Relaties leggen tussen documenten en normen via het 'Compliance'-veld bij documenten


Reputatie 6
Badge +7

Bij documenten kun je vastleggen aan welke normen/kaders/eisen deze gerelateerd zijn.
In dit artikel leggen we uit

  • wat er eenmalig ingericht moet worden in Zenya om dat te kunnen doen
  • hoe het werkt voor de documentbeheerder
  • hoe je kunt rapporteren
  • hoe deze functionaliteit zich verhoudt tot de Zenya -module 'Compliance'

17 reacties

Reputatie 3
Badge +5
Wij gaan vooralsnog dit veld niet gebruiken. Hoe krijg ik het veld Compliance "niet zichtbaar" op de documentmappen?
Reputatie 4
Hoi @a.schols,

Het is op dit moment niet mogelijk om het veld op 'niet zichtbaar' te zetten bij de documentmappen. Om duidelijk te houden dat het geen 'standaard' metaveld is die kunnen worden toegevoegd aan documenten staat het veld in een eigen paneel.
Reputatie 5
Badge +8
Kan dit veld in de toekomst als filter gebruikt worden op de portalen?
Reputatie 3
Badge +5
Jammer dat het veld altijd zichtbaar is.

Wens: kan dit als optie worden ingeregeld?
Reputatie 4
@Andrei Hollevoet, Ik zal het op onze to-do lijst zetten (nu is het veld inderdaad niet in te stellen als filterveld), ik kan echter niet garanderen of en wanneer we dit zullen inbouwen. Mochten we er mee aan de slag gaan dan zal ik het hier sowieso melden.

@a.schols, Kan je aangeven waarom je het veld niet zichtbaar wilt hebben? Wanneer gebruikers het document 'aan de voorkant' bekijken, dus via het portaal, zullen ze afhankelijk van hoe je je inrichting hebt gemaakt het veld niet kunnen zien.
Reputatie 5
Badge +8
Wanneer je een rapport op dit veld wilt draaien, bv. is een van PCI.8, dan geeft dit 0 resultaten

Dit waarschijnlijk door een bug : er is geen enkel document met enkel PCI.8.. Terwijl er verschillende documenten zijn met PCI.8, maar in combinatie met andere normen.
Wanneer je een rapport op dit veld wilt draaien, bv. is een van PCI.8, dan geeft dit 0 resultaten

Dit waarschijnlijk door een bug : er is geen enkel document met enkel PCI.8.. Terwijl er verschillende documenten zijn met PCI.8, maar in combinatie met andere normen.


Hallo @Andrei Hollevoet ,

Dit wordt verder opgepakt door onze servicedesk.
Badge +1

Bij ons wordt normkader FACT-JACIE (versie 8) alleen gebruikt door ons specialisme Hematologie.

Kan er een uitzondering gemaakt worden om te zorgen dat de hematologie documenten (die wij zelf in beheer hebben)  die we gekoppeld hebben aan verschillende normen binnen dit normkader wel automatisch getoond worden in de compliance-manager bij die gekoppelde normen? Dit zou ontzettend veel tijd schelen. 

Zo hebben we bijvoorbeeld een document dat we in veel normen aandragen als bewijsmateriaal. Als je dat document afzonderlijk in 10 normen moet toevoegen duurt dat veel langer dat dat je in dat ene document 10 verschillende normen aanvinkt. 

Wij kunnen als documentbeheerders en kwaliteitsteam namelijk zelf bepalen of er een relatie met een norm is, dat het ook echt geschikt is als bewijsstuk. En daarnaast wordt het normkader dus alleen maar door ons specialisme binnen onze organisatie-eenheid gebruikt. 

Ik hoop dat hier flexibel mee omgegaan kan worden. 

Hoi @Linda Cornelissen, automatisch tonen van de documenten bij Compliance door het vullen van het kaderveld bij een document is helaas niet mogelijk.

Documenten worden niet automatischtoegevoegd aan het bewijsmateriaal als het 'Compliance' veld gevuld wordt. Dat er - naar mening van de documentbeheerder - een relatie met een norm is, wil immers nog niet perse zeggen dat het ook echt geschikt is als bewijsstuk én zelfs als het dat wel is, is het daarmee niet perse voor alle organisatie-eenheden relevant bewijs.
Het koppelen van bewijsmateriaal blijft daarom een taak voor de compliance-beheerder maar nogmaals; zijn taak wordt wél een stuk gemakkelijker.

Badge +1

In dit geval is de compliance beheerder voor het normkader van het eigen specialisme ook documentbeheerder dus kan heel goed aangeven of het relevant bewijsstuk is en het heeft geen invloed op andere organisatie-eenheden.

Hoi @Linda Cornelissen,
We snappen dat er scenario's zijn waarbij de documentbeheerder de relatie wel zou kunnen/mogen leggen. Helaas is dat nu niet mogelijk.
Je zou hiervoor een idee kunnen plaatsen?

Badge +1

is het ook mogelijk om “compliance” te tonen (als een veld) in de procedure?

Zodat het voor medewerkers duidelijk is welk normelement van (bijv de 17025) gerelateerd is aan het document?

 

groet Anita 

​​​​@WALA ,

Je kunt bij het veld Compliance aanzetten dat dit veld getoond kan worden op het web (op het portaal). Zie hiervoor de training over velden.

Vervolgens kun je bij een portaal bij de Zoekinstellingen het veld ‘Compliance’ toevoegen bij ‘Tooltip velden voor documenten'.

Reputatie 4
Badge +7

@Inge Kuijpers 

is het ook mogelijk dat indien er in Compliance is aangegeven dat een document bewijslast is voor een kader onderdeel dat dit dan ook getoond wordt bij het document? 

Hoi @Andre,

Dat is nu helaas niet mogelijk maar is wellicht wel een goed idee voor een doorontwikkeling. Wil je daar een idee voor toevoegen? Dan kunnen we volgen of meer organisaties hier mee geholpen zouden zijn.

Reputatie 4
Badge +5

In het artikel staat: “Bij het toevoegen van bewijsstukken kan je dan namelijk het 'Compliance' veld gebruiken als filter; zo haal je snel alle documenten boven water die gerelateerd zijn aan een bepaalde norm, en hoef je vervolgens enkel nog te bepalen welke van die documenten ook daadwerkelijk gelden als bewijsmateriaal voor déze organisatie-eenheid.

Bij het toevoegen van bewijsmateriaal in Compliance zie ik niet hoe ik een filter kan gebruiken bij het zoeken naar documenten. Moeten we daarvoor ook nog iets instellen? Of zie ik iets over het hoofd?

Hoi Mieke,

Ik zie dat ook niet 😯, ik zal het artikel laten aanpassen.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring