“Ik Google het wel even!” Privé vinden we het heel normaal om binnen een paar seconden de juiste informatie op onze telefoon te toveren. Echter blijkt dit op het werk nog steeds een uitdaging te zijn. Handleidingen, werkinstructies, procedures of onderhoudsschema’s; we zijn vaak veel tijd kwijt met het zoeken naar de juiste informatie. Frustrerend! Want hoe fijn is het als je ook al deze informatie met een druk op de knop op je mobiel kunt toveren.
De Zenya Assist app is hét antwoord op deze alsmaar groeiende behoefte.
De toepasbaarheid van kennis verhogen
Kennisintensieve organisaties zullen het wel herkennen; mensen op de hoogte houden van nieuwe ontwikkelingen is een hele uitdaging. Middels e-mails, intranet, nieuwsbrieven, narrowcasting en andere kanalen, proberen ze de nieuwe kennis tussen de oren te krijgen. Deze manier van ‘zenden’ blijkt echter averechts te werken en wordt al snel ervaren als een overload aan informatie. Uit onderzoek blijkt daarbij dat kennis veel beter beklijft wanneer deze on-the-job, en daarmee direct toepasbaar, wordt aangereikt. Technologische ontwikkelingen zoals de introductie van QR-codes, beacons en indoor positioneringsnetwerken, bieden dan ook dé oplossing. Hiermee wordt het namelijk mogelijk om kennis via een app op het juiste moment én op de juiste plek beschikbaar te stellen. De toepasbaarheid van kennis wordt dankzij deze apps significant verhoogd, iets wat ook direct effect heeft op het werkplezier van de medewerkers.
Een verbetering van het werkplezier
Mensen zijn over het algemeen graag bezig met dingen waar ze energie van krijgen. Een verpleegkundige wil immers zoveel mogelijk mensen met aandacht verzorgen, een machinebouwer wordt enthousiast van het verder terugdringen van uitval en een bouwvakker wil vooral mooie en veilige bouwwerken opleveren. Om dit te stimuleren is de Assist app ontwikkeld. Het principe is daarbij heel eenvoudig.
Stel, binnen een willekeurige organisatie wordt een nieuw apparaat of een nieuwe machine geïntroduceerd. Van een klopboor tot een infuuspomp, een freesmachine of een printer; alles is mogelijk. Vaak krijgen medewerkers, of tijdelijke krachten, een korte instructie alvorens het apparaat te gebruiken. Echter is de kans dat het betreffende apparaat sporadisch gebruikt wordt, groot. En dat betekent dus ook dat de kans groot is dat de kennis snel wegzakt. De werkinstructie moet in zo’n geval opgezocht en uitgeprint worden en vervolgens kost het veel tijd om de juiste informatie uit de pagina’s dikke beschrijving te destilleren. In de nieuwe situatie biedt de Assist app een laagdrempelige oplossing. Door een QR-code of beacon op het apparaat te plaatsen, is het mogelijk om ter plekke werkinstructies, onderhoudsschema’s, instructievideo’s of storingsmeldingen op te vragen. Binnen 10 seconde kan iemand verder met zijn werk; dit in tegenstelling tot de vele minuten die verloren gaan in de oude situatie. Hiermee ontstaat er meer tijd voor datgene waar mensen graag mee bezig zijn en wordt het werkplezier verbeterd.
De toekomst…
Dat een app als de Zenya Assist tijd bespaart, lijkt daarmee heel logisch. Beacons en indoor-positionering klinken voor velen echter nog als toekomstmuziek, maar dat is het al lang niet meer. We bevinden ons in een tijdperk waarin technologie meer en meer moet leiden tot gebruikersgemak in plaats van administratieve borging. De verschuiving van omvangrijke applicaties naar apps is daar een voorbeeld van. Ook de wijze waarop documenten beschikbaar worden gesteld, verandert in een razendsnel tempo.
Hoe dat werk? Lees ons artikel over interactieve documenten en ervaar hoe de toekomst van documentbeheer klaar is voor de volgende stap.