Bij details wordt de autorisator geschaard onder beoordelaars

Hallo ​@Judith Korfage 

Je hebt het veld “Beoordeeld door”, dit bevat inderdaad alle beoordelaars waaronder ook de autorisator want dat is ook een beoordelaar.

Daarnaast heb je ook het veld “autorisator”. Dit is een veld op tabblad eigenschappen van een document. Als er beoordeling op een document zit dan wordt de autorisator van tabblad Beoordeling overgenomen in het veld “autorisator” nadat het document gepubliceerd is.

Dit veld kun je zichtbaar maken bij de document details.

Beste Cindy,

Zenya ziet een autorisator als een beoordelaar. 

Het probleem is dat de mensen ‘aan de voorkant’ niet het onderscheid tussen beoordelaar en autorisator zien. Dat is juist omdat het gaat zoals jij het beschrijft: het tabblad beoordelaar is gevuld met zowel beoordelaars als de autorisator. Aan de voorkant zie je bij iedereen ‘beoordelaar’ staan. En dan kan het zijn dat het lijkt dat de schrijver ook de beoordelaar én de autorisator is. 

Er staat nu:

Autorisator: mevrouw X

Beoordeeld door: mevrouw X, mevrouw Y en mevrouw Z

Mevrouw X dus  bij zowel autorisator als beoordelaar.

Dat werkt verwarrend.

Voor ons zou het beter werken als de velden ‘beoordelaar’ en ‘autorisator’ uit elkaar getrokken worden zodat de autorisator niet in het veld ‘beoordeeld door’ terecht komt.

Hallo ​@Marianne Dijkstra 

Dit is niet mogelijk en lijkt me ook niet wenselijk. De autorisatieronde is immers onderdeel van de beoordelingsflow en daardoor is een autorisator ook een beoordelaar.

Beste Cindy,

Dank voor je reactie, dan laten we het hierbij.

groet,
Marianne

Dit wekt de indruk dat de autorisator en schrijver dezelfde persoon zijn. Die combinatie komt naar mijn verwachting niet vaak voor.
Ik zou namelijk dit verwachten:

• Schrijvers en reguliere beoordelaars zijn op detailniveau inhoudelijk deskundig en beoordelen het document op inhoud.
• De autorisator is de opdrachtgever en eindverantwoordelijke voor het document, maar schrijft en beoordeelt (in de regel) niet.

Ik ben benieuwd naar je reactie.

Beste Chaim,

Ik ben bang dat ik het misschien niet helemaal duidelijk genoeg heb beschreven.

Er is inderdaad nooit de verwarring dat de schrijver zowel beoordelaar als autorisator is.

Wel horen wij wel eens van documentbeheerders dat ze denken dat iemand zowel de beoordelaar als de autorisator is. 

Zie het plaatje hieronder: Andrea staat als de autorisator én het is gereviewd door Andrea. Het lijkt dus alsof Andrea zoals beoordelaar als autorisator was en dat mag niet.

Er wordt aangegeven dat een autorisator ook in de beoordelingsronde zit. Alhoewel dat helemaal waar is, is het lastig uit te leggen dat Andrea dus twee keer genoemd staat in die beoordelingsronde. Dat we haar rol als reviewer moeten beschouwen als autorisator, terwijl zij ook al daarboven als daadwerkelijk autorisator genoemd wordt. Wat ons handiger lijkt is dat de autorisator alleen genoemd wordt op de autorisator plek en niet ook nog eens op de ‘gereviewd door’ plek. Dan kan er geen verwarring ontstaan over de rol van Andrea.

Maar aangezien het lijkt alsof we de enigen zijn die daar wel eens over vallen lijkt het mij het beste als we dit maar gewoon laten voor wat het is!

Dag Marianne,

Bij ons in de organisatie lopen we tegen hetzelfde probleem aan. Voor beheerders is de informatie wel duidelijk, maar voor gebruikers/lezers schept het verwarring dat de autorisator ook onder de beoordelaars vermeld staat wanneer ze bij de documentdetails kijken.

Wij krijgen regelmatig opmerkingen dat de rolverdeling niet juist staat en dat de vermelde beoordelaar geen beoordelaar, maar autorisator is. Dit leggen we vervolgens uit en dat is dan wat het is, maar voor gebruikers van Zenya die Zenya met name gebruiken om te raadplegen en er verder niet zo in zitten (wat toch het merendeel van een organisatie is) schept deze vermelding verwarring.

Met vriendelijke groet,

Marisca 

Binnen Laurentius Ziekenhuis Roermond heb ik deze opmerking ook al regelmatig gekregen. Misschien toch een idee om dit te scheiden?

Ik heb gestemd.