Ik kreeg het verzoek of het mogelijk is om polls / vragenlijsten in iProva te zetten waarbij voldaan wordt aan de volgende eisen:
- De vragenlijst moet via een link benaderd kunnen worden
- De vragenlijst moet ongeacht het gebruikte apparaat ingevuld kunnen worden
- De medewerkers hoeven niet in te loggen in iProva / Zuyderland WeCare om de vragenlijst in te vullen
- De medewerker ontvangt een persoonlijke mail met daarin zijn eigen respons en de juiste antwoorden met eventueel een toelichting op de antwoorden en verwijzingen naar relevante documenten (binnen en buiten iProva)
- De vragenlijst wordt volledig geanonimiseerd opgeslagen (ook via het verzendadres van de mail is de ID van de invuller niet te achterhalen)
- De respons moet zichtbaar zijn in dynamische grafieken (managementinformatie iProva), waarbij de totaalscore ziekenhuisbreed voor iedereen zichtbaar is waarbij duidelijk is hoeveel keer het juiste antwoord en hoe vaak een foutief antwoord in aangevinkt (het maakt hierbij niet uit welk foutief antwoord is aangevinkt alleen goed of fout moet in de dynamische weergave getoond worden).
- In de mail dient een link aanwezig te zijn naar deze dynamisch score
- De afdeling waarvoor de vragenlijst wordt ingevuld moet door de invuller aangegeven worden (verplicht veld), zodat hier achteraf gericht extra informatie / instructie kan plaatsvinden
- Er dienen 7 verschillende vragenlijsten uitgezet te worden op verschillende momenten
- De linken naar de vragenlijsten dienen uniek te zijn zodat de vragenlijsten tegelijkertijd open kunnen staan
Na heel wat puzzelen met de modules Vragenlijsten/Check (waarbij de vereiste terugkoppeling via mail niet mogelijk is) en Meldingen/Flow (waarbij wel alles mogelijk is maar de weergave van de resultaten een uitdaging is) hebben we toch gekozen dit in de Meldingen/Flow module te bouwen.
Op deze manier kunnen we aan alle hierboven genoemde eisen voldoen.
Omdat we bij de managementinformatie (zie afbeelding onderaan) alleen willen tonen of een vraag goed of fout beantwoord is, hebben we aan elke vragenlijst 1 veld toegevoegd waarin de gegeven antwoorden op alle vragen van 1 lijst worden omgezet naar geen goed / fout score. Door de veldwaarde te laten vullen door acties die automatisch uitgevoerd worden bij een statusovergang, merkt een gebruiker hier niets van en kost geen extra handwerk voor de coördinator.
Dit heeft echter tot gevolg dat ik voor elke mogelijke combinatie van antwoorden een actie in moet stellen voor de veldwaardes van het veld waarin per vragenlijst de score wordt geregistreerd.
Probleem hierbij is het aantal automatische acties dat ingericht moet worden aan de achterkant. Want waar het bij 4 vragen om 16 acties bij de statusovergangen gaat moet ik bij 7 vragen al gauw zo’n 128 acties inbouwen. De kans op fouten is hierdoor best groot en ook is het natuurlijk niet overzichtelijk bij de acties bij een statusovergang als daar meer als 200 acties zijn ingebouwd.
Op dit moment hebben we de afspraak gemaakt het aantal vragen te beperken tot 5.
Hierdoor blijft het aantal automatische acties bij statusovergang nog enigszins overzichtelijk (32 per vragenlijst); maar met in totaal 7 vragenlijsten zijn dit toch al weer 224 acties op dezelfde statusovergang in 1 meldingstype (daarnaast zijn er nog andere acties zoals het automatisch versturen van de mail naar de invuller en het anonimiseren van de melding, maar deze bevinden zich op een andere statusovergang).
Om dit probleem in de toekomst te voorkomen zou ik graag het volgende zien:
- OF terugkoppeling via email naar de gebruiker bij toepassing van de Vragenlijst/Check module waarbij in de mail de respons en de juiste antwoorden en eventuele aanvullende tekst / hyperlinks kan worden toegevoegd.
- OF een nieuwe veldsoort bij de Meldingen/Flow module (bijvoorbeeld Poll) waarbij je bij de vraag kunt aangegeven wat het juiste (gewenste) antwoord is en waarbij in de weergave bij de managementinformatie automatisch getoond kan worden of een vraag juist of onjuist beantwoord is (zie afbeelding), waardoor alle automatische acties bij de statusovergang m.b.t. het aanpassen van de veldwaarden kunnen vervallen.
Graag hoor ik wat hierin mogelijk is / kan zijn of wat ik wellicht anders / eenvoudiger had kunnen doen.
Met vriendelijke groet,
Annemari Eichholtz
