In dit artikel leggen we uit
- wat er eenmalig ingericht moet worden iProva om dat te kunnen doen
- hoe het werkt voor de documentbeheerder
- hoe je kunt rapporteren
- hoe deze functionaliteit zich verhoudt tot de iProva-module 'Compliance'
Wat er eenmalig ingericht moet worden
Het toevoegen van nieuwe normenkaders of eisenkaders gaat via
Applicatiebeheer > Kaders.
Standaard kan het 'Compliance' veld voor elk document worden ingevuld - maar is het niet verplicht om in te vullen.
Desgewenst kan je inregelen dat:
- het 'Compliance' veld alleen wordt getoond bij documenten in bepaalde mappen
- het 'Compliance' veld verplicht gevuld moet worden voor alle documenten in bepaalde mappen
Documenten > Eigenschappen van map > tabblad Velden.
Hoe werkt het voor de documentbeheerder?
Klik op 'Wijzigen' en vervolgens kan je de gerelateerde hoofdstukken/paragrafen selecteren uit de bibliotheek van alle in iProva aanwezige kaders.
Je kan een document relateren aan zoveel items als je wilt, dit kunnen zelfs items uit verschillende kaders zijn.
Wil je een set van meerdere documenten tegelijk relateren aan een normparagraaf?
Ook dat kan. Vink alle gewenste documenten aan in de lijst, kies voor 'Eigenschappen wijzigen' en kies het veld 'Compliance'.
Hoe kan ik rapporteren?
Je kunt bijvoorbeeld een overzicht genereren van alle documenten die gerelateerd zijn aan een bepaalde norm, of een bepaald hoofdstuk uit de norm.
- Ga naar > Rapportage
- Maak een nieuw rapport van type Documenten > Lijst van documenten
- Voeg bij stap 3 (Filters) een filterregel toe en kies daarbij voor het veld 'Compliance'.
- Kies voor het criterium 'is een van' en selecteer de (hoofdstukken uit) normkaders waarvoor je de documenten wilt zien.
Hoe verhoudt deze functionaliteit zich tot de Compliance-module in iProva?
Ga naar > Compliance.
Deze module helpt jouw organisatie met de 'bewijsvoering' bij een certificering of accreditatie. Je kunt er per organisatie-eenheid vastleggen:
- wat de visie van deze organisatie-eenheid is op de gestelde norm (hoe heb je er invulling aan gegeven)
- welke 'bewijsmaterialen' je hebt om aan te tonen dat jouw organisatie voldoet (bijvoorbeeld een verwijzing naar een relevant protocol of beleidsstuk)
- hoe goed jouw organisatie zelf vindt dat het bewijsmateriaal op orde is, middels een rood-geel-groen score-indicator
- hoe goed jouw organisatie zelf vindt dat je daadwerkelijk voldoet aan de gestelde normen, middels een rood-geel-groen score-indicator
Voor de ene organisatie zal hetgeen geboden wordt binnen de documentbeheer-module en de bijbehorende rapportage volstaan; andere organisaties zullen behoefte hebben aan de uitgebreide functionaliteiten van de Compliance-module.
Het een sluit het ander ook niet uit.
Als je documentbeheerders al bij hun documenten laat aangeven wat de relevante normen zijn, dan is het daarna een stuk eenvoudiger om het bewijsmateriaal in de Compliance-module te vullen.
Bij het toevoegen van bewijsstukken kan je dan namelijk het 'Compliance' veld gebruiken als filter; zo haal je snel alle documenten boven water die gerelateerd zijn aan een bepaalde norm, en hoef je vervolgens enkel nog te bepalen welke van die documenten ook daadwerkelijk gelden als bewijsmateriaal voor déze organisatie-eenheid.
Documenten worden niet
automatischtoegevoegd aan het bewijsmateriaal als het 'Compliance' veld gevuld wordt. Dat er - naar mening van de documentbeheerder - een relatie met een norm is, wil immers nog niet perse zeggen dat het ook echt geschikt is als bewijsstuk én zelfs als het dat wel is, is het daarmee niet perse voor alle organisatie-eenheden relevant bewijs.
Het koppelen van bewijsmateriaal blijft daarom een taak voor de compliance-beheerder maar nogmaals; zijn taak wordt wél een stuk gemakkelijker.
