Hoi @Klaassec ,

Welkom op de community en dank voor je topic. 

Goede vraag. @Silvia van Gils, @Berber Werkman of @Andre, willen jullie eens jullie ervaring hierover delen? Aangezien ook jullie in grote ziekenhuizen werken? 

Dank alvast! 

@Klaassec, Wij hebben met behulp van de conversietool de onderwerpen boom omgezet naar de organisatie structuur. Echter blijft het een handmatige job om de organisatiestructuur actueel te houde.

Ik ben vóór de organisatie-eenheden (OE) boomstructuur in plaats van de onderwerpenbomen in iTask.

Het is inderdaad een handmatige exercitie om de OE actueel te houden, echter als het op orde is en je houdt het bij dan heeft het veel voordelen:

• Rapportages zijn eenduidig
• Afdelingsnamen zijn altijd hetzelfde geschreven (ook dit is voor rapportages in alle modules van iProva zinvol)
• Beheer op 1 plek

Er is bij ons nergens in de organisatie een actueler overzicht van de organisatiestructuur als in iProva

Ik heb in de OE wel een onderdeel en die heet ‘ZZ prullenbak’. Hier gaan de afdelingen in de eigenlijk verwijderd moeten worden. Door het in de ‘ZZ prullenbak’ te zetten blijft de data specifiek voor dit onderdeel bestaan en kan ik met de verschillende rollen regelen wie het onderdeel nog mag blijven zien, de meldingen van dit onderdeel mag bewerken en rapportages mag maken. De melders rechten in iTask zet ik uit, zodat er geen nieuwe meldingen op dit onderdeel gemeld kan worden. Dit is zeker handig voor afdelingen die gedurende het jaar opgeheven worden. Dan kan er nl nog wel rapportage gemaakt worden voor dat jaar. (als ik de afdeling verwijderd zou hebben, dan zou de data verschoven worden naar het hiërarchisch bovenliggende onderdeel, waardoor de rapportage niet meer kloppend is).

Ik vind de OE-structuur een mooie en zie de voordelen zoals @Jeske van Gassel benoemd, alleen komen wij daar ook niet mee uit. Zeker met processen die dwars door de organisatiestructuur heen gaan hebben we aanvullende onderwerpenbomen nodig.

Wij hebben ook reeds de nodige, reorganisaties, samenvoegingen van afdelingen, splitsingen, thematisering en nieuwbouw gehad waardoor aanpassen van iProva noodzakelijk blijft.

Wij proberen bij inrichting goed na te denken welke informatie we nodig hebben, bijvoorbeeld een naam van een afdeling of ook een locatie. Bij een VIM-melding is een locatie relevant, bij sommige andere zaken niet. Geen fysieke locatie vastleggen kan bij verhuizingen minder aanpassingen in het systeem geven.

We proberen vroegtijdig ons karretje aan te haken bij verschuivingen in de organisatie. Wij moeten hier zelf sterk pro-actief in zijn, want iProva staat niet meteen bij iedereen in de scoop. Door tijdig aan te haken schetsen we welke keuzes er gemaakt moeten worden door betrokkenen en wat de gevolgen zijn. We proberen mensen daar voldoende tijd voor te geven zodat zodra de nieuwe situatie in gaat alle informatie (zoals VIM-locaties, portaalnamen etc.) meteen kloppen voor de medewerker. Maar ook dat we de archiefinformatie goed gekoppeld houden, zodat de juiste mensen, de juiste informatie terug kunnen vinden. Je wilt bij verhuizingen geen historie verliezen.

Als het grote veranderingen zijn proberen we deze te koppelen aan een update-moment, waardoor de gebruiker maar 1 keer een wijziging ervaart, die dan toevallig zowel inhoudelijk als functioneel is.

 @Silvia van Gils of @Jeske van Gassel  heeft een van jullie de hele infoland suite draaien en zou het mogelijke zijn om een keer bij een van jullie te komen kijken? 

Binnen het Ommelander Ziekenhuis afgelopen paar jaar heel veel veranderingen meegemaakt rondom wijzigingen in afdelingen, waaronder overgang naar clusterindeling en van twee ziekenhuizen naar 1 nieuw ziekenhuis. In de organisatie-eenheden bestaan ook de oude locaties nog, zoals ook @Jeske van Gassel dat heeft gedaan. Wij hebben deze afdelingen en locaties benoemd met 'OUD' ervoor, zodat deze onderaan staan. En daarbij bij de inrichting van bijv. iTask medewerkers geen rechten gegeven op de oude afdelingen en locaties.

Onze organisatie-eenheden zijn leidend voor heel iProva en dat is onze basis. Dat wat daarin staat, is ook herkenbaar voor medewerkers op de werkvloer (anders dan bijv. de kostenplaatsen van afdeling financiën waar mensen zich vaak niet in herkennen). Het vergt wat onderhoud om dit up to date te houden, maar verdiend zich makkelijk terug door de herkenbaarheid en bruikbaarheid in rapportages en dwarsdoorsneden.  

Dat kan zeker. Neem maar even contact met me op via silvia.vangils@radboudumc.nl

Bij Cello werken we sinds 4 jaar, naar volle tevredenheid, met de organisatie-eenheden structuur. De komst van een Bi-tool was mede aanleiding om de inrichting van verschillende applicaties uniform in te richten. Hierbij is gekozen om de kostenplaatsstructuur van de organisatie over te nemen. Natuurlijk zou dit er, zoals jij ook al opmerkt, in sommige gevallen toe kunnen leiden dat gebruikers op een kostenplaats met een “vreemde” naam moeten melden, maar dat  heeft binnen Cello geen problemen opgeleverd. Sterker nog; toen we dit ingericht hadden was ik vergeten te melden dat er nu 4 cijfers en een spatie vóór alle locatienamen zouden komen te staan. (1234 Huisnaam) Dit heeft geen enkele reactie opgeleverd, terwijl het aantal meldingen en ander gebruik hetzelfde bleef.

Een bijkomend voordeel van het gebruik van deze kostenplaatsstructuur is dat de eigenaar van deze kostenplaats zich ook goed herkent in de indeling en ook sneller eigenaarschap ervaart om die structuur aan te laten sluiten bij de dagelijkse praktijk. Als applicatiebeheerder zal ik bij vragen/opmerkingen over de keuze van de inrichting ook altijd naar de kostenplaatseigenaar verwijzen.

Ik sluit me verder aan bij bovenstaande schrijvers. Wij hebben de locaties die niet (meer) gebruikt worden, naar onder verplaatst en de kolom; melder, leeg gemaakt. Verder voeren we grote wijzigingen, zoals de beschreven overstap naar OE-structuur, bij voorkeur uit op 1 juli of op 1 januari. 

Mocht je de kostenplaatsstructuur willen gebruiken voor de organisatie-eenhedenboom en je wilt de kostenplaats (nummer) gebruiken voor de koppeling met een BI-tool dan is het niet noodzakelijk om het kostenplaatsnummer in de naam van de organisatie-eenheid op te nemen. Je kunt dit nummer dan namelijk invullen bij ‘Externe sleutel’ en dit veld dan gebruiken voor de koppeling.

Dat is een heel mooie optie die ik niet ken(de). Bedankt voor het doorsturen!

Inge,

Vanaf welke versie is deze koppeling van de kostenplaats via het externe sleutel veld naar een BI tool mogelijk?

Heb je meer informatie hierover?

Alvast bedankt!

Tineke

Hoi @Tineke Ultzen,

Dat is al mogelijk vanaf iProva versie 5.4. Meer informatie over koppelingen vind je in dit topic. Als je een specifieke vraag hebt, kun je die ook stellen aan de servicedesk.

Ook wij gebruiken de organisatie eenheden. Hebben in het verleden alles van de onderwerpenboom omgezet. Na de nieuwbouw hebben wij ook veel afdelingen opnieuw aangemaakt. de afdelingen die net meer in gebruik zijn staan onder een sub map per zorgkern met daarin de afdelingen die niet meer in gebruik zijn. En ja er staat ZZ voor om ervoor te zorgen dat deze altijd onderaan staan.

Nu is het bij ons zo dat steeds meer afdelingen gaan samenwerken. Alle afdelingen hebben wij per zorgkern staan maar dat gaat dan eigenlijk niet meer op. voor bijv. de VIM meldingen is dit prima. Echter wanneer je een vragenlijst gaat invullen dan krijgen alle afdelingen deze vragenlijst om in te vullen terwijl ze op een en dezelfde locatie in het ziekenhuis zitten.

Wanneer je de rechten per afdeling inzet dan nog blijven er altijd afdelingen die dan de vragenlijst niet zullen invullen omdat de vragenlijst dan meerdere keren wordt ingevuld voor eenzelfde locatie. 

Hoe gaan andere ziekenhuizen hiermee om? Lopen jullie hier ook tegenaan?

Wij zijn bezig met de inrichting van Flow en willen ook graag werken met de organisatie-eenheden structuur. 

Hoe pakken jullie bv. de structuur van het facilitair departement aan, benoemen jullie elke dienst of het departement in zijn geheel.  Ook wat betreft directie, staf & middenkader, worden deze als functies apart benoemd of hoe gaan jullie hiermee om?  

Welke tips / do’s en don’ts vanuit de praktijk kunnen jullie mij geven bij de inrichting van de organisatie-eenheden?  

Ik kijk alvast uit naar de reacties...