Vraag

Bespreken van procedures op een overlegorgaan

  • 13 July 2023
  • 2 reacties
  • 52 Bekeken

Badge

Tijdens onze inhoudelijke beoordelingsfase komt het regelmatig voor dat een procedure op een bepaald overlegorgaan besproken dient te worden (vb. de procedure burn-out op het officieel overlegorgaan Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk). Momenteel ga ik te werk door de voorzitter van dit orgaan toe te voegen aan de beoordelaars en vervolgens aan te geven bij ‘opmerkingen voor beoordelaars’ dat deze procedures niet enkel persoonlijk beoordeeld dient te worden door deze persoon, maar dat ook verwacht wordt dat men deze meeneemt naar het overlegorgaan. Maar deze opmerking is algemeen en wordt dus niet specifiek doorgegeven aan deze persoon.

Is het op een of andere manier mogelijk om een gerichte opmerking te geven? Het zou bijvoorbeeld handig zijn om met @ te kunnen werken, waarbij de bestemmeling een apart bericht krijgt? Vervolgens wou ik ook eens polsen of er mogelijks andere werkwijzen/good practices zijn om de opdracht voor het aftoetsen van een procedure op een overlegorgaan mee te geven? 

Alvast bedankt! 


2 reacties

Reputatie 5
Badge +6

@Nele Castro 

Ook wij zijn op zoek naar een wijze om de beoordelingsronde vlotter te laten verlopen.

Voor werkgroepen hanteren we ongeveer dezelfde werkwijze zoals door u beschreven.

Het zou inderdaad heel makkelijk zijn zouden de opmerkingen gericht kunnen worden aan de juiste persoon via het selectievenster opmerkingen.  Mocht dan ook nog kunnen ingesteld of enkel deze persoon of alle beoordelaars/auteur(s) eveneens een mail dienen te ontvangen zou super zijn.

Zelf zouden wij het ook interessant vinden mochten de auteur en beoordelaar(s) kunnen blijven meekijken naar het document tot dit aan de autorisator bezorgd is.  Nu verdwijnen hun rechten van het ogenblik dat de auteur het concept heeft ingediend en bij de beoordelaars van zodra ze  hebben goedgekeurd/afgekeurd waardoor het document vaak opnieuw in beoordeling dient gezet.

Mocht uw vraag een idee worden zal ik alvast voor je meestemmen.

Zie ook mij vraag hierrond:

Groeten

Els

Hallo @Nele Castro@Els Lowette en andere lezers,

Steeds meer hoor ik ook geluiden/de vraag of zo'n beoordelingsflow echt wel iets toevoegt wanneer inhoudsdeskundigen het document controleren en eventueel aanpassingen wanneer nodig, op uitnodiging van de beheerders en als auteur/schrijver of als zij wellicht zelf de documentbeheerder zijn. De ervaring leert dat de beoordelaar daarmee vaak dezelfde is, of een collega die ‘buiten de software’ al mee heeft gekeken. 

Ook hoor ik dat de autorisator een leidinggevende of verantwoordelijke rol heeft en niet eens altijd (volledig) inhoudsdeskundig is. Het gevolg is dat men 1x in de zoveel tijd alle autoridaties dan ook maar gewoon goedkeurt.

Daarmee beslissen sommige organisaties om de beoordelingsflow niet in te zetten omdat zij kiezen de beheerder of schrijver/auteur direct te betrekken en daarmee de expert (en gedelegeerd) verantwoordelijke al benaderen. In zo'n geval is diegene natuurlijk ook verantwoordelijk om alle benodigde input te verzamelen om tot een goed stuk informatie te kunnen creeeren en snap ik de opmerking om iemand, naast de documentbeheerder, de opmerkingen te laten volgen.

Zou je hierbij ook de vraag kunnen stellen of er nog wel de juiste documentbeheerders zijn? Zou je, op thema oid, de experts bij voorkeur zelf hun informatie laten beheren?

 

 

 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring