Taakschema: bij verwijderen blijven taken in takenlijst staan

@Koen Sterken, wij hadden voor een bepaalde groep medewerkers allemaal taakschema's gemaakt, maar gaan dit nu toch op een andere manier oplossen. Vandaar dat we de taakschema's hadden verwijderd. Echter was dit een altijd doorlopende taak, dus er hing geen einddatum aan deze taak. Van een verwijderd taakschema kun je niet achteraf nog een einddatum invullen. Dus dan is handmatig verwijderen van taken binnen een taakschema de enige optie. Maar als je dan ongeveer 30 taakschema's hebt verwijderd, ben je hier even mee bezig.

Onze gedachtengang was: taakschema verwijderen, dan zijn nog in het verleden uitgezette taken van dit taakschema ook direct verwijderd bij de gebruikers, maar dat is dus niet het geval. 

Helaas werkt dat niet zo inderdaad :(

Dat is wel jammer. Want even daarop voortbordurend: eigen zou je van een taakschema willen weten hoeveel taken daarbij uit zijn gezet en hoeveel daarvan ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Ook bij een verwijderd taakschema is dat nuttige informatie (bijv. of taakschema goed heeft gewerkt of dat medewerkers hun werk goed hebben gedaan). Als je vervolgens handmatig de niet gestarte taken moet verwijderen omdat anders deze taak bij de medewerker uit blijft staan (wat niet meer van toepassing is), ben je het overzicht kwijt van wel/ niet uitgevoerde taken binnen het taakschema.

En juist dat is voor sommige taakschema's van belang: hoe vaak is een taak wel/ niet uitgevoerd.

We gaan nu de niet gestarte taken maar handmatig verwijderen om de takenlijst van medewerkers op te schonen, maar daarmee kunnen wij voor dit onderwerp geen overzichten meer genereren over de uitgevoerde taken.

Of is er nog een andere manier waarop we de taak wel bij de medewerkers uit hun takenlijst kunnen krijgen maar de taak niet uit het taakschema hoeven te halen?

Nee, je kunt uit je takenlijst alleen notificaties verwijderen. Ik ben ook wel benieuwd in hoeverre andere organisaties hier frequent tegenaan lopen.

Dat gezegd hebbende; als gebruikers taken in hun takenlijst hebben staan die niet meer uitgevoerd kunnen worden, zou dat wel een bug zijn. Ik weet niet zeker of de overgebleven taken in het taakschema nog wel ‘uitgevoerd’ kunnen worden.

@Koen Sterken, ben ik nog een keer….. wij hadden in het tabblad ‘verwijderde taakschema's’ al onze taakschema's staan die we hebben verwijderd. Echter nu we alle nog openstaande taken daar handmatig hebben verwijderd, is het hele tabblad ‘verwijderde taakschema's’ ook leeg. Dit probleem hebben we ook al eens eerder besproken, want wij waren steeds taakschema's kwijt na het verwijderen. Nu is mijn vermoeden dat een verwijderd taakschema, waarbij alle taken zijn afgehandeld of verwijderd, helemaal verdwijnt.

Vanmorgen had ik namelijk nog een lijst van taakschema's in mijn ‘verwijderde taakschema's' staan. Nu hebben we al deze taakschema's geopend om de nog openstaande taken bij deze schema's handmatig te verwijderen en vervolgens heb ik nu een leeg tabblad ‘verwijderde taakschema's'. Al denkend vermoed ik nu dat dit komt door de stand van zaken van de taken die aan dit schema gekoppeld zijn: zijn alle taken behorende bij de schema afgehandeld en je verwijderd dit schema, dan komt dit schema niet in het tabblad ‘verwijderde taakschema's'. Zodra een schema nog een taak bevat welke nog open staat, dan staat het schema wel in dit tabblad.

Dit probleem hebben wij ook al eens met Kirsten besproken, omdat wij al eerder taakschema's kwijt waren. Echter waren dit schema's die voor eenmalig gebruik waren en het niet erg is dat die schema's niet meer terug te vinden zijn. Echter de taakschema's die wij vanmorgen hebben bewerkt (nog openstaande taken handmatig verwijderd', zijn ook weg. Hiermee heb ik geen enkel bewijs meer dat een taakschema is uitgevoerd en door wie…. En dat betekend in een aantal processen een probleem omdat de taakschema's zijn bedoeld voor meten en registreren.

Is mijn vermoeden juist of zijn de verwijderde taakschema's toch nog ergens terug te vinden (heeft in ieder geval niets met rechten te maken, want ook de Administrator ziet een leeg tabblad).

Dat zou ik even moeten gaan onderzoeken, want ik weet niet alle ins en outs van alle producten uit mijn hoofd. 

Oke! Je ziet enkel nog taakschema's in de ‘verwijderde taakschema’-lijst, wanneer er nog taken in staan die niet zijn uitgevoerd. Als er alleen nog maar afgeronde taken in staan, komt de verwijdere taakschema niet terug in de lijst.

Dat zal zo gemaakt zijn zodat de lijst niet schier oneindig wordt.

@Koen Sterken, dit betekent dus dat je taakschema’s echt kwijt bent en geen ‘bewijs’ meer hebt van uitgevoerde taken. Laat ik je aan de hand van een voorbeeld meenemen in onze gedachtegang:

Voor de HACCP-richtlijnen heb ik een meldingstype aangemaakt. Echter vinden sommige medewerkers het best lastig om om te gaan met de formulieren en om in het overzicht van meldingen te zien wie wat al heeft gedaan aan metingen en registraties. Omdat vooral de schoonmaak wat te wensen overliet qua registratie, hebben wij taakschema’s hiervoor gemaakt: medewerkers kregen taken om apparatuur schoon te maken (bijv. eens per kwartaal vriezer ontdooien). Op deze manier konden medewerkers goed wennen aan de taken, aan het werken met iProva. Los van de taakschema’s moesten zij ook nog het meldformulier invullen, maar voor de schoonmaakonderdelen waren we tijdelijk overgestapt op de taakschema’s. Nu alle betreffende medewerkers ook dit onderdeel goed onder de knie hebben (en de taken van het taakschema hun iProva-takenlijst best veel vervuilde), hebben we in overleg met de medewerkers besloten om de taakschema’s weer stop te zetten en dat ze de schoonmaak ook weer registreren in het meldformulier HACCP. Vandaar dat we de taakschema’s hebben verwijderd. Maar omdat er geen openstaande taken meer waren (die hebben we handmatig weggehaald), zijn nu de hele taakschema’s verdwenen. En daarbij ook het ‘bewijs’ dat er is schoongemaakt (onderdeel van de HACCP-richtlijn). 

Waar wij de taakschema’s ook voor gebruiken, is bijv. het periodiek laten lezen van documenten: alleen een leesbevestiging bij een wijziging in een document is niet altijd voldoende. Sommige documenten willen we minimaal jaarlijks of halfjaarlijkse laten lezen door medewerkers. Dit kan prima in een taakschema. Alleen met de wetenschap dat een taakschema bij verwijderen ook echt weg is: hoe kun je dan later aantonen dat medewerkers deze documenten gelezen hebben? 

Volgens mij moet het zo zijn, dat als je stopt met een taakschema, je de keuze hebt om deze te bewaren of dat je deze echt weggooit. Want een taakschema heeft bijna altijd te maken met taken die aantonen dat iets is gedaan: dat bewijs kun je niet zomaar weggooien. 

Met bovenstaande in ons achterhoofd moeten wij veel kritischer kijken naar de taakschema’s en creatief dit probleem oplossen: misschien moeten we dan wel altijd de fake-account ook een taak geven die open blijft staan (en dus blijft het taakschema bewaard bij verwijderde taakschema’s)….

Kunnen jullie als Infoland hier ook nog eens kritisch naar kijken? 

Dat fake account kan nooit de bedoeling zijn, dat is heel helder.

We zijn op dit moment bezig om te kijken naar actie- en taakmanagement, dus je kunt daarin wel verbeteringen verwachten. Daarover later meer. Hoe dat er concreet uit gaat zien weten we nog niet, maar het onderwerp staat hoog op de agenda.

@Koen Sterken , dank voor je antwoord. We wachten de nieuwe ontwikkelen en verbeteringen af 

Overigens zou ik dus - voor nu - je taakschema's dus niet verwijderen als je nog terug wilt kijken.

Hi @Koen Sterken  ,

Zijn hier ondertussen al oplossingen voor ontwikkeld?
Ik loop hier zelf ook tegen aan dat ziekenhuismedewerkers (test) taken hebben aangemaakt voor onbepaalde tijd, dan de taakschema verwijderd hebben en nu al vanaf 2019 taken in hun takenlijst hebben staan die terug blijven komen.. 

Hoe kan dit worden opgeschoond? Dit vervuilt het takenoverzicht natuurlijk enorm (afgezien van het feit dat het heel erritant is). 

Hoi @cblom,

Je kunt naar Taakschema's gaan en dan aan de linkerkant kiezen voor Taken, daar zie je dan alle taken.
De coördinator van het verwijderde taakschema kan hier de taken van dat taakschema verwijderen, ze verdwijnen daardoor ook uit de lijst van taken bij de actienemers.

Ik loop ook tegen dit probleem aan. Het verwijderde taakschema heeft nog 15 niet afgehandelde taken, deze ziet de ‘oud’ actienemer nog in de takenlijst. Echter kan ik deze taken niet vinden om te verwijderen en het verwijderde taakschema is ook niet te wijzigen.

Hoe kan ik zorgen dat de taken bij de ‘oud’ actienemer’ verdwijnen uit de takenlijst?

Beste @J.erhardt ,

Je kunt naar Taakschema's gaan en dan aan de linkerkant kiezen voor Taken, daar zie je dan alle taken.

De coördinator van het verwijderde taakschema kan hier de taken van dat taakschema verwijderen, ze verdwijnen daardoor ook uit de lijst van taken bij de actienemers.

Hiervoor heb je coördinatorrechten nodig op het taakschema, zou het kunnen dat jij geen coördinator bent van het taakschema?

Beste Marjolein,

Bedankt voor de reactie, het is gelukt.