Hoi Silvia,

Begrijp ik het goed dat je een doelgroep aan deelnemers aan een gebruikersgroep wil koppelen? Maar dat je de deelnemers in de campagne niet via een gebruikersgroep gekoppeld hebt?

In principe kun je in de campagne er voor kiezen om gebruikersgroepen A en B als deelnemers te koppelen en vervolgens gebruikersgroep A koppelen aan doelgroep 1 en B aan doelgroep 2. Heb ik het goed begrepen dat je niet op deze manier kunt werken omdat de groepen slechts voor deel overeenkomen?

Er is op dit moment in ieder geval geen andere manier om doelgroepen te koppelen anders dan per deelnemer of per complete gebruikersgroep of team. 

Hoi Thomas,

Ik heb inderdaad inmiddels gezien dat je een gebruikersgroep als geheel kan toevoegen en die aan een of meerdere doelgroepen kan koppelen. Dit scheelt al iets. Echter zou ik de gebruikersgroep daarna willen kunnen uitklappen, omdat ik verschillende medewerkers van deze gebruikersgroep ook aan andere doelgroepen moet koppelen. Het lijkt er nu op dat ik deze deelnemers dubbel toe moet voegen. In de groep en als individu.

Wat is mijn uitdaging?

Voor de huidige campagne zal ik gebruik maken van 7 groepen. 5 daarvan kan ik als gebruikersgroep importeren. 2 ervan niet. De groepen variëren in grote van +/- 50 tot >500 gebruikers.

Alle 7 groepen moeten aan doelgroep A gekoppeld worden. Ongeveer 50 mensen uit deze 7 verschillende groepen aan doelgroep B en ongeveer 400 aan doelgroep C.

Hoe doe ik dit het meest efficiënt?

Extra uitdaging groepen

Extra uitdaging zijn de 2 groepen die ik niet kan gebruiken omdat ze simpelweg niet bestaan. Het gaat hierbij om samenwerkingsverbanden. In de toekomst zal dit veel voorkomen bij Campagnes verwacht ik. Het zijn vaak dwarsdoorsnedes van organisatie, medewerkers of commissies. Wij krijgen dan een excel aangeleverd met namen, emailadressen en persoonsnummers.

We mogen hier niet allemaal centrale groepen voor maken die we synchroniseren met Zenya. Het beleid hierbij is terughoudend vanwege een wildgroei aan groepen in centrale systemen in het verleden.

Wil ik de groep echter alleen in Zenya aanmaken (zodat ik hem na de campagne ook weer kan verwijderen) dan moet ik dit ook per persoon doen. Veel handwerk dus. Is er een mogelijkheid of komt deze er dat we groepen in Zenya of gebruikers van campagnes via excel kunnen inladen net zoals bij vragenlijsten? We hebben de persoonsnummers, hét kenmerk van onze Zenya gebruikers, waarbij het systeem de gebruiker zou kunnen herkennen.

Benieuwd naar jouw advies in deze  @Thomas de Groot hoe ik met zo min mogelijk klikwerk mijn gebruikers en doelgroepen goed georganiseerd krijg voor de campagne.

Hoi Silvia,

we hebben kort voor de kerst deze case besproken. De korte samenvatting is dat je op dit moment geen goede mogelijkheden hebt om jouw gewenste situatie eenvoudig in een campagne te verwerken. Ik weet dat je vastberaden was om toch de campagne in te richten en ik ben dan ook benieuwd hoe je dat gedaan hebt en hoe dat bevallen is. 

Het goede nieuws is dat ik het probleem wel helder heb en dat ik ook vind dat je hierin veel beter ondersteund zou moeten worden. We zijn momenteel bezig om de functionaliteit voor de 7.3 release in potlood te schetsen. Ik wil daarin een grote stap voorwaarts zetten en zie als oplossingsrichting ook een soortgelijke excel import zoals bij vragenlijsten. Zodra ik meer zekerheid/duidelijkheid kan geven hierover zal ik dit hier doen.

Bedankt voor jouw input!

Hallo Thomas,

Fijn dat er iets op de tekentafel ligt en dit wellicht in 7.3 onze kant op komt!

Ik was inderdaad vastberaden en heb mijzelf wel regelmatig afgevraagd of dit nu een zege of een last was . Het handmatig toevoegen kost namelijk erg veel werk en is niet werkbaar is in de praktijk. Ik heb het gedaan omdat ik deze campagne heel graag wilde draaien, maar het is zo tijdsintensief dat ik dit niet van andere medewerkers kan vragen. 

Tijdens het proces liep ik  ook tegen wat dingen aan. Ik heb in eerste instantie toch enkele bestaande, grotere groepen, geselecteerd, naast een deel handmatige invoer, waardoor we meteen problemen kregen met de licentie.

Echter krijg je hier geen waarschuwing van als je de campagne aan het inrichten bent. Ook niet als je de startdatum etc. hebt ingevuld. Er komt pas een signaal dat er te weinig licenties zijn voor het aantal deelnemers als de campagne al is gestart. Dit bericht zie je ook alleen als applicatiebeheerder aan de achterzijde van Zenya. Als campagnebeheerder ben je je hier niet bewust van.

Dit geeft een probleem, want je bent je campagne gestart met X deelnemers die allemaal een eerste bericht hebben gehad en vervolgens moet je er mensen uit gaan halen. Dat werkt in huis verwarrend. Je wilt dit aan de voorkant zien en voorkomen, dus voordat je start.

Ook bij de aanpassing van deelnemers zitten er nog wat hick-ups wat ons betreft:

• Aan applicatiebeheerzijde heb je geen snel overzicht van totaal aantal campagnes en totaal aantal deelnemers. Zelf vind ik dit een gemis.
• Bij het tabblad instellingen van de campagne wordt geen totaal aantal deelnemers getoond
• Het tabblad ‘voortgang’ bij de campagne synchroniseert wisselend (soms na 10 minuten een update en soms na een uur nog niks, uitloggen en opnieuw inloggen helpt soms maar niet altijd). Het is dus regelmatig onduidelijk hoeveel deelnemers ik nu actueel in mijn campagne heb zitten.
• Het lijkt er op dat deelnemers die uitgeschreven zijn (en dus niet deelnemen aan de campagne) wel worden meegeteld in het aantal deelnemers van de campagne. Dit zou m.i. niet mogen. Een deelnemer die niet meedoet moet ook niet meetellen voor de licentie. 
• Bij applicatiebeheer zie je bij ‘Licenties’ een overschrijding staan. Deze update niet na wijzigingen in deelnemers. Mogelijk dat hier een nacht overheen gaat?

Hoi Silvia,

wederom bedankt voor je feedback, samen bouwen we aan een steeds mooiere Boost!

• Je wordt bij het inrichten/bewerken van een campagne inderdaad nog niet gewaarschuwd als de inrichting een licentie-overschrijding tot gevolg heeft. Dit gaan we nog wel maken.
• Het aantal deelnemers wordt niet op het tabblad instellingen getoond. We overwegen een stuk redesign voor de deelnemerslijst, ik zal het idee om een totaal aantal te tonen daar in  meenemen. 
• Er zijn twee mogelijkheden om nu inzicht te krijgen in het aantal gebruikte licenties.
  • Het standaard rapport "Licentiegebruik”. Dit rapport haalt actuele data op, op het moment dat het gedraaid wordt. Hier zie je alle individuele gebruikers die een licentie in gebruik nemen en zo kun je natuurlijk ook het totaal afleiden. 
  • Licentie informatie in het applicatiebeheer. Deze data wordt niet realtime opgehaald maar kan tot een uur achterlopen. Hier zie je alleen het totaal aantal gebruikers welke een licentie in gebruik neemt en het aantal beschikbare licenties.
• De data op het tabblad “Voortgang” wordt automatisch tenminste ieder uur bijgewerkt. Door het gebruik van de software kan het gebeuren dat tussendoor de data ook eerder wordt bijgewerkt. Refreshen of opnieuw inloggen heeft hier geen invloed op.
• Gebruikers die uitgenodigd zijn om mee te doen met een campagne tellen mee voor de licentie. We maken geen onderscheid tussen gebruikers die wel of niet actief zijn. Ook uitschrijven (door de deelnemer zelf) is niet voldoende om niet in de licentie mee te tellen. Een gebruiker kan zich immers evengoed ook weer inschrijven. Als beheerder kun je niet-actieve deelnemers en/of uitgeschreven deelnemers uit de campagne verwijderen, dan tellen ze niet meer mee voor de licentie. Eerlijk is eerlijk, met grote aantallen gebruikers is dat nu nog erg bewerkelijk. 

Je kunt een gebruiker die zich heeft uitgeschreven niet  verwijderen als deze gebruiker in een groep zit. Je kan dan alleen de groep in zijn geheel verwijderen en dat is niet de bedoeling.

Ik vind het feit dat gebruikers die zich hebben uitgeschreven meetellen in de licentie erg discutabel. Het argument dat iemand zich weer in kan schrijven past volgens mij niet als onderbouwing. Want dan is iedereen die zich in de organisatie bij ons aan kan melder om mee te doen ineens al een (potentiële) gebruiker. Als je die lijn van gedachte volgt zou je alleen met campuslicenties moeten werken. Nu betaal je feitelijk voor iets wat iemand niet doet.

Gezien de huidige licentiestructuur erg kostbaar is, en binnen de organisatie een bron van discussie, is dat toch een ding. 

Overigens verstoren gebruikers die in zijn geheel niet meer aanwezig zijn de informatie op tabblad voortgang wel. Verwijderde groepen gebruikers blijven meetellen in de totaal aantallen en zichtbaar in de grafiek. Is dit de bedoeling of een ontwerpfoutje? 

Hallo Silvia,

Met de huidige versie heb je inderdaad geen mogelijkheden om gebruikers die zich afgemeld hebben uit een campagne te verwijderen als deze via een groep zijn toegevoegd. Je hebt me op dit punt wel aan het denken gezet. Ik wil namelijk ook helemaal niet dat je je bezig moet houden met het verwijderen van deze gebruikers puur omwille van de licentie. Ik ben het dus met je eens dat alleen gebruikers voor de licentie moeten meetellen die aan een of meerdere campagne gekoppeld zijn én niet afgemeld zijn. Anders gezegd, als je je hebt afgemeld voor alle campagnes waar je aan gekoppeld bent verbruik je geen licentie. We gaan dit aanpassen in één van de komende releases, uiterlijk 7.3. Bedankt voor jouw input!

Los hiervan, komt er gelukkig meer flexibiliteit met het beheren van deelnemers voor campagnes als de excel import met Zenya 7.3 beschikbaar komt. Daarmee worden misschien nog niet alle uitdagingen voor je weggenomen, maar het geeft je wel veel meer mogelijkheden dan je nu hebt.

Wat betreft het dashboard. Hier wordt de voortgang getoond van alle deelnemers die aan de campagne gekoppeld zijn, of gekoppeld zijn geweest. Het is een bewuste keuze om ook de historie van gebruikers die niet meer gekoppeld zijn in het dashboard te tonen. Want die informatie kan nog steeds relevant zijn. Wanneer je veel gebruikers toegevoegd hebt gehad en weer verwijderd hebt dan begrijp ik heel goed dat dit verstorend werkt. Ik vind daarom dat alleen gebruikers die aan de campagne gekoppeld zijn óf historie binnen de campagne hebben in het dashboard getoond moeten worden. Dit betekent dat we specifiek de voortgang van gebruikers die niet meer gekoppeld zijn én niets gedaan hebben ook geen voortgang laten zien. Zie jij dit ook zo?

Hoi Thomas,

Positief nieuws op drie fronten in jouw bericht. Ik ben blij dat vanaf 7.3 alleen nog deelnemers meetellen die aan een of meerdere campagnes gekoppeld zijn en niet zijn afgemeld.

De Excel import is ook een prettige functie. Dit lost zoals je zegt nog niet alle uitdagingen op maar is een hele mooie stap voorwaarts die ons echt gaat helpen.

“Ik vind daarom dat alleen gebruikers die aan de campagne gekoppeld zijn óf historie binnen de campagne hebben in het dashboard getoond moeten worden. Dit betekent dat we specifiek de voortgang van gebruikers die niet meer gekoppeld zijn én niets gedaan hebben ook geen voortgang laten zien. Zie jij dit ook zo?”

Ja, hier ben ik het mee eens. Actief gekoppelde gebruikers en gebruikers met historie wil je terug kunnen zien in het dashboard.  

@Thomas de Groot ik heb een vraag die hier bij past. Voor het toevoegen van deelnemers willen wij gebruik gaan maken van Excel bestanden met daarin deelnemers die niet te vangen zijn in een gebruikersgroep in Zenya. Ook is het nu nog niet een bestaand Team.  Dit gaat ons met de nieuwe functionaliteit lukken zo lijkt het in onze testomgeving. Nu zou het voor ons prettig zijn als ik de deelnemers exporteer vanuit de boostcampagne en ze als Team weer kan importeren.

Voordeel is dat ik niet alle (400?) individueel hoef aan te klikken als ik van deze groep een team zou willen maken. Zie jij hierin ook een toegevoegde waarde?

Hoor het graag,

Met groet,
Anja

Je zou deze import inderdaad ook graag gebruiken voor andere onderdelen. Ik zou hier graag een groep van willen maken, die ik bijvoorbeeld ook voor vragenlijstentool kan gebruiken. Daarvoor een (grote) gebruikersgroep samenstellen is veel werk. Nu gebruiken we dan vaak type vragenlijst ‘klant’ en excelimport, maar je mist daardoor de voordelen van ‘type medewerker’ zoals een taak op takenlijst.