Wat is het verschil tussen zichtbaarheid privé of publiek op een formulier?

Hi @cblom ,

Zie de opmerking van @Silvia van Gils  en het topic:

Ha, bij het testen werd het ons niet helemaal duidelijk.

Bij bovenstaande instellingen waarin we voor alle rollen een vinkjes bij Acties hebben staan:

1. Maakt het de keuze tussen Publiek en Privé dan nog verschil?
2. Concreet: kan in dit voorbeeld iemand die Overige betrokkene is, het Privé gemaakte actiepunt zien?

Hoi,

Mij is uitgelegd dat privé betekend alle gebruikers met coördinatie rechten kunnen deze onderdelen kunnen zien (dus niet enkel de eigenaar - maar misschien is dit wel zo in te stellen) Dus een betrokken gebruiker kan dan de privé onderdelen NIET zien! 

Hallo ​@Remko van den Akker 

Het klopt wat je zegt. Alleen gebruikers die als coördinator op het onderwerp staan ingesteld bij het meldingstype kunnen privé onderdelen zien. Gebruikers met andere rollen zoals de overige betrokkenen van de melding kunnen de privé extra info niet zien.

​@Cindy Segers , je schrijft over Extra info. Ik bedoel de zichtbaarheid van de Actiepunten. Geldt hiervoor hetzelfde? 

Hiervoor geldt hetzelfde.

Als ik bovenstaande goed inschat dan kunnen we dus niet uitschakelen dat een actieformulier zichtbaar is voor de coördinator.

Ik zou graag een actieformulier alleen zichtbaar willen stellen voor de administrator. Kan dit?

Heb dit formulier dus ook op privé ingesteld bij zichtbaarheid.

Kijk alvast uit naar jullie reacties!

​@Els Lowette 

Een coördinator (en de eigenaar die uit de groep van coördinatoren gekozen wordt) mag altijd alles zien.

Ik vraag me af: waarom is degene die het privé formulier dient in te vullen niet de coördinator van de melding?

Op het eerste gezicht lijkt me het heel logisch dat degene met de privé informatie ook degene is die verantwoordelijk is voor het afhandelen van de melding.
Ik denk bijvoorbeeld aan meldingen die toegewezen worden aan een vertrouwenspersoon - in zo'n situatie wijs je die meldingen niet à priori toe aan de manager van de afdeling. 

Hi Chaim,

Bij ons is het zo dat bijvoorbeeld de MIM-flow (Medewerker Incidenten Melden) de afdelingsmanager coördinatorrechten heeft voor zijn afdeling, en dus bij alle meldingen kan. Daarin was het best mooi geweest als je een actieformulier naar de vertrouwenspersoon (als medewerker daarvoor kiest) kunt maken die alleen te zien is voor de eigenaar en niet voor alle coördinatoren.

Wij hebben een heel groot verwervingsproces in Zenya geplaatst waarbij decentrale projectleiders van verschillende afdelingen coördinatorrechten hebben om de eigenaren te ondersteunen. We willen die rechten niet bij hen weghalen maar merken wel dat er een paar slimme ;) projectleiders tussen zitten die velden aanpassen in formulieren waar ze dat eigenlijk niet mogen. En zo een melding naar een volgende status kunnen krijgen door een veld in een actieformulier van een ander aan te passen. 

Als we een verschil kunnen maken in actieformulieren die privé (dus alleen voor de betreffende actienemer + eigenaar) zichtbaar zijn, dan voorkom je dat onbevoegde coördinatoren velden kunnen aanpassen.

Het is tegenwoordig mogelijk om automatisch gerelateerde meldingen te starten vanuit de workflow. Dat biedt de mogelijkheid om in plaats van een actiepunt een submelding aan te maken in een ander meldingstype met de gewenste rechten instellingen. Als je dat combineert met een voorwaarde dat het aantal openstaande submeldingen 0 moet zijn voordat er een statusovergang mag plaatsvinden heb je naar mijn verwachting ook de mogelijkheid om bepaalde velden exclusief in handen van de vertrouwenspersoon te leggen.

Het meldingstype dat je daarvoor inricht hoeft niet heel ingewikkeld te zijn, 2 statussen (behalve concept) kan al voldoende zijn.

Enige knelpunt zou kunnen zijn dat sommige gegevens uit de submelding niet toegevoegd kunnen worden aan de hoofdmelding.

Dit klinkt alsof er op de statusovergang alleen een voorwaarde is ingesteld op bepaalde velden en er geen voorwaarde is toegepast van de vorm "alle openstaande actiepunten is gelijk aan 0” of een voorwaarde als "Formulier [naam actieformulier] is verzonden”. Als een van deze genoemde voorwaarden ontbreekt, dan kan iemand die alleen de rol van actienemer heeft een ongewenste statuswijziging veroorzaken:

• Vul het voorwaardelijke veld in op het actieformulier, sla alle andere verplichte velden over
• Sla het formulier op (alsof je later verdergaat)
• Als er geen voorwaarde op openstaande actiepunten of de status van het formulier is ingericht, gaat de melding verder naar de volgende status.