Relaties leggen tussen documenten en normen via het 'Compliance'-veld bij documenten

hleijen
Reputatie 6
Badge +7
Met ingang van iProva 5.8.0 kun je bij documenten vastleggen aan welke normen/kaders/eisen deze gerelateerd zijn.
In dit artikel leggen we uit
  • wat er eenmalig ingericht moet worden iProva om dat te kunnen doen
  • hoe het werkt voor de documentbeheerder
  • hoe je kunt rapporteren
  • hoe deze functionaliteit zich verhoudt tot de iProva-module 'Compliance'

Wat er eenmalig ingericht moet worden

Om documenten te relateren aan normen/kaders/eisen moeten die aanwezig zijn in iProva.
Het toevoegen van nieuwe normenkaders of eisenkaders gaat via
Applicatiebeheer > Kaders.

Standaard kan het 'Compliance' veld voor elk document worden ingevuld - maar is het niet verplicht om in te vullen.
Desgewenst kan je inregelen dat:
  • het 'Compliance' veld alleen wordt getoond bij documenten in bepaalde mappen
  • het 'Compliance' veld verplicht gevuld moet worden voor alle documenten in bepaalde mappen
Dit kan je doen via
Documenten > Eigenschappen van map > tabblad Velden.



Hoe werkt het voor de documentbeheerder?

Ga bij het document naar het tabblad 'Eigenschappen'. Onderaan de pagina vind je het blok 'Compliance'.
Klik op 'Wijzigen' en vervolgens kan je de gerelateerde hoofdstukken/paragrafen selecteren uit de bibliotheek van alle in iProva aanwezige kaders.
Je kan een document relateren aan zoveel items als je wilt, dit kunnen zelfs items uit verschillende kaders zijn.



Wil je een set van meerdere documenten tegelijk relateren aan een normparagraaf?
Ook dat kan. Vink alle gewenste documenten aan in de lijst, kies voor 'Eigenschappen wijzigen' en kies het veld 'Compliance'.

Hoe kan ik rapporteren?

Als je bij documenten hebt vastgelegd op welke normen ze betrekking hebben, kan je die informatie gebruiken in rapportages.
Je kunt bijvoorbeeld een overzicht genereren van alle documenten die gerelateerd zijn aan een bepaalde norm, of een bepaald hoofdstuk uit de norm.

  • Ga naar > Rapportage
  • Maak een nieuw rapport van type Documenten > Lijst van documenten
  • Voeg bij stap 3 (Filters) een filterregel toe en kies daarbij voor het veld 'Compliance'.
  • Kies voor het criterium 'is een van' en selecteer de (hoofdstukken uit) normkaders waarvoor je de documenten wilt zien.


Hoe verhoudt deze functionaliteit zich tot de Compliance-module in iProva?

Misschien ben je bekend met de module 'Compliance' binnen iProva. Als jouw organisatie daar een licentie voor heeft én je de benodigde rechten hebt, kan je die module openen via
Ga naar > Compliance.
Deze module helpt jouw organisatie met de 'bewijsvoering' bij een certificering of accreditatie. Je kunt er per organisatie-eenheid vastleggen:
  • wat de visie van deze organisatie-eenheid is op de gestelde norm (hoe heb je er invulling aan gegeven)
  • welke 'bewijsmaterialen' je hebt om aan te tonen dat jouw organisatie voldoet (bijvoorbeeld een verwijzing naar een relevant protocol of beleidsstuk)
  • hoe goed jouw organisatie zelf vindt dat het bewijsmateriaal op orde is, middels een rood-geel-groen score-indicator
  • hoe goed jouw organisatie zelf vindt dat je daadwerkelijk voldoet aan de gestelde normen, middels een rood-geel-groen score-indicator
Dit gaat dus een stuk verder dan enkel het relateren van documenten aan normen.
Voor de ene organisatie zal hetgeen geboden wordt binnen de documentbeheer-module en de bijbehorende rapportage volstaan; andere organisaties zullen behoefte hebben aan de uitgebreide functionaliteiten van de Compliance-module.

Het een sluit het ander ook niet uit.
Als je documentbeheerders al bij hun documenten laat aangeven wat de relevante normen zijn, dan is het daarna een stuk eenvoudiger om het bewijsmateriaal in de Compliance-module te vullen.
Bij het toevoegen van bewijsstukken kan je dan namelijk het 'Compliance' veld gebruiken als filter; zo haal je snel alle documenten boven water die gerelateerd zijn aan een bepaalde norm, en hoef je vervolgens enkel nog te bepalen welke van die documenten ook daadwerkelijk gelden als bewijsmateriaal voor déze organisatie-eenheid.

Documenten worden niet
automatischtoegevoegd aan het bewijsmateriaal als het 'Compliance' veld gevuld wordt. Dat er - naar mening van de documentbeheerder - een relatie met een norm is, wil immers nog niet perse zeggen dat het ook echt geschikt is als bewijsstuk én zelfs als het dat wel is, is het daarmee niet perse voor alle organisatie-eenheden relevant bewijs.
Het koppelen van bewijsmateriaal blijft daarom een taak voor de compliance-beheerder maar nogmaals; zijn taak wordt wél een stuk gemakkelijker.
Hilbert Leijen | Technisch directeur | Infoland

13 reacties

A
Reputatie 2
Badge +3
Wij gaan vooralsnog dit veld niet gebruiken. Hoe krijg ik het veld Compliance "niet zichtbaar" op de documentmappen?
Gijs Prins
Reputatie 4
Hoi @a.schols,

Het is op dit moment niet mogelijk om het veld op 'niet zichtbaar' te zetten bij de documentmappen. Om duidelijk te houden dat het geen 'standaard' metaveld is die kunnen worden toegevoegd aan documenten staat het veld in een eigen paneel.
Test engineer
Andrei Hollevoet
Reputatie 5
Badge +8
Kan dit veld in de toekomst als filter gebruikt worden op de portalen?
A
Reputatie 2
Badge +3
Jammer dat het veld altijd zichtbaar is.

Wens: kan dit als optie worden ingeregeld?
Gijs Prins
Reputatie 4
@Andrei Hollevoet, Ik zal het op onze to-do lijst zetten (nu is het veld inderdaad niet in te stellen als filterveld), ik kan echter niet garanderen of en wanneer we dit zullen inbouwen. Mochten we er mee aan de slag gaan dan zal ik het hier sowieso melden.

@a.schols, Kan je aangeven waarom je het veld niet zichtbaar wilt hebben? Wanneer gebruikers het document 'aan de voorkant' bekijken, dus via het portaal, zullen ze afhankelijk van hoe je je inrichting hebt gemaakt het veld niet kunnen zien.
Test engineer
Andrei Hollevoet
Reputatie 5
Badge +8
Wanneer je een rapport op dit veld wilt draaien, bv. is een van PCI.8, dan geeft dit 0 resultaten

Dit waarschijnlijk door een bug : er is geen enkel document met enkel PCI.8.. Terwijl er verschillende documenten zijn met PCI.8, maar in combinatie met andere normen.
Inge Kuijpers
Wanneer je een rapport op dit veld wilt draaien, bv. is een van PCI.8, dan geeft dit 0 resultaten

Dit waarschijnlijk door een bug : er is geen enkel document met enkel PCI.8.. Terwijl er verschillende documenten zijn met PCI.8, maar in combinatie met andere normen.

Hallo @Andrei Hollevoet ,

Dit wordt verder opgepakt door onze servicedesk.
Linda Cornelissen
Badge +1

Bij ons wordt normkader FACT-JACIE (versie 8) alleen gebruikt door ons specialisme Hematologie.

Kan er een uitzondering gemaakt worden om te zorgen dat de hematologie documenten (die wij zelf in beheer hebben)  die we gekoppeld hebben aan verschillende normen binnen dit normkader wel automatisch getoond worden in de compliance-manager bij die gekoppelde normen? Dit zou ontzettend veel tijd schelen. 

Zo hebben we bijvoorbeeld een document dat we in veel normen aandragen als bewijsmateriaal. Als je dat document afzonderlijk in 10 normen moet toevoegen duurt dat veel langer dat dat je in dat ene document 10 verschillende normen aanvinkt. 

Wij kunnen als documentbeheerders en kwaliteitsteam namelijk zelf bepalen of er een relatie met een norm is, dat het ook echt geschikt is als bewijsstuk. En daarnaast wordt het normkader dus alleen maar door ons specialisme binnen onze organisatie-eenheid gebruikt. 

Ik hoop dat hier flexibel mee omgegaan kan worden. 

Inge Kuijpers

Hoi @Linda Cornelissen, automatisch tonen van de documenten bij Compliance door het vullen van het kaderveld bij een document is helaas niet mogelijk.

Documenten worden niet automatischtoegevoegd aan het bewijsmateriaal als het 'Compliance' veld gevuld wordt. Dat er - naar mening van de documentbeheerder - een relatie met een norm is, wil immers nog niet perse zeggen dat het ook echt geschikt is als bewijsstuk én zelfs als het dat wel is, is het daarmee niet perse voor alle organisatie-eenheden relevant bewijs.
Het koppelen van bewijsmateriaal blijft daarom een taak voor de compliance-beheerder maar nogmaals; zijn taak wordt wél een stuk gemakkelijker.

Linda Cornelissen
Badge +1

In dit geval is de compliance beheerder voor het normkader van het eigen specialisme ook documentbeheerder dus kan heel goed aangeven of het relevant bewijsstuk is en het heeft geen invloed op andere organisatie-eenheden.

Inge Kuijpers

Hoi @Linda Cornelissen,
We snappen dat er scenario's zijn waarbij de documentbeheerder de relatie wel zou kunnen/mogen leggen. Helaas is dat nu niet mogelijk.
Je zou hiervoor een idee kunnen plaatsen?

W
Badge +1

is het ook mogelijk om “compliance” te tonen (als een veld) in de procedure?

Zodat het voor medewerkers duidelijk is welk normelement van (bijv de 17025) gerelateerd is aan het document?

 

groet Anita 

Inge Kuijpers

​​​​@WALA ,

Je kunt bij het veld Compliance aanzetten dat dit veld getoond kan worden op het web (op het portaal). Zie hiervoor de training over velden.

Vervolgens kun je bij een portaal bij de Zoekinstellingen het veld ‘Compliance’ toevoegen bij ‘Tooltip velden voor documenten'.

Reageer


Algemene voorwaardenCookie instellingen

Algemene voorwaarden | Privacyverklaring