Hoi Sofie,

Zijn jullie hier toevallig al mee bezig geweest? En heb je tips voor het opschonen? 

Groeten, 

Laura Saris (SJG Weert)

Dag Laura,

we hebben dit, wat het opkuisen van het documentenarchief betreft, verder verkend maar een export van gearchiveerde documenten bleek niet mogelijk (of zou maatwerk moeten zijn). Daarnaast verdwijnt bij een export de documentenhistoriek, wat voor verschillende gecertificeerde diensten ook niet wenselijk is. Nu met de voorbereidingen naar de SaaS hebben we dit laten rusten.

Wat schoonmaak van de gepubliceerde documenten betreft, hebben mijn collega’s en ik deze zomer steekproefsgewijs een 600-tal documenten onder de loep genomen (o.b.v. rapport doc gepubliceerd de voorbije 10 weken) en deze gecheckt op een aantal criteria: titel duidelijk, samenvatting ingevuld, meta data correct ingevuld, layout/ huisstijl cfr afspraken, Zenya juiste plaats (of hoort dit op intranet, Teams ...), te bundelen met ander gelijkaardig doc, in juiste module (bv papieren vragenlijst overzetten naar Check, toestellenbeheer ea in kaartenbak ...). Op dit moment nog bezig met de terugkoppeling naar de documentbeheerders/ diensten. Deze oefening en terugkoppeling loont. 

Wat vragenlijsten betreft, schrijven we de vragenlijstbeheerders regelmatig aan hun ingevulde vragenlijsten te verwijderen indien resultaten niet meer nodig zijn.  

Vriendelijke groeten, Sofie