Appartuur logboek meldingen en storingen

Hoi ​@J.Roosen,

Je zou de apparatuur kunnen opnemen in een kaartenbak. Zie hiervoor ook:
 

Aan een apparaat kun je dan documenten, meldformulieren, invulbare formulieren, vragenlijsten en taken koppelen. Je hebt dan alles wat bij het apparaat hoort en gemeld wordt bij elkaar.

Hoi ​@J.Roosen ,

Voor onze apotheek hebben we dit deels gedigitaliseerd. De formulieren zijn nog steeds op papier.
Zodra de controle is afgerond leggen ze het ingevulde formulier in een verzamelbakje. Vervolgens worden de formulieren ingescand (dit zou bij volledige digitalisatie niet nodig zijn). In flow worden de ingevulde formulieren  als bijlage ge-upload en vervolgens worden deze formulieren ter beoordeling naar de betreffende apotheker(s) gestuurd (die in flow kan registreren of er extra acties nodig zijn en deze kan opvolgen of kan aangeven dat er verder geen actie nodig is). Ook worden de formulieren via flow aan de juiste kaart (apparaat) gekoppeld. 

De papieren formulieren worden na het inscannen vernietigd. 

Volledige digitalisatie van de formulieren was op dit moment nog niet haalbaar. Dit heeft o.a. te maken met het feit dat formulieren deels ingevuld worden door 1 medewerker en vervolgens door een of meer andere medewerkers worden afgerond (per stap in het proces een andere medewerker of na overdracht van de dienst een andere medewerker). Maar bijvoorbeeld ook met het feit dat van te voren niet bekend is wie wat wanneer doet, waardoor alle mogelijke actienemers via mail het verzoek krijgen een actie/vragenlijst in te vullen, dit geeft veel onnodig mailverkeer. 

Hoi Annemarie,

Dank voor je beschrijving van jullie werkwijze. Helaas genereerd dit m.i. meer werk dan dat wij nu hanteren. Ik wil juist minder of gelijke werkzaamheden voor de medewerkers.

Het zou mooi zijn als men een logboek:

• digitaal kan openen en kan invullen zonder elke keer een nieuw concept van het document te moeten maken 
• na afloop van de werkzaamheden kan opslaat zonder beoordelingsronde.
• periodiek het document op trends kan beoordelen
• eventuele vervolgacties kan aanmaken en aanhangen

Ik ga nog even verder knutselen.

Jeroen

​@J.Roosen 

Deze vraag wordt ook gesteld vanuit o.a. onze apotheek in het ziekenhuis.

Zo beschrijven ze net als jou dezelfde vraag om een logboek te kunnen digitaliseren zonder extra papierwerk. Zij hangen vast aan strenge erkenningen en moeten dit bewijsmateriaal kunnen voorleggen.

​@Inge Kuijpers is dit een idee dat kan worden opgepikt voor de module DOC?

groetjes

Hannah

Hoi Hannah,

Is het  een idee om dit via een kaartenbak te doen?

Aan een apparaat kun je dan documenten, meldformulieren, invulbare formulieren, vragenlijsten en taken koppelen. Je hebt dan alles wat bij het apparaat hoort en gemeld wordt overzichtelijk bij elkaar.

Dag Inge

Onze apothekers hebben dit systeem al proberen uit te testen en hebben volgende vragen:

1. de capaciteit. Want na 1 jaar zouden we al gemakkelijk aan 8000 lijnen zitten (rekening houdend met alle nodige ingaves per toestel). Kan het systeem dit wel aan? En gaan we de gegevens dan nog wel snel kunnen exporteren?
2. Risico op verlies van data. Want het lijkt erop dat elk profiel met editingrechten (ook nodig voor bv een apotheekassistent die een nieuwe lijn creëert na reinigen) ook automatisch de rechten heeft om alle gegevens te verwijderen. Knop exporteren en verwijderen liggen ook vlak onder elkaar, is dus zeer reëel dat er wel eens wordt gemist. En dan kunnen alle data in 1 keer allemaal worden verwijderd (en die actie is niet omkeerbaar).

Ze dachten dat dit misschien kon worden omzeild door regelmatig te archiveren. Maar de gearchiveerde data kan niet worden geëxporteerd (bv voor voorleggen aan auditeur) en ook niet in bulk terug worden on-gearchiveerd om te kunnen exporteren. Dat moet dan lijntje per lijntje gebeuren. 

Dus tenzij ze de rechten op de actie "verwijderen" specifiek kunnen toekennen aan bepaalde personen, vormt dit een reëel risico op "total loss". En dan vrees ik dat we deze toepassing van Zenya niet verder als piste gaan kunnen gebruiken.

Wat is jullie visie hierop? zijn er gebruikers die de kaartenbakken volledig gebruiken voor logboeken in te maken? wat is hun ervaring hierin?

alvast bedankt om dit te bekijken