Audit planning - kunnen auditoren inschrijven op een audit?

Momenteel maken we voor audits vaak een kopie van een standaard opzet van een vragenlijst. Daar zetten we dan kadervragen in om zo het thema van de audit vorm te geven.

Vervolgens worden dan de mensen die de audit gaan lopen op de hoogte gesteld en krijgen ze rechten op dat specifieke vragenlijst onderzoek.

Maar bij Tracers wordt dat vaak ruim van te voren ingevoerd, omdat die bij ons volgens een jaarplanning gaan. Je weet immers toch al welke onderwerpen je iedere keer langs wilt laten komen. Daarnaast is het goed mogelijk om een paar weken van te voren b.v. de focus op iets te leggen.

Maar de agenda van de lopers van dergelijke audits is helaas vaak niet goed te plannen, ziekte (op afdeling), zwangerschap, onvoorziene gebeurtenissen, nieuwe baan, het komt toch vrij vaak voor dat er in het schema geschoven moet worden. Dan moeten rechten weer ingetrokken en opnieuw uitgedeeld.

We hebben groepen gemaakt met b.v. alle mensen die tracers lopen, die waarderend auditeren training hebben gehad, die veiligheidsrondes mogen lopen, etc. Maar als je die de hele jaar planning voorschotel, en ze de verkeerde lijst openen, dan is die “geclaimd” in het systeem.

Daar zou het kunnen inschrijven op vragenlijsten mooi voor zijn. Je kunt dan de groep toevoegen, dus daar geen extra beheer. En vervolgens kunnen mensen dan aangeven welke vragenlijsten ze gaan invullen, of dat ze zich tijdig weer afmelden als het niet meer gaat lukken. Het zou fijn zijn als mensen zo zelf hun agenda zouden kunnen vullen, in plaats van dat alle communicatie voor de beheerders extra configuratie vereist.