Beste @Kwaliteit AZ Delta / Sylvie,
Binnen Zenya DOC zijn hiervoor verschillende mogelijkheden beschikbaar.
Versiebeheer en audittrail per document
In Zenya DOC beschikt ieder document over versiebeheer gedurende de volledige levenscyclus van het document. Dit geldt voor:
- Conceptversies;
- Versies in beoordeling- en autorisatierondes;
- Gepubliceerde versies;
- Gearchiveerde of vervallen versies.
Per documentversie legt Zenya onder andere vast:
- Het versienummer;
- Wie de versie heeft aangemaakt;
- Wanneer de versie is aangemaakt;
- Wie het document heeft beoordeeld en/of geautoriseerd;
- Wanneer het document is gepubliceerd of gearchiveerd.
Daarnaast beschikt Zenya over een activiteitenlog waarin documentgerelateerde gebeurtenissen worden geregistreerd, zoals:
- Aanmaken, wijzigen, publiceren en archiveren van documenten;
- Starten en afronden van beoordelings- en autorisatierondes;
- Wijzigingen in documenteigenschappen;
- Diverse andere documentgerelateerde acties.
Het activiteitenlog kan worden geraadpleegd, gefilterd en gebruikt om inzicht te krijgen in uitgevoerde acties binnen het documentbeheerproces.
Proceswijzigingen versus inhoudelijke wijzigingen
Bij wijzigingsregistratie is het belangrijk onderscheid te maken tussen proceswijzigingen en inhoudelijke wijzigingen.
Proceswijzigingen (wie, wat, wanneer)
Zenya registreert op procesniveau onder andere:
- Wie een document heeft aangemaakt of gewijzigd;
- Wie betrokken was bij beoordeling en autorisatie;
- Wie een document heeft gepubliceerd of gearchiveerd;
- Wanneer deze acties zijn uitgevoerd.
Deze audittrail is beschikbaar voor conceptdocumenten, documenten in beoordeling, gepubliceerde documenten en gearchiveerde documenten.
Hiermee is aantoonbaar wie welke actie heeft uitgevoerd en op welk moment.
Inhoudelijke wijzigingen
Voor het inzichtelijk maken van inhoudelijke wijzigingen verschilt de functionaliteit per documenttype.
Word-documenten
Bij Word-documenten verzorgt Zenya het versiebeheer en de procesondersteuning. Voor het inzichtelijk maken van tekstuele wijzigingen zijn de mogelijkheden van Microsoft Word leidend, zoals:
- Wijzigingen bijhouden (Track Changes);
- Documenten vergelijken.
Zenya beheert de versies en het goedkeuringsproces, maar fungeert niet als tekstvergelijker voor Word-documenten.
HTML-documenten (vrije webdocumenten en gestructureerde documenten)
Voor HTML-documenten is aanvullend de functionaliteit i+Compare ("Versies vergelijken") beschikbaar.
Met i+Compare kunnen verschillende versies van een document inhoudelijk met elkaar worden vergeleken, waarbij zichtbaar wordt:
- Welke tekst is toegevoegd;
- Welke tekst is verwijderd;
- Welke tekst is gewijzigd.
Deze functionaliteit is beschikbaar voor organisaties die beschikken over een i+Compare-licentie en ondersteunt onder andere vrije webdocumenten en gestructureerde documenten.
Processen (iProcess)
Voor processen (iProcess) is geen vergelijkbare automatische "diff-weergave" beschikbaar zoals bij i+Compare.
Wel blijft per versie inzichtelijk:
- Welke versie is vastgelegd;
- Wie de versie heeft aangemaakt;
- Wanneer de versie is aangemaakt.
De audittrail op procesniveau blijft daarbij volledig beschikbaar via het versiebeheer en het activiteitenlog.
Logboek en exportmogelijkheden
Activiteitenlog
Het activiteitenlog binnen Zenya kan worden gefilterd op onder andere:
- Gebeurtenistype;
- Periode;
- Gebruiker;
- Document.
Hiermee kunnen relevante gebeurtenissen eenvoudig worden teruggevonden voor audits, controles of interne rapportages.
Export naar Excel
De resultaten van het activiteitenlog kunnen worden geëxporteerd naar Microsoft Excel.
Dit maakt het mogelijk om:
- Auditinformatie te delen met auditors, compliance officers of een CISO;
- Logginggegevens buiten Zenya te bewaren;
- Aanvullende analyses uit te voeren in Excel;
- Een eigen register of rapportage samen te stellen op basis van de beschikbare logging.
Bulkexport van documenten
Naast het activiteitenlog biedt Zenya DOC een bulkexportmogelijkheid voor documenten.
Deze functionaliteit kan onder andere worden gebruikt voor:
- Offline beschikbaarheid van documentatie;
- Archivering van documentinhoud en metadata;
- Continuïteits- en uitwijkdoeleinden.
De bulkexport bevat documentinformatie en metadata, maar is niet bedoeld als export van het activiteitenlog. Logginggegevens worden via de activiteitenlogfunctionaliteit beschikbaar gesteld.
Wat betekent dit vanuit NIS2-perspectief?
Vanuit het perspectief van NIS2 zijn vooral traceerbaarheid, aantoonbaarheid en auditability van belang.
Zenya ondersteunt dit door middel van:
- Versiebeheer van documenten gedurende de volledige levenscyclus;
- Registratie van gebruikersacties via het activiteitenlog;
- Vastlegging van wie welke actie heeft uitgevoerd en wanneer;
- Mogelijkheid om loggegevens te filteren en te exporteren;
- Ondersteuning voor inhoudelijke vergelijking van HTML-documenten via i+Compare;
- Integratie met bestaande mogelijkheden van Microsoft Word voor het vastleggen van tekstuele wijzigingen.
Hierdoor beschikken organisaties over de noodzakelijke informatie om wijzigingen op documenten te kunnen herleiden en te onderbouwen tijdens audits of compliance-controles.
Samenvatting
Om de oorspronkelijke vraag direct te beantwoorden:
"Kunnen wijzigingen bijgehouden worden in een register of logboek, waar exports voor mogelijk zijn?"
Ja.
- Zenya DOC houdt vast welke acties op documenten zijn uitgevoerd, door wie en wanneer.
- Deze informatie is beschikbaar via versiebeheer en het activiteitenlog.
- Logginggegevens kunnen worden gefilterd en geëxporteerd naar Excel.
- Voor Word-documenten kunnen inhoudelijke wijzigingen worden gevolgd via Microsoft Word (Track Changes en documentvergelijking).
- Voor HTML-documenten kunnen inhoudelijke verschillen tussen versies inzichtelijk worden gemaakt met i+Compare.
- Voor processen en overige documenttypen blijft de volledige audittrail beschikbaar, maar is geen automatische tekstuele vergelijking aanwezig.
Een centraal organisatiebreed wijzigingenregister in de vorm van één standaardrapport is niet beschikbaar als druk-op-de-knop-functionaliteit. Wel biedt Zenya uitgebreide logging-, versiebeheer- en exportmogelijkheden waarmee organisaties kunnen voldoen aan eisen rondom traceerbaarheid, auditability en compliance.
Hopelijk helpt dit anderen in de Community die vergelijkbare vragen hebben vanuit NIS2, interne audits of compliance-trajecten. Aanvullingen of praktijkervaringen zijn uiteraard welkom.
