Beantwoord

Aandacht vereist controledatum documenten

  • 30 October 2019
  • 7 reacties
  • 216 Bekeken

  • Anonymous
  • 0 reacties

In het VUmc houden we de afdelingen op de hoogte van de verlopen documenten. Hiervoor gebruiken we de filter controledatum is verstreken. Nu zijn we er achter gekomen dat documenten waarvan je de taak Controleren delegeert naar de auteur niet meer als taak in je takenlijst ziet staan, ook al ben je de enige documentbeheerder. Dat op zich kan als logisch ervaren worden maar we liepen er tegen aan dat de auteur/autorisator het document in concept kan plaatsen en er vervolgens niets mee doet, dan heb je als documentbeheerder er geen zicht meer op (zeker bij wisseling) maar ook in de filter worden deze documenten (gepubliceerde document heeft verlopen datum) niet meegenomen. We gaan de filter aanpassen maar de logica van de term bij aandacht vereist = controle datum is verstreken is naar mijns inzien niet ladingdekkend.

Hoe is jullie ervaring hiermee?

icon

Antwoord op het topic Inge Kuijpers 4 February 2021, 14:01

Bekijk origineel

7 reacties

Reputatie 6

@e.rovekamp ik snap je probleem wel. Ik ben ook wel benieuwd hoe andere organisaties hier mee om gaan, want ik heb dit eigenlijk nog nooit van andere organisaties gehoord. Zou het een oplossing zijn dat die taak pas verdwijnt wanneer de auteur z'n/haar werk heeft gedaan? 

Reputatie 1
Badge +2

Hallo,

 

Ook wij lopen hier tegenaan. Op het moment dat de documentbeheerder de controletaken van instructies delegeert naar de procesverantwoordelijken dan verdwijnt eigenlijk de controle.

Je kan dit natuurlijk oplossen door weer een aparte rapportage te maken die je periodiek draait. Maar zou er ook een mogelijkheid zijn om een kolom in het takenoverzicht te hebben met gedelegeerde taken (gelijk aan uitgestelde taken)

 

gr.,

Erik

Hoi @ekemke,

Het is al wel mogelijk om in de lijst van documenten een kolom ‘gedelegeerde documentcontroleur’ toe te voegen. Naast een kolom met de controledatum en een kolom met ‘aandacht vereist’ biedt dit dan al wat meer inzicht.

Badge

Wij lopen tegen hetzelfde probleem aan als E. Rovekamp beschrijft. Maandelijks maken wij een totaal overzicht van verlopen documenten op basis van het filter ‘Aandacht vereist’ → ‘Controledatum verstreken’ PLUS ‘Gecontroleerd, nieuw concept wordt geschreven’. Omdat er veel onduidelijkheid is over dit rapport, zoals hierboven beschreven, zoeken wij naar een mogelijkheid om het rapport te gaan veranderen. We hebben bijvoorbeeld een test gedaan met een draaitabel en het veld ‘te controleren voor’. Maar daar lopen we dan weer tegen het feit aan dat het veld ‘te controleren voor’ gewijzigd kan worden door decentrale beheerders, dus dan klopt het ook niet. Kortom, we komen er niet goed uit momenteel. 

Reputatie 3
Badge +4

Beste @Ans van der Loop , wij hebben er een Ticket van gemaakt. Onze servicedesk pakt dit verder op.

Badge +1

Hallo Marcel, ik volg graag deze discussie mee op. Wij stoten namelijk op hetzelfde probleem.

Is er een mogelijkheid om de “verdoken documenten” waarbij de controledatum verstreken is in een andere kleur te markeren zodat ze zowel voor de Documentbeheerder als voor de gebruikers “opvallen”?  

Hoi @Hilde Beutjens,

Het is helaas niet mogelijk om deze documenten voor lezerste markeren.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring