Beoordelingsflow - praktijkvoorbeelden

  • 4 July 2023
  • 5 reacties
  • 78 Bekeken

Reputatie 5
Badge +6

We zijn de inrichting van Zenya Doc onder de loepe aan het nemen.
Hierbij komt ook de beoordelingsflow ter sprake.

Op dit ogenblik werken we met een inhoudelijke beoordelingsronde en een finale goedkeuring.

Van zodra de auteur de conceptversie heeft ingediend kan deze het document niet meer raadplegen/bewerken.

Opmerkingen van beoordelaars komen bij de autorisator terecht (finale goedkeuring).

We denken dat het praktischer/vlotter zou zijn mocht de auteur de bemerkingen eerst nog kunnen verwerken vooraleer het document bij de autorisator terecht komt voor de finale goedkeuring.

Kunnen we dit zo inrichten?

Zijn er Zenya gebruikers die ervaringen willen delen.

Hoe hebben jullie de beoordelingsflow ingericht en hoe verloopt het in de praktijk?

Alvast hartelijk dank!


5 reacties

Reputatie 5
Badge +6

@Chaim Leunissen 

Hartelijk dank voor de uitgebreide toelichting!  

Reputatie 5
Badge +5

Beste Els,

Normaliter kiezen een inhoudelijke beoordelaars na het plaatsen van opmerkingen voor de optie "Afkeuren”. Afhankelijk van de inrichting van het beoordelingssjabloon wordt het document vervolgens direct teruggezet naar Concept, zodat de documentbeheerder de schrijver opnieuw kan uitnodigen om de opmerkingen te verwerken. In dat geval komt het document pas bij de autorisator uit als het document is goedgekeurd door de boordelaars.

Dit zijn de details die je nodig hebt per beoordelingsronde:

  • Goedkeuringscriterium, gecombineerd met de opties die vermeld staan bij "Ronde beëindigen als” - staat hier bijvoorbeeld de optie "Document altijd goedkeuren” aan?
  • De escalatie-actie die onder het blokje "Deadline en escalatie” - Staat hier de optie "Automatisch goedkeuren” aan?

Beide voorbeelden kunnen ertoe leiden dat het document doorgaat naar de autorisator in plaats van terug naar de documentbeheerder (en daarmee de auteur).

Daarnaast een tip: het is misschien prettig om auteurs ook de rol van documentbeheerder te geven. Dan kunnen zij het hele proces volgen en desgewenst bijsturen.
Als u auteurs instelt als documentbeheerder dan heeft dat in uw situatie geen effect op de licentie.

Reputatie 5
Badge +6

@Chaim Leunissen 

Dag Chaim, dank voor je toelichtingen en advies.

De huidige flow is inderdaad zo ingesteld zoals door u beschreven.

We zouden het echter praktischer vinden mocht het document bij de auteur ter beschikking blijven zodat deze het kan aanpassen op basis van de gemaakte opmerkingen zonder dat het (bij afkeuren) eerst bij bij de documentbeheerder terechtkomt.  Dus eigenlijk een werkwijze waarbij auteur en beoordelaars eerst het document in orde kunnen brengen - zonder tussenkomst van documentbeheerder - en dat het nadien ter finale goedkeuring wordt voorgelegd aan de autorisator. Hierdoor verloopt het proces van het schrijven van het document en inhoudelijke goedkeurig veel vlotter.

Uit uw reactie kan ik afleiden dat dit op dit ogenblik niet mogelijk is tenzij we auteurs een rol van documentbeheerder geven.  Deze mogelijkheid hadden we ook al bekeken maar gaan we niet doen.

Een andere mogelijkheid waar ik aan denk is de beoordelaars ook als schrijver uitnodigen zodat ze kunnen meekijken met de “auteur” en via “opmerking voor schrijvers” hun opmerkingen geven.  Het concept kan dan ingediend wanneer het op punt staat, inhoudelijke beoordeling is dan maar een elektronische bevestiging, zodat vlot kan aangeboden ter finale goedkeuring aan autorisator.
Enkel goede afspraken maken tussen auteur en beoordelaars wat hun rol betreft :)
Dit lijkt mij een goed alternatief …. wat denkt u?  Zijn hier aandachtspunten bij waarmee ik rekening dien te houden?

Misschien dat er nog andere en betere ideeën/voorbeelden van beoordelingsflow zijn…. vandaar even mijn vraag via de community.

Nog een fijne dag!

Reputatie 5
Badge +5

@Els Lowette 

Persoonlijk denk ik dat het goed kan werken als men inhoudelijke beoordelaars een mogelijkheid biedt om zelf te schrijven. Dat voorkomt wellicht dat het document "heen en weer geschoven” wordt.

Er zijn 2 opties:

1 U nodigt meerdere schrijvers uit bij hetzelfde document

Deze mogelijkheid is direct beschikbaar als een documentbeheerder schrijvers gaat uitnodigen.

Mogelijke aandachtspunten zijn dan:

  • Hoe meer personen er uitgenodigd zijn, hoe minder 1 individu zich verantwoordelijk voelt om de taak uit te voeren
  • Er kan maar 1 persoon tegelijk in het document werken
  • De ene schrijver kan de wijzigingen van een ander ongedaan maken
  • In de situatie dat een documentbeheerder op afstand zit geldt dat iedere schrijver de conceptversie moet indienen, voordat de documentbeheerder weet dat het document in beoordeling kan

2 U neemt een gebruikersrol in gebruik die permanent toegang geeft tot het wijzigen van documenten

Het is mogelijk om in het Applicatiebeheer > Documenten: Gebruikersrollen een gebruikersrol te definiëren die toegang geeft tot het wijzigen van alle concept documenten in een map.
Aandachtspunt: men kan dan alleen documenten wijzigen zolang het document in concept staat.

Of men biedt vanuit een gebruikersrol medewerkers toegang tot het corrigeren van taalfouten tijdens beoordeling.
Aandachtspunt is dan dat een wijziging in beoordelingsfase niet zichtbaar zal zijn aan beoordelaars die hun beoordeling al hebben ingediend.

Het gaat dan om deze twee kolommen bij de gebruikersrollen die u zelf kunt definiëren:


Zodra u een dergelijke rol heeft ingericht, dient u per documentmap die rol toe te kennen aan de juiste gebruikers, via het tabblad "Rechten”.

 

 

Badge +1

Chaim,

Wij zullen deze mogelijkheden ook eens goed onder de loep nemen. Wat voor ons in het ETZ past.
Ook wil ik dit ook nog met jullie delen:
Auteurs kunnen vóór het indienen van het concept altijd de Word-versie downloaden. Ik adviseer aan hen om dan deze versie te printen of te delen met de beoordelaars. Beoordelaars geven dan hun eerste feedback, die de auteur nog kan toepassen in Zenya. Daarna wordt pas het concept ingediend en kan de digitale beoordeling vlotter, want dan zullen de beoordelaars zich het document ( 'papieren’ versie) herinneren.

groet Hélène

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring