Binnen NEN7510 is het gebruikelijk dat documenten die bij maatregelen horen, jaarlijks worden herzien. Bij Medrie worden niet alle documenten voor NEN7510 binnen Zenya DOCS onderhouden. Ik kies er daarom voor om ‘Aandacht vereist’ op niveau van de Maatregel te activeren.
Dat leidt tot een aantal acties/reacties binnen Zenya die in mijn ogen niet logisch zijn. Graag verneem ik ervaringen van andere gebruikers. Doe ik iets niet handig of is aanpassing van Zenya een mogelijkheid?
Mijn bemerkingen gaan over twee acties/reacties.
* Het bericht aan toegewezen gebruiker
Over het algemeen zul je aan een maatregel een datum koppelen die minimaal een jaar vooruit ligt, een gangbare termijn voor controle van de inrichting van de maatregel of de bijbehorende documenten. De toegewezen gebruiker krijgt daarvan direct een bericht. In dat bericht staat de datum van aanmaken en niet de datum van de verlangde actie. Bovendien zou het logischer zijn om zo'n bericht bijvoorbeeld een maand voor de geplande datum pas te sturen.
* Overzicht van Maatregelen en de aanduidingen voor 'Aandacht vereist'
Deze opmerkingen gaan over de wijze waarop de aanduidingen in de schermweergave van alle maatregelen worden weergegeven.
In de rechterkolom zie je verschillende oranje uitroeptekens staan. Dit is een aanduiding dat 'aandacht vereist is'. Hier worden twee soorten waarschuwingen gegeven voor twee verschillende aspecten.
Het kan betekenen dat een bewijsstuk is toegevoegd maar dat de link is vervallen: terechte kleur: oranje voor waarschuwing.
Maar het betekent ook dat een datum is ingevoerd voor het updaten van documenten: dan is de kleur oranje onterecht. Hier zou ik liever een eigen aanduiding, iets met de kleur groen zien.
Bij 5.1 heb ik aangegeven dat ik over een jaar de maatregel als geheel periodiek moet herzien.
Bij 5.7 is iets ‘aan de hand’ met een bewijsmiddel, waarvan de link niet klopt.
In beide gevallen is de melding oranje: kleur van 'niet in orde'.
Bij bewijs klopt dat. Bij periodieke herziening klopt dat niet.
Het inplannen van een periodieke controle of update van documenten bij een maatregel is een verplichting op grond van de NEN7510. Als ik dat doe, dan doe ik het juist goed, en is de waarschuwingskleur oranje niet terecht.
Als ik met deze werkwijze bij alle maatregelen een actualisatiedatum invoer, dan krijg ik een beeld alsof mijn hele Compliance verkeerd is ingericht of fouten bevat.