Vraag

Taakschema's voor vragenlijsten uit te voeren door verschillende personen

  • 19 April 2022
  • 9 reacties
  • 112 Bekeken

Reputatie 1
Badge +5

We hebben een vragenlijst voor de gemba walk veiligheid (gebaseerd op organisatie eenheid) gemaakt die we telkens door iemand anders willen laten invullen.

Is het mogelijk om dit in een taakschema te gieten zodat iedereen op de hoogte is wanneer ze een specifieke afdeling moeten bezoeken.

 

Met vriendelijke groeten,

 

Stefan


9 reacties

Dan nog een vraag: maakt het eigenlijk iets uit of ik een taakschema start vanuit een vragenlijst of rechtstreeks via taakschema's in het menu aan de linkerkant?

 

Dat maakt niet uit, zolang je maar een vragenlijst aan het taakschema verbindt.

Reputatie 2
Badge +6

Dan nog een vraag: maakt het eigenlijk iets uit of ik een taakschema start vanuit een vragenlijst of rechtstreeks via taakschema's in het menu aan de linkerkant?

 

Reputatie 2
Badge +6

@Chaim Leunissen Eureka, ik heb het gevonden het zit in 6.5.0 dat op 15 mei op de slow ring SaaS komt. Even geduld oefenen dus 😉

Reputatie 2
Badge +6
@Chaim Leunissen, printscreen bij mijn vorige bericht. onder de invullers staan lezers, geen optie om actienemers taken te laten delegeren. 

 

Reputatie 2
Badge +6

@Chaim Leunissen 

Dank je wel voor deze tips. Ik maakte takschema's aan vanuit de optie taakschema in het menu links, niet vanuit de vragenlijsten.  Ik heb dit zojuist geprobeerd. De optie “Actienemer(s) kunnen taken delegeren aan andere gebruikers”  is natuurlijk een prima oplossing maar zie ik nergens staan?

Reputatie 5
Badge +5

@Inge Herfs 

Zo op het eerste gezicht heb je geen taakschema aangemaakt voor het invullen van een vragenlijst en die per organisatie-eenheid toegewezen aan de medewerkers van de betreffende OE.
Als je het taakschema op die manier inricht leidt dat tot de situatie dat alle medewerkers de taak krijgen en dat die taak is afgerond als een van de medewerkers de vragenlijst invult en verzend.

Ter visualisatie de twee belangrijkste elementen hierin:

  • Voorwaarde: het gaat om een vragenlijst van het type OE
  • Start een taakschema op vanuit de vragenlijst. Je ziet dan dat je geen verwijzing naar de vragenlijst hoeft aan te leggen én je kunt aangeven voor welke OE's een vragenlijst ingevuld dient te gaan worden:
     
  • Wijs per OE de juiste actienemers aan (gezien je vraagstelling meer dan 1). Dit zijn de medewerkers die de taak krijgen toegewezen!
    Tip: maak de lijst met invullers onder het tabblad "Rechten” van de vragenlijst leeg. De ervaring leert nl. dat medewerkers dan soms de vragenlijst rechtstreeks gaan invullen i.p.v. via de taak en dan wordt de taak niet afgehandeld!
     
  • Schakel de optie "Actienemer(s) kunnen taken delegeren aan andere gebruikers:” als je wil dat de ingestelde actienemers de taak kunnen delegeren aan iemand anders dan jij hebt ingesteld.

 

Reputatie 2
Badge +6

Wij hebben en soortgelijke vraag. Bij veiligheidscheckrondes willen afdelingshoofden iedere 3 maanden zelf bepalen wie de veiligheidscheck uitvoert

  1. Als we een taakschema maken voor invullen vragenlijst, kan ik de vragenlijst kiezen en organisatie eenheden invullen. We hebben alle medewerkers van de afdeling invulrechten hebben gegeven op de vragenlijst. Als we het afdelingshoofd de taak laten doorsturen naar een willekeurige medewerker van de afdeling, kan deze de vragenlijst toch niet invullen omdat hij/zij geen rechten heeft. 
  1. Als we een nieuw taakschema aanmaken (algemeen) en een verwijzing invoegen naar de vragenlijst en we alle medewerkers van de afdeling invulrechten geven, en het afdelingshoofd vragen een keer per kwartaal de taak uit te zetten naar een van de medewerkers dan kan deze medewerker wél die vragenlijst invullen. Nadeel van deze optie is dat ik geen afdelingen kan kiezen én dat de eigenaar van de taak deze separaat moet afhandelen.

Het is daarom onze wens dat een taak in een taakschema (vragenlijst invullen) kan worden toegewezen aan iemand anders, en dat bij invullen van de vragenlijst de taak is afgehandeld. 

Zijn daar mogelijkheden voor of ziet iemand een andere oplossing voor ons vraagstuk? 

Reputatie 5
Badge +5

Als ik het goed begrijp wil je voor dezelfde organisatie-eenheid repeterend een vragenlijst laten invullen, waarbij telkens een andere persoon de vragenlijst invult. Dat is wellicht wel mogelijk.

Stel: je hebt 1 afdeling die iedere maand getoetst dient te worden en een 'pool’ van 6 personen die deze toetsing invullen, dan zou je dat kunnen bereiken met 6 taakschema's voor die ene OE:

  • Voor persoon 1 een maandelijks taakschema dat elke 6 maanden op de eerste dag van de maand gestart wordt met een startdatum op 1 mei 2022
  • Voor persoon 2 een taakschema dat start op 1 juni
  • etc.

Hierbij geldt dat je de resultaten dan dient op te halen via de rapportage op de vragenlijst.

Reputatie 5

1 taakschema wordt repeterend over dezelfde set onderwerpen (organisatie-eenheden) uitgevoerd, door iemand die het voor die OE mag invullen. Als je het niet voor alle organisatie-eenheden tegelijk wilt invullen, moet je dus met meerdere taakschema's werken. De vraag is of er dan nog een repeterend karakter overblijft, bijvoorbeeld afdeling x doet het altijd in februari en afdeling y altijd in april. Zo niet, dan lijken taakschema's geen toegevoegde waarde te hebben.

Een alternatief is om met vragenlijstonderzoeken te werken, met een onderzoek per tijdsperiode, die je een startdatum geeft. Dan kun je voor het hele jaar alles van tevoren klaarzetten. (ook hier zijn dan meerdere onderzoeken nodig, of je moet accepteren dat mensen het doen op het moment dat het ze uitkomt, zonder dat je makkelijk een vinger aan de pols kunt houden).

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring