Vraag

Automatisch starten van een beoordelingsronde in DOC

  • 6 July 2021
  • 8 reacties
  • 142 Bekeken

Reputatie 2
Badge +5

Hoi,

 

Ik vroeg me af waar ik de frequentie in kan stellen dat er een beoordelingsronde gestart moet worden. Ik heb namelijk wel het template gevonden waar ik in kan stellen hoe een beoordelingsronde eruit moet zien, maar niet de instelling waar ik aan kan geven dat dit automatisch een keer per jaar gepushd wordt naar de document administrator/authorizer. 

In de planning/schedules/task-module kan je wel instellen dat 1 keer per jaar een taak gepushed wordt. Moet ik deze functionaliteit hierin zoeken, of is dit een instelling binnen de documenten kant?

 

Ik hoor het graag.


8 reacties

Reputatie 2
Badge +4

Hallo Rick,

De controledatum voor documenten kun je voor alle mappen tegelijkertijd instellen of per map instellen. Ga hiervoor naar de module Documenten,  er van uitgaande dat je in elke map dezelfde termijn wilt hanteren klik je op de hoofdmap, kies het tabblad Algemeen en klik op  “Eigenschappen openen”. Klik op Wijzigen om een groot aantal variabelen waaronder de controledatum in te stellen. Stel de gewenste controletermijn in en sluit af met OK.

Ga vervolgens (in de hoofdmap) naar het tabblad “instellingen vastzetten voor submappen” en klik op Wijzigen. Zet een vinkje bij “Algemene instellingen” om de zojuist gekozen instellingen voor alle submappen te laten gelden.

 

succes.

 

Groet,

 

Jos

Reputatie 4

Het beoordelingssjabloon is alleen van toepassing voor publicatie van nieuwe documentversies / nieuwe documenten. Daarnaast kun je een controledatum op documenten zetten. Uitkomst van de documentcontrole kan zijn dat er een nieuwe versie moet komen (die dus weer beoordeeld zal worden) of dat het document nog in orde is. Het is dus niet zo dat je kunt instellen dat je periodiek de beoordeling in zijn geheel weer doorloopt.

Reputatie 2
Badge +5

Het beoordelingssjabloon is alleen van toepassing voor publicatie van nieuwe documentversies / nieuwe documenten. Daarnaast kun je een controledatum op documenten zetten. Uitkomst van de documentcontrole kan zijn dat er een nieuwe versie moet komen (die dus weer beoordeeld zal worden) of dat het document nog in orde is. Het is dus niet zo dat je kunt instellen dat je periodiek de beoordeling in zijn geheel weer doorloopt.

Dankjewel voor je antwoord Job. Is hier een reden voor waarom je niet periodiek documenten kunt controleren? Volgens mij vereist elke ISO norm dat dit periodiek gedaan wordt en met veel documenten is het fijner wanneer dit gepushed wordt. 

 

Ik hoor het graag!

Reputatie 2
Badge +5

Hallo Rick,

De controledatum voor documenten kun je voor alle mappen tegelijkertijd instellen of per map instellen. Ga hiervoor naar de module Documenten,  er van uitgaande dat je in elke map dezelfde termijn wilt hanteren klik je op de hoofdmap, kies het tabblad Algemeen en klik op  “Eigenschappen openen”. Klik op Wijzigen om een groot aantal variabelen waaronder de controledatum in te stellen. Stel de gewenste controletermijn in en sluit af met OK.

Ga vervolgens (in de hoofdmap) naar het tabblad “instellingen vastzetten voor submappen” en klik op Wijzigen. Zet een vinkje bij “Algemene instellingen” om de zojuist gekozen instellingen voor alle submappen te laten gelden.

 

succes.

 

Groet,

 

Jos

Hartelijk bedankt Jos! Dit heeft me al wel weer iets verder geholpen met het wegwijs worden binnen de DOC module. 

Reputatie 2
Badge +4

Rick, als je de controledatum op 1 jaar zet krijgt de documentbeheerder jaarlijks een reminder dat het document gecontroleerd moet worden. Dit bericht kun je voor zover mij bekend niet naar de autorisator laten sturen. De documentbeheerder kan de controletaak wel overzetten naar de autorisator. Enige oplossing zou dan zijn om de autorisator ook documentbeheerder te maken, maar of je dat moet willen? 

Reputatie 4
Badge +7

@Rick J. De push gaat in ZENYA Doc, naar de documentbeheerder. Deze zal dan de beoordeling moeten starten. Een documentbeheerder die uit dienst gaat zal sneller adequaat aangepast worden in het systeem, als bijvoorbeeld een beoordelaar van het document. 

Door  de taak naar de documentbeheerder te pushen voorkom je dat er taken blijven hangen omdat mensen uitdient zijn of een andere functie hebben. In principe worden dus alle documenten gepushed maar naar de beheerder die er vervolgens de juiste acties op moet uitzetten. 

Reputatie 2
Badge +5

Rick, als je de controledatum op 1 jaar zet krijgt de documentbeheerder jaarlijks een reminder dat het document gecontroleerd moet worden. Dit bericht kun je voor zover mij bekend niet naar de autorisator laten sturen. De documentbeheerder kan de controletaak wel overzetten naar de autorisator. Enige oplossing zou dan zijn om de autorisator ook documentbeheerder te maken, maar of je dat moet willen? 

Hoi @Jos Heijnen

Hartelijk dank! Kan ik de controledatum instellen in de review template of in de eigenschappen van het document/map zelf?

Groet Rick

Hoi @Rick J.,

Je kunt de eigenschappen voor de controledatum instellen bij de algemene mapinstellingen.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring