Vraag

Afgedrukte documenten op werkvloer: waarschuwing bij nieuwe versie

  • 5 november 2019
  • 13 reacties
  • 252 Bekeken

Er is een kleine selectie van documenten bij ons aanwezig op de werkvloer in uitgeprinte versie. Deze documenten hebben we gebundeld in een aparte map in iDocument en hebben een apart afdruksjabloon met de koptekst ‘Dit document is toegelaten op de werkvloer, initialen … ‘. Maar is er een mogelijkheid om een waarschuwing te krijgen als er een nieuwe versie van dit document gepubliceerd wordt? Dit zou ons helpen om er aan te denken dit document opnieuw af te drukken en te vervangen op de werkvloer zodat er geen verouderde documenten aanwezig zijn op de werkvloer. Het verwijderen van deze papieren versies van de werkvloer is geen optie (bijvoorbeeld noodplan bij uitval Infoland, ...). Heeft er iemand suggesties?


13 reacties

Reputatie 2
Badge +3

Wij zouden dat ook erg fijn vinden. Wij hebben het nu ‘opgelost’  door een metaveld aan te maken waarin je kan aanvinken waar het beheerde kopie op de werkvloer ligt. Maandelijks kijken we dan (dit loopt minder vloeiend) welke documenten beheerd zijn en dan vervangen we ze.

Voor het noodplan hebben we een backup in een soort van pdf. niet heel mooi en handig maar daarin kan je bij uitval van iProva wel alle documenten terug vinden. We hebben dus niet alle documenten meer als beheerd kopie alleen op plekken waar geen PC beschikbaar is.

Reputatie 5

Hoi @vreysla, welkom op de community!

 

Ik zou suggereren om een leesbevestiging in te stellen voor de documenten die opnieuw afgedrukt dienen te worden bij een nieuwe versie. Degene die in de gaten moet houden of er een nieuwe versie is krijgt zo bericht om het document te lezen. Dat kan meteen te trigger zijn voor die persoon om het document af te drukken.

We hebben vele documenten met verplichte leesbevestigingen, namelijk verslagen van vergaderingen, toestelvoorschriften, kwaliteitshandboek,… Deze documenten gaan dus niet opvallen binnen een lijst van leesbevestigingen. Is er een andere mogelijkheid om dit op te lossen? Bijvoorbeeld het softwarepakket Mirthras zou hiervoor wel een oplossing hebben met behulp van een rode balk bovenaan het document indien het afgedrukt moet worden.

Reputatie 5

Vanaf iProva 5.13 hebben we de mogelijkheid toegevoegd om een notificatie te ontvangen wanneer een favoriet document een nieuwe versie heeft gekregen. Dit zou dus ook nog gebruikt kunnen worden.

 

Verder zal ik intern eens navragen of iemand een goed idee heeft. Als een van onze klanten een goede oplossing weet horen we dat natuurlijk ook graag!

Reputatie 5

Navraag binnen de organisatie leert dat de geboden oplossingen op dit moment het enige is wat we in de software kunnen doen.

Wij hebben twee metavelden aangemaakt: Papieren distributie (Ja/Nee) en Papieren distributie locatie(s). In dit laatste veld geven we aan in welke map en op welke werkplek/locatie de map zich bevind.
Als een document geautoriseerd is, ontvangen we een email met in het onderwerp de volgende tekst “Document 'xx' is beoordeeld (Autoriseren)”. We controleren dan of het document geprint moet worden.

Badge +4

Wij hebben twee metavelden aangemaakt: Papieren distributie (Ja/Nee) en Papieren distributie locatie(s). In dit laatste veld geven we aan in welke map en op welke werkplek/locatie de map zich bevind.
Als een document geautoriseerd is, ontvangen we een email met in het onderwerp de volgende tekst “Document 'xx' is beoordeeld (Autoriseren)”. We controleren dan of het document geprint moet worden.

 

Vraag mij af hoe jullie de email hebben ingericht. Wordt dit automatisch vanuit iProva vestuurd? Hoe kan je dat dan inregelen via een metaveld of filter?

Hiervoor gebruiken we het Systeemsjabloon “Een beoordelingsronde is afgerond” en wordt automatisch vanuit iProva verstuurd.

Bij “Applicatiebeheer > Documenten: velden” kan je velden toevoegen.

Badge +4

Als ik het goed begrijp neem je het veld op in je email bericht. Er zit hierbij geen filter dat het bericht alleen verstuurd wordt wanneer het veld is aangevinkt. De trigger van de email versturen is dat het document gepubliceerd is.

Klopt mijn gedachte?

Het veld “Papieren distributie” is niet opgenomen in het emailbericht, er is dus ook geen trigger hierop.

In de email sjabloon staat het volgende:

De beoordelingsronde '@@reviewround_name@@' is voltooid voor het document '@@document_title@@'

Beoordelingsronde: @@reviewround_name@@
Resultaat: @@reviewround_result@@

De trigger is dat de beoordeling afgerond is. Het kan ook zijn dat de beoordeling afgekeurd is.
Bij “reviewround_name” staat Beoordelen of Autoriseren
Bij “reviewround_result” staat Afgekeurd of Goedgekeurd

Badge +1

Wij hebben dit opgelost door voor dit soort documenten een aparte beoordelingsflow te maken. Hierin zitten de reguliere beoordelingsstappen (Beoordeling en Autorisatie), met na de autorisatiestap opnieuw een beoordelingsstap (met als titel: vrijgifte op papier). Deze wordt standaard toegewezen aan de documentbeheerder. De beoordelingsstap is optioneel, dus er wordt alleen een “beoordelaar” toegewezen als afdrukken voor dat document relevant is. De documentbeheerder print het document met het juiste afdruksjabloon (is ook afwijkend ten opzichte van afdruksjabloon voor lezers) en zorgt voor de verspreiding.

Het document is dan al gepubliceerd en wordt hierdoor snel na publicatie ook afgedrukt. Het wordt niet vergeten doordat de documentbeheerder het als taak toegewezen krijgt.

Navraag binnen de organisatie leert dat de geboden oplossingen op dit moment het enige is wat we in de software kunnen doen.

 

Beste

Heeft de komst van Zenya hiervoor een nieuwe oplossing gebracht?

Badge

Heeft de komst van Zenya hiervoor een nieuwe oplossing gebracht?

 

Beste Marlies,

Bij de overgang naar Zenya is hoofdzakelijk de look en feel aangepast en is de functionaliteit zo goed als gelijk gebleven. Er werd geen nieuwe notificatie geïntroduceerd.

 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring