wel iets van logging?Dit is voor audits namelijk ook belangrijk. 

HalloGraag had ik verkent of het mogelijk is om via een webshare volgende zaken te doen voor externen:standaard worden alle documenten als PDF getoond of bij aanvinken/uitvinken van optie in hun office format  kan je er ook voor kiezen om slechts 1 bestand in zijn office vorm aan te bieden maar de rest van de bestanden in de map in PDF? Kan je een invulbare PDF opladen in ZENYA DOC zonder verlies van deze functionaliteit? zo ja, werkt deze functionaliteit ook bij de webshare? Hopend op reactiegroetjesHannah

Wanneer je bij Zenya een document favoriet maakt kon je eerder hier nog een keer op klikken om dit ongedaan te maken. Dit kan niet meer. Er is een andere manier om dit te doen, maar het zou fijn zijn wanneer dit weer werkt.

In Zenya\flow kan een gebruiker zonder extra rechten via het hamburger menu naar Applicatiebeheer.Is het mogelijk om Applicatiebeheer alleen te tonen aan beheerders? Dus verbergen voor iedereen die geen beheerder is. 

Ik heb een word document in Zenya geplaatst welke als formulier door de gebruikers gebruikt wordt. Binnen het document zijn verschillende hyperlinks middels de zenya systematiek toegevoegd naar websites (wet en regelgeving) en naar documenten welke in de Zenya-webshare (beschikbaar voor externe) staan. Wanneer het formulier door medewerkers naar externe wordt gemaild en de externe buiten de organisatie (Erasmus MC) op de links klikken dan komen ze niet bij de betreffende websites en de webshare maar moeten ze zich aanmelden op het Erasmus MC netwerk.Vorige maand functioneerde dit wel.   

Bij het aanmaken van een nieuw meldformulier (type actiepuntenformulier) heb je de keuze bij ‘Zichtbaarheid’ voor Privé of Publiek.Wat is het verschil tussen deze twee opties?  

Sinds het metaveld ‘soort document’ niet meer zichtbaar is aan de gebruikerskant, krijgen we veel opmerkingen van gebruikers dat documenten lastig terug te vinden zijn.Bijvoorbeeld: wanneer je zoekt op ‘CRP m.b.v. de <apparaat> ’, krijg je veel resultaten te zien van bijv. verificatierapporten in plaats van het analysevoorschrift waar eigenlijk naar gezocht wordt.Voorheen werkte dit duidelijker: je vulde ‘CRP’ in en koos vervolgens bij het metaveld 'soort document’ voor ‘analysevoorschrift’. Dan kwam je direct bij het juiste document uit. Ik mag toch aannemen dat de documentbeheerder het metaveld ‘soort document’ niet voor niets invult.Op dit moment gebruiken we AI voor het zoeken, maar dit levert helaas nog niet de gewenste zoekresultaten op en ontvangen wij alleen maar meer commentaar dat document niet vindbaar zijn.

Een gebruiker heeft, nadat zij haar Safari Browser geforceerd moest stoppen, problemen met het benaderen van Zenya. Op haar mobiel werkt het wel. Ze heeft inmiddels de browserhistorie opgeschoond maar de problemen blijven. Ik besef dat dit geen probleem is met Zenya zelf maar misschien dat iemand een soortgelijk probleem met Safari herkend??

Beste,Ik krijg van verschillende artsen de melding dat e-mails vanuit Zenya automatisch in de Outlook-map ‘Overige’ terechtkomen. Deze map wordt doorgaans minder frequent geraadpleegd (bv. voor nieuwsbrieven, reclame of minder prioritaire berichten).Hierdoor bestaat het risico dat belangrijke acties vanuit Zenya, zoals het autoriseren van documenten, niet tijdig worden opgevolgd.Mijn vragen:Bestaat er binnen Zenya een mogelijkheid om deze e-mails als prioritair te laten classificeren, zodat ze in de ‘Prioritaire Inbox’ terechtkomen? Indien dit niet mogelijk is via Zenya: hebben jullie ervaringen of aanbevelingen (bv. via Outlook-instellingen of andere workarounds) om te vermijden dat deze berichten als minder belangrijk worden gecategoriseerd?Alvast bedankt voor het meedenken.Met vriendelijke groet,Peter 

Ik las het topic Word-bestand met commentaar omzetten naar PDF | Zenya Community.Wanneer ik een Word-document in DOC upload, dan laat ik het weergeven als PDF. Alle opmerkingen worden daarbij weergegeven. Het zou mooi zijn om een optie te hebben om Word-commentaren niet weer te geven, zodat we de commentaren zuiver voor interne werking kunnen gebruiken en niet allemaal moeten verwijderen vooraleer te publiceren. We hebben vaak immers ideeën die we al als commentaren noteren voor een volgende versie, maar die we in de huidige versie niet meer gaan verwerken, bv. omdat ze te brede impact hebben op andere processen.

Ik wil tijdelijk 1 collega (Esther Reenders) meer bevoegdheden geven in Documenten, heb ik dit zo goed ingesteld?

Bij het klikken op de melding/uitnodiging voor een documentbeheerder dat een document gecontroleerd moet worden leidt naar de gebruikerskant maar aan de gebruikerskant zie je natuurlijk niet of er eerder al een nieuwe versie concept, beoordeling of autorisatie is gemaakt. Resultaat : soms is er b.v. al een concept met een schrijver en wordt er daarna via bovenstaande weg ook nog een controleur uitgenodigd voor de gepubliceerde versie. Dit is niet wenselijk want dubbelop en verwarrend en ik zeg altijd tegen documentbeheerders om alleen vanuit de beheerkant te werken zodat alles van een document dan echt zichtbaar is (en je daar desgewenst eventueel de controletaak alsnog kan koppelen aan het eerder gemaakte concept).Volgens mij “weet” KMS het verschil tussen controlerende documentbeheerder en een controlerende “gewone” gebruiker al want aan de beheerkant kan een documentbeheerder zichzelf of collega-documentbeheerder ook niet uitnodigen als controleur (immers alleen de documentbeheerder

Hallo, Ik zie bij de centrale rechten de optie ‘Geef de volledige gebruikersinformatie weer’ ik krijg niet duidelijk waar dit nu precies voor dient. Weet iemand dit?

We hebben bij verschillende gebruikers de Outlook addon geïnstalleerd.Nu hebben we gemerkt dat ENKEL Coördinatoren mails kunnen toevoegen aan een melding via de addon, gewone gebruikers kunnen dit niet.Wat zijn de minimum rechten die een gebruiker nodig heeft om vanuit outlook via de addmin mails toe te voegen aan een melding ?We proberen te vermijden dat ze als Coördinator gedefinieer moeten worden.mvgKurt

Wij willen graag dat bepaalde schrijvers zelf concepten kunnen aanmaken. Nu heb ik gezien dat dit zou kunnen om ze de rol te geven van beheerder zonder licentie. Naast de documentbeheerders met licentie. Echter kan ik nergens vinden hoe ik deze mensen beheerder kan maken zonder licentie. Weet iemand hier het antwoord op?

Is het mogelijk om binnen de rapportage “Lijst van te controleren documenten” een extra kolom toe te voegen waarin zichtbaar wordt:welke collega verantwoordelijk is voor de actie; welk type actie uitgevoerd moet worden, bijvoorbeeld: schrijven; controleren; beoordelen; autoriseren. Hiermee wordt in één overzicht direct duidelijk wie welke taak nog heeft binnen het documentproces.Ik hoor graag of dit mogelijk is en/of al beschikbaar is binnen Zenya DOC. 

Als ik mijn kennis wil verdiepen over een bepaald onderdeel, nu bv. FLOW, kom ik heel veel duidelijke handleidingen tegen, maar wat ik mis, is in welke volgorde ik deze het beste kan doorlopen.Dat geldt ook voor andere onderdelen, zoals RISK.Graag zou ik een overzicht zien, per onderdeel, waarin wordt aangegeven in welke volgorde je de handleidingen het beste kunt doorlopen om de eerste basis onder de knie te krijgen.Daarna kan dan worden verwezen naar handleidingen, die over een specifiek onderwerp gaan. Alvast bedankt!

Hi, aan een al bestaande webshare wil ik graag een tweede document toevoegen. Het eerste - al toegevoegde - document zit in map A, welke een specifiek veld X heeft. Dit veld X staat alleen voor het betreffende document in deze map op ‘Ja’, waardoor een simpel filter ervoor zorgt dat dit document wordt gebruikt in de webshare. Nu wil ik een document uit map B toevoegen. Map B heeft dit veld X nog niet, maar ik wil wel graag eenzelfde filter gebruiken. Nu mijn vraag; kan het toevoegen van dit veld aan map B enige negatieve consequenties hebben? Mijn idee is om ook alleen voor dit tweede document veld X op ‘Ja’ te zetten, dus ik neem aan dat dit voor bestaande filters geen gevolgen zou moeten hebben. Maar ja, net begonnen met Zenya, dus voor de zekerheid wilde ik dit graag van iemand anders horen ^^.Ik zie het veld al wel staan in de lijst met mogelijke opties, maar deze heeft vooralsnog de status ‘uitgeschakeld’ in plaats van ‘niet verplicht’.Met vriendelijke groet,Martin

Goedemiddag,Ik ben op zoek naar de instellingen van de automatische mail die gestuurd wordt wanneer een gebruiker een probleem met het zoeken meld. We willen de ontvangers daarvan aanpassen.Het gaat om dit soort mails: Dank voor de hulpGroetjes Xanne