Vraag

Alle documenteigenaren documentbeheerder maken wat zijn de voor- en nadelen?

  • 3 March 2022
  • 5 reacties
  • 117 Bekeken

Reputatie 1
Badge +3

Hallo

We overwegen om onze omgang met Documentbeheer aan te passen. Hierbij willen we alle documenteigenaren ook documentbeheerder maken zodat de eigenaren degene zijn die alle notificaties krijgen. 

Hebben jullie ervaring hiermee en zo ja wat zijn de voor- en nadelen? 

 


5 reacties

Reputatie 4
Badge +5

Hoi @Eveline Janssen - Op 't Eijnde 

Ik snap wat je bedoelt. Wij hebben ruim 1700 document en die zijn verdeeld onder 2 documentbeheerders (0.4 FTE) en 2 kwaliteitsadviseurs (1.2 FTE). Soms komen de documentbeheerders niet aan de taken toe omdat ze veel taken moeten toekennen etc.

Wij willen uiteindelijk over naar documentbeheerders per afdeling/portaal. We hebben ongeveer 7 portalen en dat zou betekenen dat we 7 documentbeheerders nodig zullen hebben en 1 overkoepelende documentbeheerder/applicatiebeheerder Zenya die alles in de gaten houdt. Maar dan moet je goede instructies geven aan de documentbeheerders (zorgen dat iedereen lay-out goed controleert, generiek betiteling van documenten, wekelijks/maandelijks overleg). Maar je organisatie moet erachter staan dat dit tijd gaat kosten en moet zorgen dat de documentbeheerders hier tijd voor krijgen.

Reputatie 1
Badge +3

Hoi @Khar-Cheong 

We krijgen dezelfde meldingen als je noemt, met nog een paar erbij. We kunnen de abonnementen wel aanpassen, maar dat veranderd niets eraan dat er een rol tussen zit die vaak niet meer doet dan doorgeven aan de Autorisator/Eigenaar. Die stap willen we graag kunnen overslaan, dat eigenaren zelf meer verantwoordelijkheid krijgen voor het up to date houden van de inhoud van hun bestanden. 

Het zijn nu ook veel bestanden waar 1 of 2 mensen beheerder van zijn, (ongeveer 1000), en ligt de taak bij mensen die niet alleen hiermee bezig zijn. Hierdoor kan het maanden duren voordat de eigenaar de taak doorgezet krijgt. 

Wellicht is onze keuze van beheerder dan niet de juiste, maar dan hoor ik ook graag wie deze taak er bij jullie bij pakt en wel bij kan houden. Misschien zit daar een oplossing. Ik denk dat we dit eens moeten bespreken: 

Een documentbeheerder is dan iemand die ‘onder' de eigenaar valt vanuit bijv. vanuit thema of organisatieonderdeel, bijv. vanuit Cluster x of thema x.

We willen zeker niet dat we de eigenaren gaan overvragen, er komen acties bij kijken die niet iedere eigenaar zo maar kan overnemen zonder dat er mogelijk iets fout gaat. 

Reputatie 4
Badge +5

Hoi,

Welke meldingen krijgen de documentbeheerders? En welke taken geven jullie door?Je kan veel abonnementen stopzetten of laten melden in een andere vorm. 

De documentbeheerders bij ons doen de volgende: 

  • starten de (beoordelings)flow (hiervoor krijgen we 1 melding (dat conceptversie is ingediend). Via takenlijst
  • krijgen een melding dat een document is afgekeurd. Flow moet opgestart worden. Via takenlijst
  • doen de controleren taak (ligt bij 1 documentbeheerder). Via takenlijst
  • Wekelijks hyperlink check ( 1 x per week een e-mail)
Reputatie 1
Badge +3

Hallo @Kelly de Jong 

Bedankt voor je reactie. Ik begrijp het onderscheid, wat wij in de praktijk ervaren is dat de beheerders verzuipen onder notificaties waarmee ze niets meer doen dan doorsturen naar de eigenaar. Dus daar waar we zouden hopen voor iemand die de werking van de software en de spelregels bewaakt is het niet meer dan een (overbodig voelend) doorgeef luik. 

Het werkelijke bewaken en controleren gebeurd via rapportages 1 keer per x periode in plaats van na iedere notificatie. 

Hier zit 'm dus onze wens voor een mogelijke andere werkwijze. 

Zijn er andere ideeën of mogelijkheden waar we eventueel ook aan kunnen denken om dit effect van doorgeefluik te kunnen verwijderen? 

Hallo @Eveline Janssen - Op 't Eijnde ,

Een documentbeheerder heeft bij voorkeur toch wel wat documenten onder zijn/haar hoede om de werking van de software en de spelregels die jullie stellen in de vingers te hebben en vooral te houden. Daarnaast is het ook afhankelijk van wie tot eigenaren zijn benoemd; zijn dat leidinggevende functies die vanuit die rol verantwoordelijk zijn? Zo ja, dan zitten zij daar vaak niet op te wachten en zijn zij beter als eigenaar vast te leggen bij de diverse documenten in Zenya. De eigenaar is dan tevens de autorisator zodat zij vanuit verantwoordelijkheid documenten autoriseren voor gebruik. Een documentbeheerder is dan iemand die ‘onder' de eigenaar valt vanuit bijv. vanuit thema of organisatieonderdeel, bijv. vanuit Cluster x of thema x.

Wat ik als consultant vaak hoor is dat een documentbeheerder soms wordt aangewezen vanuit zijn/haar functie. Echter is het dan handig als iemand ook wel affiniteit heeft met computers/software. Ik zie ook wel een beweging ontstaan in rollen; iemand documentbeheerder maken die het leuk vind om te doen (en affiniteit heeft met...)

 

Daarentegen hoor ik graag ervaringen uit de praktijk!

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring