Anoniem medewerkers vragenlijst met selectief aantal organisatie eenheden
De komende periode willen we graag meerdere vragenlijsten uit gaan zetten onder alle medewerkers. Niets nieuws…
Maar deze keer willen we een combinatie die we niet eerder hebben gedaan;
Een annonieme vragenlijst waarbij het van belang is de organisatie eenheid (OE) van de medewerker wél vast te leggen.
Nu is dit natuurlijk simpel genoeg; je zet em in de filters erbij indien nodig, of anders gewoon op het voorblad door OE's toe te voegen en verplicht te maken.
Echter toont dit dan ALLE OE's. Tja, dat verwacht je eigenlijk ergens natuurlijk ook, maar dit is een probleem:
We hebben (op aanraden van trainer @Chaim Leunissen ) zo b.v. _Inactieve afdelingen. Hier hebben we ook werkelijk één afdeling momenteel gestald staan die even niet mee doet met meldingen. Ook hebben we een zelfde niveau _tijdelijke commissie, als placeholder voor b.v. Tracers gekoppelde verbeterpunten die later na overleg bij een commissie moeten worden ondergebracht.
We hebben dus commissies in de OE's opgenomen. Omdat deze soms eigenaar zijn van verbeterpunten, of verantwoordelijk zijn voor accreditatie trajecten die we in iProva borgen.
Er zijn een aantal “extra” OE's zoals buitenterrein, of onderhoudsruimtes. Deze zijn alleen voor bepaalde meldingstypen geactiveerd. Omdat deze b.v. voor Agressie en Geweld of ARBO meldingen noodzakelijk zijn.
We hebben dus op deze manier voor planning en voornamelijk iTask een aantal OE's in het systeem staan die puur en alleen voor die situaties van toepassing zijn.
Maar deze worden allemaal getoond aan de gebruiker bij de vragenlijst. En we willen graag de afdeling van de gebruiker vastleggen, niet de commissie waar ze ook in deelnemen.
Nu is het mogelijk om een vragenlijst te starten op OE's, en dan zo aan te geven dat je voor een aantal afdelingen wél meldingen toestaat (door daar iedereen als invuller aan te merken). Maar met die aanpak kan er uiteindelijk maar één ingevulde vragenlijst bestaan per afdeling.
We zouden dus graag iets doen waardoor we selectief OE's kunnen inzetten op de startpagina van een medewerker-type vragenlijst.
Nu ben ik een tijdje niet heel actief bezig geweest met deze module, dus het kan zijn dat er opties zijn die ik over het hoofd zie… Heeft iemand hier een oplossing voor?
Bladzijde 1 / 1
Er is op dit moment geen mogelijkheid om een selectie van OE's te kiezen, anders dan zoals je al zei via een vragenlijstonderzoek, wat resulteert in maar één ingevulde vragenlijst per afdeling.
Het enige dat je (volgens mij) nu zou kunnen doen is in het begeleidend schrijven (de mail die je opstelt vanuit het systeem) vragen om de afdeling in te vullen waarop je werkt.
Je kunt natuurlijk nog steeds een verkeerde keuze maken dan, dat houden we niet tegen, maar het is meer dan niets.
Daarnaast denk ik dat het probleem mee zou kunnen vallen. Als je aan mij vraagt of ik afdeling in kan vullen, dan kan ik ook kiezen voor ondernemingsraad, innovatieteam, etc, maar ik werk op de afdeling product development. Die kies ik dan ook. Ik denk dat ik daarin best een typische gebruiker ben.
Ik herken het probleem van Jesse wel .. wij hebben ook een aantal ‘inactieve’ OE's in het systeem staan; liever zou ik die niet willen tonen aan de eindgebruiker. Zorgt bij de eindgebruiker onnodige verwarring..
Daarnaast worden de OE's nu op alfabet gesorteerd; terwijl ik bij de OE gekozen heb voor een bepaalde hiërarchische indeling. Wellicht is dit ook een optie om te overwegen; sorteren op alfabet óf op de hiërarchische structuur.
Bij ons wordt de OE mee gesynchroniseerd echter wordt deze niet automatisch ingevuld bij een vragenlijst. Dit zou al helpen.. wellicht is dit een optie om te overwegen?
Als je de informatie puur nodig hebt voor de vragenlijst en niet later nog via OE ergens wilt koppelen kun je er ook nog gewoon een losse vraag van maken.
Kost aan de inrichting kant even wat inklopwerk, maar je kunt wel alleen die afdelingen er in zetten die als antwoord wilt zien.
Niet de meeste mooie of charmante oplossing misschien, maar kan wel pragmatisch zijn.
Wij ervaren hetzelfde probleem. Het is natuurlijk mogelijk om via de Active Directory de informatie over de OE mee te geven aan een medewerker maar ik weet niet of die wél meekomt als je een anonieme vragenlijst wilt gebruiken. Is het dan nog steeds nodig om die vraag over de OE te stellen om daarop te kunnen filteren? Het zou handig zijn als je de locatie net zoals bij een incidentmelding kunt instellen in een onderwerpenboom. Dat is herkenbaar voor collega's en gestructureerd. Bovendien kun je het zo nodig per vragenlijst aanpassen.
Heeft iemand al bovenstaand advies geprobeerd “Het enige dat je (volgens mij) nu zou kunnen doen is in het begeleidend schrijven (de mail die je opstelt vanuit het systeem) vragen om de afdeling in te vullen waarop je werkt.” en zo ja, hoe heeft dat in de praktijk gewerkt?
Wij zijn benieuwd!
Goedendag,
Ook wij zijn aan het stoeien met een vragenlijst voor een medewerkerstevredenheidsonderzoek. Hierbij ben ik verschillende typen vragenlijsten aan het testen, maar krijg daarbij nog niet helemaal het gewenste resultaat, maar wel een aantal opties die kunnen werken.
Vereisten voor het MTO zijn:
Anoniem invullen moet mogelijk zijn
Op Organisatie-eenheid kunnen filteren (in Dashboard), zonder dat de medewerker die hoeft te kiezen
Gebruikers mogen vragenlijst maar 1 keer invullen
Op basis van deze vereisten lukt het niet…
Op basis van vereisten 1 en 2 wel en dan op de volgende manier:
Vragenlijst maken op basis van objecttype Ander persoon, naamgeving: Medewerker
Hierbij ook Organisatie-eenheid opnemen in op de startpagina van de vragenlijst (niet verplicht!)
De vragenlijst als onderzoek uitzetten met een link
De link plaatsen op intranet
In het Dasboard kun je dan o.a. het NPS-diagram aanmaken als je de aanbevelingsvraag voor je organisatie erin hebt staan en je kunt een staafdiagram maken als je ook labels (thema's MTO) toevoegt aan de vragen.
VRAAG:
Is het ook mogelijk om het invullen van een vragenlijst te beperken tot 1 keer? Eenmalig invulverzoek zou kunnen maar dan moet je van al je medewerkers het mailadres toevoegen: geen optie
Paar wetenswaardigheden en ideeën:
Als je een vragenlijst anoniem laat invullen, dan wordt er op geen enkele manier informatie van de Zenya gebruiker in de vragenlijst vastgelegd. Ook niet de OE van de Zenya gebruiker.
@JesseV
Ik denk dat je goed geholpen bent als je de suggestie van @Silvia van Gils uitbreidt met de functionaliteit die we in Organisatie-eenheid kiezen in een externe vragenlijst | Infoland Community hebben beschreven. Je kunt dan de keuzelijst van OE's via een meerkeuze vraag beperken tot alleen de relevante OE's en die in tweede instantie toch vertalen naar een Zenya OE t.b.v. rapportage.
@Gerlof, in aanvulling op de suggestie aan Jesse: je mag de volgorde van de antwoorden in een meerkeuze vraag naar eigen inzicht instellen:
@kpompstra In aanvulling op bovenstaande suggesties. Het is wellicht interessant om te weten dat er een "kopie” van het vragenlijst ontwerp wordt gemaakt, zodra je een vragenlijst onderzoek start. Dat betekent het volgende:
Je kunt het vragenlijst ontwerp wijzigen terwijl er een onderzoek loopt, zonder directe gevolgen voor lopende vragenlijst onderzoeken - het systeem zal daar namelijk een vraag over stellen, zodra je een wijziging in het ontwerp opslaat:
Je kunt dan een vragenlijst onderzoek starten per Divisie waarbij je per vragenlijst onderzoek alleen de subafdelingen van een Divisie in het meerkeuze veld beschikbaar maakt (en koppelt met de juiste OE's).
De optie om de OE te vullen via een meerkeuze veld is ook beschikbaar bij vragenlijsten van het type "Medewerker”. Dat is m.i. interessant: als je een vragenlijst onderzoek start bij een vragenlijst van het type "Medewerker”, dan kan iedere medewerker de vragenlijst maar 1x invullen.
Ad 2: als je een vragenlijst onderzoek baseert op een vragenlijst van het type "Medewerker”, i.p.v. "Anders”, dan kun je de Invullers heel eenvoudig selecteren o.b.v. de OE van de medewerker, mits de OE per medewerker is ingevuld in het Zenya gebruikersbeheer:
Maar je kunt de Invullers ook vullen op basis van gebruikersgroepen, als dat beter past.
@Chaim Leunissen
Mede op basis van bovenstaande informatie ben ik nog even aan het testen geweest. We hebben binnen onze organisatie het MTO uitgezet bij een externe partij. Daarom wil ik nu aantonen dat je het ook kunt doen in Zenya. Het is nu wel ontdekken wat de (on)mogelijkheden zijn van Zenya.
Met name de eerste opmerking van je: Als je een vragenlijst anoniem laat invullen, dan wordt er op geen enkele manier informatie van de Zenya gebruiker in de vragenlijst vastgelegd. Ook niet de OE van de Zenya gebruiker. is van belang.
Ik wilde namelijk de resultaten van de vragenlijst op Thema EN OE laten zien in een diagram.
Dat kan NIET bij een vragenlijst Medewerker, al vul de je daar een vraag in die gekoppeld is aan de OE structuur. Of medewerkers zijn gekoppeld aan een OE
Het kan wel bij een vragenlijst ‘Ander persoon', waarbij je de vraag aan de OE koppelt. Dan kan ik een diagram maken met OE en met de thema's.
De enige andere methode om inzichtelijk te krijgen wat de Thema's per OE zijn is een export maken naar Excel en zelf de rapportages samenstellen of een rapport vraagscores maken waarbij je de OE vraag selecteert
Al met al hangt het ook sterk af van de inrichting van je gebruikers en gebruikersgroepen hoe handig je vragenlijsten uitzet. Om toch enig inzicht te houden zou je inderdaad per divisie, afdeling vragenlijstonderzoeken kunnen aanmaken, zodat je per divisie/team inzicht krijgt in thema's en antwoorden.
Al met al is een koppeling van Zenya met een BI-tool wenselijker dan gebruik te maken van export en in Excel ‘prutsen’. Al kan dat ook op een handige manier.
Weer veel geleerd!
Dank!
Beste @Chaim Leunissen ,
Op basis van je eerder genoemde suggesties voor het uitzetten van vragenlijstonderzoeken per organisatie-eenheid staan we nu op het punt om dit ook daadwerkelijk uit te gaan voeren. Hiervoor heb ik een aantal testen gedaan en ik zoek nu eigenlijk de bevestiging of mijn bevindingen juist zijn .
Beschrijving vragenlijst
Voor het project Reablement willen we metingen doen op drie verschillende momenten. We hebben hiervoor een vragenlijst voor bewoners (externe personen via link) en voor medewerkers. Er zijn 6 blokken met scholing voor medewerkers en voor, tijdens en na de scholing vindt de meting plaats voor zowel de bewoners als medewerkers. Soms overlappen deze metingen elkaar in tijd tussen de verschillende scholingsblokken. Dus moet de vragenlijst voor twee blokken open staan.
In beide vragenlijsten hebben we ook een kader gerelateerde vraag staan waarin de locatie-afdeling wordt gevraagd waar men woont (bewoner) of werkt (medewerker). Deze is dan gekoppeld aan de organisatie-eenheid in Zenya. Voor elk scholingsblok is er een aparte vraag gemaakt met alleen de betreffende locaties-afdelingen. Anders krijg je een VEEL te lange lijst (125 teams).
De vragenlijst wordt uitgezet middels een vragenlijstonderzoek voor bewoners (externe personen met link) waarbij we de vragenlijst willen kunnen sluiten en heropenen of met een ander vragenlijstonderzoek tegelijk open hebben staan.
Uitvoering vragenlijst (getest)
Ik heb nu twee testen uitgevoerd.
Test 1: ONGEWENST RESULTAAT
Voor BLOK1 een vragenlijstonderzoek aangemaakt (vragenlijst met kadervraag BLOK1 locaties), vragenlijsten ingevuld en vragenlijstonderzoek gesloten. Vervolgens het vragenlijstontwerp aangepast door de kadervraag BLOK2 locaties toe te voegen en kadervraag BLOK1 locaties te verwijderen.
NB: er wordt aangegeven dat de vraag/antwoorden dan niet meer beschikbaar zijn voor rapportage.
Op de vraag wat je wilt doen met de nieuwe/oude vragenlijsten gezegd oude bewaren en nieuwe volgens nieuw ontwerp.
Vragenlijstonderzoek aangemaakt voor BLOK 2 en vragenlijst ingevuld. Tegelijkertijd het vragenlijstonderzoek voor BLOK 1 heropend en vragenlijst invullen. In de vragenlijst zag ik wel de vraag over de locaties van BLOK 1, maar na verzenden werd die niet zichtbaar! In de export van de vragenlijsten zag ik ook lege velden.
Test 2: GEWENST RESULTAAT → graag bevestiging!
Stappen:
Vragenlijst met kadervraag BLOK1 locaties in vragenlijstontwerp
Vragenlijstonderzoek aangemaakt TEST B1
Vragenlijst ingevuld en vragenlijstonderzoek gesloten
In het vragenlijstontwerp nu de kadervraag BLOK2 locaties toegevoegd in het vragenlijstontwerp en daarbij de BLOK1locaties vraag uitgeschakeld
Vragenlijstonderzoek aangemaakt TEST B2
Vragenlijst ingevuld en vragenlijstonderzoek open laten staan
Vragenlijstonderzoek TEST B1 heropend en vragenlijst ingevuld: juiste locaties!!
Vragenlijst voor Test B2 ingevuld en hierbij de BLOK2 locaties zichtbaar!
Vervolgens een derde kadervraag toegevoegd met BLOK3 locaties en de stappen herhaald met openen en sluiten van alle vragenlijstonderzoeken
NB: ik heb dus steeds alle kadervragen in het vragenlijstontwerp laten staan en alleen de laatst toegevoegd ingeschakeld en de anderen uitgeschakeld.
Resultaat!
Bij alle vragenlijsten werden de juiste locaties getoond in de vragenlijst bij invullen! Ook werden alle resultaten getoond in de export bij de vraag EN bij de organisatie-eenheid!
Kortom: dit lijkt wel de oplossing voor wat we willen. 1 vragenlijst voor drie metingen van 6 blokken (6 vragenlijstonderzoeken), met 6 kadervragen die we in en uit kunnen schakelen en de vragenlijstonderzoeken kunnen worden gesloten en heropend en zelfs tegelijk open.
Het enige probleem is dat bij de export ALLE kadervragen, ingeschakeld en uitgeschakeld worden getoond en ook de nummering van de vragen wordt aangepast. Dat is dan wel weer jammer…
En kies je voor Onbeantwoorde vragen dan krijg je de juiste kadervraag maar mis ook andere vragen en is j export-format weer anders.
Bij bekijken rapport van alle ingevulde vragenlijsten zie je ook de 3 kadervragen voor elk blok
Mijn vragen voor bevestiging van mijn test en bevindingen
Klopt het dat je bij in- en uitgeschakelde vragen NA starten van een vragenlijstonderzoek nog steeds de originele vraag ziet bij heropenen van de vragenlijst?
Is dit inderdaad de juiste manier om voor verschillende locaties-afdelingen dezelfde vragenlijst te gebruiken maar dan met verschillende kadervragen?
Is er een manier om die export beter te krijgen of moet ik dan idd werken met codes in de vragen?
Erg veel informatie en vragen …
Graag zou ik een bevestiging zien op mijn TEST2 dat het juist is en zo werkt en antwoorden op de vragen.
Alvast mijn hartelijke dank!
PS: Ik heb de gegevens nog in de testomgeving staan. En ik kan de support toegang van Zenya open zetten als je er naar wilt kijken.
Hoi Klaas,
Klopt het dat je bij in- en uitgeschakelde vragen NA starten van een vragenlijstonderzoek nog steeds de originele vraag ziet bij heropenen van de vragenlijst?
Het vragenlijstontwerp wordt opgeslagen op het moment dat het onderzoek wordt gestart, dit ontwerp wordt bij het onderzoek gebruikt. Wanneer je het ontwerp wijzigt, kun je aangeven of je de wijzigingen wilt doorvoeren in lopende onderzoeken.
Is dit inderdaad de juiste manier om voor verschillende locaties-afdelingen dezelfde vragenlijst te gebruiken maar dan met verschillende kadervragen?
Je zou ook met labelvelden kunnen werken en dan op basis van de labelwaarde bepaalde vragen wel of niet kunnen tonen.
Is er een manier om die export beter te krijgen of moet ik dan idd werken met codes in de vragen?
Je zou codes kunnen toevoegen om het voor jezelf wat overzichtelijker te maken.
Enter your E-mail address. We'll send you an e-mail with instructions to reset your password.
Bestand scannen voor virussen
Sorry, we zijn de inhoud van dit bestand nog aan het controleren om er zeker van te zijn dat het veilig is om te downloaden. Probeer het nog een keer over een paar minuten.
.