Binnen ons ziekenhuis beschikken we momenteel over 1181 gebruikersgroepen. We hebben ervoor gekozen om het beheer decentraal te organiseren, wat betekent dat documentbeheerders zelf gebruikersgroepen kunnen aanmaken en gebruikers kunnen toevoegen, verwijderen of vervangen. Deze aanpak leek ons op dat moment de beste manier om ervoor te zorgen dat leesgroepen actueel blijven en effectief worden ingezet.

We merken echter dat er vaak nieuwe groepen worden aangemaakt, terwijl een gelijkaardige groep al bestaat, aangemaakt door een andere documentbeheerder. Dit leidt tot een wildgroei aan groepen.

Is dit ook een probleem in jullie organisatie? Hoe gaan jullie hiermee om? Tips en tricks zijn heel welkom. 

We denken dat de volgende aanpak een mogelijke oplossing kan bieden: het aanmaken van gebruikersgroepen wordt beperkt tot een kleinere, centrale groep, terwijl een ruimere groep nog steeds de mogelijkheid behoudt om gebruikers toe te voegen, te verwijderen of te vervangen binnen bestaande groepen. Op die manier zouden we het overzicht kunnen behouden en tegelijk de efficiëntie voor documentbeheerders garanderen. Is het op dit moment technisch mogelijk om deze werkwijze in te bouwen binnen Zenya? We horen graag of dit volgens jullie ervaring of kennis haalbaar is binnen het systeem.