Relaties leggen tussen documenten en normen via het 'Compliance'-veld bij documenten


Reputatie 5
Badge +1
Met ingang van iProva 5.8.0 kun je bij documenten vastleggen aan welke normen/kaders/eisen deze gerelateerd zijn.
In dit artikel leggen we uit
  • wat er eenmalig ingericht moet worden iProva om dat te kunnen doen
  • hoe het werkt voor de documentbeheerder
  • hoe je kunt rapporteren
  • hoe deze functionaliteit zich verhoudt tot de iProva-module 'Compliance'

Wat er eenmalig ingericht moet worden

Om documenten te relateren aan normen/kaders/eisen moeten die aanwezig zijn in iProva.
Het toevoegen van nieuwe normenkaders of eisenkaders gaat via
Applicatiebeheer > Kaders.

Standaard kan het 'Compliance' veld voor elk document worden ingevuld - maar is het niet verplicht om in te vullen.
Desgewenst kan je inregelen dat:
  • het 'Compliance' veld alleen wordt getoond bij documenten in bepaalde mappen
  • het 'Compliance' veld verplicht gevuld moet worden voor alle documenten in bepaalde mappen
Dit kan je doen via
Documenten > Eigenschappen van map > tabblad Velden.



Hoe werkt het voor de documentbeheerder?

Ga bij het document naar het tabblad 'Eigenschappen'. Onderaan de pagina vind je het blok 'Compliance'.
Klik op 'Wijzigen' en vervolgens kan je de gerelateerde hoofdstukken/paragrafen selecteren uit de bibliotheek van alle in iProva aanwezige kaders.
Je kan een document relateren aan zoveel items als je wilt, dit kunnen zelfs items uit verschillende kaders zijn.



Wil je een set van meerdere documenten tegelijk relateren aan een normparagraaf?
Ook dat kan. Vink alle gewenste documenten aan in de lijst, kies voor 'Eigenschappen wijzigen' en kies het veld 'Compliance'.


Hoe kan ik rapporteren?

Als je bij documenten hebt vastgelegd op welke normen ze betrekking hebben, kan je die informatie gebruiken in rapportages.
Je kunt bijvoorbeeld een overzicht genereren van alle documenten die gerelateerd zijn aan een bepaalde norm, of een bepaald hoofdstuk uit de norm.

  • Ga naar > Rapportage
  • Maak een nieuw rapport van type Documenten > Lijst van documenten
  • Voeg bij stap 3 (Filters) een filterregel toe en kies daarbij voor het veld 'Compliance'.
  • Kies voor het criterium 'is een van' en selecteer de (hoofdstukken uit) normkaders waarvoor je de documenten wilt zien.


Hoe verhoudt deze functionaliteit zich tot de Compliance-module in iProva?

Misschien ben je bekend met de module 'Compliance' binnen iProva. Als jouw organisatie daar een licentie voor heeft én je de benodigde rechten hebt, kan je die module openen via
Ga naar > Compliance.
Deze module helpt jouw organisatie met de 'bewijsvoering' bij een certificering of accreditatie. Je kunt er per organisatie-eenheid vastleggen:
  • wat de visie van deze organisatie-eenheid is op de gestelde norm (hoe heb je er invulling aan gegeven)
  • welke 'bewijsmaterialen' je hebt om aan te tonen dat jouw organisatie voldoet (bijvoorbeeld een verwijzing naar een relevant protocol of beleidsstuk)
  • hoe goed jouw organisatie zelf vindt dat het bewijsmateriaal op orde is, middels een rood-geel-groen score-indicator
  • hoe goed jouw organisatie zelf vindt dat je daadwerkelijk voldoet aan de gestelde normen, middels een rood-geel-groen score-indicator
Dit gaat dus een stuk verder dan enkel het relateren van documenten aan normen.
Voor de ene organisatie zal hetgeen geboden wordt binnen de documentbeheer-module en de bijbehorende rapportage volstaan; andere organisaties zullen behoefte hebben aan de uitgebreide functionaliteiten van de Compliance-module.

Het een sluit het ander ook niet uit.
Als je documentbeheerders al bij hun documenten laat aangeven wat de relevante normen zijn, dan is het daarna een stuk eenvoudiger om het bewijsmateriaal in de Compliance-module te vullen.
Bij het toevoegen van bewijsstukken kan je dan namelijk het 'Compliance' veld gebruiken als filter; zo haal je snel alle documenten boven water die gerelateerd zijn aan een bepaalde norm, en hoef je vervolgens enkel nog te bepalen welke van die documenten ook daadwerkelijk gelden als bewijsmateriaal voor déze organisatie-eenheid.

Documenten worden niet
automatischtoegevoegd aan het bewijsmateriaal als het 'Compliance' veld gevuld wordt. Dat er - naar mening van de documentbeheerder - een relatie met een norm is, wil immers nog niet perse zeggen dat het ook echt geschikt is als bewijsstuk én zelfs als het dat wel is, is het daarmee niet perse voor alle organisatie-eenheden relevant bewijs.
Het koppelen van bewijsmateriaal blijft daarom een taak voor de compliance-beheerder maar nogmaals; zijn taak wordt wél een stuk gemakkelijker.

12 reacties

Reputatie 2
Wij gaan vooralsnog dit veld niet gebruiken. Hoe krijg ik het veld Compliance "niet zichtbaar" op de documentmappen?
Reputatie 4
Hoi @a.schols,

Het is op dit moment niet mogelijk om het veld op 'niet zichtbaar' te zetten bij de documentmappen. Om duidelijk te houden dat het geen 'standaard' metaveld is die kunnen worden toegevoegd aan documenten staat het veld in een eigen paneel.
Reputatie 4
Badge
Kan dit veld in de toekomst als filter gebruikt worden op de portalen?
Reputatie 2
Jammer dat het veld altijd zichtbaar is.

Wens: kan dit als optie worden ingeregeld?
Reputatie 4
@Andrei Hollevoet, Ik zal het op onze to-do lijst zetten (nu is het veld inderdaad niet in te stellen als filterveld), ik kan echter niet garanderen of en wanneer we dit zullen inbouwen. Mochten we er mee aan de slag gaan dan zal ik het hier sowieso melden.

@a.schols, Kan je aangeven waarom je het veld niet zichtbaar wilt hebben? Wanneer gebruikers het document 'aan de voorkant' bekijken, dus via het portaal, zullen ze afhankelijk van hoe je je inrichting hebt gemaakt het veld niet kunnen zien.
Reputatie 4
Badge
Wanneer je een rapport op dit veld wilt draaien, bv. is een van PCI.8, dan geeft dit 0 resultaten

Dit waarschijnlijk door een bug : er is geen enkel document met enkel PCI.8.. Terwijl er verschillende documenten zijn met PCI.8, maar in combinatie met andere normen.
Wanneer je een rapport op dit veld wilt draaien, bv. is een van PCI.8, dan geeft dit 0 resultaten

Dit waarschijnlijk door een bug : er is geen enkel document met enkel PCI.8.. Terwijl er verschillende documenten zijn met PCI.8, maar in combinatie met andere normen.


Hallo @Andrei Hollevoet ,

Dit wordt verder opgepakt door onze servicedesk.
Reputatie 2
Kun je vanuit Compliance dan ook zien welk documenten of documenten er aan een norm gekoppeld zijn?
Reputatie 5
Badge +1
Kun je vanuit Compliance dan ook zien welk documenten of documenten er aan een norm gekoppeld zijn?
Hoi @Mieke Joosten ,
dat is een goede en logische vraag.
Op dit moment is het antwoord 'nee'; het document zal daarmee niet automatisch als bewijsmateriaal verschijnen bij het normelement in iCompliance.

Dat heeft ook een reden: het feit dat het document betrekking heeft op een bepaald normelement, maakt het nog niet perse bewijsmateriaal; misschien heeft er alleen maar iets mee te maken.
Maar belangrijker nog, is dat je in iCompliance bewijsmateriaal vastlegt op de knooppunten van organisatie-eenheid en normelement.
En bij het document leg je enkel het laatste vast.
En het systeem is (helaas) nog niet zo intelligent, dat het zélf kan vaststellen voor welke organisatie-eenheden het document wél, en voor welke het géén geldig en relevant bewijsmateriaal is.

Vandaar dat de situatie voorlopig zo is als die nu is:
De iCompliance beheerder moet nog steeds zélf het bewijsmateriaal toevoegen - maar kan zich daarbij wel laten helpen door hetgeen in metavelden bij het document is vastgelegd. Bij het koppelen van bewijsmateriaal kan hij nu immers filteren op 'geef me alleen documenten die gaan over normelement X".

Neemt niet weg, dat als er slimme suggesties zijn voor doorontwikkeling in deze, ik ze graag hieronder lees!
Reputatie 2
Hoi @hleijen,

Als bewijsmateriaal kan het inderdaad niet, dat is per organisatie eenheid. Maar dat is ook niet wat ik bedoel. De relatie ligt tussen de (sub)norm (Kaders) en een document (n:m). Het zou mooi zijn als je dit bij de normeigenschappen dan op de een of andere manier kan zien.
Het is daarmee eigenlijk extra toelichting op de norm.

Mieke
Reputatie 2
Dag @hleijen
als je een overzicht wilt zien van documenten die bij een bepaalde norm horen, ben je dan aangewezen op een rapport of een verzameling?
Of zijn er andere wegen?
Mieke
Reputatie 5
Badge +1
Hoi @Mieke Joosten ,

dat kan inderdaad via rapportages of verzamelingen maar als je gewoon even ad-hoc wilt zoeken naar alle documenten die bij een bepaalde norm horen, dan kan je dat ook doen via de zoekfunctie in het documentbeheer.
Als je daar kiest voor "geavanceerd zoeken" dan kan je een zoekvraag samenstellen op basis van het veld 'Compliance' en kan je heel gericht zoeken naar documenten die gerelateerd zijn aan een bepaalde norm, eventueel aangevuld met nog andere criteria.

Je kunt ook in het documentbeheer zelf inzichtelijk maken bij welke norm een document hoort, door de kolominstellingen te wijzigen en de kolom 'Compliance' te activeren.



Reageer